Para los gerentes de proyectos, los líderes comerciales y financieros y los clientes finales, terminar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto siempre es el objetivo final. Sin embargo, a medida que las empresas de servicios crecen, resulta más competitivo ganar un proyecto y más complejo administrarlo, afectando la rentabilidad de la empresa.
Los líderes a menudo descubren que las aplicaciones de nivel básico y las hojas de cálculo que los ayudaron a llegar donde están ya no son suficientes para una entrega eficiente de proyectos o un fuerte crecimiento de los ingresos. Para muchos, invertir en una solución de automatización de servicios profesionales, o PSA, parece la respuesta lógica.
Sin embargo, elegir el sistema adecuado para administrar proyectos y finanzas de proyectos puede ser complicado, especialmente si la empresa está utilizando múltiples aplicaciones para ejecutar la entrega de proyectos. Como resultado, los gerentes pueden asumir activamente más proyectos gracias a la mejora en la colaboración y la utilización de recursos y la facturación simplificada.
El resultado: un ciclo de vida de gestión de proyectos más eficaz. La gestión de proyectos esencial La gestión de proyectos actual es una combinación de gestión de personas, gestión de requisitos, gestión de oportunidades, gestión de riesgos, entre otros aspectos. Los gerentes de proyectos necesitan herramientas operativas para establecer líneas de referencia y cronogramas que limiten el crecimiento descontrolado, así como para fomentar la colaboración entre equipos, por ejemplo, los de finanzas y de ventas.
Además, los gerentes deben entregar los proyectos según el cronograma, el presupuesto y la alineación con los objetivos comerciales. Pasar de hojas de cálculo o una sencilla aplicación de gestión de proyectos, como una herramienta de seguimiento de tareas a una solución de PSA, no solo ayuda al éxito del proyecto, sino también optimiza estos procesos fundamentales:
• Planificación del proyecto. Las herramientas básicas de planificación de proyectos pueden omitir componentes críticos, como datos históricos de proyectos anteriores similares. A menudo carecen de funciones que permitan identificar el mejor recurso para una tarea determinada, lo que puede generar pérdida de tiempo, mayores costos en el proyecto y menores ganancias.
Una buena planificación de proyectos con PSA puede allanar el camino para la entrega puntual y dentro del presupuesto, ya que reduce la posibilidad de un crecimiento descontrolado, sobre costos presupuestarios y sobreutilización de los recursos, a través de informes más eficaces y el uso de plantillas pre configuradas que se ajustan a los requisitos específicos del proyecto. La PSA también permite a los gerentes de proyectos pronosticar y reaccionar de forma proactiva a los cambios. Por ejemplo, los marcadores de posición de tareas del proyecto facilitan la creación de presupuestos. Por su parte, las empresas que solo cuentan con herramientas sencillas de seguimiento de proyectos a menudo se ven obligadas a pasar al modo reactivo.
• Colaboración. Establecer la colaboración entre los equipos internos es otra barrera para el éxito de los proyectos. Sin colaboración, el trabajo se estanca, las tareas no se completan y se pierde tiempo. La PSA mejora la colaboración entre las partes interesadas del equipo del proyecto al garantizar que los datos provengan de una única fuente a la que puedan acceder todos los gerentes, miembros del equipo financiero y otros recursos. Ahora, los procesos de trabajo, como las aprobaciones de tiempo y gastos, se completan con precisión y de manera puntual.
• Seguimiento y proyección. La presentación de informes y el seguimiento son fundamentales para la ejecución eficiente de proyectos. Las funciones avanzadas de seguimiento de proyectos y presentación de informes que proporciona la PSA pueden conducir a mayores índices de éxito y visibilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cuando las organizaciones utilizan solo hojas de cálculo para gestionar proyectos, se limitan a unos pocos puntos de datos para registrar lo que está sucediendo en un momento determinado. Por lo general, un gerente de proyectos solo mira lo que realmente sucedió y pasa por alto los escenarios “hipotéticos”. Los gerentes de proyectos con soluciones de gestión avanzadas, como una solución de PSA, pueden mirar todos los puntos de datos del trabajo planificado o presupuestado, o el tiempo y los gastos, y comparar esos datos con el trabajo real completado.
Este informe detallado les brinda a las organizaciones una mayor visibilidad sobre cómo ciertos recursos afectan el proyecto y ayudan al personal a trabajar de manera proactiva y no reactiva. La gestión de estos procesos fundamentales del proyecto en una solución de PSA crea dos beneficios principales. En primer lugar, con una sola fuente de datos, es más fácil realizar un seguimiento de las tareas, lo que reduce la confusión y la inexactitud. Además, al automatizar los flujos de trabajo, se notifica a los equipos cuando el trabajo debe iniciarse o facturarse, lo que reduce los retrasos. Ahora, los proyectos siempre están actualizados.
Aumentar la utilización con la planificación de recursos
En la gestión de proyectos, un “recurso” es todo lo que se necesita para completar una tarea o proyecto. Esa lista incluye a las personas, el tiempo, los materiales y los gastos. Debido a que las organizaciones no tienen activos ilimitados, los gerentes de proyectos necesitan implementar recursos de manera estratégica y eficiente para optimizar la utilización facturable y mantener los proyectos rentables.
Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, el aumento de la utilización es una de las mejores maneras de ser más eficientes y rentables. La automatización simplifica los procesos y elimina redundancias. Antes de que un proyecto llegue a la etapa de ejecución, los gerentes de proyectos pueden hacer un inventario de los recursos y ver lo que necesitarán a lo largo del proyecto.
Una solución de PSA ayuda al proporcionar una mejor visibilidad de las cargas de trabajo y pronosticar la demanda, mientras se evalúan los datos de proyectos archivados para establecer los presupuestos y expectativas correctos. Con la solución de PSA adecuada, las organizaciones de servicios pueden buscar experiencia y relacionar a las personas con las tareas a través del seguimiento de habilidades intuitivas y la presentación de informes de capacidad, de modo que los recursos humanos sean más eficientes y productivos.
Cuando la planificación de recursos se combina con informes sólidos sobre métricas, como las horas asignadas, es más fácil garantizar que los recursos no se reserven en exceso y que los proyectos se ejecuten de la manera más eficiente posible.
Estrategias de facturación de proyectos
Para los gerentes de proyectos, parece sencillo garantizar que los equipos de finanzas tengan la información necesaria para facturar a los clientes por el trabajo que se realiza. No obstante, cuando se establecen contratos más complejos o cuando las finanzas se desconectan de la solución del proyecto, elegir el modelo de facturación correcto y administrar la facturación se convierte en una tarea más espinosa porque cada situación es diferente y una solución única de proyectos no funciona igual para todos. Una solución sólida de PSA puede tener un profundo impacto en los modelos de facturación de proyectos más comunes en el sector de servicios, incluidos:
• Precio fijo. Se basa en una cantidad estimada y acordada de trabajo que se debe realizar para completar un proyecto. Un modelo de precio fijo es ideal para proyectos más pequeños y menos complejos. Una solución de PSA que administra contratos de precio fijo simplifica el intercambio de datos de finalización de proyectos entre los gerentes de proyecto y el personal de contabilidad, al establecer las reglas de facturación del proyecto dentro de la solución. Configura una tarifa fija por horas de trabajo especificada por contrato para completar el proyecto.
• Hitos del proyecto. En este modelo de facturación, las facturas salen una vez que se alcanzan ciertos hitos. Los hitos pueden ser un porcentaje del proyecto general, un punto de control establecido o fases predeterminadas. Al establecer reglas de facturación dentro de la solución de PSA para generar facturas automáticamente a medida que se alcanza cada hito o activación, las organizaciones liberan tiempo del personal y logran un mejor seguimiento de datos y presentación de informes para reconocer los ingresos cuando se completa el proyecto.
• Tiempo y materiales. Los contratos de tiempo y materiales cubren los costos de materiales y otros gastos generales más el costo de la mano de obra. Este modelo se suele ver en la construcción, donde los gastos están sujetos a muchas variables, como los costos de suministro y equipo que dependen del proyecto. Con una solución de PSA que rastrea las reglas de facturación, los materiales y el tiempo facturable y no facturable, la facturación se convierte en un proceso simple y automatizado.
Por ejemplo, la PSA puede garantizar que el tiempo y los gastos se ingresen con precisión en el proyecto a medida que se completa el trabajo. Una vez aprobados el tiempo y los gastos a través de procesos internos, dichos costos se facturan automáticamente. El reconocimiento de los ingresos con las reglas de facturación correctas reduce los errores y conduce a una mejor visibilidad a lo largo de las finanzas del proyecto.
La importancia de unir las finanzas y la PSA
La PSA impulsa la rentabilidad y esta ayuda a las organizaciones a crecer. Cuando las finanzas de los proyectos de una solución de PSA se incorporan a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), las partes interesadas obtienen una visión completa de todos sus proyectos y de la salud financiera de la organización en general. Todos los costos del proyecto, como la mano de obra, el costo de los recursos, las tasas de facturación, el tiempo y los ingresos, se capturan fácilmente y se vinculan a una cuenta del libro mayor.
La automatización del intercambio de estos datos permite a los equipos supervisar eficazmente la rentabilidad para que las empresas puedan ajustar los cronogramas y los recursos del proyecto a medida que cambian las estrategias. Por ejemplo, cuando se crea una orden de cambio en un proyecto, es fácil ver cómo las variaciones afectan los presupuestos, lo que proporciona a los equipos de proyecto mejores datos para realizar ajustes que benefician el éxito del proyecto.
Las soluciones de PSA de NetSuite hacen que los proyectos sean mucho más fáciles de administrar al mantener a los equipos de proyectos y finanzas en la misma página. No solo ayudan a alinear las actividades del proyecto con las finanzas de la empresa, sino también garantizan contabilidad y facturación precisas a lo largo del proyecto.
Las soluciones de PSA de NetSuite también ayudan a entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, proporcionando herramientas de colaboración y visibilidad en tiempo real para aumentar la utilización de los recursos y la rentabilidad. Al mismo tiempo, reducen la dependencia de las hojas de cálculo y la fuga de ingresos inherente a los errores que genera la desconexión de los datos y las finanzas.
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