Si eres CFO o líder senior en finanzas, es probable que estés dedicando mucho tiempo en estos días a descubrir cómo aprovechar al máximo los recursos humanos y tecnológicos que tienes disponibles. No estás solo. Las restricciones financieras se han intensificado, y los CEO y propietarios de muchas industrias han solicitado a los líderes estrategias para aumentar la rentabilidad sin gastar más.
Los desafíos en torno al trabajo son una preocupación principal. Las empresas de todos los tamaños se preocupan por la disponibilidad y la competencia de talentos. Pero también enfrentan desafíos en torno a la satisfacción y retención de los miembros actuales del equipo. El costo de reclutar, integrar y capacitar a nuevos miembros del equipo está aumentando, y las empresas están gastando más en personas con menos experiencia y conocimientos especializados. Las expectativas de un equilibrio más sólido entre el trabajo y la vida, especialmente entre los trabajadores más jóvenes, han generado conversaciones sobre la “renuncia silenciosa”.
Todos estos desafíos están llegando a los CFO en un momento de despidos, congelaciones de contratación y una orden de esperar y ver sin una fecha de finalización clara. Todos están leyendo ansiosamente el último número mensual del IPC, el informe de empleo y las señales del mercado financiero como indicadores líderes de lo que está por venir, pero están recibiendo señales contradictorias.
Es una tormenta perfecta que ha dejado a los líderes financieros seniors con el mandato de obtener más de lo que tienen. Estamos aquí para proporcionar consejos sobre cómo hacerlo.
Todas las flechas apuntan a la eficiencia.
Generar una productividad más alta al ahorrar tiempo y esfuerzo a los empleados se trata de encontrar ineficiencias, desarrollar mejores procesos y utilizar datos para comprobar la eficacia.
¿Qué impulsa este nuevo enfoque en hacer más con menos?
La última encuesta de NetSuite sugiere algunas causas:
- El 40% de los gerentes dice que el liderazgo no entiende cómo la escasez de personal afecta su capacidad para alcanzar metas.
- El 80% de los gerentes dicen que sus equipos tienen dificultades para cumplir con las obligaciones debido a la escasez de talento (21%), la escasez de materiales (19%) y las herramientas y procesos deficientes (23%).
- Cuando se les preguntó cómo resolver mejor estos problemas, la respuesta número uno en las empresas más grandes fue “mejorar la eficiencia”. Los gerentes se dan cuenta de que lanzar dinero al problema laboral ya no es una opción viable. Mientras la demanda supere la oferta, la solución más efectiva es la optimización del personal.
¿Por qué es tan importante ahora?
Hay una relación circular entre la eficiencia, la productividad, el crecimiento, la salud empresarial, la agilidad y la seguridad laboral de su personal. Las condiciones fiscales han cambiado rápidamente a medida que la inflación galopante lleva a la Reserva Federal a aumentar las tasas de interés en un esfuerzo por enfriar una economía sobrecalentada. Esto ha hecho que las empresas busquen formas de aprovechar al máximo sus recursos existentes en lugar de utilizar capital escaso y costoso para generar resultados.
La eficiencia sirve a la creciente prioridad de la rentabilidad.
Mejorar la eficiencia aumenta la producción, lo que impulsa el margen de beneficio. Un programa de mejora de la eficiencia es un ganar-ganar porque no necesariamente se necesitan inversiones adicionales para respaldar estos mejores resultados.
Y si pide tecnología o mano de obra adicional, primero ha demostrado que su equipo financiero está agotando al máximo lo posible para lograr los recursos actuales.
Protege el negocio.
La eficiencia también es la estrategia a seguir en tiempos inciertos. Los entornos económicos fluctúan y el mercado laboral cambia con ellos. Tener la capacidad de sacar el máximo provecho de lo que tiene protege el negocio durante períodos menos predecibles. Y poder conectar su trabajo con resultados sólidos incluso si los recursos de su equipo deben reducirse demuestra que es un intérprete superior.
Le permite jugar el largo plazo.
Una mayor eficiencia también es una protección contra los cambios demográficos que alteran la fuerza laboral disponible a medida que los empleados mayores con habilidades difíciles de reemplazar, experiencia y conocimientos institucionales se acercan a la jubilación. Le da más tiempo para buscar y capacitar a nuevos talentos en sus roles.
Proporciona agilidad empresarial.
Desde una perspectiva macro, una mayor productividad significa mayores ganancias para la empresa y la capacidad de aprovechar nuevas oportunidades que surjan, incluso en tiempos difíciles. Esa es una ventaja competitiva bastante notable si se está enfrentando a una empresa que opera ineficientemente y lucha por manejar lo que está en su plato. Incluso podría terminar adquiriendo ese competidor que lucha, y la mejora de la eficiencia financiera hace que el proceso de fusión y adquisición sea mucho más suave de lo que sería de otro modo.
Hace que los miembros del equipo sean más felices.
Por último, la eficiencia es buena para su personal existente. Si una empresa tiene problemas debido a operaciones ineficientes, el liderazgo comienza a buscar formas rápidas de reducir costos. Una respuesta común es el despido, lo que puede empeorar el problema. En ese sentido, impulsar la eficiencia puede traducirse en seguridad laboral.
Y al contrario de lo que algunos puedan creer, la eficiencia no significa enterrar a los miembros del equipo en el trabajo y provocar el agotamiento. Se puede llegar allí mejorando los procesos y agregando la tecnología adecuada. Estas herramientas permiten a los empleados trabajar.
5 formas en que los CFO mejoran la eficiencia del equipo de finanzas
- Revisión y mejora de procesos con un enfoque en la eficiencia. Los equipos de finanzas normalmente tienen muchos procesos definidos que aportan un grado de orden y consistencia a su trabajo, lo que en teoría es algo bueno. Pero también puede ser una fuente de problemas. Un proceso que introduce ineficiencias y que se sigue fielmente y consistentemente? Lo peor. ¿Un proceso malo que los empleados ignoran? Mejor, pero no es ideal ni repetible, y no te ganará puntos en el momento de la auditoría. Un proceso que está funcionando a pleno rendimiento y que ofrece resultados productivos y deseados? Esto aporta una gran comodidad y confianza tanto a los gerentes como al talento financiero. Al emprender mejoras de procesos, mantén en mente el acrónimo DMAIC: define, mide, analiza, mejora, controla. Puede ser útil generar mapas, normalmente en forma de diagrama de flujo, para cada proceso importante. Pregúntales a los empleados acerca de los puntos dolorosos que encuentran. Luego, al hacer mejoras, explica el razonamiento y mantén a los interesados involucrados. Las personas tienden a resistir el cambio menos cuando se sienten escuchadas.
2. Afinar la cultura de los empleados con un sesgo hacia la participación. Si bien la realización de mapas de procesos es un componente clave aquí, la productividad se basa en la experiencia, habilidades y dedicación enfocada de los empleados en la vida real. En un entorno donde el mercado laboral es más limitado, los empleados cualificados tienen numerosas opciones, y la retención es más importante que nunca. La cultura de trabajo que establezcas puede ser un factor determinante para la eficiencia.
Los empleados comprenden que están allí para hacer un trabajo, con expectativas que deben ser cumplidas y metas que deben ser alcanzadas. Pero en el camino, buscan un ambiente que fomente la capacidad de realizar su mejor trabajo.
Para los empleados, los logros culturales incluyen:
- Un ambiente laboral de bajo estrés;
- La sensación de que son respetados y apreciados por los gerentes y el liderazgo ejecutivo, por ejemplo, mediante oportunidades de capacitación.
- Ser reconocidos y celebrados por su buen trabajo;
- Un ambiente de trabajo que puedan personalizar en cierta medida, como elegir sus dispositivos preferidos;
- Un lugar donde se les confíe y trate como adultos: piense en horarios flexibles, trabajo remoto y una política de vacaciones liberal;
- Una compensación competitiva;
- Gerentes que respeten la necesidad de equilibrar las demandas laborales y personales;
- Apoyo para continuar su crecimiento profesional y adquirir nuevas experiencias;
- Estímulo para que sus propias ideas nuevas e innovadoras sean escuchadas.
3. La gestión de la carga de trabajo es un área de enfoque. Esto es un área específica que se intersecta con procesos y cultura. Los líderes financieros deben comprender plenamente el volumen y tipo de trabajo que necesita ser realizado y cómo se alinea con el tamaño y la experiencia de su equipo.
En un equipo financiero eficiente, todos están completamente comprometidos pero no abrumados. Trabajan en proyectos en los que destacan y entienden cómo contribuyen a los objetivos generales del negocio y su viabilidad. Establecer expectativas razonables para los miembros del equipo minimiza la posibilidad de exceso de trabajo y errores por apresuramiento o agotamiento. Ambos son asesinos de eficiencia.
- Fomentar la transparencia y la colaboración cruzada. “Demasiados cocineros en la cocina” es simplemente una forma elegante de decir: “Hay demasiadas personas involucradas, y esto será terriblemente ineficiente”.
Pero cuando se trata de equipos financieros y cómo se relacionan con otros departamentos, la transparencia y la colaboración son clave para evitar el caos, además de oportunidades perdidas, suposiciones falsas y esfuerzos desperdiciados o duplicados.
Lejos de fomentar la ineficiencia, la visibilidad es una superpotencia tanto dentro como entre equipos.
Los KPI ampliamente compartidos pueden revelar la necesidad de ajustes inmediatos o nuevos enfoques. Los gerentes y miembros del equipo, independientemente del departamento, pueden identificar brechas en la eficiencia y compartir sugerencias basadas en su experiencia. Esto facilita encontrar oportunidades para la colaboración interfuncional. Y los líderes pueden ver en cualquier momento en qué están trabajando los equipos y cómo están progresando hacia los objetivos, asegurándose de que todo ese esfuerzo se dedique a cosas que avancen directamente las prioridades del negocio. Ningún trabajador ni equipo quiere estar ocupado haciendo trabajo que realmente no importa.
- Agregar tecnología donde tendrá un impacto. No es ningún secreto que la tecnología es fundamental para lograr eficiencias, pero deberá trabajar a través de los pasos anteriores para tener claridad sobre dónde puede tener el mayor impacto positivo con la tecnología.
Esta estrategia no se trata de reemplazar el talento humano con automatización o inteligencia artificial, incluso si su personal tiene inicialmente esos temores. Más bien, se trata de aprovechar la tecnología para manejar lo que es capaz de hacer, especialmente tareas repetitivas básicas que agotan la moral, para que el talento humano pueda asignarse a trabajos que solo ellos pueden hacer bien.
De esta manera, el negocio está obteniendo el valor completo de esos empleados, que son más productivos y felices ahora que las tareas automatizables han sido eliminadas de sus responsabilidades.
Dependiendo de las necesidades del equipo financiero, la tecnología puede encargarse de cosas como:
Cuentas por cobrar
- Generar y enviar facturas, así como recordatorios de seguimiento para el pago
- Realizar cálculos de impuestos precisos
- Publicar automáticamente transacciones en los libros contables
- Definir términos de crédito
- Administrar y acelerar las cobranzas con múltiples opciones de pago
- Acortar el ciclo de crédito a efectivo
- Verificar el estado de las cuentas por cobrar en cualquier momento
- Utilizar paneles personalizables para informes detallados y visualizaciones de datos.
Cuentas por pagar
- Auto-revisar, aprobar y pagar facturas de proveedores
- Mantener registros detallados de proveedores
- Crear y administrar solicitudes de compra y mejorar la precisión al hacer coincidir automáticamente las facturas con el proveedor y la orden de compra correctos
- Dejar de ingresar débitos y créditos manualmente • Reducir el tiempo necesario para procesar facturas
- Obtener acceso inmediato a información clave de AP.
Las empresas también encuentran éxito con la automatización para informes de gastos y otros procesos comerciales, como la entrada de pedidos automatizada, el procesamiento por lotes, la transferencia de archivos y la generación y distribución de informes.
Si la tecnología que utiliza el equipo financiero forma parte de una suite de planificación de recursos empresariales (ERP) más grande, los datos fluyen sin problemas dentro y fuera de las funciones del equipo financiero para una vista completa del negocio y los clientes que se actualiza en tiempo real.
Cómo saber si tu equipo es eficiente
Probablemente ya sepas la respuesta: KPIs relevantes. Lamentablemente, muchas empresas y muchos equipos dentro de esas empresas no están haciendo seguimiento a las actividades porque o bien no tienen las herramientas para hacerlo de manera sencilla o no están seguros de qué es lo que deben hacer seguimiento.
Los KPIs se tratan de saber qué métricas impactan su equipo y realmente hacen avanzar los objetivos departamentales que se alinean y contribuyen a las prioridades mayores de la organización.
A menudo se describen como las “métricas importantes”. No todas las métricas lo son, y dedicar esfuerzos para medir aquellas que realmente no importan crea ineficiencias y frustraciones.
Para medir la eficiencia del equipo financiero, es importante analizar los datos relacionados con el rendimiento individual, que incluyen:
- Tiempo dedicado por tarea, posiblemente basado en medir el tiempo para una duración fija en distintos trabajadores para entender cuánto tiempo debería tomar cada tarea;
- Porcentaje de trabajo que debe ser re-hecho o revisado;
- Nivel de ayuda necesaria para completar las tareas asignadas;
- Volumen de producción;
- Calidad y precisión del trabajo;
- Número de años empleados;
- Ausentismo;
- Puntuaciones de habilidades blandas y estimaciones de ajuste cultural.
Y métricas de desempeño del equipo colectivo como:
- Días para el cierre de fin de mes;
- Precisión y puntualidad de los estados financieros;
- Oportunidades de refinamiento de procesos descubiertas e implementadas;
- Colaboraciones con otros departamentos que contribuyeron a cierres más rápidos;
- Número y velocidad de resolución de consultas al equipo de finanzas;
- Tasa de rotación de empleados (TRE);
- Puntuaciones de satisfacción del empleado;
- Puntuaciones más altas en evaluaciones de conocimientos después del entrenamiento; y
- Promociones internas frente a contrataciones externas para puestos abiertos.
Estableciendo KPIs inteligentes
En general, es seguro suponer que cuanto más eficiente es el equipo financiero, más saludable es la línea de fondo del negocio, por lo que es importante hacer un seguimiento de los KPIs con vínculos directos al rendimiento y utilizar los datos para mejorar el rendimiento organizacional al resaltar oportunidades para ajustar los procesos.
Los KPI deben ser fáciles de entender para los empleados, de modo que tengan una claridad absoluta sobre lo que se les está pidiendo que hagan.
Los empleados nunca deben sentir que el propósito de un KPI es rastrear su desempeño con fines de juicio individual, cumplimiento o para construir un registro negativo en su contra. No deben ser amenazantes en su naturaleza.
- Los KPI deben ser transparentes y los empleados deben poder ver cómo están progresando en sus metas en cualquier momento.
Aplique el principio SMART, lo que significa que cada KPI debe ser Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Oportuno. Además, deben estar demostrablemente vinculados a objetivos más grandes o la salud general del negocio.
- Los KPI deben tener un propietario claro. En otras palabras, debe haber alguien encargado de rastrear y analizar los resultados. Sin propiedad, los KPI pueden convertirse fácilmente en elementos de casilla que no ofrecen mejoras ni conocimientos utilizables.
- Los KPI deben ser adaptables. Las condiciones de la economía global y de los EE. UU., su industria y el negocio siempre están cambiando. Esos cambios pueden requerir nuevas prioridades y nuevos objetivos, por lo que es importante mantenerse flexible. Una lista de KPI de eficiencia no es “establecerlo y olvidarlo”.
Más simple=Más rentable
Ya sea mediante la adopción y aplicación efectiva de la tecnología o a través de una reevaluación de los procesos y formas de trabajo, el objetivo final es simplificar o eliminar las tareas menos valiosas en las que los empleados gastan tiempo. Esto conduce a un mejor uso del conocimiento y el talento, lo que produce eficiencia.
Tu papel como líder del equipo de finanzas es indispensable porque las mejoras individuales se suman a una mayor productividad que impacta positivamente en las ganancias y la salud financiera de la organización.
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