¿Como la contabilidad continua ahorra tiempo y mantiene el cumplimiento normativo?
Las caóticas condiciones empresariales de los últimos dos años han invalidado la mayoría de los supuestos y procesos de planificación que sirvieron tan bien a las empresas en la década anterior. Cuando la historia ya no ofrece una previsión precisa del futuro, la planificación se vuelve más difícil y más frecuente, y la necesidad de datos precisos y oportunos se convierte en algo primordial.
La mayoría de los equipos de finanzas experimentaban esto de primera mano mientras aprendían a trabajar de forma remota. Para muchos, el ciclo de cierre de fin de mes no necesariamente cambió, pero la demanda de datos precisos y completos en torno a él sí lo hizo: los líderes empresariales lo necesitarán no solo mensual sino permanentemente.
Y no es sólo el equipo de finanzas. Los directivos solicitan datos de inventario, ventas, marketing, producción y cadena de suministro con mayor frecuencia para ayudar a mantener el negocio en marcha, y luego en crecimiento. Los planificadores han aprendido que una actualización más frecuente de los datos ayuda a impulsar cambios en el negocio que se traducen en el resultado final.
Como resultado, las empresas más prósperas han llegado a valorar datos precisos y completos on demand. Muchos de estos mismos datos son necesarios para el cierre del mes. El valor de las actualizaciones más frecuentes debería sugerir un mejor proceso para mantener los libros al día. La Contabilidad Continua aprovecha la tecnología para lograr estos objetivos. Y comienza con la tecnología para las finanzas, pero no se limita sólo a eso.
Desafíos Contables
Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los contadores es garantizar que los datos fuera de su departamento estén actualizados, sean precisos y estén completos. La información clave que requiere la contabilidad, como los niveles de inventario, los hitos de proyectos o el estado de los activos fijos, suele estar repartida entre varios departamentos y sistemas de la organización y a menudo incluye registros manuales.
El esfuerzo necesario para recopilar y organizar estos datos para el cierre de los libros puede ser significativo, al igual que ha sido frustrante recopilar datos para pronósticos más frecuentes y correcciones de curso por parte de los líderes empresariales.
Por lo general surgen desafíos en tres áreas
Colaboración. El equipo de contabilidad lleva mucho tiempo teniendo dificultades para colaborar con otros miembros de la organización para obtener información a tiempo, y las numerosas personas que ahora trabajan desde casa han añadido una nueva dimensión al problema.
Las esperas para la actualización de la información por parte de otros departamentos, la falta de visibilidad sobre el estado de los pedidos recientes y los contratos pendientes, y los frecuentes cambios de última hora en los datos que ya se han procesado son un lastre para la eficiencia y retrasan la realización de otras tareas de cierre.
Un director financiero también debe establecer relaciones con los miembros de la junta y las principales partes interesadas fuera de la empresa. En el pasado, las juntas de administración solían confiar en el CEO como su principal fuente de información sobre el desempeño empresarial.
Sin embargo, tras la crisis financiera de 2007–2008, los miembros de la junta exigen una mayor transparencia y recurren a los CFO para obtener insights sobre el desempeño financiero. Como se discutió, esa tendencia se aceleró por los temores a la pandemia y la recesión.
Hoy en día, los directores esperan que el CFO proporcione una perspectiva racional acerca del estado del negocio y que actúe como contrapunto al optimismo desenfrenado que a menudo demuestran los CEO.
Finalmente, los CFO más eficaces también interactúan con clientes, proveedores, líderes comunitarios y otras partes interesadas externas. Ninguna empresa es una isla; cada una existe dentro de un ecosistema más amplio. La generación de relaciones dentro de este ecosistema ayuda a garantizar que el negocio tenga éxito, al mismo tiempo que aumenta la visibilidad del CFO y brinda oportunidades de avance profesional.
Cumplimiento. Otro desafío es asegurarse de que los procesos y decisiones contables cumplen con las normas pertinentes, incluidos los PCGA de EE.UU y las NIIF, y la normativa del sector o del gobierno, así como los códigos fiscales de todas las jurisdicciones en las que una empresa hace negocios. Esto incluye generar todos los informes necesarios, recaudar y pagar los impuestos a tiempo para evitar sanciones, multas, reexpresiones y auditorías más costosas y complejas.
Se debe tener en cuenta que a medida que las empresas crean nuevos canales de venta, el cumplimiento se vuelve más complicado. En particular, la venta online puede llevar a las empresas a situaciones de fluidez en el código tributario, ya que los estados descubren cómo gravar a los vendedores online fuera del estado.
Tiempo. Por último, la gran cantidad de tiempo que se necesita para cerrar los libros no concuerda con la necesidad de disponer de datos actualizado para la toma de decisiones. La revisión de las transacciones, la búsqueda de errores y la corrección de los asientos contables requieren tiempo, sobre todo si los ajustes se producen mucho después de la transacción y se deben investigar y recordar los detalles.
Otras actividades que consumen mucho tiempo son el cálculo manual de las amortizaciones y los devengos y la garantía de que los ingresos se reconocen correctamente. Gran parte de este trabajo debe realizarse fuera del sistema contable, utilizando hojas de cálculo, lo que aumenta el riesgo de errores.
Migración a la contabilidad continua
La Contabilidad Continua utiliza la tecnología para equilibrar las cargas de trabajo contables y proporcionar información más oportuna, sustituyendo los plazos de fin de mes o de trimestre por la realización más frecuente de las tareas de cierre. Al automatizar las tareas de cierre e incorporarlas a la rutina diaria, la Contabilidad Continua racionaliza el proceso y permite actualizar continuamente los documentos pertinentes, al tiempo que elimina los cuellos de botella.
El objetivo final de la Contabilidad Continua es generar informes financieros precisos y en tiempo real con la frecuencia que los responsables de la toma de decisiones los necesiten, proporcionando una visión instantánea del negocio, en lugar de informar los resultados dos o tres semanas después de los hechos.
La clave es automatizar las tareas rutinarias, en particular las recurrentes y repetitivas y las que requieren cálculos complejos. Además, la creación de una cultura de colaboración, tanto dentro del departamento de finanzas como entre éste y otros departamentos, mejora los procesos y proporciona al personal de contabilidad los datos oportunos.
Es fundamental que los miembros del equipo establezcan y mantengan relaciones sólidas. Una forma de hacerlo es asegurarse de que cada persona -y el grupo en su conjunto- vea cómo las tareas que realizan contribuyen a lograr objetivos financieros y empresariales más amplios. Herramientas de colaboración, como Slack y Zoom, también pueden ayudar a facilitar el trabajo conjunto de los colaboradores, incluso si se encuentran en diferentes lugares.
Por último, la Contabilidad Continua requiere un repositorio de datos centralizado en el que se pueda acceder fácilmente a la información relevante. Para las empresas de productos es fundamental disponer de datos en tiempo real sobre los niveles de inventario, los pedidos abiertos, los pendientes y las confirmaciones de envío. Para las empresas de servicios, se incluirán detalles relacionados con los proyectos, como las obligaciones de desempeño y la información de seguimiento del proyecto.
El objetivo es eliminar el tiempo que se pierde buscando información y mejorar la precisión introduciendo los datos una vez y haciéndolos disponibles al instante en toda la empresa. Con un único repositorio de datos, ya no hay que volver a introducir manualmente la información de un sistema a otro.
Ventajas de la contabilidad continua
El principal impulso que lleva a las empresas a adoptar la Contabilidad Continua es la necesidad de obtener mejores datos a lo largo del mes. Los nuevos procesos y sistemas necesarios para conseguirlo también deberían aligerar la carga de los equipos de contabilidad, evitando más semanas de largas jornadas que acompañan actualmente a la mayoría de cierres de mes.
Además, la tecnología que adopten las empresas para hacer posible el cierre continuo mejorará en última instancia la precisión al proporcionar una única fuente de datos para todos los grupos de una organización.
Los datos buenos reducen los riesgos de tomar decisiones basadas en la intuición o en las emociones.
Los mejores CFO hacen que los datos y los análisis sean una prioridad para ellos y sus equipos. Priorizan nuevos grupos de habilidades, desde la ciencia de datos hasta el diseño de procedimientos analíticos que mejoran los roles contables tradicionales. También promueven y adoptan plataformas digitales, como los sistemas ERP y CRM, que no sólo proporcionan datos en tiempo real en todo el negocio, sino que también simplifican y optimizan las operaciones de donde fluyen los datos.
“Las presentaciones en papel largas y lineales están diseñadas que las cosas no sean claras”, observó un CFO. “Lo digital libera la verdad”.
Para que los datos impulsen la mejora organizacional, los CFO deben adoptar el hábito de usarlos para mejorar los procesos e impulsar la innovación, incluso si eso significa volver a causar cierta incomodidad entre sus colegas.
Las mejoras basadas en datos a menudo requieren cambiar fundamentalmente la forma en que funcionan los departamentos. Para lograr eso, los CFO deben contratar a personas con las habilidades adecuadas, proporcionar apoyo operativo y adoptar tecnología que pueda habilitar esta visión basada en datos.
¿Cómo Netsuite fomenta la contabilidad continua?
NetSuite ofrece una solución completa de gestión financiera para las empresas que están preparadas para trasladarse de un proceso de cierre estándar, basado en eventos, a un enfoque de Contabilidad Continua.
Las principales ventajas son:
• La automatización de tareas repetitivas, como la creación de asientos, la gestión de amortización y depreciación, y la eliminación de transacciones entre empresas, ahorra tiempo.
• Una base de datos centralizada proporciona una única fuente de datos transaccionales, financieros y operativos en tiempo real, reduciendo el riesgo de errores al eliminar la entrada de datos duplicados.
• Las funciones de colaboración facilitan el intercambio de información, el inicio de conversaciones o el trabajo con equipos multifuncionales para resolver problemas.
• Los análisis integrados ayudan a los grupos de finanzas y contabilidad a añadir valor al negocio al identificar posibles oportunidades de crecimiento o descubrir ineficiencias que afectan a la rentabilidad.
Y con la arquitectura de nube de NetSuite, el personal de contabilidad tiene acceso a la información que necesita para llevar a cabo sus tareas desde cualquier lugar con conexión a Internet.
En el entorno empresarial actual, las organizaciones necesitan información y métricas en tiempo real para fundamentar las decisiones y evaluar rápidamente los resultados. Esto sólo es posible con una Contabilidad Continua. Las empresas que no adopten este enfoque, aferrándose en su lugar a los procesos contables tradicionales, se basarán en información obsoleta y se arriesgarán a no superar a su competencia.
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