Al mudarse a un nuevo sistema de gestión financiera, la planificación para una transición perfecta se convierte en un componente clave para el éxito. Es posible invertir en una tecnología moderna y de vanguardia, pero sin datos pertinentes y precisos, la tecnología puede no proporcionar mucho valor.
Al tener en cuenta estas preguntas se puede tener la tranquilidad de saber que la organización sigue las mejores prácticas probadas que la mayoría de las empresas no logran aprovechar. Un corte financiero eficiente y oportuno no aliviará los costos, pero sí permitirá concentrarse en otras áreas de su negocio.
Tema 1. Reestructuración del plan de cuentas
Mudarse a un nuevo sistema a menudo es una buena oportunidad para hacer un balance. Se aconseja limpiar cuentas viejas e inactivas y reestructurar para aprovechar mejor su nueva solución financiera. Por ejemplo, un sistema moderno como NetSuite ofrecerá opciones de segmentación dinámicas y múltiples, por lo tanto, negará la necesidad de cuentas innecesarias solo para poder cortar y cortar sus informes.
Puede comenzar a planificar esta actividad muy temprano en el proceso con solo una comprensión fundamental de la nueva plataforma. Si tiene varias entidades operativas, es posible que su planificación deba incluir factores adicionales, como su configuración actual.
Preguntas clave:
- ¿Está actualmente en múltiples sistemas financieros o sistemas financieros dispares?
- ¿Su nuevo sistema admite una sola plataforma y un único plan de cuentas coherente para la consolidación y la generación de informes?
Tema 2. Transacciones cerradas vs. abiertas
Para poner en marcha su nuevo sistema, el enfoque más simple para una transición de gestión financiera es traer solo saldos iniciales y sus transacciones abiertas. Cerrar tantas transacciones como sea posible.
El sistema heredado ayuda a limitar la cantidad de transacciones abiertas que se migrarán. Cuanto más simples son los datos, más fácil es el corte. Si su organización tiene necesidades comerciales específicas para traer detalles de transacciones cerradas durante un cierto período en el pasado, entonces evalúe el impacto temprano para asegurarse de que su plan tenga el presupuesto y el cronograma adecuados para satisfacer esta necesidad.
Otra consideración clave es la cantidad de datos históricos que deben migrarse. Si bien la idea de tener una extensa historia en el nuevo sistema puede ser atractiva, hay algunos factores que vale la pena considerar: complejidad, costo y cronograma.
La práctica recomendada es evitar la migración de datos para cualquier transacción histórica a un nivel detallado. En cambio, considere traer saldos de prueba mensuales de los últimos 1 o 2 años para obtener informes comparativos mínimos.
Preguntas clave:
- ¿Todavía tendrá acceso a su instancia financiera heredada para informes históricos?
- ¿Tiene una opción para almacenar sus detalles históricos en un sistema separado o una base de datos?
Tema 3. Cambio de divisas y consolidación
Si su organización actualmente opera internacionalmente, puede crear múltiples tipos de cambio de divisas. Un proceso de posesión de tasas de cambio continuamente actualizadas es crucial para mantener libros apropiados que puedan aplicar las tasas impositivas extranjeras apropiadas durante el cierre financiero.
Elegir un momento efectivo para salir en vivo es el aspecto crucial final del plan. El primer día de un mes o trimestre o año suena (digamos el 1 de enero) como una buena elección en teoría. Sin embargo, en realidad, eso significaría el cierre de los libros en el sistema heredado el último día (digamos el 31) que a menudo no es realista.
Evalúe su negocio y elija un momento que funcione estratégicamente para usted. Trabaje con su gerente de proyecto para luego conducir hacia ese momento con un plan de proyecto detallado.
Comprenda su proceso de cierre actual y lo que significará un traspaso para sus usuarios y operaciones, y asegúrese de que estos se incluyan en el plan para una ejecución de traspaso financiero sin problemas y exitosa.
Preguntas clave:
- ¿Tiene un cronograma y un presupuesto ajustados para poner en marcha el nuevo sistema?
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