En el entorno competitivo actual, las empresas deben adoptar estrategias inteligentes para optimizar sus procesos, reducir costos y maximizar la productividad. Aquí te compartimos enfoques clave para lograr una operación más eficiente. 💡📊
💡 ¿Qué es la Innovación en la Eficiencia Empresarial?
La innovación en la eficiencia empresarial implica implementar nuevas estrategias, herramientas y tecnologías para optimizar los procesos, reducir costos y mejorar la productividad. 📈⚙️ No se trata solo de adoptar nuevas tecnologías, sino de reimaginar flujos de trabajo, eliminar ineficiencias y potenciar el rendimiento general del negocio. 🏆
Este enfoque estratégico permite a las empresas mantenerse competitivas, responder rápidamente a los cambios del mercado y escalar sus operaciones de manera sostenible. 🌟
1️⃣ Automatización de Procesos Financieros 💸
La digitalización de tareas repetitivas, como la facturación y conciliación bancaria, elimina errores manuales y acelera los procesos. 📊 Usa software especializado para generar reportes financieros en tiempo real y simplificar la gestión contable. 🧾💡
2️⃣ Control de Inventario en Tiempo Real 📦
Una gestión de inventarios optimizada garantiza niveles adecuados de stock, reduce pérdidas y mejora la satisfacción del cliente. 📋💖 Los sistemas ERP ajustan automáticamente el inventario según la demanda y las ventas.
3️⃣ Visibilidad Financiera Completa 🧮
Herramientas actualizadas permiten tomar decisiones estratégicas con mayor precisión. 🎯 Los reportes dinámicos y paneles de control facilitan la planificación y proyección de resultados. 📆
4️⃣ Comunicación Eficiente entre Equipos 💬
Una comunicación fluida y centralizada mejora la coordinación interna. 🤝 Plataformas colaborativas facilitan el trabajo remoto, reducen malentendidos y mejoran la productividad. 💻🌐
5️⃣ Optimización de la Cadena de Suministro 🚚
Un sistema de gestión integral ofrece visibilidad en cada etapa del proceso logístico. 📦💡 Ajusta la producción, prevé retrasos y optimiza rutas para reducir costos y tiempos de entrega. ⏱️
6️⃣ Reducción de Costos Operativos 💰
Revisa los gastos regularmente y elimina ineficiencias para mantener la rentabilidad. 📉🔍 Herramientas de análisis financiero ayudan a identificar áreas de ahorro sin comprometer la calidad.
7️⃣ Gestión del Talento Humano 👥
Automatiza procesos de RRHH como la nómina y la gestión de desempeño para centrarte en el crecimiento del equipo. 📋💼 Atrae y retén talento clave. ⭐
8️⃣ Preparación para el Crecimiento 📊
Elige soluciones escalables que crezcan con tu negocio. 🚀 Las plataformas flexibles permiten integrar nuevas funciones sin interrumpir las operaciones. 🔄
9️⃣ Monitoreo a través de Paneles de Control 📈
Personaliza dashboards que centralicen tus KPIs más importantes. 🎯 Monitorea el rendimiento y toma decisiones basadas en datos en tiempo real. 📊
🔟 Planificación Financiera Proactiva 🏦
Anticipa desafíos financieros y ajusta tu estrategia utilizando herramientas de proyección. 📆🔮 Minimiza riesgos y maximiza oportunidades.
1️⃣1️⃣ Digitalización de Documentos 📂
Digitaliza tus archivos y mejora la seguridad de la información. 💾🔐 El almacenamiento en la nube facilita el acceso y reduce costos operativos. ☁️
1️⃣2️⃣ Mejora del Servicio al Cliente 🤝
Implementa sistemas CRM para personalizar la atención y optimizar la experiencia del usuario. 💖📞 La automatización agiliza respuestas y fortalece la relación con los clientes.
1️⃣3️⃣ Evaluación Constante de Procesos 🔄
Revisa los flujos de trabajo periódicamente y adopta nuevas tecnologías que impulsen la eficiencia. 📋💡 La mejora continua asegura la competitividad. 🏆
💻 Mejore la Eficiencia de su Negocio con el Innovador ERP de NetSuite 🌟
NetSuite es una solución ERP completa que conecta todas las áreas clave del negocio en una sola plataforma. ⚡ Con herramientas avanzadas para la gestión financiera, inventarios, recursos humanos, cadena de suministro y más, NetSuite ofrece visibilidad total sobre las operaciones. 📊✨
Sus beneficios incluyen:
✅ Automatización Financiera: Optimiza facturación, contabilidad e impuestos.
✅ Análisis en Tiempo Real: Mejora la toma de decisiones estratégicas.
✅ Escalabilidad: Crece al ritmo de tu negocio. 🚀
✅ Gestión Integral: Conecta ventas, logística y finanzas. 🏢
Con NetSuite, las empresas logran agilizar procesos, reducir costos y mejorar la productividad. 💸💡
❓ Preguntas Frecuentes sobre Ideas Innovadoras para la Eficiencia Empresarial
💡 ¿Qué beneficios aporta la innovación en la eficiencia empresarial? ✔️ Mejora la productividad ✔️ Reduce costos operativos ✔️ Optimiza los flujos de trabajo ✔️ Fortalece la toma de decisiones estratégicas
🔍 ¿Cómo saber si mi empresa necesita optimizar sus procesos? Si enfrentas retrasos recurrentes, errores manuales, altos costos o poca visibilidad financiera, es momento de innovar. ⚙️📉
🌐 ¿Qué industrias pueden beneficiarse de estas estrategias? Todas las industrias pueden implementarlas, especialmente manufactura, retail, tecnología y servicios financieros. 🏭🛍️💻
💾 ¿Cómo NetSuite ayuda a mejorar la eficiencia? Automatiza procesos clave, ofrece análisis en tiempo real y permite una gestión integral desde una plataforma centralizada. 📊⚡
📏 ¿Es NetSuite escalable para pequeñas y medianas empresas? ¡Sí! NetSuite crece junto con tu negocio, adaptándose a nuevas necesidades. 🚀📈
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Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son herramientas esenciales para integrar las funciones clave de una empresa —como finanzas, gestión de inventario, fabricación, ventas, gestión de proyectos y recursos humanos— en una plataforma unificada. Esta centralización no solo simplifica los procesos internos, sino que también optimiza la toma de decisiones y reduce costos. 💡
Sin embargo, antes de hacer una inversión significativa en un ERP, es crucial entender cómo se mide su Retorno de Inversión (ROI). Este análisis te ayudará a justificar la inversión y diseñar estrategias para maximizar su rentabilidad a lo largo del tiempo. Además, comprender el ROI es clave para identificar las áreas críticas donde un ERP puede generar mayor valor y dónde podrían existir oportunidades de mejora.
📊 Beneficios de Implementar un Sistema ERP
🔗 Centralización de Datos: Toda la información empresarial se almacena en una base de datos común, facilitando un acceso rápido y preciso. Esto reduce significativamente el tiempo necesario para generar informes y minimiza la probabilidad de errores relacionados con datos duplicados o desactualizados.
🧩 Eliminación de Silos de Información: La integración evita la duplicación de datos y mejora la comunicación entre departamentos. Con un flujo de información más transparente y eficiente, las empresas pueden detectar problemas operativos antes de que escalen y tomar decisiones fundamentadas en datos actualizados.
📈 Escalabilidad Empresarial: Los sistemas ERP basados en la nube permiten a las empresas escalar rápidamente sin incurrir en grandes costos de infraestructura. A medida que el negocio crece, el ERP se adapta a nuevas necesidades, facilitando la incorporación de nuevas líneas de productos o la expansión a nuevos mercados.
✅ Reducción de Errores Humanos: La automatización de procesos minimiza los errores manuales en áreas críticas como facturación y logística. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la satisfacción del cliente al reducir incidencias relacionadas con pedidos erróneos o demoras en las entregas.
👥 Optimización del Talento Humano: El personal se libera de tareas repetitivas para enfocarse en actividades estratégicas. Esto genera un entorno laboral más productivo y atractivo, además de fomentar la innovación dentro de los equipos.
💰 Control Financiero: Mejora la gestión del flujo de caja y facilita la planificación fiscal, permitiendo a las empresas tener mayor control sobre sus gastos, identificar áreas de ahorro y tomar decisiones de inversión informadas.
💸 ¿Cómo Calcular el ROI de un ERP?
La fórmula básica para calcular el ROI es:
Beneficios Netos: Ingresos adicionales o ahorros generados por el ERP.
Costo Total de Inversión: Incluye costos de implementación, licencias, infraestructura y mantenimiento.
Ejemplo Detallado:
Una empresa mediana decide implementar un ERP con los siguientes costos:
Costo inicial de implementación: $150,000 MXN
Licencia anual: $50,000 MXN
Capacitación del personal: $20,000 MXN
Mantenimiento anual: $15,000 MXN
Costos ocultos:
Tiempo de inactividad durante la implementación: $10,000 MXN
Pérdida de productividad temporal: $5,000 MXN
Beneficios esperados:
Ahorros anuales en costos operativos: $120,000 MXN
Reducción de errores y devoluciones: $30,000 MXN
Mejora en la productividad del personal: $40,000 MXN
Este ejemplo refleja cómo considerar tanto los beneficios directos como los costos ocultos ayuda a obtener una visión más precisa del ROI real.
💡 Consejos para Maximizar el ROI de tu ERP
🎓 Capacitación Constante: Un equipo bien entrenado aprovechará al máximo las funcionalidades del ERP y reducirá la curva de aprendizaje, permitiendo una adopción más rápida y efectiva.
👔 Apoyo de la Alta Dirección: El compromiso de los líderes impulsa la adopción efectiva. Su involucramiento también garantiza que las prioridades estratégicas de la organización se alineen con las capacidades del ERP.
🔍 Auditorías Periódicas: Evalúa el desempeño y ajusta procesos para optimizar resultados. Las revisiones constantes permiten identificar cuellos de botella y áreas de mejora, garantizando que el sistema evolucione con el negocio.
🎯 Expectativas Realistas: Establecer objetivos claros permite medir el éxito con precisión y evita frustraciones durante el proceso de implementación.
⚖️ Evita Personalizaciones Excesivas: Limita los cambios al sistema base para facilitar actualizaciones futuras y mantener la escalabilidad del sistema.
🤔 Preguntas Frecuentes (FAQ)
❓¿Qué industrias se benefician más de un ERP?
➡️ Cualquier industria puede beneficiarse, pero sectores como manufactura, retail, servicios financieros y logística suelen obtener mayores ventajas debido a sus complejas cadenas de suministro y altos volúmenes de datos.
❓¿Es mejor un ERP en la nube o local?
➡️ Depende de tus necesidades. Los ERP en la nube ofrecen mayor flexibilidad y menor inversión inicial, mientras que los locales proporcionan mayor control de datos y personalización.
❓¿En cuánto tiempo se recupera la inversión en un ERP?
➡️ El ROI varía según la industria y la complejidad del sistema, pero suele alcanzarse entre 12 y 24 meses. Empresas con operaciones más optimizadas pueden ver resultados incluso en menos tiempo.
❓¿Qué errores debo evitar al implementar un ERP?
➡️ No capacitar al personal, personalizar en exceso y no definir KPIs claros son los errores más comunes. También es clave contar con un cronograma realista y asegurar la participación de todos los departamentos involucrados.
❓¿El ERP mejora la experiencia del cliente?
➡️ Sí, al optimizar procesos internos se mejora la atención y la entrega de productos/servicios, lo que se traduce en mayor satisfacción y fidelización del cliente.
🏆 Conclusión
Un sistema ERP bien implementado no es solo una herramienta operativa, sino una palanca estratégica que impulsa el crecimiento y la rentabilidad. 🎯
Si estás considerando implementar un ERP en tu organización, evalúa cuidadosamente el ROI y sigue estrategias para maximizar sus beneficios. 💼✨
¿Listo para transformar tu negocio? 🚀
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El rol del director financiero (CFO) ha evolucionado más allá de la supervisión de presupuestos y balances. Hoy, los CFOs son piezas clave en la estrategia empresarial y en la toma de decisiones que impactan directamente el crecimiento y la rentabilidad.
Con esta responsabilidad en mente, presentamos una guía con las diez tareas diarias esenciales que todo CFO debería considerar para mantenerse relevante y maximizar su impacto.
📊 1. Organiza Reuniones Eficaces
La clave está en la coordinación y la comunicación clara. Con la creciente necesidad de asesoría estratégica, los CFO deben organizar reuniones enfocadas, breves y productivas. Definir una agenda clara y establecer horarios estrictos permite reducir interrupciones y evita los temidos “correos que pudieron ser reuniones” y viceversa.
💡 Consejo Clave: Prueba reuniones de pie o caminatas breves para fomentar la creatividad y reducir el tiempo improductivo.
📖 2. Mantén Actualizada Tu Lista de Lectura
La información es poder, y un CFO informado toma mejores decisiones. Dedica tiempo a revisar noticias del sector, tendencias económicas y alertas de ciberseguridad. Agregadores de noticias como Apple News o newsletters especializados son aliados clave.
💡 Tip Extra: Suscríbete a boletines como Axios Daily Essentials o CFO Dive para recibir las noticias más relevantes directamente en tu correo.
🌐 3. Constrúyete una Marca Personal en Redes Sociales
Hoy, la reputación digital es esencial. LinkedIn se convierte en una herramienta poderosa para los CFOs que buscan ampliar su red profesional y compartir insights. Comenta publicaciones, comparte artículos y mantén tu perfil actualizado.
💡 Ejemplo de interacción: En vez de escribir “Buen artículo”, intenta con “¿Qué opinan sobre las implicaciones financieras de este enfoque?”.
👥 4. Sé Mentor sin Complicarte
Formar a la próxima generación de líderes financieros no requiere horas interminables. Una reunión trimestral, un almuerzo informal o simples correos pueden marcar la diferencia en la carrera de un colaborador.
💡 Dato Clave: Las empresas valoran CFOs que preparan a futuros líderes, lo que también fortalece las posibilidades de escalar a puestos como CEO.
📈 5. Ofrece tu Perspectiva Financiera a Otros Departamentos
El análisis financiero no debe quedarse en el área de contabilidad. Comparte gráficos y proyecciones clave con equipos de ventas, marketing o producción para alinear sus esfuerzos con la rentabilidad empresarial.
💡 Tip: Simplifica los datos usando gráficos fáciles de interpretar y organiza almuerzos informales para explicar conceptos clave.
🤖 6. Maximiza la Automatización de Procesos
La eficiencia operativa es una prioridad. Automatizar procesos contables, nóminas y reportes permite liberar tiempo para tareas estratégicas. Empresas como School of Rock redujeron su tiempo de cierre contable en un 68% gracias a la automatización.
💡 Pregunta Clave: ¿Estás utilizando todo el potencial de tu ERP?
📘 Recurso Recomendado: Descubre cómo optimizar las funciones del director financiero con herramientas avanzadas en Entersol – Director de Finanzas.
🗳️ 7. Mantén Comunicación Constante con la Junta Directiva
No esperes a las reuniones trimestrales para comunicarte con la junta. Enviar resúmenes mensuales o compartir un artículo relevante puede fortalecer relaciones y preparar el terreno para futuros proyectos.
💡 Estrategia: Alterna entre datos duros y narrativas que expliquen el impacto de las decisiones en la rentabilidad.
🧠 8. Reserva Tiempo para Trabajo Profundo
Las interrupciones diarias reducen la productividad. Programa bloques de tiempo para tareas estratégicas y silencia notificaciones. Estudios demuestran que este enfoque mejora la toma de decisiones y fortalece la creatividad.
💡 Consejo: Usa rituales para entrar en modo enfoque: una taza de café, música instrumental o un espacio libre de distracciones.
🤝 9. Conecta con Otros Departamentos
Las mejores ideas surgen de la colaboración interdisciplinaria. Conversa con empleados de diferentes áreas, no solo con los altos ejecutivos. Las pausas para el café o los almuerzos casuales pueden ofrecer perspectivas valiosas.
💡 Si trabajas remoto: Organiza “cafés virtuales” con miembros de otros equipos para mantener esas conexiones informales.
🎯 10. Evalúa y Ajusta tus Objetivos
El uso de OKRs (Objetivos y Resultados Clave) permite monitorear el progreso y ajustar estrategias cuando sea necesario. Revisa semanalmente los KPI más relevantes y organiza reuniones trimestrales para evaluar el rendimiento global del equipo financiero.
💡 Preguntas Clave:
¿Mi equipo tiene las habilidades necesarias para enfrentar los retos futuros?
¿Qué procesos necesitan optimización?
¿La tecnología actual soporta el crecimiento proyectado?
✅ Conclusión
El día a día de un CFO va más allá de balances y presupuestos. Se trata de liderar estratégicamente, optimizar recursos y construir puentes entre departamentos para alcanzar los objetivos empresariales.
Pequeños cambios en la rutina diaria pueden convertir a los CFO en verdaderos estrategas empresariales. Mantente informado, conecta con tu equipo y nunca pierdas de vista el panorama general.
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Muchas empresas llegan a un punto en el que los procesos manuales y las prácticas contables fragmentadas que antes se utilizaban para gestionar los impuestos, las finanzas, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el inventario comienzan a limitar su negocio en lugar de beneficiarlo. Las empresas que buscan prosperar pueden limitarse a un libro mayor básico, introducir datos en varias hojas de cálculo y documentos, y malgastar valiosos recursos unificando informes redundantes de múltiples departamentos. El software de contabilidad ayuda a las empresas pequeñas y en crecimiento a gestionar, optimizar y automatizar de forma rentable los procesos financieros y operativos básicos y también más complicados. A continuación, se presenta un resumen de las diferentes características del software de contabilidad y cómo ayudan a las empresas a competir mejor en los mercados dinámicos y cada vez más complejos de hoy.
¿Qué es el software de contabilidad?
El software de contabilidad se utiliza para recopilar, registrar, categorizar, gestionar, acceder y compartir datos contables y otra información financiera desde una sola plataforma. Ahorra tiempo y dinero a las empresas al automatizar funciones manuales, comocrear asientos contables, generar estados financieros, actualizar informes clave, gestionar nóminas y gastos, y sincronizar datos entre diferentes departamentos.
Existen varios tipos desoftware de contabilidad. Las pequeñas empresas suelen empezar con un paquete básico que se instala en un sistema interno. Sin embargo, el software en línea proporciona más funciones, ventajas y personalización. Los modelos de precios van desde un pago único de licencia por un paquete básico local hasta una tarifa de suscripción anual para un software basado en la nube. Las suscripciones generalmente agrupan tarifas separadas basadas en la plataforma principal, los módulos opcionales y el número de empleados que usarán el software. La mayoría del software de contabilidad es escalable, dependiendo de las necesidades de una empresa en crecimiento, ya sea integrando funciones adicionales en el software local o agregando módulos en la nube.
Independientemente de la marca que elija una empresa,el software de contabilidad más popularincluye funciones básicas que gestionan los asientos en el libro mayor, la facturación, las cuentas por pagar y por cobrar, los informes y análisis, el tiempo de los empleados y la gestión de gastos. Los empleados pueden crear paneles para ver y realizar un seguimiento de la información más importante para sus funciones.
El software basado en la nube incluye esos conceptos básicos pero, debido a que está conectado a un servidor administrado centralmente a través de Internet, puede ofrecer funcionalidad y comodidad adicionales. El software basado en la nube, por ejemplo, proporciona acceso autorizado a los datos en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. También puede incluir actualizaciones automáticas de seguridad, copias de seguridad y nuevas regulaciones fiscales. Los módulos permiten a los gestores agregar rápidamente diferentes funciones, como capacidades de gestión de recursos más profundas y herramientas analíticas.
Al igual que un paquete local básico, el software basado en la nube está diseñado para ser utilizado por la mayoría de los tipos de empresas, y puede personalizarse para distintos modelos de negocio. Una empresa que opere con un modelo de negocio basado en suscripciones, por ejemplo, puede personalizar el software para gestionar la facturación recurrente, los precios basados en el uso, las facturas en tiempo real y la gestión dinámica del inventario.
¿Por qué utilizar el software de contabilidad?
Las empresas que han superado las prácticas y procesos de contables manuales utilizan software de contabilidad para ahorrar tiempo al automatizar y optimizar el registro, la gestión, la presentación de informes y el intercambio de datos contables y financieros. Con un buen software de contabilidad, una empresa puede automatizar muchas transacciones relacionadas con cuentas por pagar y por cobrar, inventario y nómina de empleados, así como informes y estados financieros.
Entre las muchas razones por las que las pequeñas empresas cambian de los procesos manuales al software de contabilidad, se encuentran que el software puede:
Programar automáticamente pagos a proveedores y pagos de facturas, y recordatorios.
Aumentar la precisión de las entradas de datos.
Introduce los datos de las transacciones directamente en los libros para realizar los cierres a tiempo.
Generar informes financieros precisos y conformes a las normativas.
Crea informes y gráficos personalizados para una apariencia más profesional.
Vincular directamente una cuenta bancaria para realizar pagos y depósitos.
Ofrecer una mayor visibilidad de los niveles del inventario.
Calcular los salarios de los empleados y los impuestos sobre la nómina.
El software de contabilidad basado en la nube requiere una instalación mínima y proporciona actualizaciones y copias de seguridad automáticas, así como capas adicionales de cifrado y otras medidas de seguridad. Esto permite a las empresas liberar los sistemas informáticos internos y los recursos de TI, ahorrando costos, aumentando la eficiencia y reduciendo los procesos manuales.
Las empresas utilizan el software de contabilidad para eliminar tareas manuales y redundantes, lo que permite a los empleados clave centrarse en tareas más importantes que agregan un mayor valor al negocio en general.
Diez ventajas del software de contabilidad
La mayoría del software de contabilidad se puede escalar en función del tamaño y la complejidad de una empresa. Los complementos y módulos proporcionan características y funciones adicionales en función de las necesidades de la empresa. La mayoría ofrece ventajas similares que ayudan a las empresas a digitalizar, automatizar, optimizar, aumentar la precisión y mejorar sus procesos contables y financieros. Estas son algunas de las principales ventajas del software de contabilidad más popular en la actualidad.
Ahorra tiempo con la automatización:Cualquier buen software de contabilidad puede automatizar la facturación entregando recordatorios de pago y facturas que incluyen enlaces para los métodos adecuados de pago en línea.La automatizacióntambién puede ayudar a las cuentas por pagar, al programar pagos bancarios y depósitos directos; también, a los pagos de impuestos, ingresando datos en los formularios de impuestos más comunes y presentándolos electrónicamente al organismo tributario pertinente; y a la nómina, calculando horas e impuestos, procesando salarios y pagando impuestos de nómina. Estaeliminación de procesos manualesahorra tiempo y mejora la precisión contable. Y cuando surgen errores, el software de contabilidad puede enviar una notificación y resaltar el error. Todo esto libera a los equipos contables y financieros para enfocar sus esfuerzos en tareas de mayor valor.
Acceso a información actualizada:los datos no valen mucho a menos que los empleados clave puedan ver información actualizada y precisa y tomar decisiones rápidamente para planificar, prever y alcanzar objetivos. Las empresas transaccionales se benefician al acceder a información sobre el método de pago, la hora y el lugar de venta de productos específicos. En un nivel más básico, la gerencia y otros miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los ingresos, ganancias, activos e inventario actualizados. También pueden comparar fácilmente los datos con otros periodos de tiempo.
Visibilidad mejorada de información más precisa:es difícil ver los detalles a través de lentes rayados o con una graduación de anteojos anticuada. Lo mismo ocurre con los procesos contables de ayer o con el software obsoleto. El software de contabilidad actual permite a los departamentos ver y rastrear transacciones fácilmente, gestionar y mantener datos actualizados y mejorar la colaboración entre departamentos. Esa visión integral ayuda a prevenir errores, romper los silos departamentales, realizar un seguimiento de la responsabilidad y evitar redundancias. La visibilidad total del desempeño general facilita el ajuste de la financiación y los gastos de los diferentes departamentos, lo que mejora la salud general de la empresa. También ayuda a los ejecutivos —ya sea el gerente de una empresa pequeña o el fundador de una empresa en crecimiento— a tomar decisiones precisas y en tiempo real.
Seguridad y continuidad:el software de contabilidad utiliza cifrado y otras capas de seguridad para proteger los datos y autenticar a los usuarios. Esto es especialmente importante para el software basado en la nube, donde los datos residen en un servidor remoto; la información crucial también está protegida en caso de pérdida o robo de un dispositivo móvil, o de incendio u otro desastre. Y las pequeñas empresas pueden obtener el mismo nivel de seguridad que las grandes.
Cumplimiento:elaborar manualmente, etiquetar, volver a comprobar y presentar los datos financieros en documentos y hojas de cálculo requiere mucho tiempo y genera errores. Mantenerse al día con las directrices, regulaciones y estructuras tributarias en constante cambio aumenta la frustración. El software de contabilidad puede automatizar y simplificar esos procesos, produciendo estados financieros precisos a través de plantillas actualizadas continuamente para cumplir con losprincipios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). La automatización de procesos ahorra tiempo y frustración al presentar estimaciones de impuestos trimestrales y rendimientos anuales.
Mejor toma de decisiones:la esperanza y el instinto no son los mejores cimientos para tomar decisiones cruciales. El software de contabilidad beneficia el proceso de toma de decisiones al brindar visibilidad de los datos en tiempo real y métricas clave (como ingresos, tasas de compra de clientes, ventas de productos y niveles de inventario) que definen la salud financiera de, por ejemplo, una cafetería independiente o una panadería regional con múltiples sucursales. Ese nivel de control, conocimiento y colaboración constituye una base más sólida para la toma de decisiones empresariales que los métodos estáticos, dispersos y aislados de las prácticas tradicionales de contabilidad manual.
Empleados más productivos:al automatizar los procesos contables rutinarios, el software puede transformar a los empleados clave de cuidadores pasivos de datos financieros a creadores proactivos de valor empresarial. Las capacidades principales del software de contabilidad (mayor precisión, entrega de datos en tiempo real, visibilidad y colaboración) ayudan a los equipos a desarrollar mejores estrategias empresariales y a comunicarse entre silos departamentales, lo que facilita la toma de decisiones mejor fundamentadas.
Acceso remoto:el auge del trabajo remoto causado por la pandemia ha llevado a muchos departamentos de contabilidad a incorporar sistemas de contabilidad basados en la nube, para que los datos y la información en tiempo real estén al alcance de los empleados autorizados desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Estas características mejoran la eficiencia, la precisión, la colaboración y la toma de decisiones.
Escalabilidad:la escalabilidad del software de contabilidad es de vital importancia a medida que los procesos contables, las ventas, las transacciones financieras, la base de clientes, el inventario y la nómina de una empresa se vuelven más grandes y complejos. La mayoría de los paquetes incluyen módulos y complementos que gestionan el crecimiento y se integran con cuentas bancarias, tarjetas de crédito, inventario y otros elementos empresariales. Las empresas también pueden eliminar funciones innecesarias durante tiempos de inactividad, transiciones o tendencias estacionales.
Menor costo:elsoftware de contabilidad basado en la nubeenvía datos a través de Internet a los servidores remotos de un proveedor, donde se procesan y ponen a disposición de los gerentes empresariales. Eso ahorra costos, tiempo y recursos. Dado que el software ya no se aloja en los equipos o la red de una empresa, el sistema basado en la nube libera un valioso espacio informático y permite al personal de TI concentrarse en otras tareas. Las actualizaciones automáticas de software eliminan las tarifas por nuevas licencias, hardware, mantenimiento del sistema e integración. Estas ventajas son especialmente importantes para empresas que operen en mercados volátiles o dinámicos.
Funciones clave del software de contabilidad
Las funciones básicas de los paquetes más populares automatizan y actualizan el ingreso de datos y la gestión de libros mayores, asientos contables, cuentas por pagar y por cobrar, nóminas, estados de resultados, balances generales, informes, facturación, conciliación, y órdenes de compra y venta. Elsoftware de contabilidad basado en la nubetambién proporciona acceso a datos contables y financieros sin importar la hora, la ubicación del empleado o el dispositivo en uso. Estas son las principales características que ofrece el software de contabilidad independiente y en línea más popular.
Contabilidad general:el software de contabilidad proporciona una única plataforma a través de la cual una empresa puede gestionar, actualizar y consultar en tiempo real todas las transacciones introducidas en sulibro mayor. Estas incluyen ingresos, ganancias, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Los asientos contables se pueden automatizar, al igual que la elaboración de informes y estados financieros.
Cuentas por pagar y por cobrar:el software de contabilidad puede rastrear, categorizar yautomatizar los pagosadeudados a proveedores y acreedores. También puede crear, programar, enviar, rastrear y personalizar facturas, y recordar automáticamente a los clientes los pagos atrasados. La mayoría también permitirá a la empresa configurar un portal en línea para el autoservicio de pagos.
Vincular cuentas bancarias:una función clave de la automatización que ofrece el software de contabilidad es la capacidad de vincular la cuenta bancaria de la empresa para realizar el seguimiento y realizar pagos y depósitos, e importar datos en tiempo real.
Conciliación:esta función automatiza el proceso de cotejo de registros internos con extractos de instituciones financieras y otras fuentes externas para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero gastado.
Cuentas de resultados:el software de contabilidad puede crear cuentas de pérdidas y ganancias,balancesyestados de flujos de efectivopersonalizados.
Gestión de nóminas, tiempo y gastos de empleados:el software de contabilidad se puede configurar para calcular automáticamente lo que se debe a los empleados con salario variable, gestionar diferentes tipos deprogramas de retribucióny compensación, y calcular los impuestos de nóminas.
Gestión de inventario:las empresas pueden automatizar elseguimiento de los niveles y tendencias de reservas de inventario, reordenar artículos y realizar pagos a proveedores automáticamente.
Acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo móvil:los usuarios autorizados en cualquier lugar pueden acceder al software desde dispositivos como teléfonos, tabletas, equipos de escritorio y portátiles.
Elegir el software de contabilidad adecuado
Empresas de todos los tamaños y de cualquier industria (desde las pequeñas empresas familiares en un nicho de mercado hasta una gran empresa en el escenario internacional) disponen de un amplio abanico de plataformas de software de contabilidad entre las que elegir. Es importante que una empresa se tome el tiempo para evaluar cuál se adapta a su tamaño, presupuesto, mercado y crecimiento previsto. La mayor parte del software actual incluye herramientas que necesitarán de la participación de varias personas de los equipos de contabilidad y finanzas, así que asegúrate de que sea sencillo de usar y pueda integrarse con cualquier sistema operativo para facilitar la automatización. Algunos software de contabilidad también están orientados a industrias particulares, de modo que pueden ajustarse mejor al contexto de tu empresa.
Antes de elegir un software de contabilidad para tu negocio, evalúa la trayectoria de crecimiento de la empresa y asegúrate de que el programa pueda escalarse y ajustarse en función del rumbo que siga esta. Si por ejemplo tienes previsto agregar un modelo por suscripción, busca software con facturación recurrente, facturas en tiempo real y funciones de gestión del inventario. Otros módulos pueden abordar necesidades empresariales y financieras complejas, múltiples divisas, gestión de recursos, planificación financiera, envíos y actualizaciones automáticas de regulaciones fiscales dinámicas. Estas características avanzadas a menudo se pueden reducir o eliminar durante las incursiones estacionales.
Toma las riendas de tu contabilidad con NetSuite
Independientemente del tamaño de una empresa, el software de contabilidad en la nube puede ayudarla a ser más eficiente y competitiva agilizando, automatizando y optimizando operaciones contables y financieras que antes se realizaban de forma manual, dentro de silos o no se hacían en absoluto.El software de contabilidad en la nube NetSuitefacilita la introducción, la gestión, el seguimiento, la actualización y la personalización de procesos básicos, como cuentas, asientos contables, transacciones y facturación, a través de su libro mayor dinámico. Los empleados autorizados pueden ver y compartir datos financieros desde una única plataforma en cualquier lugar, momento y dispositivo móvil. La visibilidad total de la información en tiempo real elimina redundancias y errores, mejora la colaboración y la toma de decisiones y garantiza cierres a tiempo. El software se vincula a cuentas de empresa para importar automáticamente información bancaria y de tarjetas de crédito para obtener una vista en tiempo real del flujo de efectivo. La seguridad y el cifrado actualizados protegen los datos empresariales y ahorran tiempo y dinero al personal de TI.
Todas las empresas, independientemente del tamaño, se esfuerzan por mejorar la eficiencia, reducir los costos y simplificar las tareas más complicadas. El software de contabilidad puede ayudar a lograr esos objetivos y mucho más. El software de contabilidad puede eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y las redundancias mediante la automatización de las prácticas contables, desde las más básicas hasta las más avanzadas. Puede ayudar a las empresas a gestionar el inventario, los cambios en la regulación fiscal, el aumento del personal y los complicados problemas de gestión de recursos. El software de contabilidad basado en la nube también puede proporcionar acceso a los datos en tiempo real en cualquier lugar, momento y dispositivo para dar a los directivos y empleados de la empresa la información que necesitan para tomar la decisión correcta en el momento adecuado.
¿Quieres saber más sobre cómo NetSuite puede ayudarte en tu empresa?
Es importante que una empresa tenga soluciones automatizadas para hacer frente a cualquier problema. Con NetSuite no solo podrás operar de forma confiable e inteligente si no que también lo harás de forma amigable y atractiva. Te invitamos a dejar tus datos para recibir una consultoría gratuita.
Haces un trabajo excelente, brindas un servicio de primera y ofreces un valor excepcional. Sin embargo, por muy satisfechos que estén tus clientes, no siempre pagan a tiempo. Este problema tan común tensa las relaciones y afecta tu flujo de efectivo, lo que limita la flexibilidad financiera de tu empresa. Ese es un riesgo grave.
Para todas las empresas que venden a crédito, los pagos atrasados son un problema que no siempre se puede evitar. A veces, los clientes tienen problemas económicos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, se trata de algo más mundano.
Si bien existen muchas razones por las que un cliente puede retener un pago, solo unas pocas son comunes y, afortunadamente, la mayoría se pueden resolver fácilmente.
¿Por qué los clientes retrasan el pago?
Los problemas de facturación afectan el flujo de caja, la satisfacción del cliente y, si ocurren con frecuencia, pueden dañar gravemente la reputación de una empresa. Teniendo esto en cuenta, a continuación se indican algunas de las razones más comunes por las que se retrasan los pagos y lo que puede hacer para evitar este problema.
1. Facturas faltantes . Las facturas pueden perderse debido a una dirección de correo electrónico o una dirección postal incorrectas, pero es mucho más probable que se envíen a la persona o al departamento equivocado. Saber a dónde esperan los clientes que se envíen las facturas y comprender sus procesos de aprobación son fundamentales para recibir el pago a tiempo. Si el cliente tiene una dirección de correo electrónico exclusiva para cuentas por pagar, úsela. Si desea que varias personas reciban una copia de la factura, hágalo. Evite enviar facturas por correo postal si es posible. Los registros en papel se extravían fácilmente.
2. Información incorrecta o faltante . El personal de cuentas por pagar está extremadamente ocupado y rastrear o corregir los datos de facturación no siempre es una prioridad. Si falta el número de orden de compra, por ejemplo, o la información de la orden no coincide con los registros del cliente, es probable que la factura se deje de lado hasta que alguien tenga tiempo de llamar al proveedor o el proveedor llame para preguntar sobre el pago. La combinación del acceso centralizado a los datos y la automatización de las cuentas por pagar ayuda a eliminar estos problemas al eliminar la entrada duplicada de datos. Eso mejora la precisión de los datos y garantiza que las facturas incluyan toda la información requerida cuando se envían.
3. Disputas de facturación . El uso de precios o facturas incorrectas para productos que no se enviaron seguramente causará frustración. Sin embargo, los errores de facturación son más que un problema de servicio al cliente. Pueden afectar el flujo de efectivo de varias maneras. Los clientes suelen retener el pago hasta que se solucionen los errores, lo que perjudica las entradas de efectivo a corto plazo, mientras que las disputas de facturación frecuentes conducen a la pérdida de clientes, lo que perjudica el flujo de efectivo a largo plazo.
La facturación automatizada ayuda a evitar errores de facturación al garantizar que se aplique el precio correcto a cada pedido y se cobre solo por la cantidad y el tipo reales de artículos enviados.
En el caso de las empresas que facturan a los clientes en incrementos, es posible que las facturas deban enviarse según un cronograma establecido o al finalizar un conjunto específico de tareas. Realizar un seguimiento de estos detalles puede resultar difícil, especialmente si los registros están en hojas de cálculo. Pero facturar a los clientes en el momento incorrecto, por ejemplo, antes de que se haya completado un hito acordado, puede generar disputas. Una solución de contabilidad que le brinda al personal de cuentas por cobrar la capacidad de crear cronogramas de facturación automatizados simplifica el proceso y ayuda a garantizar que se facture correctamente a los clientes.
5. Formato deficiente. A la hora de decidir qué facturas pagar, la apariencia importa. Es más probable que se rechace una factura deficiente o con un formato incorrecto. Lamentablemente, muchos sistemas de facturación adoptan un enfoque único para las facturas y ofrecen una cantidad limitada de plantillas que son difíciles de personalizar. Esto puede ser un problema si sus clientes requieren información adicional, como el número de licencia o la identificación del proveedor, que no está incluida en la plantilla estándar.
Los requisitos de facturación pueden variar según la industria o depender de los productos y servicios que se proporcionen. Por ejemplo, una empresa de construcción puede necesitar incluir una lista detallada de los materiales utilizados en un proyecto, así como las horas trabajadas y las tarifas cobradas. Un fabricante que ofrece descuentos promocionales puede querer agregar los términos y la duración de la promoción a su factura. Las plantillas inflexibles significan que puede ser necesario contratar a un consultor para crear un formato de factura personalizado.
Un formato deficiente también crea la impresión de que el vendedor no es profesional. Eso es una señal de alerta que sugiere que la factura puede ser fraudulenta. Incluso la más mínima posibilidad de fraude es suficiente para evitar que el vendedor reciba el pago. Para evitar cualquiera de estos problemas, busque una solución que ofrezca plantillas estándar flexibles y herramientas fáciles de usar para desarrollar facturas personalizadas.
5. Proceso de cuentas por pagar . Los procesos internos de cuentas por pagar de un cliente también pueden afectar el momento en que le pagan. Si el departamento de finanzas emite cheques solo una vez al mes, por ejemplo, es posible que transcurran dos o tres semanas desde la fecha de vencimiento de su factura antes de que se emita el pago. Es poco probable que un cliente cambie su ciclo de pago para que le resulte más conveniente, pero es posible que pueda acelerar el pago ofreciéndole una alternativa a emitir un cheque. Es posible que le resulte más conveniente pagar con tarjeta de crédito, transferencia bancaria o ACH, especialmente si realiza compras frecuentes o tiene cargos recurrentes, como una tarifa de suscripción.
Mejore los pagos puntuales con las funciones de facturación de NetSuite
Los errores, los procesos manuales, los problemas de formato y las opciones de pago limitadas pueden retrasar los pagos de los clientes y afectar el flujo de caja. NetSuite automatiza todo el proceso de cuentas por cobrar, desde la facturación a los clientes hasta la gestión de los pagos, lo que ayuda a mejorar el flujo de caja al eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo y garantizar que su personal tenga acceso a la información crítica que necesita para generar facturas precisas y oportunas.
Una base de datos centralizada proporciona un acceso cómodo y basado en roles a los detalles de las cuentas de los clientes, la información de los pedidos y otros datos relevantes de toda la organización. Poner estos datos a disposición ahorra tiempo y reduce los errores al eliminar la necesidad de introducir datos duplicados. Las plantillas de facturas flexibles y un editor de diseño avanzado facilitan la adaptación de las facturas para cumplir con los requisitos de los clientes.
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Es importante que una empresa tenga soluciones automatizadas para hacer frente a cualquier problema. Con NetSuite no solo podrás operar de forma confiable e inteligente si no que también lo harás de forma amigable y atractiva. Te invitamos a dejar tus datos para recibir una consultoría gratuita.
En el entorno empresarial actual, los directores financieros (CFO) juegan un papel crucial en la toma de decisiones que impactan no solo el bienestar económico de las organizaciones, sino también su capacidad para crecer y adaptarse a los cambios del mercado. Las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia entre una gestión financiera reactiva y una proactiva, capaz de anticiparse a los desafíos y aprovechar las oportunidades. A continuación, exploramos cómo las herramientas avanzadas y las estrategias financieras pueden ayudar a las empresas a mejorar su gestión financiera, optimizar el rendimiento y garantizar la sostenibilidad a largo plazo.
1.Automatización de la contabilidad para una mayor eficiencia y precisión
Uno de los principales retos de la gestión financiera es la gran cantidad de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y son propensas a errores humanos. La automatización de estos procesos no solo reduce significativamente los errores, sino que también libera a los equipos de finanzas para centrarse en tareas de mayor valor estratégico. Las soluciones como NetSuite permiten automatizar una variedad de procesos financieros, desde la contabilidad general hasta la facturación y la conciliación bancaria, asegurando que los datos se ingresen de manera precisa y en tiempo real.
Además, al contar con información actualizada en todo momento, los CFO pueden tomar decisiones más rápidas y fundamentadas, eliminando los cuellos de botella que surgen cuando se depende de procesos manuales y reportes de datos desactualizados.
2.Monitoreo en tiempo real de la salud financiera de la empresa
La visibilidad financiera es esencial para cualquier organización que quiera mantenerse competitiva y rentable. Las herramientas de monitoreo financiero en tiempo real, como las que ofrece NetSuite, proporcionan a los directores financieros una vista clara y precisa del estado financiero de la empresa. A través de dashboards personalizables, los CFO pueden acceder a métricas clave como ingresos, márgenes de beneficio, flujo de efectivo y otros indicadores importantes, todo en tiempo real.
Este monitoreo continuo permite a las empresas identificar problemas emergentes antes de que se conviertan en crisis. Por ejemplo, si los costos se desvían del presupuesto o las ventas caen por debajo de las expectativas, los directores financieros pueden tomar decisiones correctivas de manera inmediata, mejorando la capacidad de la empresa para adaptarse rápidamente a cambios en el entorno económico o del mercado.
3.Gestión y previsión de presupuestos más precisa
La capacidad para crear, gestionar y prever presupuestos con precisión es crucial para las empresas que buscan optimizar sus recursos. La gestión de presupuestos se convierte en un desafío cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas, lo que puede llevar a una mala asignación de recursos y desajustes entre los ingresos y los gastos proyectados. Las soluciones de planificación financiera como las que ofrece NetSuite permiten a las organizaciones tener una visión clara de sus proyecciones financieras y ajustarlas de acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.
El análisis de datos históricos y las previsiones basadas en tendencias actuales brindan una visión más precisa de los ingresos futuros, lo que permite a los CFO realizar ajustes de manera proactiva. Además, con la capacidad de analizar las desviaciones de presupuesto, se pueden identificar áreas donde se pueden hacer recortes o donde se requiere una mayor inversión, lo que ayuda a mantener las finanzas alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.
4.Optimización de la cadena de suministro y gestión de proveedores
El rendimiento financiero de una empresa no solo depende de su capacidad para generar ingresos, sino también de la eficiencia en sus operaciones y el control de los costos asociados. La cadena de suministro es uno de los mayores contribuyentes a los costos operativos, por lo que optimizarla puede tener un impacto significativo en la rentabilidad. Herramientas avanzadas de gestión empresarial como NetSuite ofrecen soluciones integradas para gestionar no solo las finanzas, sino también las relaciones con proveedores, el inventario y los costos de producción.
La integración de la gestión financiera con la cadena de suministro permite a los CFO tomar decisiones más informadas sobre el manejo de inventarios, la selección de proveedores y la estrategia de compras. Esto contribuye a reducir costos, mejorar los márgenes de beneficio y garantizar que los productos lleguen al mercado de manera eficiente y rentable.
5.Análisis avanzado para una toma de decisiones más informada
Los datos son el corazón de las decisiones estratégicas, pero no todos los datos son iguales. Para que los CFO puedan tomar decisiones informadas, es necesario contar con análisis avanzados que conviertan los datos brutos en información procesable. Las herramientas de Business Intelligence (BI) y análisis de datos de soluciones como NetSuite permiten a las empresas obtener información detallada sobre el rendimiento financiero, la rentabilidad por producto o unidad de negocio, el comportamiento del cliente y las tendencias del mercado.
Con estas herramientas, los directores financieros pueden identificar áreas de mejora, optimizar las estrategias de inversión y reestructurar los costos, todo basado en datos reales y no en suposiciones. El análisis predictivo también juega un papel importante al anticipar futuras fluctuaciones económicas o de mercado, lo que permite a las empresas estar mejor preparadas para los desafíos que puedan surgir.
6.Cumplimiento normativo y gestión de riesgos
El cumplimiento de normativas fiscales y regulatorias es un desafío continuo para muchas empresas, especialmente aquellas que operan en múltiples mercados con diferentes marcos regulatorios. Las soluciones integradas de gestión financiera ayudan a las empresas a mantenerse al día con las normativas locales e internacionales, minimizando el riesgo de sanciones o problemas legales. NetSuite, por ejemplo, ofrece funcionalidades que aseguran que todas las transacciones y reportes estén alineados con las leyes fiscales y regulatorias de cada país.
Además, la gestión de riesgos es una parte integral de cualquier estrategia financiera. Las herramientas avanzadas permiten a las empresas identificar y mitigar riesgos potenciales antes de que afecten gravemente su desempeño. Desde la gestión de riesgos operativos hasta el análisis de riesgos financieros, estas soluciones brindan a los CFO los recursos necesarios para mantener a la empresa protegida frente a posibles amenazas.
7.Colaboración y acceso compartido de información
En una empresa moderna, la colaboración entre diferentes departamentos es esencial para el éxito. Las soluciones financieras basadas en la nube, como NetSuite, permiten a los equipos de finanzas trabajar de manera más eficiente, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma información en tiempo real. Esto mejora la transparencia y la comunicación entre los departamentos, lo que, a su vez, mejora la toma de decisiones y acelera el proceso de respuesta ante cualquier cambio o desafío.
Conclusión
Las herramientas y estrategias adecuadas no solo mejoran la eficiencia de la gestión financiera, sino que también pueden transformar la forma en que una empresa toma decisiones estratégicas y se adapta a los cambios del mercado. Con soluciones como las que ofrece NetSuite, las empresas pueden obtener visibilidad en tiempo real, optimizar sus operaciones, gestionar riesgos, mejorar el cumplimiento normativo y, en última instancia, mejorar su rentabilidad y sostenibilidad.
En un mundo cada vez más competitivo, las empresas que adoptan tecnologías avanzadas y estrategias de gestión financiera proactivas estarán mejor posicionadas para prosperar en el futuro. Si estás buscando mejorar la gestión financiera de tu empresa, es el momento de explorar cómo estas herramientas pueden optimizar tu rendimiento y ayudarte a alcanzar nuevos niveles de éxito.
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