Emprender con Excel y un par de apps sueltas funciona hasta que deja de funcionar. El cierre mensual toma una semana, el inventario nunca cuadra con las ventas, y cada reporte obliga a pedir favores a tres áreas distintas. Si te suena, probablemente ya necesitas un ERP.
Esta guía te ayuda a decidir cuándo es el momento real, qué debes buscar y cómo evitar los errores más caros al evaluar tu primer sistema.
¿Cómo sabemos que necesitamos un nuevo sistema ERP?
Conviene evaluar la necesidad de un sistema más robusto según las “tres C”. Cualquiera de estas áreas —o una combinación de ellas— indica que ya necesitas cierta automatización. El orden de prioridad dependerá de tu sector:
- Complejidad. Tal vez tu pequeño equipo de contabilidad y tu software contable básico hayan quedado pequeños. Tal vez la empresa está planeando introducir nuevos productos basados en la suscripción o diferentes paquetes y necesita procesos sólidos de reconocimiento de ingresos, o está solicitando una nueva ronda de financiación a los inversores y necesita informes financieros más sólidos.
- Cumplimiento normativo. A medida que opera en más regiones, la empresa necesita más ayuda para automatizar los procesos financieros con el fin de facilitar y garantizar el cumplimiento de las diferentes leyes fiscales, así como para garantizar la existencia de fuertes controles para satisfacer las normas reglamentarias.
- Clientes. El seguimiento de clientes potenciales, el almacenamiento de la información de los clientes y su uso para orientarlos hacia el producto adecuado en el momento oportuno puede convertirse rápidamente en una tarea imposible con Excel, o incluso con sistemas dispares de CRM y automatización del marketing. Para adquirir nuevos clientes de manera más eficiente, crecer y cuidar mejor las cuentas existentes, necesitas ayuda.
¿Qué funcionalidades debo buscar?
Parece sencillo, pero los desafíos de tu empresa definirán qué funcionalidad del ERP es necesaria. He aquí algunos panoramas comunes:
- La contabilización en las cuentas del libro mayor.
- Las cuentas por pagar, asegurando la optimización de pagos a proveedores.
- La facturación para garantizar un flujo de caja constante.
- Gestión de impuestos que incluya soporte local y específico para cada país.
- Elaboración de informes financieros, incluidas las cuentas de pérdidas y ganancias, los balances y los estados de flujo de caja.
- Controles internos, para garantizar la segregación de funciones, el acceso basado en roles y más para demostrar la excelencia de la gestión financiera.
- Gestión automatizada del inventario. Las empresas que venden productos suelen implementarla muy pronto. El software de gestión de inventario ayuda a la empresa a gestionar sus niveles de inventario para reducir el exceso de stock y las deficiencias, reordenar automáticamente los productos, proporcionar la base para el comercio electrónico y permitir nuevas experiencias de los clientes, como comprar online y retirar el producto en la tienda.
- Software de gestión de pedidos. Facilita los pedidos de los clientes. Desde la recepción hasta el seguimiento y el cumplimiento, el software de gestión de pedidos es esencial para las empresas que venden productos y, en algunos casos, también para las empresas de servicios.
- Software de gestión de almacenes. Esta tecnología ayuda a gestionar los procesos de entrada y salida de los artículos, incluyendo el almacenamiento y la preparación de pedidos.
- Software de gestión de relaciones con los clientes. Ayuda a la empresa a almacenar y acceder más fácilmente a los datos de los clientes para gestionar las oportunidades de venta y tomar decisiones sobre las previsiones de ventas. El software de automatización de marketing extrae esta información para decidir la mejor manera de dirigirse a los clientes y enviarles mensajes.
- Software de gestión de cadena de suministro. Incluye la provisión de mejores capacidades de planificación de la demanda para pronosticar el suministro, así como procesos más centrados en la fabricación, como la creación y ejecución de una lista de materiales (BOM).
- Automatización de servicios profesionales. Las empresas de servicios necesitan asegurarse de que el personal adecuado está en el proyecto correcto en todo momento, al tiempo que mantienen una gestión precisa del tiempo y los gastos.
- Analítica de autoservicio. Los empleados de las distintas funciones empresariales ya no tienen que depender del departamento de TI para reunir los datos y presentarlos en hojas de cálculo o informes. Muchos programas de ERP ofrecen acceso a informes pre configurados o pre construidos, así como la posibilidad de ver los datos, en tiempo real, en un formato de panel de control.
- Análisis ad-hoc. Los usuarios pueden plantear preguntas sobre los datos e incorporar un análisis rápido a la toma de decisiones diaria. Esto es extremadamente útil para las pequeñas empresas y las empresas emergentes a la hora de tomar decisiones sobre los precios, determinar si se lanzan nuevos productos o servicios e ingresar en nuevos mercados.
- Presupuesto y planificación. La gestión del flujo de caja es un gran desafío para las empresas en crecimiento, y muchas dependen de hojas de cálculo para presupuestar y planificar. Las herramientas específicas de planificación y elaboración de presupuestos automatizan el proceso de realización de proyecciones financieras para facilitar aspectos como la planificación de escenarios. Reducir la dependencia de las hojas de cálculo para este tipo de análisis se está convirtiendo en una prioridad para las empresas.
La conclusión clave, y la propuesta de valor, es que un sistema ERP integra estos procesos asegurándose de que todos utilizan los mismos datos. Todas las funciones, o módulos de un sistema ERP, se alimentan de la misma base de datos, por lo que se encuentran en un sistema integrado. Por ejemplo, un correo electrónico de marketing utilizará información precisa del sistema CRM que se obtuvo de un pedido del cliente.
El equipo de ventas realiza una previsión precisa a partir de la misma cifra que utiliza el equipo financiero, y así sucesivamente. Las ampliaciones de productos se basan en datos financieros históricos precisos, para informar sobre cómo empaquetar determinados productos o fijar el precio de una suscripción.
¿Cómo debo tener en cuenta la facilidad de uso?
El software ERP tuvo durante mucho tiempo la reputación de ser extremadamente costoso, difícil de implementar y capaz de paralizar los procesos incluso en las empresas más grandes y exitosas del mundo. Entonces llegó la nube, y este software se volvió menos complejo de implementar y utilizar.
La nube también trajo una ventaja enorme: los sistemas se volvieron realmente modulares. Las empresas pueden comprar una plataforma y activar nuevos módulos a medida que el negocio lo exige, en vez de pagar todo por adelantado.
El modelo de precios de los sistemas on-premise tradicionales empujaba a los representantes de ventas a cerrar acuerdos que incluían licencias para módulos que aún no se necesitaban —el CRM, por ejemplo, junto con el ERP principal—. Esas licencias a menudo quedaban sin usar, lo que se conoce como “shelfware”.
Al evaluar la facilidad de uso de un sistema ERP, un comprador potencial debe valorar:
- ¿Qué tan intuitiva es la interfaz de usuario? ¿Se puede llevar a cabo un proceso o trabajo con unos pocos clics y en una sola pantalla? ¿Necesitarán los usuarios completar una parte de su proceso fuera del sistema? Por ejemplo, tomemos el proceso de conciliación bancaria: ¿cómo se integra el extracto bancario con el software de contabilidad? ¿Debe importarse manualmente o está vinculado para proporcionar una visión en tiempo real de la información de la cuenta bancaria?
- ¿Cuánto tendremos que gastar en capacitación para que los usuarios sean competentes con el sistema? ¿Qué han experimentado otros clientes con empresas similares?
- ¿Está el sistema preparado para dispositivos móviles? ¿Para qué procesos utilizan los clientes de nuestro sector los dispositivos móviles? ¿Hay una aplicación móvil nativa disponible?
- ¿Existe una estructura de licencias que tenga sentido para nuestros usuarios y el tamaño de nuestra empresa? ¿Cómo se empaqueta la funcionalidad y cómo puede satisfacer las necesidades de nuestros usuarios? ¿Cómo podemos activar módulos adicionales y cómo se gestiona eso en la estructura de contratos y licencias?
- ¿Con qué frecuencia se actualiza el software, y se tiene en cuenta la facilidad de uso? ¿Qué áreas están en la hoja de ruta de los próximos productos en este sentido?
¿Debemos implementar el ERP en la nube u on-premises?
Cloud-first es el modelo dominante en ERP hoy en día. En el informe del Enterprise Research Centre, el 59 % de las pequeñas empresas y el 70 % de las medianas afirman utilizar soluciones de computación en la nube. Y por una buena razón.
- Financiación de la inversión. La nube libera a las empresas en crecimiento y a las startups de tener que invertir en hardware y en un gran personal de TI para gestionarlo. El ERP basado en la nube, con su modelo de suscripción anual, puede cubrirse generalmente como gasto operativo y las empresas en crecimiento suelen tener dificultades para financiar los gastos de capital.
- Plazo de implementación. Algunos sistemas en la nube pueden ponerse en marcha en tan sólo seis semanas, lo que dista mucho de los meses o años que se necesitan para implementar un software on-premises. Ofrece a las empresas en crecimiento los controles internos de empresas mucho más grandes y garantiza que los inversores, financiadores y bancos se sientan mucho más cómodos prestando e invirtiendo dinero para apoyar los planes de crecimiento.
- Accesibilidad. Cualquier persona con una conexión a Internet y un navegador puede acceder al ERP en la nube desde cualquier lugar y en cualquier momento. A medida que las industrias avanzan hacia un modelo de trabajo más remoto o flexible, la capacidad de acceder al sistema desde cualquier lugar se está convirtiendo rápidamente en un requisito esencial para la mayoría de las empresas.
- Mantenimiento. Con un verdadero sistema en la nube como NetSuite, por ejemplo, las actualizaciones son automáticas, lo que garantiza que las empresas estén siempre al día, cumpliendo con los mandatos fiscales y normativos más recientes y que no tengan que sufrir con interrupciones cuando salga la siguiente versión.
Ocho pasos para elegir tu software ERP
Comenzar a utilizar el ERP no tiene por qué ser abrumador. Siga estos pasos para hacerlo manejable.
- Define el desafío (o mejor aún, dónde anticipas estar). Recuerda que debes pensar en las necesidades tecnológicas enmarcando primero los desafíos de la empresa.
- Obtén el apoyo de los altos directivos. Todo proyecto de ERP implica la gestión de cambios y no funcionará sin el apoyo de los altos cargos.
- Asegúrate de que las necesidades de los usuarios están claramente definidas. Conversa con los usuarios finales para conocer dónde se encuentran los mayores obstáculos en sus procesos. Los sistemas ERP contienen un montón de funcionalidades y puede ser abrumador definir claramente lo que necesita sin un conjunto de necesidades claramente definidas.
- Asegúrate de que tu presupuesto esté definido. Aunque la nube ha democratizado enormemente el acceso a los sistemas ERP, algunos sistemas estarán fuera del alcance de los presupuestos más pequeños. Asegúrate de tener en cuenta los costos de implementación, capacitación y soporte. El ERP en la nube, que facilita las implementaciones por fases, puede ayudar a evitar requerimientos imprevistos.
- Identifica los requisitos funcionales críticos. Haz una lista priorizada de lo que realmente necesita tu operación: finanzas, inventario, CRM, reporting. Esto evitará pagar por módulos que no usarás en el corto plazo.
- Arma una lista corta de proveedores. Basado en los requisitos, selecciona 3-5 opciones que cumplan con lo esencial. Evita evaluar demasiados sistemas a la vez.
- Ponte en contacto con los proveedores de tu lista. Ten claros los requisitos, los plazos y los presupuestos. Si es posible, prueba el software antes de reunirte con los representantes de ventas, y asegúrate de programar llamadas y reuniones virtuales con el equipo de selección del ERP.
- Solicita hablar con clientes y organiza reuniones presenciales si es posible. Compara la funcionalidad y el ajuste para determinar cuál es la opción que más se ajusta. Observa el software y el soporte: asegúrate de que existe una sólida infraestructura de soporte y de que el proveedor (y/o el socio de implementación) será un socio fuerte después de la puesta en marcha.
Cinco errores a evitar
También es crucial tener en cuenta lo que no hay que hacer. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas en crecimiento y las startups.
- Tratar de hacer demasiado a la vez. Todo proyecto de ERP requiere una importante inversión de tiempo y recursos. Identificar las áreas que constituyen las necesidades empresariales más inmediatas y trabajar para poner en marcha la tecnología que las facilite, facilitará mucho el proceso de implementación y gestión de cambios.
- Tratar de avanzar haciendo muy poco. No implementar un software que se adapte a la estrategia de crecimiento es uno de los mayores errores de pequeñas empresas y startups. Un ERP en la nube crece con la empresa si la plataforma correcta está implementada desde el inicio. Usar las “mejores herramientas” separadas para contabilidad y gestión de inventario obliga a unir sistemas que nunca debieron estar conectados, lo que dificulta mantener datos precisos. Las herramientas aisladas no ofrecen las ventajas de un sistema integrado, y mucho menos permiten expansión geográfica con gestión de filiales, soporte multilingüe y multidivisa.
- Olvidar la gestión de datos maestros. Hay un viejo adagio del ERP que aún no ha pasado de moda: basura entra, basura sale. Una de las partes más desafiantes y costosas de la implementación del ERP puede ser la migración de datos. Prestar atención a la limpieza y administración de datos es crucial para garantizar que los datos precisos impulsen los resultados en el sistema. También es importante elegir un proveedor que tenga experiencia en el cumplimiento de las normativas sobre datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que tiene requisitos específicos para la migración y el almacenamiento de datos.
- Descuidar la fase posterior a la puesta en marcha. Las organizaciones pueden estar tan ocupadas con el funcionamiento del sistema que no se preocupan por mantenerlo en marcha. Asegúrate de que el personal recibe la capacitación adecuada para utilizar el software, incluida la capacitación práctica y la posibilidad de hacer preguntas para garantizar que no les impide realizar su trabajo. Reconoce que habrá una curva de aprendizaje y define puntos en los que comprobar y asegurarse de que les funciona.
- No asegurarse de que el software y el soporte son locales. Es fundamental asegurarse de que el software puede utilizarse en el idioma nativo. Busca proveedores cuyo sistema no sólo ofrezca varios idiomas, sino que también proporcione asistencia en el idioma nativo a través de representantes de cuentas, equipos de asistencia y otros. Elige un proveedor que pueda proporcionar asistencia durante todo el proceso, especialmente después de la puesta en marcha, en los idiomas que el equipo prefiera.
Conclusión
Evaluar un ERP como emprendedor no es un ejercicio técnico; es una decisión que define cómo va a operar tu empresa durante los próximos cinco años. Las tres C —complejidad, cumplimiento y clientes— te dicen cuándo es momento.
La funcionalidad, el modelo de nube, los ocho pasos de selección y los cinco errores a evitar te dan el marco para tomar la decisión sin tropezar con los mismos obstáculos de quienes llegaron antes.
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