La gestión de inventario es más que saber cuánto de algo tiene en el estante: es el seguimiento y la organización de los productos del proveedor, a través del proceso de fabricación y hasta las manos de los clientes.
La gestión inadecuada del inventario afecta directamente la experiencia del cliente. Sin una comprensión en tiempo real del inventario disponible y su estado, las empresas no pueden planificar y ejecutar eficazmente los pedidos de los clientes. Según un informe, el 43% de las pequeñas empresas rastrean el inventario manualmente o no lo rastrean en absoluto
Al confiar en prácticas de inventario manuales basadas en papel, las empresas sufren de:
- Informes de inventario imprecisos y que consumen mucho tiempo.
- Gestión de inventario ineficiente, lo que genera un exceso de productos en una ubicación mientras que se agotan en otra.
- Planificación inexacta, lo que resulta en un aumento de los descuentos y cancelaciones del exceso de productos, y de inventario lento y obsoleto.
- Toda manipulación innecesaria que aumenta el costo de las mercancías vendidas (CMV).
- Desabastecimiento que conducen a la pérdida de ventas de clientes, ya que van a la competencia.
- Incapacidad para rastrear y localizar el producto desde el proveedor al pedido del cliente.
1) Administrar el inventario automáticamente con Software
La automatización de los procesos manuales asociados con la administración del inventario y tener la información para pronosticar y utilizar mejor el inventario, mejora la administración del inventario en estas cuatro áreas:
a) Multiubicación
Si su empresa almacena, vende y cumple con artículos en más de una ubicación, es esencial tener visibilidad de los niveles de existencias en todas las ubicaciones para optimizar el uso del inventario y hacer llegar los productos a los clientes de la manera más rápida y rentable. El software de administración de inventario le permite establecer parámetros predefinidos, como la disponibilidad y la ubicación del inventario de todo el pedido, que los envía a la ubicación que tiene todos los artículos disponibles, lo que elimina múltiples envíos para un solo pedido y mayores cargos de envío. El software de gestión de inventario también puede ayudar a maximizar la venta de inventario y minimizar la falta de existencias.
De hecho, con NetSuite Inventory Management, las tiendas se pueden configurar como una ubicación, lo que proporciona una verdadera vista del inventario en toda la empresa. Con visibilidad del inventario en todas las ubicaciones, puede monitorear proactivamente los niveles de existencias y vender, transfiriendo el inventario entre las ubicaciones según sea necesario para garantizar la disponibilidad del inventario y minimizar el inventario obsoleto. Los asociados de ventas tienen el poder de guardar la venta en situaciones de falta de existencias con acceso a la disponibilidad de inventario en toda la empresa, lo que les permite transferir, retener o enviar artículos directamente al cliente.
Las empresas también pueden minimizar la cantidad de inventario necesario para estar disponible mediante la ejecución de una estrategia de cumplimiento de canales cruzados, cumpliendo fácilmente los pedidos en línea desde la tienda. Con NetSuite , la administración de inventario en múltiples ubicaciones también le permite analizar y comprender las tendencias específicas de la estación y la ubicación.
b) Reabastecimiento
La satisfacción y la rentabilidad del cliente requieren mantener la cantidad correcta de inventario para cumplir con los pedidos anticipados mientras se mantiene el exceso de stock al mínimo. Las empresas deben tener en cuenta las fluctuaciones en la demanda, la estacionalidad, la logística de la cadena de suministro y el ciclo de vida natural de un producto para garantizar suficientes existencias disponibles. La gestión de inventario de NetSuite proporciona reabastecimiento basado en la demanda mediante el uso de ventas históricas y estacionales, el tiempo de entrega promedio y el número de días de suministro a los datos de stock para administrar dinámicamente los puntos de reordenamiento de artículos y mantener los niveles de stock preferidos. Genera tareas, alerta automáticamente y envía las tareas al gerente de compras para su ejecución.
c) Recuento cíclico
El recuento cíclico regular es un medio importante para establecer controles y equilibrios, lo que garantiza que los artículos contabilizados en el sistema de inventario estén físicamente en el estante. La integración del recuento cíclico como una tarea periódica en curso reduce el stock de seguridad requerido, reduce los costos generales, hace que los recuentos físicos sean menos dolorosos y es una importante táctica antirrobo. La gestión de inventario de NetSuite le permite clasificar el inventario en función del volumen de transacciones y/o el valor. Luego, puede programar recuentos periódicos de las cantidades de artículos disponibles y asignar automáticamente tareas de recuento al personal de planta para ayudar a mantener la precisión del inventario. Al implementar recuentos de ciclos periódicos para SKUs seleccionados, en lugar de realizar un recuento de ciclos completo, el recuento se puede integrar en las tareas diarias, minimizando la interrupción de las operaciones del almacén. Si los artículos se almacenan en varias ubicaciones, el uso de contenedores en el almacén facilita enormemente el proceso de conteo y la precisión, ya que sabe exactamente a qué contenedores ir para realizar los conteos, en lugar de caminar buscando los artículos.
2) Trazabilidad
Las empresas necesitan la capacidad de rastrear productos a lo largo de todo su ciclo de vida. Al utilizar el rastreo de lotes y en serie, las empresas pueden rastrear hacia atrás (vinculando los productos terminados con las materias primas y los proveedores) y hacia adelante (vinculando los productos terminados con la orden de compra y los registros de clientes). Los números de lote le permiten realizar un seguimiento de la cantidad de artículos y el costo específico de cada grupo de productos en función de cuándo se produjeron. En el registro del número de lote, puede identificar una fecha de vencimiento e ingresar notas sobre el lote. El seguimiento en serie le permite elegir un artículo con un número de serie específico para cumplir o recibir un pedido. Juntos, los números de lote y de serie le permiten definir estrategias de cumplimiento (como FEFO: primero que expira, primero que sale) para minimizar el desperdicio y garantizar que el inventario se utilice de la manera más eficiente. La gestión de contenedores y la definición de su jerarquía de mercancías también ayudan con la trazabilidad. El uso de elementos de la matriz le permite realizar un seguimiento de los elementos por opciones como el tamaño y el color. Una matriz de elementos consta de un elemento principal y subelementos. Las actualizaciones realizadas en el elemento principal se pueden aplicar automáticamente a los subelementos, lo que simplifica enormemente la administración de SKU. Con una matriz de elementos, cada subelemento se rastrea por separado.
3) Gestión de Inventario de NetSuite
Las empresas que abandonan el lápiz y el papel por la solución de Gestión de Inventario de NetSuite obtienen una mejor comprensión del inventario y cómo se asigna, las empresas pueden confiar con confianza en un modelo de producción basado en la demanda, mantener menos inventario disponible y reducir los costos generales asociados con el almacenamiento, aumentando en última instancia el resultado final.
5) La presentación de informes se retrasa
Para cuando haya descargado los resultados financieros sin formato del sistema de contabilidad cada mes, haya cortado y pegado los datos en Excel, haya acumulado los datos y luego haya enviado cada hoja de cálculo al grupo apropiado, lo más probable es que haya perdido la fecha límite. Eso también supone que se aseguró de verificar todo el proceso en busca de errores y asegurarse de que los informes finales se relacionen con lo que hay en los sistemas de origen. Eso dificulta que los tomadores de decisiones analicen los gastos, planifiquen con anticipación y tomen decisiones proactivas para la salud financiera de la empresa.
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