10 ventajas clave del software de contabilidad para empresas Copiar

10 ventajas clave del software de contabilidad para empresas Copiar

Muchas empresas llegan a un punto en el que los procesos manuales y las prácticas contables fragmentadas que antes se utilizaban para gestionar los impuestos, las finanzas, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el inventario comienzan a limitar su negocio en lugar de beneficiarlo. Las empresas que buscan prosperar pueden limitarse a un libro mayor básico, introducir datos en varias hojas de cálculo y documentos, y malgastar valiosos recursos unificando informes redundantes de múltiples departamentos. El software de contabilidad ayuda a las empresas pequeñas y en crecimiento a gestionar, optimizar y automatizar de forma rentable los procesos financieros y operativos básicos y también más complicados. A continuación, se presenta un resumen de las diferentes características del software de contabilidad y cómo ayudan a las empresas a competir mejor en los mercados dinámicos y cada vez más complejos de hoy.

¿Qué es el software de contabilidad?

El software de contabilidad se utiliza para recopilar, registrar, categorizar, gestionar, acceder y compartir datos contables y otra información financiera desde una sola plataforma. Ahorra tiempo y dinero a las empresas al automatizar funciones manuales, como crear asientos contables, generar estados financieros, actualizar informes clave, gestionar nóminas y gastos, y sincronizar datos entre diferentes departamentos.

Existen varios tipos de software de contabilidad. Las pequeñas empresas suelen empezar con un paquete básico que se instala en un sistema interno. Sin embargo, el software en línea (leer: basado en la nube) proporciona más funciones, ventajas y personalización. Los modelos de precios van desde un pago único de licencia por un paquete básico local hasta una tarifa de suscripción anual para un software basado en la nube. Las suscripciones generalmente agrupan tarifas separadas basadas en la plataforma principal, los módulos opcionales y el número de empleados que usarán el software. La mayoría del software de contabilidad es escalable, dependiendo de las necesidades de una empresa en crecimiento, ya sea integrando funciones adicionales en el software local o agregando módulos en la nube.

Independientemente de la marca que elija una empresa, el software de contabilidad más popular incluye funciones básicas que gestionan los asientos en el libro mayor, la facturación, las cuentas por pagar y por cobrar, los informes y análisis, el tiempo de los empleados y la gestión de gastos. Los empleados pueden crear paneles para ver y realizar un seguimiento de la información más importante para sus funciones.

El software basado en la nube incluye esos conceptos básicos pero, debido a que está conectado a un servidor administrado centralmente a través de Internet, puede ofrecer funcionalidad y comodidad adicionales. El software basado en la nube, por ejemplo, proporciona acceso autorizado a los datos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También puede incluir actualizaciones automáticas de seguridad, copias de seguridad y nuevas regulaciones fiscales. Los módulos permiten a los gestores agregar rápidamente diferentes funciones, como capacidades de gestión de recursos más profundas y herramientas analíticas.

Al igual que un paquete local básico, el software basado en la nube está diseñado para ser utilizado por la mayoría de los tipos de empresas, y puede personalizarse para distintos modelos de negocio. Una empresa que opere con un modelo de negocio basado en suscripciones, por ejemplo, puede personalizar el software para gestionar la facturación recurrente, los precios basados en el uso, las facturas en tiempo real y la gestión dinámica del inventario.

¿Por qué utilizar el software de contabilidad?

Las empresas que han superado las prácticas y procesos de contables manuales utilizan software de contabilidad para ahorrar tiempo al automatizar y optimizar el registro, la gestión, la presentación de informes y el intercambio de datos contables y financieros. Con un buen software de contabilidad, una empresa puede automatizar muchas transacciones relacionadas con cuentas por pagar y por cobrar, inventario y nómina de empleados, así como informes y estados financieros.

Entre las muchas razones por las que las pequeñas empresas cambian de los procesos manuales al software de contabilidad, se encuentran que el software puede:

  • Programar automáticamente pagos a proveedores y pagos de facturas, y recordatorios.
  • Aumentar la precisión de las entradas de datos.
  • Introduce los datos de las transacciones directamente en los libros para realizar los cierres a tiempo.
  • Generar informes financieros precisos y conformes a las normativas.
  • Crea informes y gráficos personalizados para una apariencia más profesional.
  • Vincular directamente una cuenta bancaria para realizar pagos y depósitos.
  • Ofrecer una mayor visibilidad de los niveles del inventario.
  • Calcular los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina.

El software de contabilidad basado en la nube requiere una instalación mínima y proporciona actualizaciones y copias de seguridad automáticas, así como capas adicionales de cifrado y otras medidas de seguridad. Esto permite a las empresas liberar los sistemas informáticos internos y los recursos de TI, ahorrando costos, aumentando la eficiencia y reduciendo los procesos manuales.

Las empresas utilizan el software de contabilidad para eliminar tareas manuales y redundantes, lo que permite a los empleados clave centrarse en tareas más importantes que agregan un mayor valor al negocio en general.

accounting software benefits

Diez ventajas del software de contabilidad

La mayoría del software de contabilidad se puede escalar en función del tamaño y la complejidad de una empresa. Los complementos y módulos proporcionan características y funciones adicionales en función de las necesidades de la empresa. La mayoría ofrece ventajas similares que ayudan a las empresas a digitalizar, automatizar, optimizar, aumentar la precisión y mejorar sus procesos contables y financieros. Estas son algunas de las principales ventajas del software de contabilidad más popular en la actualidad.

  1. Ahorra tiempo con la automatización: Cualquier buen software de contabilidad puede automatizar la facturación entregando recordatorios de pago y facturas que incluyen enlaces para los métodos adecuados de pago en línea. La automatización también puede ayudar a las cuentas por pagar, al programar pagos bancarios y depósitos directos; también, a los pagos de impuestos, ingresando datos en los formularios de impuestos más comunes y presentándolos electrónicamente al organismo tributario pertinente; y a la nómina, calculando horas e impuestos, procesando salarios y pagando impuestos de nómina. Esta eliminación de procesos manuales ahorra tiempo y mejora la precisión contable. Y cuando surgen errores, el software de contabilidad puede enviar una notificación y resaltar el error. Todo esto libera a los equipos contables y financieros para enfocar sus esfuerzos en tareas de mayor valor.
  2. Acceso a información actualizada: los datos no valen mucho a menos que los empleados clave puedan ver información actualizada y precisa y tomar decisiones rápidamente para planificar, prever y alcanzar objetivos. Las empresas transaccionales se benefician al acceder a información sobre el método de pago, la hora y el lugar de venta de productos específicos. En un nivel más básico, la gerencia y otros miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los ingresos, ganancias, activos e inventario actualizados. También pueden comparar fácilmente los datos con otros periodos de tiempo.
  3. Visibilidad mejorada de información más precisa: es difícil ver los detalles a través de lentes rayados o con una graduación de anteojos anticuada. Lo mismo ocurre con los procesos contables de ayer o con el software obsoleto. El software de contabilidad actual permite a los departamentos ver y rastrear transacciones fácilmente, gestionar y mantener datos actualizados y mejorar la colaboración entre departamentos. Esa visión integral ayuda a prevenir errores, romper los silos departamentales, realizar un seguimiento de la responsabilidad y evitar redundancias. La visibilidad total del desempeño general facilita el ajuste de la financiación y los gastos de los diferentes departamentos, lo que mejora la salud general de la empresa. También ayuda a los ejecutivos —ya sea el gerente de una empresa pequeña o el fundador de una empresa en crecimiento— a tomar decisiones precisas y en tiempo real.
  4. Seguridad y continuidad: el software de contabilidad utiliza cifrado y otras capas de seguridad para proteger los datos y autenticar a los usuarios. Esto es especialmente importante para el software basado en la nube, donde los datos residen en un servidor remoto; la información crucial también está protegida en caso de pérdida o robo de un dispositivo móvil, o de incendio u otro desastre. Y las pequeñas empresas pueden obtener el mismo nivel de seguridad que las grandes.
  5. Cumplimiento: elaborar manualmente, etiquetar, volver a comprobar y presentar los datos financieros en documentos y hojas de cálculo requiere mucho tiempo y genera errores. Mantenerse al día con las directrices, regulaciones y estructuras tributarias en constante cambio aumenta la frustración. El software de contabilidad puede automatizar y simplificar esos procesos, produciendo estados financieros precisos a través de plantillas actualizadas continuamente para cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). La automatización de procesos ahorra tiempo y frustración al presentar estimaciones de impuestos trimestrales y rendimientos anuales.
  6. Mejor toma de decisiones: la esperanza y el instinto no son los mejores cimientos para tomar decisiones cruciales. El software de contabilidad beneficia el proceso de toma de decisiones al brindar visibilidad de los datos en tiempo real y métricas clave (como ingresos, tasas de compra de clientes, ventas de productos y niveles de inventario) que definen la salud financiera de, por ejemplo, una cafetería independiente o una panadería regional con múltiples sucursales. Ese nivel de control, conocimiento y colaboración constituye una base más sólida para la toma de decisiones empresariales que los métodos estáticos, dispersos y aislados de las prácticas tradicionales de contabilidad manual.
  7. Empleados más productivos: al automatizar los procesos contables rutinarios, el software puede transformar a los empleados clave de cuidadores pasivos de datos financieros a creadores proactivos de valor empresarial. Las capacidades principales del software de contabilidad (mayor precisión, entrega de datos en tiempo real, visibilidad y colaboración) ayudan a los equipos a desarrollar mejores estrategias empresariales y a comunicarse entre silos departamentales, lo que facilita la toma de decisiones mejor fundamentadas.
  8. Acceso remoto: el auge del trabajo remoto causado por la pandemia ha llevado a muchos departamentos de contabilidad a incorporar sistemas de contabilidad basados en la nube, para que los datos y la información en tiempo real estén al alcance de los empleados autorizados desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Estas características mejoran la eficiencia, la precisión, la colaboración y la toma de decisiones.
  9. Escalabilidad: la escalabilidad del software de contabilidad es de vital importancia a medida que los procesos contables, las ventas, las transacciones financieras, la base de clientes, el inventario y la nómina de una empresa se vuelven más grandes y complejos. La mayoría de los paquetes incluyen módulos y complementos que gestionan el crecimiento y se integran con cuentas bancarias, tarjetas de crédito, inventario y otros elementos empresariales. Las empresas también pueden eliminar funciones innecesarias durante tiempos de inactividad, transiciones o tendencias estacionales.
  10. Menor costo: el software de contabilidad basado en la nube envía datos a través de Internet a los servidores remotos de un proveedor, donde se procesan y ponen a disposición de los gerentes empresariales. Eso ahorra costos, tiempo y recursos. Dado que el software ya no se aloja en los equipos o la red de una empresa, el sistema basado en la nube libera un valioso espacio informático y permite al personal de TI concentrarse en otras tareas. Las actualizaciones automáticas de software eliminan las tarifas por nuevas licencias, hardware, mantenimiento del sistema e integración. Estas ventajas son especialmente importantes para empresas que operen en mercados volátiles o dinámicos.

Funciones clave del software de contabilidad

Las funciones básicas de los paquetes más populares automatizan y actualizan el ingreso de datos y la gestión de libros mayores, asientos contables, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, estados de resultados, balances generales, informes, facturación, conciliación, y órdenes de compra y venta. El software de contabilidad basado en la nube también proporciona acceso a datos contables y financieros sin importar la hora, la ubicación del empleado o el dispositivo en uso. Estas son las principales características que ofrece el software de contabilidad independiente y en línea más popular.

  • Contabilidad general: el software de contabilidad proporciona una única plataforma a través de la cual una empresa puede gestionar, actualizar y consultar en tiempo real todas las transacciones introducidas en su libro mayor. Estas incluyen ingresos, ganancias, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Los asientos contables se pueden automatizar, al igual que la elaboración de informes y estados financieros.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: el software de contabilidad puede rastrear, categorizar y automatizar los pagos adeudados a proveedores y acreedores. También puede crear, programar, enviar, rastrear y personalizar facturas, y recordar automáticamente a los clientes los pagos atrasados. La mayoría también permitirá a la empresa configurar un portal en línea para el autoservicio de pagos.
  • Vincular cuentas bancarias: una función clave de la automatización que ofrece el software de contabilidad es la capacidad de vincular la cuenta bancaria de la empresa para realizar el seguimiento y realizar pagos y depósitos, e importar datos en tiempo real.
  • Conciliación: esta función automatiza el proceso de cotejo de registros internos con extractos de instituciones financieras y otras fuentes externas para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero gastado.
  • Cuentas de resultados: el software de contabilidad puede crear cuentas de pérdidas y ganancias, balances y estados de flujos de efectivo personalizados.
  • Gestión de nóminas, tiempo y gastos de empleados: el software de contabilidad se puede configurar para calcular automáticamente lo que se debe a los empleados con salario variable, gestionar diferentes tipos de programas de retribución y compensación, y calcular los impuestos de nóminas.
  • Gestión de inventario: las empresas pueden automatizar el seguimiento de los niveles y tendencias de reservas de inventario, reordenar artículos y realizar pagos a proveedores automáticamente.
  • Acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo móvil: los usuarios autorizados en cualquier lugar pueden acceder al software desde dispositivos como teléfonos, tabletas, equipos de escritorio y portátiles.

Elegir el software de contabilidad adecuado

Empresas de todos los tamaños y de cualquier industria (desde las pequeñas empresas familiares en un nicho de mercado hasta una gran empresa en el escenario internacional) disponen de un amplio abanico de plataformas de software de contabilidad entre las que elegir. Es importante que una empresa se tome el tiempo para evaluar cuál se adapta a su tamaño, presupuesto, mercado y crecimiento previsto. La mayor parte del software actual incluye herramientas que necesitarán de la participación de varias personas de los equipos de contabilidad y finanzas, así que asegúrate de que sea sencillo de usar y pueda integrarse con cualquier sistema operativo para facilitar la automatización. Algunos software de contabilidad también están orientados a industrias particulares, de modo que pueden ajustarse mejor al contexto de tu empresa.

Antes de elegir un software de contabilidad para tu negocio, evalúa la trayectoria de crecimiento de la empresa y asegúrate de que el programa pueda escalarse y ajustarse en función del rumbo que siga esta. Si por ejemplo tienes previsto agregar un modelo por suscripción, busca software con facturación recurrente, facturas en tiempo real y funciones de gestión del inventario. Otros módulos pueden abordar necesidades empresariales y financieras complejas, múltiples divisas, gestión de recursos, planificación financiera, envíos y actualizaciones automáticas de regulaciones fiscales dinámicas. Estas características avanzadas a menudo se pueden reducir o eliminar durante las incursiones estacionales.

Toma las riendas de tu contabilidad con NetSuite

Independientemente del tamaño de una empresa, el software de contabilidad en la nube puede ayudarla a ser más eficiente y competitiva agilizando, automatizando y optimizando operaciones contables y financieras que antes se realizaban de forma manual, dentro de silos o no se hacían en absoluto. El software de contabilidad en la nube NetSuite facilita la introducción, la gestión, el seguimiento, la actualización y la personalización de procesos básicos, como cuentas, asientos contables, transacciones y facturación, a través de su libro mayor dinámico. Los empleados autorizados pueden ver y compartir datos financieros desde una única plataforma en cualquier lugar, momento y dispositivo móvil. La visibilidad total de la información en tiempo real elimina redundancias y errores, mejora la colaboración y la toma de decisiones y garantiza cierres a tiempo. El software se vincula a cuentas de empresa para importar automáticamente información bancaria y de tarjetas de crédito para obtener una vista en tiempo real del flujo de efectivo. La seguridad y el cifrado actualizados protegen los datos empresariales y ahorran tiempo y dinero al personal de TI.

Todas las empresas, independientemente del tamaño, se esfuerzan por mejorar la eficiencia, reducir los costos y simplificar las tareas más complicadas. El software de contabilidad puede ayudar a lograr esos objetivos y mucho más. El software de contabilidad puede eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y las redundancias mediante la automatización de las prácticas contables, desde las más básicas hasta las más avanzadas. Puede ayudar a las empresas a gestionar el inventario, los cambios en la regulación fiscal, el aumento del personal y los complicados problemas de gestión de recursos. El software de contabilidad basado en la nube también puede proporcionar acceso a los datos en tiempo real en cualquier lugar, momento y dispositivo para dar a los directivos y empleados de la empresa la información que necesitan para tomar la decisión correcta en el momento adecuado.

¿Quieres saber más sobre cómo NetSuite puede ayudarte en tu empresa?

Es importante que una empresa tenga soluciones automatizadas para hacer frente a cualquier problema. Con NetSuite no solo podrás operar de forma confiable e inteligente si no que también lo harás de forma amigable y atractiva. Te invitamos a dejar tus datos para recibir una consultoría gratuita.

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10 ventajas clave del software de contabilidad para empresas

Muchas empresas llegan a un punto en el que los procesos manuales y las prácticas contables fragmentadas que antes se utilizaban para gestionar los impuestos, las finanzas, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el inventario comienzan a limitar su negocio en lugar de beneficiarlo. Las empresas que buscan prosperar pueden limitarse a un libro mayor básico, introducir datos en varias hojas de cálculo y documentos, y malgastar valiosos recursos unificando informes redundantes de múltiples departamentos. El software de contabilidad ayuda a las empresas pequeñas y en crecimiento a gestionar, optimizar y automatizar de forma rentable los procesos financieros y operativos básicos y también más complicados. A continuación, se presenta un resumen de las diferentes características del software de contabilidad y cómo ayudan a las empresas a competir mejor en los mercados dinámicos y cada vez más complejos de hoy.

¿Qué es el software de contabilidad?

El software de contabilidad se utiliza para recopilar, registrar, categorizar, gestionar, acceder y compartir datos contables y otra información financiera desde una sola plataforma. Ahorra tiempo y dinero a las empresas al automatizar funciones manuales, como crear asientos contables, generar estados financieros, actualizar informes clave, gestionar nóminas y gastos, y sincronizar datos entre diferentes departamentos.

Existen varios tipos de software de contabilidad. Las pequeñas empresas suelen empezar con un paquete básico que se instala en un sistema interno. Sin embargo, el software en línea (leer: basado en la nube) proporciona más funciones, ventajas y personalización. Los modelos de precios van desde un pago único de licencia por un paquete básico local hasta una tarifa de suscripción anual para un software basado en la nube. Las suscripciones generalmente agrupan tarifas separadas basadas en la plataforma principal, los módulos opcionales y el número de empleados que usarán el software. La mayoría del software de contabilidad es escalable, dependiendo de las necesidades de una empresa en crecimiento, ya sea integrando funciones adicionales en el software local o agregando módulos en la nube.

Independientemente de la marca que elija una empresa, el software de contabilidad más popular incluye funciones básicas que gestionan los asientos en el libro mayor, la facturación, las cuentas por pagar y por cobrar, los informes y análisis, el tiempo de los empleados y la gestión de gastos. Los empleados pueden crear paneles para ver y realizar un seguimiento de la información más importante para sus funciones.

El software basado en la nube incluye esos conceptos básicos pero, debido a que está conectado a un servidor administrado centralmente a través de Internet, puede ofrecer funcionalidad y comodidad adicionales. El software basado en la nube, por ejemplo, proporciona acceso autorizado a los datos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También puede incluir actualizaciones automáticas de seguridad, copias de seguridad y nuevas regulaciones fiscales. Los módulos permiten a los gestores agregar rápidamente diferentes funciones, como capacidades de gestión de recursos más profundas y herramientas analíticas.

Al igual que un paquete local básico, el software basado en la nube está diseñado para ser utilizado por la mayoría de los tipos de empresas, y puede personalizarse para distintos modelos de negocio. Una empresa que opere con un modelo de negocio basado en suscripciones, por ejemplo, puede personalizar el software para gestionar la facturación recurrente, los precios basados en el uso, las facturas en tiempo real y la gestión dinámica del inventario.

¿Por qué utilizar el software de contabilidad?

Las empresas que han superado las prácticas y procesos de contables manuales utilizan software de contabilidad para ahorrar tiempo al automatizar y optimizar el registro, la gestión, la presentación de informes y el intercambio de datos contables y financieros. Con un buen software de contabilidad, una empresa puede automatizar muchas transacciones relacionadas con cuentas por pagar y por cobrar, inventario y nómina de empleados, así como informes y estados financieros.

Entre las muchas razones por las que las pequeñas empresas cambian de los procesos manuales al software de contabilidad, se encuentran que el software puede:

  • Programar automáticamente pagos a proveedores y pagos de facturas, y recordatorios.
  • Aumentar la precisión de las entradas de datos.
  • Introduce los datos de las transacciones directamente en los libros para realizar los cierres a tiempo.
  • Generar informes financieros precisos y conformes a las normativas.
  • Crea informes y gráficos personalizados para una apariencia más profesional.
  • Vincular directamente una cuenta bancaria para realizar pagos y depósitos.
  • Ofrecer una mayor visibilidad de los niveles del inventario.
  • Calcular los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina.

El software de contabilidad basado en la nube requiere una instalación mínima y proporciona actualizaciones y copias de seguridad automáticas, así como capas adicionales de cifrado y otras medidas de seguridad. Esto permite a las empresas liberar los sistemas informáticos internos y los recursos de TI, ahorrando costos, aumentando la eficiencia y reduciendo los procesos manuales.

Las empresas utilizan el software de contabilidad para eliminar tareas manuales y redundantes, lo que permite a los empleados clave centrarse en tareas más importantes que agregan un mayor valor al negocio en general.

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Diez ventajas del software de contabilidad

La mayoría del software de contabilidad se puede escalar en función del tamaño y la complejidad de una empresa. Los complementos y módulos proporcionan características y funciones adicionales en función de las necesidades de la empresa. La mayoría ofrece ventajas similares que ayudan a las empresas a digitalizar, automatizar, optimizar, aumentar la precisión y mejorar sus procesos contables y financieros. Estas son algunas de las principales ventajas del software de contabilidad más popular en la actualidad.

  1. Ahorra tiempo con la automatización: Cualquier buen software de contabilidad puede automatizar la facturación entregando recordatorios de pago y facturas que incluyen enlaces para los métodos adecuados de pago en línea. La automatización también puede ayudar a las cuentas por pagar, al programar pagos bancarios y depósitos directos; también, a los pagos de impuestos, ingresando datos en los formularios de impuestos más comunes y presentándolos electrónicamente al organismo tributario pertinente; y a la nómina, calculando horas e impuestos, procesando salarios y pagando impuestos de nómina. Esta eliminación de procesos manuales ahorra tiempo y mejora la precisión contable. Y cuando surgen errores, el software de contabilidad puede enviar una notificación y resaltar el error. Todo esto libera a los equipos contables y financieros para enfocar sus esfuerzos en tareas de mayor valor.
  2. Acceso a información actualizada: los datos no valen mucho a menos que los empleados clave puedan ver información actualizada y precisa y tomar decisiones rápidamente para planificar, prever y alcanzar objetivos. Las empresas transaccionales se benefician al acceder a información sobre el método de pago, la hora y el lugar de venta de productos específicos. En un nivel más básico, la gerencia y otros miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los ingresos, ganancias, activos e inventario actualizados. También pueden comparar fácilmente los datos con otros periodos de tiempo.
  3. Visibilidad mejorada de información más precisa: es difícil ver los detalles a través de lentes rayados o con una graduación de anteojos anticuada. Lo mismo ocurre con los procesos contables de ayer o con el software obsoleto. El software de contabilidad actual permite a los departamentos ver y rastrear transacciones fácilmente, gestionar y mantener datos actualizados y mejorar la colaboración entre departamentos. Esa visión integral ayuda a prevenir errores, romper los silos departamentales, realizar un seguimiento de la responsabilidad y evitar redundancias. La visibilidad total del desempeño general facilita el ajuste de la financiación y los gastos de los diferentes departamentos, lo que mejora la salud general de la empresa. También ayuda a los ejecutivos —ya sea el gerente de una empresa pequeña o el fundador de una empresa en crecimiento— a tomar decisiones precisas y en tiempo real.
  4. Seguridad y continuidad: el software de contabilidad utiliza cifrado y otras capas de seguridad para proteger los datos y autenticar a los usuarios. Esto es especialmente importante para el software basado en la nube, donde los datos residen en un servidor remoto; la información crucial también está protegida en caso de pérdida o robo de un dispositivo móvil, o de incendio u otro desastre. Y las pequeñas empresas pueden obtener el mismo nivel de seguridad que las grandes.
  5. Cumplimiento: elaborar manualmente, etiquetar, volver a comprobar y presentar los datos financieros en documentos y hojas de cálculo requiere mucho tiempo y genera errores. Mantenerse al día con las directrices, regulaciones y estructuras tributarias en constante cambio aumenta la frustración. El software de contabilidad puede automatizar y simplificar esos procesos, produciendo estados financieros precisos a través de plantillas actualizadas continuamente para cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). La automatización de procesos ahorra tiempo y frustración al presentar estimaciones de impuestos trimestrales y rendimientos anuales.
  6. Mejor toma de decisiones: la esperanza y el instinto no son los mejores cimientos para tomar decisiones cruciales. El software de contabilidad beneficia el proceso de toma de decisiones al brindar visibilidad de los datos en tiempo real y métricas clave (como ingresos, tasas de compra de clientes, ventas de productos y niveles de inventario) que definen la salud financiera de, por ejemplo, una cafetería independiente o una panadería regional con múltiples sucursales. Ese nivel de control, conocimiento y colaboración constituye una base más sólida para la toma de decisiones empresariales que los métodos estáticos, dispersos y aislados de las prácticas tradicionales de contabilidad manual.
  7. Empleados más productivos: al automatizar los procesos contables rutinarios, el software puede transformar a los empleados clave de cuidadores pasivos de datos financieros a creadores proactivos de valor empresarial. Las capacidades principales del software de contabilidad (mayor precisión, entrega de datos en tiempo real, visibilidad y colaboración) ayudan a los equipos a desarrollar mejores estrategias empresariales y a comunicarse entre silos departamentales, lo que facilita la toma de decisiones mejor fundamentadas.
  8. Acceso remoto: el auge del trabajo remoto causado por la pandemia ha llevado a muchos departamentos de contabilidad a incorporar sistemas de contabilidad basados en la nube, para que los datos y la información en tiempo real estén al alcance de los empleados autorizados desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Estas características mejoran la eficiencia, la precisión, la colaboración y la toma de decisiones.
  9. Escalabilidad: la escalabilidad del software de contabilidad es de vital importancia a medida que los procesos contables, las ventas, las transacciones financieras, la base de clientes, el inventario y la nómina de una empresa se vuelven más grandes y complejos. La mayoría de los paquetes incluyen módulos y complementos que gestionan el crecimiento y se integran con cuentas bancarias, tarjetas de crédito, inventario y otros elementos empresariales. Las empresas también pueden eliminar funciones innecesarias durante tiempos de inactividad, transiciones o tendencias estacionales.
  10. Menor costo: el software de contabilidad basado en la nube envía datos a través de Internet a los servidores remotos de un proveedor, donde se procesan y ponen a disposición de los gerentes empresariales. Eso ahorra costos, tiempo y recursos. Dado que el software ya no se aloja en los equipos o la red de una empresa, el sistema basado en la nube libera un valioso espacio informático y permite al personal de TI concentrarse en otras tareas. Las actualizaciones automáticas de software eliminan las tarifas por nuevas licencias, hardware, mantenimiento del sistema e integración. Estas ventajas son especialmente importantes para empresas que operen en mercados volátiles o dinámicos.

Funciones clave del software de contabilidad

Las funciones básicas de los paquetes más populares automatizan y actualizan el ingreso de datos y la gestión de libros mayores, asientos contables, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, estados de resultados, balances generales, informes, facturación, conciliación, y órdenes de compra y venta. El software de contabilidad basado en la nube también proporciona acceso a datos contables y financieros sin importar la hora, la ubicación del empleado o el dispositivo en uso. Estas son las principales características que ofrece el software de contabilidad independiente y en línea más popular.

  • Contabilidad general: el software de contabilidad proporciona una única plataforma a través de la cual una empresa puede gestionar, actualizar y consultar en tiempo real todas las transacciones introducidas en su libro mayor. Estas incluyen ingresos, ganancias, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Los asientos contables se pueden automatizar, al igual que la elaboración de informes y estados financieros.
  • Cuentas por pagar y por cobrar: el software de contabilidad puede rastrear, categorizar y automatizar los pagos adeudados a proveedores y acreedores. También puede crear, programar, enviar, rastrear y personalizar facturas, y recordar automáticamente a los clientes los pagos atrasados. La mayoría también permitirá a la empresa configurar un portal en línea para el autoservicio de pagos.
  • Vincular cuentas bancarias: una función clave de la automatización que ofrece el software de contabilidad es la capacidad de vincular la cuenta bancaria de la empresa para realizar el seguimiento y realizar pagos y depósitos, e importar datos en tiempo real.
  • Conciliación: esta función automatiza el proceso de cotejo de registros internos con extractos de instituciones financieras y otras fuentes externas para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero gastado.
  • Cuentas de resultados: el software de contabilidad puede crear cuentas de pérdidas y ganancias, balances y estados de flujos de efectivo personalizados.
  • Gestión de nóminas, tiempo y gastos de empleados: el software de contabilidad se puede configurar para calcular automáticamente lo que se debe a los empleados con salario variable, gestionar diferentes tipos de programas de retribución y compensación, y calcular los impuestos de nóminas.
  • Gestión de inventario: las empresas pueden automatizar el seguimiento de los niveles y tendencias de reservas de inventario, reordenar artículos y realizar pagos a proveedores automáticamente.
  • Acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo móvil: los usuarios autorizados en cualquier lugar pueden acceder al software desde dispositivos como teléfonos, tabletas, equipos de escritorio y portátiles.

Elegir el software de contabilidad adecuado

Empresas de todos los tamaños y de cualquier industria (desde las pequeñas empresas familiares en un nicho de mercado hasta una gran empresa en el escenario internacional) disponen de un amplio abanico de plataformas de software de contabilidad entre las que elegir. Es importante que una empresa se tome el tiempo para evaluar cuál se adapta a su tamaño, presupuesto, mercado y crecimiento previsto. La mayor parte del software actual incluye herramientas que necesitarán de la participación de varias personas de los equipos de contabilidad y finanzas, así que asegúrate de que sea sencillo de usar y pueda integrarse con cualquier sistema operativo para facilitar la automatización. Algunos software de contabilidad también están orientados a industrias particulares, de modo que pueden ajustarse mejor al contexto de tu empresa.

Antes de elegir un software de contabilidad para tu negocio, evalúa la trayectoria de crecimiento de la empresa y asegúrate de que el programa pueda escalarse y ajustarse en función del rumbo que siga esta. Si por ejemplo tienes previsto agregar un modelo por suscripción, busca software con facturación recurrente, facturas en tiempo real y funciones de gestión del inventario. Otros módulos pueden abordar necesidades empresariales y financieras complejas, múltiples divisas, gestión de recursos, planificación financiera, envíos y actualizaciones automáticas de regulaciones fiscales dinámicas. Estas características avanzadas a menudo se pueden reducir o eliminar durante las incursiones estacionales.

Toma las riendas de tu contabilidad con NetSuite

Independientemente del tamaño de una empresa, el software de contabilidad en la nube puede ayudarla a ser más eficiente y competitiva agilizando, automatizando y optimizando operaciones contables y financieras que antes se realizaban de forma manual, dentro de silos o no se hacían en absoluto. El software de contabilidad en la nube NetSuite facilita la introducción, la gestión, el seguimiento, la actualización y la personalización de procesos básicos, como cuentas, asientos contables, transacciones y facturación, a través de su libro mayor dinámico. Los empleados autorizados pueden ver y compartir datos financieros desde una única plataforma en cualquier lugar, momento y dispositivo móvil. La visibilidad total de la información en tiempo real elimina redundancias y errores, mejora la colaboración y la toma de decisiones y garantiza cierres a tiempo. El software se vincula a cuentas de empresa para importar automáticamente información bancaria y de tarjetas de crédito para obtener una vista en tiempo real del flujo de efectivo. La seguridad y el cifrado actualizados protegen los datos empresariales y ahorran tiempo y dinero al personal de TI.

Todas las empresas, independientemente del tamaño, se esfuerzan por mejorar la eficiencia, reducir los costos y simplificar las tareas más complicadas. El software de contabilidad puede ayudar a lograr esos objetivos y mucho más. El software de contabilidad puede eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y las redundancias mediante la automatización de las prácticas contables, desde las más básicas hasta las más avanzadas. Puede ayudar a las empresas a gestionar el inventario, los cambios en la regulación fiscal, el aumento del personal y los complicados problemas de gestión de recursos. El software de contabilidad basado en la nube también puede proporcionar acceso a los datos en tiempo real en cualquier lugar, momento y dispositivo para dar a los directivos y empleados de la empresa la información que necesitan para tomar la decisión correcta en el momento adecuado.

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5 factores que explican por qué los pagos de clientes se retrasan

5 factores que explican por qué los pagos de clientes se retrasan

Haces un trabajo excelente, brindas un servicio de primera y ofreces un valor excepcional. Sin embargo, por muy satisfechos que estén tus clientes, no siempre pagan a tiempo. Este problema tan común tensa las relaciones y afecta tu flujo de efectivo, lo que limita la flexibilidad financiera de tu empresa. Ese es un riesgo grave.

Para todas las empresas que venden a crédito, los pagos atrasados ​​son un problema que no siempre se puede evitar. A veces, los clientes tienen problemas económicos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, se trata de algo más mundano. 

Si bien existen muchas razones por las que un cliente puede retener un pago, solo unas pocas son comunes y, afortunadamente, la mayoría se pueden resolver fácilmente.

¿Por qué los clientes retrasan el pago?

Los problemas de facturación afectan el flujo de caja, la satisfacción del cliente y, si ocurren con frecuencia, pueden dañar gravemente la reputación de una empresa. Teniendo esto en cuenta, a continuación se indican algunas de las razones más comunes por las que se retrasan los pagos y lo que puede hacer para evitar este problema.

1. Facturas faltantes . Las facturas pueden perderse debido a una dirección de correo electrónico o una dirección postal incorrectas, pero es mucho más probable que se envíen a la persona o al departamento equivocado. Saber a dónde esperan los clientes que se envíen las facturas y comprender sus procesos de aprobación son fundamentales para recibir el pago a tiempo. Si el cliente tiene una dirección de correo electrónico exclusiva para cuentas por pagar, úsela. Si desea que varias personas reciban una copia de la factura, hágalo. Evite enviar facturas por correo postal si es posible. Los registros en papel se extravían fácilmente.

2. Información incorrecta o faltante . El personal de cuentas por pagar está extremadamente ocupado y rastrear o corregir los datos de facturación no siempre es una prioridad. Si falta el número de orden de compra, por ejemplo, o la información de la orden no coincide con los registros del cliente, es probable que la factura se deje de lado hasta que alguien tenga tiempo de llamar al proveedor o el proveedor llame para preguntar sobre el pago. La combinación del acceso centralizado a los datos y la automatización de las cuentas por pagar ayuda a eliminar estos problemas al eliminar la entrada duplicada de datos. Eso mejora la precisión de los datos y garantiza que las facturas incluyan toda la información requerida cuando se envían.

3. Disputas de facturación . El uso de precios o facturas incorrectas para productos que no se enviaron seguramente causará frustración. Sin embargo, los errores de facturación son más que un problema de servicio al cliente. Pueden afectar el flujo de efectivo de varias maneras. Los clientes suelen retener el pago hasta que se solucionen los errores, lo que perjudica las entradas de efectivo a corto plazo, mientras que las disputas de facturación frecuentes conducen a la pérdida de clientes, lo que perjudica el flujo de efectivo a largo plazo. 

La facturación automatizada ayuda a evitar errores de facturación al garantizar que se aplique el precio correcto a cada pedido y se cobre solo por la cantidad y el tipo reales de artículos enviados.

En el caso de las empresas que facturan a los clientes en incrementos, es posible que las facturas deban enviarse según un cronograma establecido o al finalizar un conjunto específico de tareas. Realizar un seguimiento de estos detalles puede resultar difícil, especialmente si los registros están en hojas de cálculo. Pero facturar a los clientes en el momento incorrecto, por ejemplo, antes de que se haya completado un hito acordado, puede generar disputas. Una solución de contabilidad que le brinda al personal de cuentas por cobrar la capacidad de crear cronogramas de facturación automatizados simplifica el proceso y ayuda a garantizar que se facture correctamente a los clientes.

5. Formato deficiente. A la hora de decidir qué facturas pagar, la apariencia importa. Es más probable que se rechace una factura deficiente o con un formato incorrecto. Lamentablemente, muchos sistemas de facturación adoptan un enfoque único para las facturas y ofrecen una cantidad limitada de plantillas que son difíciles de personalizar. Esto puede ser un problema si sus clientes requieren información adicional, como el número de licencia o la identificación del proveedor, que no está incluida en la plantilla estándar.

Los requisitos de facturación pueden variar según la industria o depender de los productos y servicios que se proporcionen. Por ejemplo, una empresa de construcción puede necesitar incluir una lista detallada de los materiales utilizados en un proyecto, así como las horas trabajadas y las tarifas cobradas. Un fabricante que ofrece descuentos promocionales puede querer agregar los términos y la duración de la promoción a su factura. Las plantillas inflexibles significan que puede ser necesario contratar a un consultor para crear un formato de factura personalizado.

Un formato deficiente también crea la impresión de que el vendedor no es profesional. Eso es una señal de alerta que sugiere que la factura puede ser fraudulenta. Incluso la más mínima posibilidad de fraude es suficiente para evitar que el vendedor reciba el pago. Para evitar cualquiera de estos problemas, busque una solución que ofrezca plantillas estándar flexibles y herramientas fáciles de usar para desarrollar facturas personalizadas.

5. Proceso de cuentas por pagar . Los procesos internos de cuentas por pagar de un cliente también pueden afectar el momento en que le pagan. Si el departamento de finanzas emite cheques solo una vez al mes, por ejemplo, es posible que transcurran dos o tres semanas desde la fecha de vencimiento de su factura antes de que se emita el pago. Es poco probable que un cliente cambie su ciclo de pago para que le resulte más conveniente, pero es posible que pueda acelerar el pago ofreciéndole una alternativa a emitir un cheque. Es posible que le resulte más conveniente pagar con tarjeta de crédito, transferencia bancaria o ACH, especialmente si realiza compras frecuentes o tiene cargos recurrentes, como una tarifa de suscripción.   

Mejore los pagos puntuales con las funciones de facturación de NetSuite

Los errores, los procesos manuales, los problemas de formato y las opciones de pago limitadas pueden retrasar los pagos de los clientes y afectar el flujo de caja. NetSuite automatiza todo el proceso de cuentas por cobrar, desde la facturación a los clientes hasta la gestión de los pagos, lo que ayuda a mejorar el flujo de caja al eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y garantizar que su personal tenga acceso a la información crítica que necesita para generar facturas precisas y oportunas. 

Una base de datos centralizada proporciona un acceso cómodo y basado en roles a los detalles de las cuentas de los clientes, la información de los pedidos y otros datos relevantes de toda la organización. Poner estos datos a disposición ahorra tiempo y reduce los errores al eliminar la necesidad de introducir datos duplicados. Las plantillas de facturas flexibles y un editor de diseño avanzado facilitan la adaptación de las facturas para cumplir con los requisitos de los clientes.

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Herramientas y estrategias diseñadas para mejorar la gestión financiera y optimizar el rendimiento

Herramientas y estrategias diseñadas para mejorar la gestión financiera y optimizar el rendimiento

En el entorno empresarial actual, los directores financieros (CFO) juegan un papel crucial en la toma de decisiones que impactan no solo el bienestar económico de las organizaciones, sino también su capacidad para crecer y adaptarse a los cambios del mercado. Las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia entre una gestión financiera reactiva y una proactiva, capaz de anticiparse a los desafíos y aprovechar las oportunidades. A continuación, exploramos cómo las herramientas avanzadas y las estrategias financieras pueden ayudar a las empresas a mejorar su gestión financiera, optimizar el rendimiento y garantizar la sostenibilidad a largo plazo.

1. Automatización de la contabilidad para una mayor eficiencia y precisión

Uno de los principales retos de la gestión financiera es la gran cantidad de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y son propensas a errores humanos. La automatización de estos procesos no solo reduce significativamente los errores, sino que también libera a los equipos de finanzas para centrarse en tareas de mayor valor estratégico. Las soluciones como NetSuite permiten automatizar una variedad de procesos financieros, desde la contabilidad general hasta la facturación y la conciliación bancaria, asegurando que los datos se ingresen de manera precisa y en tiempo real.

Además, al contar con información actualizada en todo momento, los CFO pueden tomar decisiones más rápidas y fundamentadas, eliminando los cuellos de botella que surgen cuando se depende de procesos manuales y reportes de datos desactualizados.

2. Monitoreo en tiempo real de la salud financiera de la empresa

La visibilidad financiera es esencial para cualquier organización que quiera mantenerse competitiva y rentable. Las herramientas de monitoreo financiero en tiempo real, como las que ofrece NetSuite, proporcionan a los directores financieros una vista clara y precisa del estado financiero de la empresa. A través de dashboards personalizables, los CFO pueden acceder a métricas clave como ingresos, márgenes de beneficio, flujo de efectivo y otros indicadores importantes, todo en tiempo real.

Este monitoreo continuo permite a las empresas identificar problemas emergentes antes de que se conviertan en crisis. Por ejemplo, si los costos se desvían del presupuesto o las ventas caen por debajo de las expectativas, los directores financieros pueden tomar decisiones correctivas de manera inmediata, mejorando la capacidad de la empresa para adaptarse rápidamente a cambios en el entorno económico o del mercado.

3. Gestión y previsión de presupuestos más precisa

La capacidad para crear, gestionar y prever presupuestos con precisión es crucial para las empresas que buscan optimizar sus recursos. La gestión de presupuestos se convierte en un desafío cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas, lo que puede llevar a una mala asignación de recursos y desajustes entre los ingresos y los gastos proyectados. Las soluciones de planificación financiera como las que ofrece NetSuite permiten a las organizaciones tener una visión clara de sus proyecciones financieras y ajustarlas de acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.

El análisis de datos históricos y las previsiones basadas en tendencias actuales brindan una visión más precisa de los ingresos futuros, lo que permite a los CFO realizar ajustes de manera proactiva. Además, con la capacidad de analizar las desviaciones de presupuesto, se pueden identificar áreas donde se pueden hacer recortes o donde se requiere una mayor inversión, lo que ayuda a mantener las finanzas alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

4. Optimización de la cadena de suministro y gestión de proveedores

El rendimiento financiero de una empresa no solo depende de su capacidad para generar ingresos, sino también de la eficiencia en sus operaciones y el control de los costos asociados. La cadena de suministro es uno de los mayores contribuyentes a los costos operativos, por lo que optimizarla puede tener un impacto significativo en la rentabilidad. Herramientas avanzadas de gestión empresarial como NetSuite ofrecen soluciones integradas para gestionar no solo las finanzas, sino también las relaciones con proveedores, el inventario y los costos de producción.

La integración de la gestión financiera con la cadena de suministro permite a los CFO tomar decisiones más informadas sobre el manejo de inventarios, la selección de proveedores y la estrategia de compras. Esto contribuye a reducir costos, mejorar los márgenes de beneficio y garantizar que los productos lleguen al mercado de manera eficiente y rentable.

5. Análisis avanzado para una toma de decisiones más informada

Los datos son el corazón de las decisiones estratégicas, pero no todos los datos son iguales. Para que los CFO puedan tomar decisiones informadas, es necesario contar con análisis avanzados que conviertan los datos brutos en información procesable. Las herramientas de Business Intelligence (BI) y análisis de datos de soluciones como NetSuite permiten a las empresas obtener información detallada sobre el rendimiento financiero, la rentabilidad por producto o unidad de negocio, el comportamiento del cliente y las tendencias del mercado.

Con estas herramientas, los directores financieros pueden identificar áreas de mejora, optimizar las estrategias de inversión y reestructurar los costos, todo basado en datos reales y no en suposiciones. El análisis predictivo también juega un papel importante al anticipar futuras fluctuaciones económicas o de mercado, lo que permite a las empresas estar mejor preparadas para los desafíos que puedan surgir.

6. Cumplimiento normativo y gestión de riesgos

El cumplimiento de normativas fiscales y regulatorias es un desafío continuo para muchas empresas, especialmente aquellas que operan en múltiples mercados con diferentes marcos regulatorios. Las soluciones integradas de gestión financiera ayudan a las empresas a mantenerse al día con las normativas locales e internacionales, minimizando el riesgo de sanciones o problemas legales. NetSuite, por ejemplo, ofrece funcionalidades que aseguran que todas las transacciones y reportes estén alineados con las leyes fiscales y regulatorias de cada país.

Además, la gestión de riesgos es una parte integral de cualquier estrategia financiera. Las herramientas avanzadas permiten a las empresas identificar y mitigar riesgos potenciales antes de que afecten gravemente su desempeño. Desde la gestión de riesgos operativos hasta el análisis de riesgos financieros, estas soluciones brindan a los CFO los recursos necesarios para mantener a la empresa protegida frente a posibles amenazas.

7. Colaboración y acceso compartido de información

En una empresa moderna, la colaboración entre diferentes departamentos es esencial para el éxito. Las soluciones financieras basadas en la nube, como NetSuite, permiten a los equipos de finanzas trabajar de manera más eficiente, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma información en tiempo real. Esto mejora la transparencia y la comunicación entre los departamentos, lo que, a su vez, mejora la toma de decisiones y acelera el proceso de respuesta ante cualquier cambio o desafío.

Conclusión

Las herramientas y estrategias adecuadas no solo mejoran la eficiencia de la gestión financiera, sino que también pueden transformar la forma en que una empresa toma decisiones estratégicas y se adapta a los cambios del mercado. Con soluciones como las que ofrece NetSuite, las empresas pueden obtener visibilidad en tiempo real, optimizar sus operaciones, gestionar riesgos, mejorar el cumplimiento normativo y, en última instancia, mejorar su rentabilidad y sostenibilidad.

En un mundo cada vez más competitivo, las empresas que adoptan tecnologías avanzadas y estrategias de gestión financiera proactivas estarán mejor posicionadas para prosperar en el futuro. Si estás buscando mejorar la gestión financiera de tu empresa, es el momento de explorar cómo estas herramientas pueden optimizar tu rendimiento y ayudarte a alcanzar nuevos niveles de éxito.

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13 formas innovadoras de gestionar una pequeña empresa de forma eficiente

13 formas innovadoras de gestionar una pequeña empresa de forma eficiente

El mundo empresarial actual está cambiando a un ritmo cada vez mayor y, si no innova, corre el riesgo de quedarse atrás de la competencia. La clave es encontrar nuevas formas de ser eficiente mientras explora nuevos mercados, genera nuevas ideas y optimiza las operaciones. La eficiencia no es un proyecto o una tarea puntual, sino un cambio de mentalidad continuo que le ayuda a ahorrar recursos y a hacer más con los mismos recursos o con menos. Pruebe estas 13 ideas para mejorar la productividad, reducir los gastos y preparar su negocio para el éxito a largo plazo en el panorama competitivo actual.

¿Qué es la Innovación en la Eficiencia Empresarial?

La innovación en la eficiencia empresarial es el desarrollo e implementación de procesos, métodos y tecnologías que ayudan a las empresas a lograr los resultados deseados y mejorar el rendimiento, ya sea mediante el aumento de la productividad, la optimización del uso de los recursos o la reducción de los gastos. Te sorprendería saber todas las formas en que puedes aumentar la eficiencia operativa cuando aplicas un punto de vista innovador. Cuando te centras en la eficiencia, te estás abriendo a nuevas formas de hacer las cosas para optimizar tus recursos y reducir el desperdicio entre los empleados, la tecnología, los procesos y las actividades empresariales. Recuerda, el objetivo final no debe ser hacer las cosas más rápido y más barato, sino estar atento a cómo puedes crear valor que te lleve al futuro.

Puntos clave

  • La innovación en la eficiencia empresarial implica encontrar nuevas y mejores formas de optimizar los recursos, el tiempo y el talento para alcanzar los objetivos comerciales.
  • Mantenerse enfocado en la mejora continua, no sólo en un cambio único, para encontrar e implementar las estrategias y tecnologías para mejorar el desempeño operativo y minimizar el desperdicio.
  • No todo funcionará a la primera y algunas cosas podrían no ser adecuadas para su negocio. La clave es perseverar hasta encontrar lo que funcione para usted.
  • Recuerda que la tecnología es tu amiga cuando se trata de ser más eficiente, mejorar la comunicación entre equipos y reducir el desperdicio de recursos.

13 ideas innovadoras para mejorar la eficiencia empresarial de las pequeñas empresas

Ya sea que se trate de implementar una nueva pila tecnológica o una estrategia de inventario justo a tiempo, llevar adelante una empresa de manera más eficiente requiere de una iteración deliberada, así como de experimentación. Todas o algunas de estas ideas pueden servir como punto de partida, pero es fundamental dejar que la fuerza laboral y la composición únicas de su empresa sirvan como punto de apoyo para cualquier mejora de la eficiencia que introduzca. Al adoptar estas estrategias, herramientas y enfoques innovadores, las organizaciones estarán mejor preparadas para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y hacer más con menos.

  1. Delegar antes de que sea necesario

    No puedes hacerlo todo tú mismo y esperar poder cumplir con todas las exigencias que te impone la empresa. Se te escaparán algunas cosas y te encontrarás estresado con una lista interminable de tareas pendientes. Delegar con anticipación y a menudo significa que habrá más manos que te ayudarán a alcanzar tus objetivos y completar las tareas más rápido. Además, tus empleados adquirirán experiencia que les ayudará a brindar aún más valor a lo largo del tiempo.

  2. Automatizar procesos

    La automatización es vital para una empresa eficiente. Cada vez que se puede reducir o eliminar el trabajo manual, se libera a los empleados para que se concentren en tareas que aportan más valor a la empresa, como resolver problemas de forma creativa o dedicar tiempo a actividades que generen ingresos. Pruebe a implementar el procesamiento de pedidos, chatbots, sistemas ERP o software de gestión de proyectos para ayudarle a optimizar su tiempo y sus recursos.

  3. Consolidar tareas

    ¿Cuántas veces al día te sientas a concentrarte en algo y luego una reunión improvisada o una notificación por correo electrónico acaparan tu atención? Hacer varias cosas a la vez puede parecer eficiente, pero las investigaciones han demostrado que hacer una sola tarea es más propicio para hacer las cosas. Intenta reservar un par de horas al día para concentrarte en una tarea o un proyecto.

  4. Acepte que el cambio es inevitable

    Hacer las mismas cosas de siempre de la misma manera nunca te hará más eficiente. A medida que tu entorno empresarial evoluciona, también deben hacerlo tus operaciones. Mantente abierto a nuevas formas de ser más ágil, adaptable, resiliente y optimizado en la gestión de tu empresa. El cambio puede dar miedo, pero es esencial para mantener una mentalidad innovadora sobre cómo mejorar la eficiencia de tus equipos.

  5. Reducir los residuos

    La eficiencia consiste, en gran medida, en asegurarse de que se desperdician la menor cantidad posible de recursos y tiempo. Asegúrese de optimizar los procesos e identificar los puntos de contacto que generan trabajo duplicado o demoras en la obtención de resultados. Por ejemplo, un sistema de gestión de inventario sólido puede ayudarle a realizar un seguimiento de lo que tiene en existencias para no comprar cosas que no necesita, o un sistema de gestión de proyectos puede ayudar a los empleados a obtener visibilidad sobre dónde puede haber problemas en sus operaciones.

  6. Esté atento a las tendencias del mercado

    ¿Cómo puede mantenerse a la vanguardia de la innovación si no sabe hacia dónde se dirige su mercado? Asegúrese de estar atento a los mercados emergentes o a cómo evoluciona su competencia para satisfacer las demandas de los clientes. ¿Tiene un negocio de comercio electrónico? Pruebe el comercio social. ¿Administra un restaurante? Considere la posibilidad de ofrecer comidas que satisfagan a los clientes con necesidades dietéticas especiales. Todo se trata de mantenerse relevante en su mercado.

  7. Motivar a los empleados

    Cuando sus empleados participan activamente en su negocio, a menudo contribuirán con ideas innovadoras. Sin duda, trabajarán más duro y se exigirán estándares más altos. Mantener a los empleados motivados conduce a una menor rotación de personal y a una mayor lealtad a la empresa, así que asegúrese de que su remuneración sea competitiva, de que esté brindando oportunidades de desarrollo y de que sus empleados sientan que tienen espacio para crecer en su negocio.

  8. Considere la personalización

    Tómese el tiempo para brindar soluciones que satisfagan las necesidades específicas de sus clientes y la forma en que les gusta hacer negocios, personalizando esas soluciones. Esto hará que sus clientes se sientan más especiales y será más probable que hagan negocios con usted en el futuro. Además, ese proceso optimizado lo ayudará a lograr los resultados que busca de manera más rápida y eficiente.

  9. Encuentra tu nicho

    ¿Por qué intentar abarcar todo el mercado? Esa es una receta para la ineficiencia. Cuando te concentras en un segmento de mercado específico , puedes optimizar las operaciones para satisfacer las necesidades únicas de ese cliente objetivo en lugar de intentar complacer a todos a la vez. Examina quién quieres que sea tu cliente ideal y luego analiza cómo y por qué ese cliente querría hacer negocios contigo. Esto no solo podría conducir a una menor pérdida de clientes, sino que también te ayudará a ahorrar recursos porque solo estás usando lo que necesitas para generar el mayor impacto posible.

  10. Construir alianzas con otras empresas

    ¿Alguna vez has oído el dicho de que muchas manos hacen el trabajo más liviano? Colaborar con otras empresas puede ayudarte a llegar a nuevos mercados rápidamente, compartir gastos generales y aprovechar los recursos de cada una para evitar gastos duplicados. Estarás expuesto a nuevas formas de hacer las cosas que te ayudarán a optimizar procesos y operaciones, ahorrando tiempo y dinero.

  11. Contribuye a tu comunidad

    Las empresas locales a veces pueden gastar mucho en marketing sofisticado que requiere tiempo y recursos para ejecutarse. Pero cuando buscas clientes locales, el simple hecho de salir a tu comunidad puede marcar una gran diferencia. Estarás en contacto con clientes potenciales, establecerás contactos con otras empresas para intercambiar las mejores prácticas y aumentarás la moral de los empleados, todo ello mientras contribuyes con la comunidad a la que sirves.

  12. Aceptar comentarios

    Seamos realistas: en realidad no lo sabes todo. Es fundamental estar abierto a los comentarios de los empleados y los clientes para ser más eficiente y responder a un entorno empresarial cambiante con ideas innovadoras. Asegúrate de tomarle el pulso a tus partes interesadas y al mercado con regularidad, y luego escucha lo que tienen que decir. Realiza un seguimiento de las preguntas, quejas y reseñas para identificar áreas en las que puedes evitar gastar recursos que no necesitas.

  13. Concéntrese en los resultados, no microgestione

    La microgestión no solo es un mal uso del tiempo, sino que también es una excelente manera de frustrar a los empleados y reducir la productividad. Busque diferentes formas de controlar las tareas y los procesos, como un software de gestión de proyectos que le permita realizar un seguimiento del progreso sin acosar a sus trabajadores las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No solo ahorrará tiempo, sino que también es probable que aumente la productividad.

Mejore la eficiencia de su negocio con el innovador ERP de NetSuite

Con el sistema adecuado, su organización puede adoptar la innovación en la eficiencia empresarial para optimizar su talento, tiempo y recursos para alcanzar sus objetivos comerciales. El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de NetSuite es una solución de gestión empresarial en la nube ágil y basada en inteligencia artificial que permite a las empresas automatizar los procesos centrales y brindar visibilidad en tiempo real del rendimiento operativo y financiero. Su empresa podrá utilizar un único conjunto integrado de aplicaciones para gestionar la contabilidad, el procesamiento de pedidos, la gestión de inventario, la producción y las operaciones de la cadena de suministro y el almacén. Más de 40 000 clientes utilizan NetSuite para ayudar a mejorar y simplificar los procesos comerciales, obtener visibilidad, impulsar la innovación y liberar el tiempo y los recursos necesarios para adaptarse al cambio como resultado.

Te sorprendería saber todas las formas en que puedes aumentar la eficiencia operativa cuando aplicas un punto de vista innovador. Cuando te centras en la eficiencia, te abres a nuevas formas de hacer las cosas para optimizar tus recursos y reducir el desperdicio entre empleados, tecnología, procesos y actividades comerciales. Se trata de prepararte para seguir siendo competitivo y darte los recursos para crecer. Mantén la curiosidad, piensa de forma creativa y prueba diferentes enfoques. Nunca sabes hasta qué punto una gran idea nueva puede llevar a operaciones eficientes.

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Cómo medir el ROI del CRM

Cómo medir el ROI del CRM

Las ventas se basan en información y datos. Cuanto más sepa sobre sus clientes, sus necesidades y su historial con su empresa, más eficaz será su equipo de ventas. Pero entre gestionar las relaciones con los clientes, hacer un seguimiento de las oportunidades de marketing y todas las demás tareas que deben realizar los vendedores, muchas veces se dejan de lado más tareas manuales y organizativas. Por eso, las empresas que mantienen relaciones de ventas continuas deberían considerar una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Un CRM hace más que simplemente organizar información: reúne todas las relaciones con los clientes y los procesos de ventas en una base de datos central que contiene todo, desde comunicaciones hasta contratos y pagos. Para muchas empresas, un CRM es un eje sin el cual la empresa no podría funcionar.

Pero los CRM son sistemas complejos que suelen tener un precio elevado. Si está pensando en un CRM para su empresa y necesita demostrarle las cifras al director financiero, querrá saber el retorno de la inversión (ROI) de un CRM.

¿Por qué su empresa necesita un CRM?

Muchas empresas pequeñas y medianas combinan hojas de cálculo, correos electrónicos y otros sistemas inconexos para gestionar las relaciones con los clientes. Pero esto es ineficiente y, a menudo, puede dar lugar a experiencias de cliente negativas y desorganizadas. Una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) reúne todo, desde las ventas hasta la entrega de productos o servicios, en un único sistema que cualquier miembro de su equipo podría utilizar para repasar una relación específica con un cliente al instante.

A continuación se presentan cinco características y beneficios principales de la tecnología CRM.

  1. Gestión de clientes potenciales

    Cuando el proceso de venta de un cliente potencial es la principal fuente de nuevos ingresos y crecimiento, es importante brindarle a cada cliente potencial un trato de primera clase. Un CRM puede capturar detalles sobre un cliente potencial cuando envía formularios de páginas de destino o habla con un representante de ventas. Cuando las empresas toman notas sobre todas las interacciones de sus clientes potenciales, como la participación en campañas de marketing, las actividades de navegación en el sitio web, las estimaciones de ventas y los tickets de soporte, pueden brindar experiencias de marca más atractivas y relevantes.

  2. Mejorar la atención al cliente

    Casi todo el mundo tiene una historia sobre un mal servicio al cliente. Si su equipo de atención al cliente utiliza un CRM para realizar un seguimiento de las relaciones con los clientes, es posible que pueda evitar historias de mal servicio al cliente sobre su empresa.

    Los CRM incluyen registros de correos electrónicos, llamadas, notas y tareas asignables. Esto ayuda a todos en su empresa a compartir documentación de cada interacción con el cliente mientras administran las tareas de una manera que evita que los problemas pasen desapercibidos.

  3. Aumentar la colaboración entre departamentos

    Centrarse en la colaboración puede mejorar la experiencia del cliente. No importa si los trabajadores están en el mismo piso, en la misma zona horaria o incluso en el mismo continente con un CRM en la nube. Todos tienen acceso a un único conjunto de datos fiable y seguro que acerca a los equipos incluso cuando están físicamente alejados.

    La entrega de pedidos de productos incluso sencillos puede requerir la participación de varias personas en distintos departamentos. Los productos y servicios más complejos pueden requerir decenas de empleados. Cada equipo no debería utilizar su propio sistema de forma aislada. Un CRM central ayudará a los trabajadores a compartir información y evitar esfuerzos redundantes.

  4. Aumente la eficiencia y la productividad

    Un CRM puede mejorar la eficiencia y la productividad de múltiples maneras, incluida una mejor experiencia para los usuarios internos. Si bien los clientes disfrutarán de no tener que explicar una necesidad repetidamente, su equipo ahorrará tiempo al tener que recopilar esa información solo una vez.

    Para aumentar aún más la productividad, muchos procesos repetitivos se pueden automatizar con un CRM. La comunicación de marketing automatizada, el seguimiento del flujo de ventas, la facturación integrada y las funciones de autoservicio para clientes pueden ahorrarles horas a sus trabajadores cada mes en comparación con las tareas manuales.

  5. Aumentar las ventas

    Muchos de los beneficios inmediatos de un CRM se centran en el ahorro de costes que repercute en el resultado final. Pero con el tiempo, debería ver que su CRM también ayuda a aumentar sus ingresos brutos. Su equipo de ventas debería encontrar la información necesaria para elaborar presentaciones de ventas relevantes y de alta calidad, perfectamente adaptadas a las necesidades únicas de cada cliente.

    Las ventas son el alma de la mayoría de las empresas. Con un CRM de calidad, deberías ver un aumento en la productividad de las ventas.

Beneficios del CRM

Muchas empresas de todas las industrias encuentran estos beneficios comunes al agregar un CRM por primera vez.

  • Transparencia de datos: un CRM permite que todos los empleados tengan acceso a una gran cantidad de datos de clientes. Los registros y registros detallados rastrean los historiales y mantienen a los miembros del equipo responsables, al mismo tiempo que generan confianza entre sus clientes y su organización.
  • Automatización de procesos empresariales: muchas comunicaciones y tareas con los clientes se pueden automatizar por completo. Por ejemplo, si su CRM forma parte de una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) más grande, puede generar automáticamente órdenes de compra para el inventario cuando se agrega un pedido de cliente al CRM. Al mismo tiempo, el CRM puede generar una factura, conciliar los pagos de los clientes y realizar un seguimiento de la rentabilidad a nivel de cliente y proyecto.
  • Colaboración y productividad en equipo: los equipos de ventas son más eficaces cuando la información sobre los clientes se comparte en un lugar de fácil acceso y no depende de los conocimientos o la experiencia de cada vendedor. Con datos centralizados en un CRM, sus equipos pueden dedicar más tiempo a tareas orientadas a los clientes y a los ingresos y menos a reuniones logísticas y de intercambio de datos. Las herramientas de comunicación en equipo integradas ayudan con las transferencias, de modo que cada cliente obtenga la mejor experiencia posible.
  • Aumento de los ingresos: esta nueva automatización y la colaboración mejorada deberían traducirse en un aumento de las ventas y mayores ganancias a partir de negocios repetidos. Una inversión en un CRM debería amortizarse varias veces con nuevos ingresos.
  • Oportunidades de venta adicional y venta cruzada: los CRM orientados a los clientes y empleados pueden promover la venta cruzada y la venta adicional. La mejora de los datos de los clientes y el aprendizaje automático se combinan para ofrecer sugerencias de productos mejores y con mayor margen de beneficio que sean más relevantes para sus clientes.
  • Experiencia del cliente mejorada (CX): cuando un cliente llama para pedir ayuda, no importa quién conteste el teléfono. Con un CRM, el agente de atención al cliente o el vendedor tendrá acceso instantáneo a todos los detalles del cliente, incluido el historial de pedidos y otras interacciones con su empresa.

¿Qué tipos de industrias deberían invertir en un CRM?

Prácticamente cualquier sector en el que se mantenga un contacto recurrente con los clientes o cualquier tipo de venta puede beneficiarse de un CRM. A continuación, se muestran ejemplos de sectores en los que los CRM son especialmente populares y útiles.

  • Minoristas: los minoristas pueden usar un CRM para realizar un seguimiento de la interacción con los clientes en diferentes plataformas, como redes sociales, llamadas telefónicas y correos electrónicos. Para los vendedores de gama alta, los CRM permiten crear y realizar un seguimiento de perfiles de clientes únicos para mantener a cada cliente conectado con su marca.
  • Finanzas: Las empresas de banca, inversión y otros servicios financieros utilizan CRM para realizar un seguimiento de las necesidades y preferencias de los clientes. Algunas plataformas incluyen seguridad adicional y funciones personalizadas para realizar un seguimiento y gestionar las finanzas de los clientes.
  • Hospitalidad: hoteles, restaurantes, aerolíneas y empresas de turismo utilizan CRM para rastrear las preferencias de los huéspedes e impulsar campañas de marketing automatizadas.
  • Seguros: Las pequeñas agencias y las grandes empresas pueden utilizar CRM para rastrear los perfiles de los clientes, mantenerlos interesados ​​y evaluar periódicamente las necesidades para ofrecer productos relevantes y opciones de cobertura.
  • Consultoría: Las empresas de consultoría dependen en gran medida de los CRM para realizar un seguimiento de los esfuerzos de ventas en curso y las necesidades de servicio al cliente. Al integrar por completo una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) con el CRM, las empresas de asesoría y consultoría pueden incorporar detalles de los proyectos de los clientes a sus perfiles.
  • Fabricación: Los fabricantes suelen confiar en los sistemas ERP para realizar el seguimiento de los materiales entrantes y las ventas salientes. Los módulos CRM ofrecen una comunicación sólida y un seguimiento de los clientes para que cada pedido pueda entregarse con precisión y a tiempo, cumpliendo o superando las expectativas del cliente.
  • Venta al por mayor: los mayoristas pueden utilizar CRM para clientes y proveedores.

Esta no es una lista completa. Las empresas de tecnología, jurídicas, educativas, mineras, de transporte, inmobiliarias, de telecomunicaciones, editoriales, de atención sanitaria, de servicios públicos, de infraestructura, de impresión y muchas más utilizan CRM para sus necesidades diarias.

¿Qué ROI deben esperar las empresas de un CRM?

Ahora es el momento de analizar los costos. Puede encontrar algunos CRM básicos gratuitos, pero a menudo carecen de la seguridad y las funcionalidades que ofrecen herramientas más útiles, como la que se incluye como parte del producto NetSuite en general. Los CRM con todas las funciones son herramientas poderosas que pueden impulsar las ventas y administrar sus datos de manera segura. El precio del CRM a menudo aumenta según el tamaño de su empresa, y también debe considerar los costos de instalación y capacitación. Sin embargo, los líderes empresariales experimentados saben que cuando un CRM se usa bien, esos costos se amortizan varias veces.

Se ha demostrado que los CRM aumentan las tasas de conversión hasta en un 300%, los ingresos en un 29% y la productividad del equipo de ventas en un 34%. Los resultados reales varían según la empresa, la industria y la etapa de implementación. Las empresas con CRM exitosos suelen obtener altos rendimientos en ingresos anuales, retención de clientes y menores costos/mejora de la eficiencia. Incluso los equipos de ventas que ya tienen éxito pueden beneficiarse de la mayor productividad, automatización, comunicación y transparencia que brinda un CRM.

Medición del ROI del CRM

La misma fórmula básica le ayudará a medir el retorno de la inversión de cualquier inversión. Primero, identifique la ganancia de la inversión, reste el costo y luego divida eso por el costo y multiplique por 100. La parte complicada es comprender la ganancia real de la inversión; después de todo, es posible que tenga otros esfuerzos simultáneos para mejorar el resultado final de su negocio, como contratar nuevos vendedores, expandirse a un nuevo mercado o lanzar una nueva línea de productos. Analizar múltiples métricas simultáneamente puede agregar matices a sus cálculos. Considere factores como la mejora de las ventas, la retención de clientes y otras métricas de productividad de ventas para comprender los beneficios de su inversión. Analizaremos más detalles sobre las métricas que pueden arrojar luz sobre el retorno de la inversión de su CRM más adelante en este artículo. Pero comencemos con la fórmula básica general. Para medir el retorno de la inversión de su CRM, utilice esta fórmula:

ROI = (Rendimiento neto de la inversión / costo de la inversión) x 100

A continuación, se muestra un ejemplo que le ayudará a poner en práctica esa fórmula. Supongamos que una empresa gastó $12 000 en un CRM en un año y vio que su margen bruto, o los ingresos netos por ventas de una empresa menos el costo de los bienes vendidos, aumentaba en $75 000. El ROI sería:

=($75,000 – $12,000 / $12,000) x 100
= 5,25 x 100
= 525%

10 funciones de CRM que impulsan el retorno de la inversión

Si bien esto es apenas la punta del iceberg de lo que puede hacer un CRM, aquí presentamos 10 características que impulsan el ROI.

  1. Cumplimiento automatizado de pedidos: en el momento en que ingresa un pedido de un cliente, el CRM puede activar el proceso de cumplimiento, involucrando a los proveedores externos y a su equipo interno.
  2. Atención al cliente: los datos recopilados mediante correo electrónico, teléfono, chat y atención al cliente en persona se recopilan con un único sistema al que pueden acceder todos los usuarios.
  3. Venta cruzada: los datos y la información sobre los clientes permiten mejorar la venta cruzada. Es posible que su CRM sea más capaz de detectar las necesidades de los clientes que su equipo de ventas.
  4. Ventas adicionales: además de las funciones de ventas cruzadas, el CRM puede sugerir posibles ventas adicionales en niveles de servicio más altos.
  5. Renovación automática: no deje pasar las fechas de renovación de los clientes. Los CRM pueden procesar pagos o enviar facturas automáticamente cuando llegue el momento de renovar o realizar un nuevo pedido.
  6. Entrega de cotizaciones: Para ventas complejas, puede crear y entregar una cotización dentro del CRM. Si el cliente desea cambios o quiere aceptar, ambas cosas se pueden hacer en el sistema.
  7. Formularios web para captar clientes potenciales: si alguna vez ha completado un formulario en línea con una empresa y recibió una llamada de una persona momentos después, es posible que la empresa haya estado usando un CRM que incluye formularios web para captar clientes potenciales. Haga que su equipo de ventas esté listo para captar y aprovechar los clientes potenciales casi instantáneamente a medida que llegan.
  8. Portal del cliente: Un portal del cliente basado en la web permite a sus clientes iniciar sesión, revisar su información, actualizar métodos de pago, descargar contratos, solicitar asistencia al cliente, ingresar pedidos y más.
  9. Pronóstico de ventas: las funciones de pronóstico de ventas le ayudan a planificar la dotación de personal y los costos de manera adecuada sin gastar de más.
  10. Gestión de comisiones: los sistemas de comisiones automatizados ahorran tiempo a su equipo de contabilidad y a sus gerentes. El personal de ventas puede iniciar sesión y ver datos en tiempo real sobre su cuota y el próximo pago de comisiones. Menos tiempo dedicado a la nómina significa ahorro de costos y más tiempo dedicado a los clientes.

Métricas clave para medir el ROI del CRM

La fórmula del ROI simplifica muchos números en segundo plano. Para entender dónde verá ahorros de costos y mejoras en los ingresos, concéntrese en estas métricas clave.

Un CRM no solo puede ayudarle a mejorar sus resultados, sino que también es una herramienta esencial para recopilar y hacer un seguimiento de los datos que le permitirán elaborar indicadores clave de rendimiento. En paneles de control fáciles de entender, puede hacer un seguimiento de las ventas, la eficiencia y las métricas del equipo, todo desde el software. Puede compartir esta información con las partes interesadas clave para demostrar el retorno de la inversión de su CRM y mostrar el rendimiento de su equipo y cómo está progresando hacia las metas y cuotas de ventas personales y del equipo.

Métricas de negocios

    • Ahorro de costes
      • Productividad del equipo o departamento: con un CRM implementado, debería notarse un aumento notable en la productividad colaborativa. Cada equipo debería poder hacer más con menos recursos.
      • Ahorro de eficiencia: los trabajadores individuales también deberían ser más eficientes, ya que tienen acceso rápido a los datos de clientes y productos desde un sistema central.
      • Mejora de procesos: si bien un CRM puede mejorar los procesos existentes, es posible que descubra que necesita rediseñar por completo los procedimientos relacionados con su CRM para lograr mejoras en todos los ámbitos.

Realice un seguimiento de estas métricas clave para obtener información sobre la productividad, el ahorro y la mejora de procesos con un CRM.

  • Ingresos
    Realice un seguimiento de la cantidad de ingresos por ventas antes y después de implementar el CRM para su departamento en general, así como por empleado. Al atribuir la adquisición de nuevos clientes y las ventas a campañas de marketing específicas, las empresas pueden ajustar sus estrategias para generar más ingresos.
  • Duración media del ciclo de venta
    ¿Cuánto tarda un cliente en pasar de la fase de contacto inicial o de oportunidad a la de venta? Un CRM debería ayudar a eliminar los obstáculos que, de otro modo, podrían retrasar las operaciones con una comunicación mejorada y procesos más eficientes. Controle el tiempo que transcurre, en promedio, desde el momento en que se contacta por primera vez a un cliente hasta que se concreta una venta.
  • Tamaño promedio de las transacciones
    Controle el precio promedio de cada venta cerrada y promedie el precio entre su equipo de ventas. También puede consultar el tamaño promedio de las transacciones para distintas regiones o incluso para empleados individuales.

    Tamaño promedio de la transacción = Monto total en dólares de todas las ventas en un período de tiempo específico / número total de ventas en el mismo período

  • Otras métricas de productividad de ventas
    Los datos de ventas pueden ser difíciles de rastrear porque a menudo dependen de representantes con poco tiempo para ingresar los datos manualmente. Gran parte de esa entrada manual de datos se puede automatizar con su CRM para que pueda identificar y monitorear los principales indicadores de rendimiento de los elementos que sabe que eventualmente podrían generar ventas. Considere elementos como:
    • Correos electrónicos
    • Llamadas
    • Reuniones con clientes
    • Cotizaciones enviadas a clientes/clientes potenciales
  • Punto de equilibrio: el punto de equilibrio es una métrica común que se calcula junto con el ROI. El punto de equilibrio se produce cuando el ROI es igual al 100 %.
  • Ganancias: las ganancias netas adicionales que superan el 100 % de retorno de la inversión aumentan el resultado final. La mayoría de las empresas deberían ver ganancias significativas al implementar correctamente un CRM.

Métricas de ventas

  • Tasa de margen: la tasa de margen es el porcentaje de cada venta que se conserva como beneficio. Un CRM puede ayudar a mejorar sus márgenes y realizar un seguimiento automático de ellos. Realice un seguimiento de esto para individuos, así como para todo su departamento de ventas, o por otro sector transversal, como región o ubicación, para obtener aún más información sobre sus datos.

    Margen de beneficio medio = Ingresos netos / ventas netas

  • Aumento de los ingresos por ventas: compare las ventas mensuales que obtenía antes de que se pusiera en marcha su CRM. Un aumento en las ventas mensuales promedio es una métrica útil para medir el éxito de su CRM.
  • Eficiencia del ciclo de ventas
    • Número total de llamadas de ventas frente a ventas totales: una mayor tasa de ventas en comparación con las llamadas indica un proceso de ventas más efectivo.
    • Tiempo de cierre: un tiempo de cierre más corto significa que su equipo de ventas puede pasar más rápidamente a la siguiente venta.
    • Tasa de cierre: los CRM son excelentes para realizar un seguimiento de las tasas de cierre por vendedor, equipo y en general. Un nuevo CRM puede potenciar a su equipo de ventas y generar tasas de cierre más altas.

Métricas clave de marketing

  • Número de oportunidades de venta generadas: además de cerrar ventas a un ritmo mayor, su equipo puede ver un aumento en las ventas potenciales con una mayor cantidad de oportunidades de venta generadas. Las oportunidades de venta pueden provenir de diversas fuentes, por lo que es importante realizar un seguimiento de dónde provienen para asegurarse de que sean valiosas y se conviertan en ventas; especialmente si está pagando para adquirirlas. Ya sea que las oportunidades de venta provengan de formularios de páginas de destino en su sitio, suscripciones a boletines informativos por correo electrónico o campañas sociales, todos los datos de los clientes están centralizados en un entorno digital.
  • Coste por cliente potencial: como su CRM puede ayudarle a gestionar de forma más eficiente los datos de sus clientes y automatizar tareas que requieren mucho tiempo, como la entrada de datos, es de esperar que su coste por cliente potencial disminuya. Esta métrica puede ayudarle a vincular su marketing con sus ventas.

    Coste por cliente potencial = Gasto total de marketing / total de nuevos clientes potenciales

  • Ingresos generados por campaña: los CRM facilitan la atribución automática de clientes potenciales y ventas por campaña, lo que genera informes detallados a nivel de campaña. Las empresas pueden configurar su atribución en función de modelos particulares, como primer clic, último clic o visualización dentro de un período de tiempo específico, como una semana o un mes.

Métricas clave del servicio

  • Número de casos por agente: con mayor eficiencia, los agentes de servicio al cliente deberían manejar un mayor número de casos por día.
  • Casos cerrados el mismo día: los clientes deberían disfrutar de una resolución más rápida. Un aumento en los casos cerrados el mismo día es beneficioso para los clientes y para su empresa.
  • Tiempo promedio de resolución: mejores datos y comunicación interna deberían conducir a un tiempo promedio más bajo para resolver los casos de servicio al cliente.
  • Nivel de satisfacción del cliente: muchas empresas no pueden sobrevivir sin clientes habituales. El CRM debe mejorar la satisfacción general del cliente, que se puede controlar mediante encuestas de clientes y otras métricas.
  • Retención de clientes: lo que hace que un cliente vuelva es una combinación de factores, pero recibir el mejor servicio al cliente suele ayudar. Los CRM hacen que la gestión de las relaciones con los clientes entre los equipos de ventas, atención al cliente y otros sea mucho más sencilla. Realice un seguimiento de la retención de clientes antes y después de la implementación de un CRM para medir su impacto en la retención de clientes.

Impulse su negocio con el CRM adecuado

Un CRM es una herramienta fundamental para empresas con equipos de ventas, empresas que gestionan el marketing y organizaciones que crean presupuestos y facturas o quieren priorizar el servicio al cliente. Un CRM es un conjunto de herramientas que le ayudan a gestionar mejor su relación con los clientes y los clientes potenciales para que pueda hacer crecer su negocio.

Pero no todos los CRM son iguales. Las plataformas CRM más robustas se conectan con otro software ERP, como su plataforma de contabilidad. Esto puede beneficiar tanto a los involucrados en marketing y ventas, como a otras áreas de su negocio, como finanzas e incluso nóminas. Por ejemplo, su equipo de contabilidad podría necesitar entender las comisiones al ejecutar la nómina. Y su equipo de ventas podría querer ver el historial de pedidos de un cliente específico, los pagos pendientes y otra información para crear una cotización precisa. Cabe destacar especialmente el proceso de configuración, precio y cotización que extrae información de sus plataformas ERP y CRM. La integración de software CRM y ERP puede mejorar la eficiencia, conectar equipos y proporcionar más información a todos los involucrados para brindar un mejor servicio a sus clientes y aumentar sus resultados.

Implementar un CRM es una inversión en el futuro de su negocio. Pero, como cualquier gasto importante, es importante comprender el impacto financiero y las ganancias, y evaluar la eficacia de la inversión de forma periódica. Para calcular el ROI del software CRM, primero debe comprender los ahorros, el aumento de las ventas y la mejora de la satisfacción del cliente como resultado de la nueva herramienta. Esto se hace monitoreando no solo uno, sino muchos KPI de CRM, como el tamaño promedio de las transacciones, la tasa de margen y la retención de clientes. Afortunadamente, muchas plataformas de CRM pueden ayudar a presentar los KPI en paneles de control fáciles de entender para que pueda informar mejor sobre el rendimiento financiero de su inversión. Y el software CRM avanzado se conecta con otras áreas importantes de su negocio, como la contabilidad, a través de plataformas ERP, de modo que todos sus datos de clientes y ventas se encuentran en un solo entorno digital.

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