La automatización empresarial puede aumentar la eficiencia en toda una organización al eliminar una cantidad significativa de tareas repetitivas en el lugar de trabajo y reducir las horas perdidas en tareas redundantes y ayudar a mejorar la productividad general. Esos beneficios clave y otros han llevado a un número creciente de organizaciones a infundir cada vez más automatización empresarial en sus operaciones.
¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial utiliza la tecnología para eliminar el trabajo manual de los procesos empresariales diarios. Desde la contratación hasta la gestión del correo electrónico y la contabilidad, casi todos los rincones de las operaciones de una empresa pueden beneficiarse de algún nivel de automatización empresarial.
Con la automatización empresarial , las empresas pueden simplificar y optimizar los flujos de trabajo. En pocas palabras, el objetivo final no es tanto reemplazar el trabajo humano como aumentar con tecnología de una manera que ayude a mejorar todo el proceso de principio a fin.
Mucho más que simplemente reemplazar el papel y los archivos PDF con datos digitales dinámicos, la automatización empresarial tiene en cuenta los pasos clave de los flujos de trabajo de una empresa y luego intenta hacer que estos procesos sean más baratos, más rápidos y menos propensos a errores. Al integrar estos procesos en plataformas tecnológicas, las empresas también se benefician de mejores capacidades de generación de informes y de la capacidad de analizar datos a lo largo del tiempo. Luego, esa información sirve para tomar decisiones clave y ayuda a que el negocio crezca.
¿Por qué su empresa necesita automatizar procesos?
La automatización de los procesos comerciales ahorra tiempo y dinero, pero las recompensas de invertir en sistemas automatizados no terminan ahí. Estos sistemas también ayudan a reducir la cantidad de mano de obra necesaria para completar tareas clave y permiten a los trabajadores concentrarse en proyectos más importantes. Por ejemplo, cuando puede automatizar sus procesos de cuentas por pagar o salas de chat de servicio al cliente en línea, su mano de obra remunerada puede centrar sus esfuerzos en tareas más críticas y de desarrollo empresarial.
La automatización también ayuda a reducir errores costosos y el tiempo que lleva corregirlos. La mayoría de los errores en el procesamiento de documentos y la entrada de datos son resultado de errores humanos.
La automatización empresarial también puede introducir nuevos niveles de estandarización en los flujos de trabajo diarios al guiar a los empleados a través de pasos detallados y realizar un seguimiento de toda la documentación relevante. Todas estas mejoras pueden ayudar a las empresas a reducir tanto los costos operativos como los gastos generales.
13 ideas principales de automatización empresarial
Si bien la automatización tiene el potencial de generar mejoras en muchos aspectos de su negocio, existen algunas áreas en las que puede tener un impacto particular. Aquí hay 13 áreas de su negocio listas para la automatización y algunos consejos sobre cómo implementar estas ideas:
1. Proceso de contratación
La contratación de nuevos empleados es un proceso de varias etapas que comienza con la publicación de un puesto de trabajo o la contratación de candidatos específicos y finaliza cuando el empleado está completamente incorporado. Se pueden automatizar muchos pasos a lo largo del camino, lo que hace que el proceso general de contratación sea más simple y requiera menos tiempo.
Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una herramienta valiosa para automatizar el proceso de contratación. Como parte de un conjunto más amplio de funcionalidades, estos sistemas automatizan el proceso de gestión de candidatos. Pueden reducir el trabajo que conlleva hacer ofertas a los candidatos y equiparlos con todo el equipo y acceso a los sistemas que necesitan para el puesto.
Un HRMS puede mejorar la experiencia general del candidato. Eso, a su vez, mejora la reputación de su empresa y le ayuda a atraer mejores candidatos.
2. Análisis de empleados
Los departamentos de recursos humanos encargados de evaluar el trabajo de los empleados pueden utilizar datos para realizar un seguimiento de todas las tareas de cada empleado y generar informes listos para usar para gerentes y líderes. Si, por ejemplo, la rotación de empleados en el almacén se ha vuelto inusualmente alta en los últimos 90 días, la empresa puede utilizar herramientas de recursos humanos para identificar el problema específico y tomar mejores decisiones de contratación en el futuro.
3. Transferencias de archivos
Los días de mover archivos entre diferentes archivadores y llevarlos a distintos departamentos quedaron atrás. Las organizaciones actuales dependen de las transferencias de archivos digitales, pero no todos esos mecanismos de transferencia están a la altura de las expectativas. Usar una plataforma como Google Docs o un servicio como Dropbox, por ejemplo, conlleva sus propios desafíos.
Al utilizar la automatización empresarial, las empresas pueden almacenar y compartir archivos de manera eficiente, ya sea dentro de sus cuatro paredes o con clientes, socios comerciales y otras partes interesadas. Las soluciones de software del Protocolo de transferencia de archivos automatizado (FTP) y del Protocolo de transferencia de archivos SSH (SFTP) mueven los archivos a los servidores. Luego, los usuarios pueden programar una descarga o carga FTP/SFTP de uno o más archivos sin tener que pedir ayuda a un colega.
4. Generación y distribución de informes
Si las hojas de cálculo y los informes son la base de sus operaciones diarias, automatizar la generación y distribución de informes le ahorrará tiempo, dinero y molestias a su empresa. Las empresas pueden utilizar software para distribuir automáticamente esta información de forma diaria o semanal, y los destinatarios pueden utilizarla para revisar datos históricos, pronosticar el rendimiento futuro y tomar decisiones óptimas.
El software permite generar informes automatizados en momentos específicos (es decir, al final de cada semana o trimestre). El sistema también puede activar la generación de informes por eventos como un retraso en la fabricación o una escasez de producto en el centro de distribución.
Equipados con los informes que necesitan para poder realizar su trabajo (y de una manera que requiere poco o ningún trabajo), los empleados están capacitados para tomar decisiones que beneficien a sus departamentos y a la empresa en su conjunto. Esto permite a los gerentes y supervisores dedicar más tiempo a las tareas principales.
5. Automatización de correo electrónico
La mayoría de los empleados pasan horas del día recibiendo, examinando y respondiendo correos electrónicos, muchos de los cuales son irrelevantes para sus responsabilidades principales.
Para muchas empresas, la respuesta a la pregunta: “¿Cuánto más podrían lograr sus empleados si fueran el doble de productivos?” se puede encontrar con la automatización del correo electrónico. En lugar de manejar manualmente cada mensaje que llega a sus bandejas de entrada, los empleados están utilizando la automatización para organizar sus pilas de correos electrónicos diarios, enviando respuestas automáticas a algunos y dirigiendo todo lo demás a carpetas específicas para recibir mayor atención. Al automatizar las bandejas de entrada de los empleados, las empresas ayudan a su fuerza laboral a ver y responder mensajes relevantes de manera rápida y eficiente.
6. Procesos de Reclamaciones
Procesar reclamos de cualquier tipo es un proceso largo (por ejemplo, devoluciones, reparaciones, etc.) y arduo que a menudo genera mucha frustración para todos los involucrados. Cuando algunos o todos los pasos involucrados pueden automatizarse, se quita presión al reclamante y a la organización y les permite centrarse en los aspectos más importantes del proceso.
Utilizando tecnología como la automatización robótica de procesos (RPA), las organizaciones pueden acelerar el proceso de reclamaciones. Por ejemplo, un liquidador de reclamos puede extraer y transmitir datos automáticamente, en lugar de tener que buscarlos en línea, llamar a alguien o solicitarlos por correo electrónico.
Al desarrollar un flujo de trabajo automatizado para este y otros pasos, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo, el dinero y las molestias de sus procesos de reclamaciones.
7. Tareas de contabilidad
La contabilidad es un proceso que requiere mucho tiempo e incluye muchos pasos manuales. Al automatizar algunos o todos los pasos involucrados, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir errores y liberar el valioso tiempo de los empleados para concentrarse en otras tareas.
Tomemos como ejemplo las cuentas por pagar (AP) . PayStream Advisors indica que para el 55% de las empresas que aún manejan sus procesos de cuentas por pagar (AP) manualmente, utilizar un sistema automatizado para el procesamiento y pago de facturas ahorra tiempo y dinero. También reduce los errores de datos y ayuda a prevenir el fraude a través de un sistema de controles “sin contacto” que se realizan entre bastidores.
Combinadas, estas funcionalidades se traducen en importantes beneficios para las empresas que adoptan software de automatización de cuentas por pagar. Este software ayuda a las empresas a reducir la cantidad de trabajo manual necesario para procesar facturas, gestionar aprobaciones y procesar pagos. Al utilizar una solución de software para estas y otras tareas, las empresas pueden simplificar eficazmente estos procesos y sus flujos de trabajo asociados.
8. Reuniones
Gestionar calendarios, programar reuniones y organizar los detalles de estos eventos son actividades que tradicionalmente se han realizado manualmente. Pero varias plataformas de automatización diferentes pueden ayudar a aliviar las molestias de las reuniones internas y con los clientes.
Al automatizar las reuniones, las empresas no sólo pueden gestionar el evento en sí, sino también la logística previa y posterior a la reunión.
Como alternativa a las herramientas de calendario tradicionales, se pueden utilizar plataformas de automatización de reuniones (MAP) para respaldar la reunión en sí, mejorar la comunicación antes, durante y después de la reunión, y ampliar o reducir según las necesidades individuales de la empresa.
9. Gestión de instalaciones
Con la tarea de todo, desde gestionar el acceso de seguridad del edificio hasta reemplazar ventanas con goteras y reparar sistemas de calefacción y refrigeración, los administradores de instalaciones a menudo tienen que utilizar procesos altamente manuales (es decir, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc.) para gestionar esas tareas.
Estos enfoques son inconsistentes y descentralizados y se beneficiarían enormemente de una automatización que permita a los equipos reaccionar rápidamente, brindar el nivel adecuado de servicio y mantener registros de auditoría. En la mayoría de los casos, el software funciona con un mecanismo de respuesta automatizado, mediante el cual una acción (por ejemplo, una pieza de maquinaria con poco aceite, una ventana dejada abierta en el invierno o un incidente peligroso de resbalón y caída en el piso de la fábrica) desencadena una respuesta.
Una vez alertado del problema, el sistema gestiona el problema automáticamente o activa una alerta al administrador de las instalaciones, y todo con una mínima intervención humana. Esto no sólo elimina las conjeturas en la gestión de las instalaciones, sino que también ayuda a crear un entorno de trabajo más seguro para todos los miembros del equipo. También ayuda a las empresas a ahorrar dinero. eMant(se abre en una nueva pestaña)El software de gestión de instalaciones afirma que sus servicios automatizados han ayudado a las empresas a ahorrar hasta 100.000 dólares en gastos operativos anuales y, al mismo tiempo, han mejorado la productividad en un 20%.
10. Comunicación
Mantener a los miembros del equipo, clientes y socios comerciales actualizados sobre información importante es fundamental, pero enviar correos electrónicos, mensajes de texto o llamar a todos para compartir información requiere mucho tiempo y es ineficiente.
La automatización puede ayudar. Al configurar recordatorios repetidos de reuniones, por ejemplo, los equipos de ventas pueden recibir alertas de próximos eventos sin que nadie tenga que enviar esos recordatorios. Las invitaciones aparecen en sus calendarios, las aceptan o rechazan y el líder de la reunión tiene su lista de asistentes para el próximo evento.
Se pueden utilizar técnicas de automatización similares cuando se trabaja con clientes o prospectos, quienes deben recibir controles y seguimientos periódicos durante el transcurso de un mes o un trimestre. Al utilizar campañas automatizadas de correo electrónico por goteo, por ejemplo, las empresas pueden mantenerse en estrecho contacto con sus bases de clientes sin la necesidad de escribir y enviar mensajes individuales.
11. Procesamiento por lotes
Las empresas utilizan el procesamiento por lotes para automatizar la gestión de transacciones agrupadas o por lotes. En lugar de gestionar estas transacciones individualmente, el software “agrupa” múltiples transacciones y las maneja todas a la vez.
El procesamiento por lotes requiere poca o ninguna intervención humana y funciona especialmente bien para transacciones de “fin de ciclo”, como el procesamiento de informes de fin de mes o de fin de trimestre o nóminas semanales o quincenales.
12. Integración ERP
La integración con un sistema ERP permite que los sistemas automatizados obtengan información del ERP o introduzcan información en él. Cuando todos estos sistemas funcionan a partir del mismo conjunto de datos, las empresas obtienen una fuente única y unificada de todos los datos comerciales, que puede guiar las decisiones comerciales importantes.
Los datos compartidos que surgen de la integración de ERP ayudan a las empresas a eliminar las inconsistencias de los datos, erradicar el tiempo dedicado a mover información entre sistemas y obtener acceso a información precisa y en tiempo real. De este modo, las empresas tienen una visión holística de sus operaciones y pueden aprovechar al máximo las capacidades de sus sistemas automatizados.
13. Marketing
El marketing es otra tarea empresarial crítica que puede simplificarse y optimizarse con la automatización. El software de automatización de marketing , por ejemplo, puede organizar clientes potenciales y automatizar envíos masivos de correos electrónicos. También ayuda a las empresas a alinear mejor las campañas y programas con los esfuerzos de sus equipos de ventas.
Con el software de automatización de marketing, las empresas pueden rastrear, monitorear y nutrir clientes potenciales altamente calificados que estén listos para que los representantes de ventas se comuniquen con ellos y trabajen con ellos. Esto reduce la complejidad del proceso de conversión de clientes potenciales y permite un proceso de cierre de ventas más rápido.
Cuando las empresas utilizan software de marketing, también obtienen acceso a herramientas de seguimiento y medición que revelan su desempeño a lo largo del tiempo (es decir, al convertir clientes potenciales en ventas) y les permiten realizar ajustes que, en última instancia, conducen a mayores ingresos.
Con este tipo de automatización empresarial, las empresas pueden simplificar y optimizar los flujos de trabajo al reducir la mano de obra humana requerida con la tecnología para mejorar el proceso. La automatización empresarial tiene en cuenta los pasos clave de los flujos de trabajo de una empresa y hace que estos procesos sean más baratos, más rápidos y menos propensos a errores.
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