Sobrevivir como una PyMes fue un desafío incluso antes de la pandemia de coronavirus. Solo alrededor de la mitad de las pequeñas empresas suelen mantener sus puertas abiertas durante al menos cinco años en Singapur, y más de un tercio de las empresas australianas suelen fracasar en ese mismo período de tiempo.
La pandemia solo ha empeorado las condiciones ya difíciles, con un estudio reciente de Frost & Sullivan que encontró que el 42% de las PyMes empresas en Japón y Asia Pacífico (JAPAC) se vieron afectadas negativamente por COVID-19, incluida la mayoría en Singapur y Hong Kong. Si bien cada mercado enfrentó sus propios desafíos únicos, una pérdida de ventas que condujo a una reducción de las ganancias y el flujo de efectivo encabezó la lista en toda la región.
Si bien la pandemia afectó mucho a muchas empresas, muchos de los desafíos que enfrentaron fueron los mismos problemas que las empresas suelen enfrentar, solo que magnificados. Nadie sabe cuándo llegará la próxima recesión importante, pero al identificar los desafíos financieros más comunes que enfrentan las empresas, los líderes pueden implementar medidas para mitigar el efecto de cualquier sorpresa desafortunada.
4 problemas financieros comunes que enfrentan las PyMes
- Pérdida de Clientes
La retención de clientes es una preocupación perenne. De los empresarios encuestados por Frost & Sullivan que dijeron que habían fracasado, el 56 % citó la dificultad para conseguir clientes como causa principal. Por el contrario, el 40% de los que tuvieron éxito mencionaron las ventas y el marketing efectivos como uno de los principales contribuyentes.
El seguimiento de las tasas de retención y abandono es una buena manera de medir la eficacia de las diferentes tácticas para minimizar la pérdida de clientes. Mixpanel analizó datos anónimos de 1300 millones de usuarios para generar puntos de referencia para la retención de clientes y descubrió que la tasa promedio de retención de ocho semanas en todas las industrias es del 20 %.
Tome la cantidad de clientes al final de un período determinado y reste la cantidad de clientes adquiridos durante ese período. Luego divida ese número por el número de clientes al comienzo del período y multiplíquelo por 100 para obtener un porcentaje.
Pequeños cambios en la tasa de retención pueden marcar una gran diferencia en las ganancias. Una estadística de Bain & Company citada con frecuencia dice que al aumentar la tasa de retención de clientes en un 5%, una empresa puede aumentar sus ganancias en un 25-95%.
Para aumentar la retención de clientes, busque formas de aumentar la lealtad de los clientes, ya que el costo de adquirir nuevos clientes es mucho más alto que mantener a los existentes. Las tácticas incluyen instituir programas de lealtad, ofrecer a los clientes descuentos exclusivos y desarrollar formas fáciles de solicitar comentarios de los clientes. Asegúrese de conectarse con los clientes con frecuencia para que pueda abordar cualquier inquietud rápidamente.
- Presión de las Fuentes de Crédito
La fuente más común de capital para financiar la expansión comercial son los ahorros personales y familiares, seguidos del uso de las ganancias y los activos de la empresa, la obtención de préstamos comerciales de instituciones financieras y la obtención de tarjetas de crédito comerciales.
Según la investigación de Frost & Sullivan, uno de cada tres empresarios que dijo que su negocio no tuvo éxito citó la falta de fondos para invertir en él como factor principal. Los tipos de financiamiento externo más comunes para las pequeñas empresas son los préstamos y las líneas de crédito.
En muchos casos, como cuando los empresarios manejan un negocio de propietario único, usan su garantía personal para recibir financiamiento. Una forma en que los dueños de negocios pueden asegurarse de no asumir más deudas de las que pueden pagar es realizar un seguimiento diligente y preciso de los gastos asociados con los préstamos. Esto puede incluir tanto los gastos del préstamo, como intereses y tarifas, como los costos asociados con el propósito del préstamo. Por ejemplo, si está pidiendo dinero prestado para actualizar la cocina de su restaurante, además del costo de la instalación, también debe considerar cosas como las tarifas de mensajería o el costo de estar cerrado por varios días.
- Refinanciación repetida de préstamos
Otra forma en que las PyMes pueden buscar efectivo es refinanciando préstamos.
Cuando la empresa obtuvo su primer préstamo, es posible que los términos no hayan sido tan favorables como cuando la organización ha estado ganando dinero durante algunos años. Para los dueños de negocios que han mejorado su puntaje crediticio, aumentado sus ingresos o aumentado el valor de sus activos, refinanciar un préstamo puede ser una buena idea. Las tasas podrían ser más favorables y los pagos más bajos, lo que significa que la empresa puede usar más efectivo.
Si bien la refinanciación es una práctica común, hacerlo para cubrir los gastos operativos podría indicar problemas. Si el propietario de una pequeña empresa usó sus propios activos para garantizar un préstamo, la refinanciación de la deuda puede afectar su situación financiera personal. Los propietarios de pequeñas empresas también deben considerar si existen multas por pagar el préstamo anterior antes de tiempo. Si esas sanciones superan los beneficios de la refinanciación, no es una buena idea.
Si bien un prestatario puede refinanciar para acortar el plazo del préstamo, es poco probable que sea así si el objetivo es reducir los gastos mensuales. Los beneficios de una tasa de interés más baja se compensan parcialmente con un aumento en la deuda total, ya que las tarifas de refinanciamiento a menudo se agregan al total adeudado. Según el tamaño de la deuda, cuánto más baja sea la nueva tasa de interés y los objetivos de la empresa, es probable que la refinanciación extienda la duración de un préstamo o, en el mejor de los casos, retenga el calendario de pagos actual.
- Mal ambiente de trabajo
No hay duda de que tener el equipo adecuado puede ayudar a su empresa a alcanzar su potencial. El estudio de Frost & Sullivan encontró que el 36% de las empresas exitosas mencionaron tener excelentes empleados como una de las principales razones de su éxito. Pero incluso antes del coronavirus, las pequeñas empresas a menudo tienen dificultades para atraer talento calificado.
Más allá del costo básico de los salarios y los costos asociados, como los seguros y las contribuciones a las pensiones, los líderes empresariales también deben considerar el costo que la alta rotación de personal puede tener en una empresa. Si bien puede ser difícil competir con algunos de los beneficios que ofrecen las organizaciones más grandes, el ROI de una mesa de ping-pong aún no se ha determinado. El factor más importante para una cultura empresarial sólida es el gerente del empleado, seguido de un trabajo significativo y flexibilidad, tiempos de viaje y desarrollo profesional.
Las pequeñas empresas deben buscar crear un entorno seguro e inclusivo en el que los empleados se sientan debidamente compensados y tengan acceso a oportunidades de desarrollo. Garantizar este tipo de entorno no tiene por qué costar mucho dinero y, para la mayoría de las empresas, será una inversión valiosa, ya que la pérdida de recursos necesaria para reclutar nuevos empleados todo el tiempo puede ser significativa.
Cómo el software financiero y de contabilidad puede ayudar a resolver problemas financieros
Para evitar todos los problemas anteriores, o detectarlos antes de que se conviertan en problemas mayores, una organización necesita ver y comprender cómo entra y sale el efectivo del negocio, y tener total confianza en esos números.
El software de contabilidad brinda a las empresas visibilidad de todos sus ingresos y gastos y les permite rastrear y analizar métricas financieras clave a lo largo del tiempo. Además, este software puede automatizar los procesos de cuentas por cobrar para ayudar a reducir los días de ventas pendientes y aumentar el flujo de caja. También ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las facturas y aprovechar al máximo sus condiciones de pago para optimizar la gestión de las cuentas por pagar, al mismo tiempo que mantiene relaciones sólidas con los proveedores clave.
Finalmente, el software de contabilidad facilita que las empresas proporcionen estados financieros y otra información esencial requerida para asegurar el financiamiento.
Tener procesos de contabilidad automatizados también ayuda a las pequeñas empresas a conservar una parte muy importante de su equipo: los de la organización financiera. Las empresas se aferran a las buenas personas al ofrecer mejores salarios, ventajas y oportunidades de ascenso que los competidores. Con muchas tareas rutinarias de contabilidad automatizadas, los miembros del equipo de contabilidad y finanzas pueden perfeccionar otras habilidades, como el pensamiento crítico y la comunicación. Y con un sistema de contabilidad basado en la nube, pueden mejorar aún más una de las habilidades tecnológicas más demandadas para los contadores: el dominio de los sistemas basados en la nube.
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