Módulos de ERP que necesita tu empresa

¿Qué son los módulos ERP?

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es como el sistema nervioso central para una empresa, que recopila y organiza información clave para respaldar operaciones eficientes y sencillas, incluso a medida que se expande dicha empresa. La plataforma ERP automatiza los procesos de negocios y proporciona información y controles internos, basándose en una base de datos central que recopila información de varios departamentos.

Una vez que se recopila información en esa base de datos central, los líderes obtienen una visibilidad interdepartamental que les permite analizar varios escenarios, descubrir mejoras en los procesos
y generar ganancias de eficiencia importantes.

Eso se traduce en ahorros de costos y una mejor productividad a medida que las personas pasan menos tiempo buscando los datos necesarios o completando tareas mundanas.

Los sistemas de ERP generalmente vienen con varios módulos que son como bloques de construcción para el software utilizado para administrar los negocios del mundo, ya sea que generen cientos de miles o cientos de miles de millones de dólares en ingresos cada año. Cada módulo trae un paquete de funcionalidad que ayuda a completar un proceso en particular, o una parte de ese proceso.

Estos bloques de construcción ayudan a varios departamentos, desde las finanzas hasta la cadena de suministro, recursos humanos y ventas, a realizar sus funciones individuales. Los módulos se conectan a la base de datos común del ERP y deben integrarse fácilmente entre sí para garantizar que cada departamento tenga datos precisos y consistentes y apoye los procesos de negocios interconectados. El objetivo final es que los empleados puedan acceder a la información que necesitan para responder preguntas sobre el desempeño actual de su departamento, orientar las áreas objetivo de mejora, ayudar con la planificación futura y colaborar con otros equipos.

Una vez más, todos estos módulos interactúan entre sí de una manera que a menudo aumenta sus capacidades. Por ejemplo, el departamento de finanzas puede revisar los datos que se originan en el CRM sobre las comisiones de los vendedores para asegurarse de que sean compensados adecuadamente.

Hace años, un ERP on-premises era la única opción, y solo las empresas más grandes y con más recursos podían tenerlo. Las implementaciones de ERP eran proyectos extensos y que consumían mucho tiempo, por lo que muchas empresas implementaron todo a la vez y tal vez nunca activaron o sub-utilizaron ciertos módulos. Es posible que no hayan necesitado esa funcionalidad de inmediato, pero adoptaron un abordaje de “por si acaso” para asegurarse de que pudieran aprovecharla, si era necesario, sin tener que implementar otro largo proyecto.

Por primera vez, la promesa del ERP modular se cumplió realmente: la empresa no tenía que construir la infraestructura de hospedaje ni implementar un sistema voluminoso, sino que podía comenzar solo con la funcionalidad que necesitaba y agregar más a medida que evolucionaba.

La nube colocó los beneficios de ERP al alcance de las empresas más pequeñas, ya que eliminó las largas y penosas implementaciones y los altos costos iniciales de los sistemas heredados. El precio basado en la suscripción de un sistema en la nube también jugó un papel importante. El ERP podría eliminarse del balance general como un proyecto de capital, y colocarse en los libros como un gasto operativo, lo que significa que la funcionalidad podría implementarse y pagarse conforme la empresa realmente la necesitara.

Entonces, ¿qué pueden hacer estos módulos de ERP y cómo puede tu negocio comenzar a reunirlos para generar una ventaja competitiva?

Un módulo de ERP, que se ocupa de la contabilidad, la gestión del efectivo, la presentación de informes financieros y la elaboración de presupuestos básica, suele ser el primero que una empresa implementa, porque obtener “números” precisos es la base para impulsar y medir la eficiencia en toda la organización.

Más de la mitad de las empresas pequeñas y medianas dijeron que usan parte o únicamente software basado en la nube para finanzas y contabilidad en una encuesta reciente aplicada por Robert Half. Al mismo tiempo, el número de empresas más pequeñas que informan depender de Excel para la elaboración de presupuestos y la planificación ha disminuido significativamente en los últimos años.

A medida que el negocio crezca y necesite mejorar la forma en que gestiona el inventario, las órdenes de los clientes o las órdenes de compra, se activará una nueva funcionalidad, todo lo cual extraerá información y alimentará a la misma base de datos para mantener una única fuente de información precisa. Los datos de un módulo generan información o resultados en otro: lo que es el verdadero valor de un sistema ERP. Por lo general, las empresas construyen su escenario de ERP adoptando estos módulos primero:

• Finanzas. Este módulo incluye la función estándar de contabilidad, la actualización automática del libro de contabilidad y el seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Puede manejar las conciliaciones de cuentas para ayudar al departamento de contabilidad a cerrar los libros de manera oportuna. El módulo de finanzas a menudo tiene capacidades de facturación, así como funcionalidad para generar estados financieros clave como balances, estados de pérdidas y ganancias y estados de flujo de efectivo. También se pueden agrupar aquí herramientas que automatizan cálculos complejos como el reconocimiento de ingresos, la consolidación de datos de varias subsidiarias o unidades de negocios para fines de informes, planificación y elaboración de presupuestos.

• Las empresas suelen adoptar un módulo de ERP para manejar las finanzas cuando sus necesidades superan la limitada funcionalidad del software de contabilidad diseñado para pequeñas organizaciones. Por ejemplo, una empresa puede necesitar esta aplicación cuando su volumen de transacciones se vuelve demasiado alta, y no puede producir fácilmente los estados financieros requeridos para el cumplimiento legal y regulatorio, o tal vez requiere soporte para múltiples monedas.
• La aplicación de finanzas permite a una empresa obtener visibilidad en tiempo real de su posición de efectivo y hacer que el cierre de fin de mes sea más rápido y fácil.

• 2. Adquisiciones. El módulo de adquisiciones, también conocido como módulo de compras, permite a la organización mejorar los procesos involucrados en una empresa para obtener los bienes, servicios y materiales que necesita para construir o vender sus propios productos o servicios. Las empresas pueden mantener una lista de proveedores aprobados en este módulo y vincular a esos proveedores a ciertos artículos. También puede automatizar las solicitudes de cotización, luego rastrear y analizar todas esas cotizaciones en un solo lugar. Al centralizar el proceso de órdenes de compra, la aplicación de adquisiciones permite a la compañía racionalizar mejor las facturas, rastrear las órdenes de compra y preparar los pagos a los proveedores. La funcionalidad en el sistema a menudo permite a las empresas categorizar y analizar el gasto para identificar áreas para posibles ahorros.
• 3. Gestión de Inventario. Para las empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible. No se puede vender lo que no se tiene, o no se sabe que se tiene. El software de gestión de inventario traslada el seguimiento de los SKU individuales de las hojas de cálculo a una base de datos que se actualiza en tiempo real, para permitir un seguimiento preciso y en tiempo real de las cantidades y la ubicación, incluidas las mercancías en tránsito.

• Las herramientas de informes dentro de la aplicación pueden sopesar las tendencias de ventas con el producto disponible a diario o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
• Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas a mejorar el flujo de caja y aumentar la rotación del inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario durante un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales físicos y en línea y ofrecer nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, recoger en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer los niveles de almacenamiento y los tiempos de entrega preferidos para determinar los puntos de reordenamiento y alertar al personal cuando es el momento de realizar pedidos de reposición.

• 4. Gestión de pedidos. El seguimiento de pedidos en hojas de cálculo también puede convertirse rápidamente en algo totalmente obsoleto en un negocio en crecimiento. El módulo de gestión de pedidos ayuda a rastrear los pedidos desde el momento en que se reciben por primera vez hasta que se combinan con el inventario disponible en una de sus instalaciones (ya sea un almacén o una tienda de retail), hasta el envío y la entrega. Una solución de gestión de pedidos integrada con su herramienta de gestión de inventario garantiza que los artículos pedidos estén realmente en inventario para evitar pedidos pendientes de entrega y ofrecer una experiencia positiva al cliente. Esta conexión también puede ayudar a mejorar el pronóstico de la demanda.

• Las aplicaciones de gestión de pedidos más innovadoras pueden ayudar a una empresa a determinar la opción más rentable para cumplir un pedido: una tienda vs. un centro de distribución vs. un socio de cumplimiento externo, por ejemplo, en función del inventario disponible y la ubicación del comprador. También pueden priorizar los pedidos con parámetros como la fecha de recepción, la velocidad de envío y mucho más.

• 5. Gestión de almacenes. Para cualquier negocio que opera un almacén, ya sea un distribuidor, fabricante o minorista, un módulo de gestión de almacén puede conducir a importantes ganancias de eficiencia al digitalizar y automatizar los procesos de traslado, cumplimiento y envío. Un módulo de gestión de almacenes complementa las características de los módulos de gestión de inventarios y pedidos.
• Esta aplicación puede admitir diferentes estrategias de recolección como recolección por lotes, recolección por olas y recolección por zonas dependiendo de cuál sea más eficiente para un negocio determinado, para aumentar las tasas de cumplimiento de pedidos y la precisión de los pedidos. Un módulo de gestión de almacenes también puede aumentar la satisfacción del cliente porque más compradores reciben los productos correctos puntualmente y bajo las condiciones que esperan.

• 6. Manufactura. Los fabricantes suelen buscar una herramienta que les ayude a construir y ejecutar contra una lista de materiales (BOM), que es como una receta para la creación de un producto. La lista de materiales ayuda a la empresa a planificar la producción de sus bienes al garantizar que tenga las piezas o materiales correctos en la cantidad correcta para ejecutar todas las órdenes de trabajo. De esta manera, el módulo de fabricación está vinculado directamente a la planificación de la oferta y la demanda, que el módulo SCM suele gestionar. También hay una funcionalidad que garantiza la calidad del producto, así como la eficiencia operativa en el piso de la planta.

• Por ejemplo, ¿todos los trabajadores y la maquinaria necesaria están disponibles para ejecutar una producción la próxima semana? ¿Cómo se acumula la producción planificada para los próximos meses en los materiales disponibles, así como lo que está en orden? ¿Cómo puede la empresa ajustar la producción si hay interrupciones en la oferta o picos en la demanda? Un módulo de manufactura puede ayudar con todas estas situaciones. El ERP de fabricación es uno de los espacios más emocionantes, ya que es un campo de pruebas para la intersección de la tecnología operativa y la tecnología de la información como el Internet de las Cosas (IoT).

• 7. Gestión de la cadena de suministro (SCM). Otro módulo con una gran cantidad de funcionalidades que pueden ayudar a optimizar las operaciones es la gestión de la cadena de suministro (SCM). Algunas de las funcionalidades del módulo SCM se superponen con las de la gestión de inventario, pedidos y almacenes, pero su objetivo básico es dar visibilidad de extremo a extremo a la cadena de suministro de la empresa y sus socios, desde los sub-proveedores hasta los distribuidores, con el fin de garantizar la continuidad del negocio y el cumplimiento y reducir el riesgo de la cadena de suministro.
• Esta aplicación puede analizar las órdenes de compra, el inventario, la producción actual y planificada y la demanda esperada para mejorar la planificación de la cadena de suministro. El módulo SCM también gestiona las devoluciones: cuando los clientes devuelven productos, un colaborador escanea cada artículo, registra su estado y, si es necesario, inicia un intercambio.

• A partir de ahí, las empresas pueden añadir módulos más especializados diseñados para satisfacer las necesidades y los desafíos de ciertas industrias y modelos de negocios. Algunos de estos dan soporte a las áreas orientadas hacia al cliente de un negocio, en lugar del back-end.
• 8. Gestión de la relación con el cliente (CRM). Un tesoro de datos de clientes y clientes potenciales se almacena en el módulo CRM de la compañía. Las principales aplicaciones de CRM tienen tres capacidades principales: automatización de la fuerza de ventas, gestión del servicio al cliente y automatización de marketing. La primera ayuda a los representantes de ventas a gestionar clientes potenciales, oportunidades y elaborar presupuestos.
• Los módulos CRM más robustos también pueden pronosticar las ventas al aprovechar los datos históricos sobre las transacciones y el comportamiento de compra. La parte de servicio al cliente rastrea el historial de comunicación de la empresa con los clientes y clientes potenciales, la fecha y hora de las llamadas y correos electrónicos, por ejemplo, y su historial de compras. Por último, las capacidades de automatización de marketing ayudan a las empresas a gestionar campañas y segmentar su audiencia para determinar a quién deben dirigirse determinadas promociones u oportunidades de ventas cruzadas.

• Cuando un cliente o cliente potencial completa un formulario en el sitio web de una empresa, esa información fluye al CRM, lo que genera una notificación para que un representante de ventas pueda hacer un seguimiento con prontitud. Los equipos de ventas y marketing también pueden ver dónde se encuentra ese cliente en el ciclo de ventas para decidir qué hacer a continuación. Cuando los clientes tienen preguntas o problemas con un producto o servicio, un agente de servicio al cliente puede resolver la situación más rápidamente porque puede ver todas las interacciones anteriores con el comprador.

• 9. Automatización de servicios profesionales (PSA). También llamada módulo de administración de recursos de servicio, esta aplicación permite a una organización planificar y administrar proyectos. El módulo PSA hace un seguimiento del estado de los proyectos, gestiona los recursos humanos y de capital en todo momento y permite a los gerentes aprobar los gastos y las hojas de tiempo. Facilita la colaboración entre equipos al mantener todos los documentos relacionados en un lugar compartido. Además, el módulo PSA se integra con el módulo de finanzas para preparar y enviar facturas automáticamente a los clientes en función del programa de facturación acordado.

• Las empresas adoptan el PSA cuando el seguimiento de horas y la facturación de clientes individuales se vuelve demasiado larga y difícil de rastrear o cuando las facturas tardías y erróneas se vuelven comunes. El software muestra el estado del proyecto, rastrea a los consultores asignados, las horas registradas, los gastos de viaje y las comunicaciones con el cliente, y puede usar toda esa información para automatizar la facturación.

• 10. Automatización de marketing. Si bien el CRM a menudo puede manejar la automatización básica del marketing, un módulo dedicado a esto puede ofrecer capacidades más amplias. Los datos del sistema CRM pueden alimentar la herramienta de automatización de marketing para impulsar campañas de marketing específicas en varios canales, incluyendo redes sociales, correo electrónico, video y más. Un módulo de automatización de marketing también puede mantener varias listas de contactos.
• También puede medir el rendimiento de varias campañas en detalle, para dar forma a futuros planes de marketing y gastos. En última instancia, un módulo de automatización de marketing debería ayudar a una empresa a aumentar los ingresos a través de todos los canales de venta y aumentar la lealtad de los clientes existentes.

El verdadero valor de ERP radica en la organización integrada que permite unificar funciones aisladas y asegurar que los datos precisos y consistentes estén impulsando los procesos y la toma de decisiones. Algunas empresas adoptarán la funcionalidad de forma fragmentaria, y otras necesitarán una serie de módulos diferentes desde el principio. Los mejores sistemas ERP permitirán a la organización ampliar la funcionalidad según sea necesario, añadiendo capacidades para satisfacer sus necesidades de negocios e iniciativas futuras. Los principales proveedores de software de ERP permiten que la estrategia de negocios dicte la estrategia tecnológica, y no al revés.

Si bien cada organización necesitará determinados módulos de ERP, la forma en que configure cada módulo será única para sus procesos de negocios específicos. Es importante asociarse con un proveedor capaz no solo de ofrecer una funcionalidad lista para usar, sino que también pueda adaptar el software a las necesidades particulares de tu empresa de una manera que no interrumpa las operaciones ni requiera un amplio entrenamiento. El software ERP basado en la nube brinda a las empresas esa flexibilidad, y los principales proveedores tienen módulos que pueden apoyar el trayecto de cada negocio en cada paso del camino.

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