Poder administrar todos los procesos de tu empresa en un solo lugar ya es posible, gracias a los modelos de software que conectan las actividades de un negocio. El Sistema Integrado de Gestión Empresarial (ERP) es uno de esos programas y se considera una excelente inversión, ya que optimiza toda la gestión de inventario, pedidos, compras y otros sectores, como el financiero.
El ERP facilita la gestión en tu conjunto, garantiza la automatización de los procesos y da lugar a la optimización del tiempo y los recursos. Pero, a pesar de ser un software completo y perfecto para una gestión eficiente, muchos gestores aún desconocen el poder de herramientas de automatización como ésta.
Este blog te ayudará a entender las principales características del ERP, además de orientarte sobre qué requisitos son importantes en el momento de elegir el mejor sistema para tu empresa.
El proceso de selección del mejor ERP para tu empresa, debe tomar en cuenta las 3 P’s: personas, procesos y prioridades. El papel de las 3 P’s es alinear de forma estratégica y colectiva cuáles son los requisitos y buenas prácticas fundamentales del ERP para tu negocio. La elección del ERP es algo que debe realizarse por medio de consulta a algunas personas de los departamentos que el software atenderá.
El ERP tiene como objetivo principal hacer que los procesos empresariales sean más sencillos y eficientes, por lo que una práctica recomendada para elegir el mejor ERP es mapear los procesos de tu empresa e identificar cuáles son los problemas existentes.
Al hacer esto, defines cuáles son las mejores prácticas de ERP necesarias para tu negocio, además de evitar que los problemas identificados se recreen en el nuevo sistema.
Otro punto importante es buscar informes de los clientes atendidos por el sistema de gestión empresarial elegido, con el objetivo de analizar si han incorporado las buenas prácticas de mercado. Una vez que el equipo haya desarrollado un conocimiento profundo de su estado actual, la empresa puede construir una imagen del estado futuro deseado basándose en los objetivos de los negocios.
Donde, a partir de estos objetivos, se definen las prioridades que debe atender el ERP y los módulos que deben contratarse inmediatamente.
Lista de verificación de funcionalidades generales del sistema ERP
El sistema ERP puede tener varios módulos y el uso de una lista de verificación de funcionalidades puede ayudar a definir qué tipos necesita la empresa.
Esta lista de verificación incluye algunas de las funciones y procesos de negocios más comunes que los sistemas ERP deben soportar:
- Informes e Inteligencia de Negocios (BI) Este módulo añade una capa de herramientas multifuncionales de informes que brindan paneles y análisis.
Es posible acceder a percepciones valiosas sobre el desempeño general de los negocios y departamentos específicos, ayudando a definir las prioridades e informar las principales decisiones.
- Gestión de proyectos El módulo de gestión de proyectos ofrece paneles que facilitan la administración de procesos y etapas que involucran los proyectos de la empresa.
Algunos recursos disponibles incluyen: insights para optimización de los proyectos, herramientas de control del tiempo, visibilidad de las tareas y recursos.
- Contabilidad y finanzas El módulo de contabilidad y finanzas es esencial para el sistema ERP, pues se convierte en una herramienta que ayuda en la toma de decisión de los líderes financieros.
Por medio de los informes financieros y contables suministrados por el sistema, la gestión empresarial es más precisa, con visibilidad de los presupuestos y gastos, la mejora del desempeño de los negocios y el aumento de la eficiencia del cierre financiero, reduciendo los costos de backoffice.
Este módulo incluye todos los principales sistemas de contabilidad y conformidad, como: informes financieros, libro mayor general, cuentas por cobrar (PC), cuentas por pagar (PP), facturación, reconocimiento de ingresos y presupuesto.
- Gestión de Relación con el Cliente (CRM) Un módulo de CRM rastrea y administra todas las formas como el cliente interactúa con la organización.
La gestión de relación puede capturar el historial de pedidos del cliente, coordinar y automatizar campañas de marketing, administrar leads y generar cotizaciones de ventas.
- Manufactura y distribución Este módulo ayuda a las organizaciones en la ejecución de todas las etapas de sus operaciones de fabricación, es decir, brinda visibilidad y análisis de punta a punta de todas esas etapas y procesos.
Por lo general, incluye los siguientes recursos: control de producción, programación de distribución, análisis de calidad y gestión de almacén.
- Gestión de materiales Un módulo de gestión de materiales ayuda a optimizar los procesos de la cadena de suministros involucrados. Además de garantizar que una organización tenga materiales suficientes para la producción planificada.
Los recursos específicos del software de planificación de recursos de materiales (MRP) pueden incluir: adquisición automatizada, gestión de inventario y gestión de logística.
- Gestión de pedidos e inventario El módulo de gestión de inventario ofrece la funcionalidad necesaria para administrar el inventario, garantizando que haya stock suficiente para atender a las demandas, a la vez que reduce el riesgo de rupturas y mantiene el stock actualizado.
Normalmente, este módulo ofrece: soporte para rastreo de stock y almacenamiento, gestión de precios, comercio electrónico, entrada de pedidos y devoluciones de clientes.
- Gestión de Supply Chain Un módulo de supply chain, o cadena de suministros, automatiza y organiza todas las etapas, desde el pedido a un proveedor hasta la entrega de productos terminados a un cliente. Los recursos de este módulo incluyen: previsión de demanda, automatización de orden de compra, orden de servicio y de transferencia, gestión de embarques y gestión de garantía.
La elección de un ERP no es un proceso sencillo, al fin y al cabo, es necesario evaluar cuáles son las necesidades reales de la empresa, además de enumerar qué requisitos se considerarán para definir qué tipo de ERP se implantará.
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