Si eres CFO o líder senior en finanzas, probablemente estás dedicando mucho tiempo a descubrir cómo aprovechar al máximo los recursos humanos y tecnológicos que ya tienes. No estás solo. Las restricciones financieras se intensificaron, y los CEOs piden a los líderes estrategias para aumentar la rentabilidad sin gastar más.
Todos estos desafíos llegan al CFO en un momento de despidos, congelaciones de contratación y una orden de “esperar y ver” sin fecha clara de finalización. Es una tormenta perfecta que deja a los líderes financieros con el mandato de obtener más de lo que tienen.
Aquí están los cinco secretos que los CFOs más eficientes están usando para hacerlo.
La eficiencia es la estrategia, no la consecuencia
Todas las flechas apuntan a la eficiencia. Generar mayor productividad ahorrando tiempo y esfuerzo al equipo consiste en encontrar ineficiencias, desarrollar mejores procesos y usar datos para comprobar qué funciona.
La última encuesta de NetSuite sugiere tres causas del nuevo enfoque en “hacer más con menos”:
- El 40 % de los gerentes dice que el liderazgo no entiende cómo la escasez de personal afecta su capacidad de alcanzar metas.
- El 80 % dice que sus equipos tienen dificultades para cumplir compromisos por escasez de talento (21 %), materiales (19 %) y herramientas o procesos deficientes (23 %).
- Cuando se les preguntó cómo resolverlo, la respuesta número uno en las empresas más grandes fue “mejorar la eficiencia”. Mientras la demanda supere la oferta, la solución más efectiva es la optimización del personal existente.
Mejorar la eficiencia aumenta la producción, lo que impulsa el margen. Es un ganar-ganar porque no requiere inversiones adicionales para sostener mejores resultados. Y cuando pides tecnología o contratación adicional, primero ya demostraste que tu equipo está aprovechando al máximo los recursos actuales.
Los 5 secretos
1. Construye una cultura que motive a la gente
Los equipos financieros comprometidos son más productivos y permanecen más tiempo en la empresa. Los empleados buscan un ambiente que fomente su mejor trabajo, y eso incluye:
- Ambiente laboral de bajo estrés.
- Sensación de ser respetados y apreciados por gerentes y liderazgo.
- Reconocimiento y celebración del buen trabajo.
- Ambiente de trabajo que puedan personalizar hasta cierto punto.
- Confianza y trato como adultos: horarios flexibles, trabajo remoto, política de vacaciones razonable.
- Compensación competitiva.
- Apoyo para crecimiento profesional y nuevas experiencias.
- Espacio para que sus propias ideas sean escuchadas.
La cultura no es un “extra suave”: es una palanca directa de eficiencia. Un equipo motivado produce más en menos tiempo, con menos errores y menos rotación.
2. Gestiona la carga de trabajo con criterio
Los líderes financieros deben comprender plenamente el volumen y tipo de trabajo que necesita realizarse y cómo se alinea con el tamaño y la experiencia de tu equipo.
En un equipo financiero eficiente, todos están completamente comprometidos pero no abrumados. Trabajan en proyectos donde destacan y entienden cómo contribuyen a los objetivos del negocio. Establecer expectativas razonables minimiza el exceso de trabajo y los errores por apresuramiento o agotamiento. Ambos son asesinos de eficiencia.
3. Fomenta transparencia y colaboración cruzada
“Demasiados cocineros en la cocina” es otra forma de decir: “Hay demasiada gente involucrada y esto será ineficiente”. Pero cuando se trata de cómo se relaciona finanzas con otros departamentos, la transparencia y la colaboración son clave para evitar el caos, las suposiciones falsas y los esfuerzos duplicados.
Lejos de fomentar ineficiencia, la visibilidad es una superpotencia tanto dentro como entre equipos.
Un equipo de finanzas que colabora abiertamente con ventas, operaciones y RR. HH. toma mejores decisiones, y la empresa se mueve más rápido.
4. Agrega tecnología donde tiene impacto real
No es secreto que la tecnología es fundamental para lograr eficiencia. Pero antes de comprar herramientas, hay que trabajar los tres secretos anteriores para saber dónde la tecnología tendrá el mayor impacto.
La automatización no reemplaza al talento humano: reemplaza las tareas repetitivas que agotan la moral, para que el talento se asigne a trabajos donde realmente aporta valor. El negocio obtiene el valor completo de cada empleado, y el equipo es más productivo y más feliz.
Cuentas por cobrar: lo que la tecnología puede automatizar
- Generación y envío de facturas, con recordatorios de seguimiento para el pago.
- Cálculos de impuestos precisos.
- Publicación automática de transacciones en el libro mayor.
- Definición y gestión de términos de crédito.
- Aceleración de cobranzas con múltiples opciones de pago.
- Acortar el ciclo de crédito a efectivo.
- Verificar el estado de las cuentas por cobrar en cualquier momento.
- Dashboards personalizables para reportes detallados.
Cuentas por pagar: lo que la tecnología puede automatizar
- Auto-revisar, aprobar y pagar facturas de proveedores.
- Mantener registros detallados por proveedor.
- Crear y administrar solicitudes de compra; casar automáticamente facturas con orden de compra.
- Eliminar la captura manual de débitos y créditos.
- Reducir el tiempo de procesamiento de facturas.
- Acceso inmediato a información clave de AP.
Cuando la tecnología del equipo financiero vive dentro de un ERP integrado, los datos fluyen sin fricción a todas las funciones y el negocio gana visibilidad consolidada en tiempo real.
5. Mide la eficiencia con KPIs que importan
No todas las métricas importan por igual. Dedicar esfuerzo a medir lo que no mueve resultados genera frustración. Para medir eficiencia del equipo financiero, mide lo que realmente impacta el negocio.
Métricas de rendimiento individual:
- Tiempo dedicado por tarea.
- Porcentaje de trabajo que debe ser rehecho o revisado.
- Nivel de ayuda necesaria para completar tareas asignadas.
- Volumen de producción.
- Calidad y precisión del trabajo.
- Ausentismo y puntuaciones de ajuste cultural.
Métricas de desempeño colectivo:
- Días para el cierre de fin de mes.
- Precisión y puntualidad de los estados financieros.
- Oportunidades de mejora de procesos detectadas e implementadas.
- Colaboraciones con otros departamentos que aceleraron cierres.
- Velocidad de resolución de consultas al equipo de finanzas.
- Tasa de rotación y satisfacción del empleado.
Los KPIs deben cumplir cuatro criterios:
- Transparentes: los empleados pueden ver cómo progresan en sus metas en cualquier momento.
- Principio SMART: cada KPI debe ser específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.
- Con propietario claro: alguien responsable de rastrear y analizar resultados.
- Adaptables: las condiciones cambian, los KPIs también deben hacerlo.
Conclusión: más simple = más rentable
Sea mediante la adopción efectiva de tecnología o una revisión de procesos, el objetivo final es simplificar o eliminar las tareas de menor valor donde los empleados invierten tiempo. Esto lleva a un mejor uso del conocimiento y el talento, lo que produce eficiencia real.
Tu papel como líder del equipo de finanzas es indispensable: las mejoras individuales se acumulan en una productividad mayor que impacta directamente las ganancias y la salud financiera del negocio.
En ENTERSOL implementamos NetSuite para darle al equipo financiero la plataforma que los cinco secretos anteriores requieren. Conversemos sobre cómo hacer tu equipo más eficiente.
