No eres el único que utiliza Excel para crear y administrar tu presupuesto. Todos tenemos dificultades para hacer de Excel una excelente herramienta para crear y administrar nuestro presupuesto.
La elaboración de presupuestos mediante hojas de cálculo suele ser ineficiente y difícil de colaborar. También tiende a ser propenso a errores. Si bien Excel es una poderosa herramienta de productividad personal, carece de la funcionalidad necesaria para crear presupuestos precisos y completos que requieren la gestión empresarial, las juntas directivas y las instituciones financieras.
A medida que tu organización crece, aquí hay seis señales de que es posible que Excel ya no pueda manejar la elaboración de presupuestos.
1. El proceso de presupuestación lleva demasiado tiempo.
La elaboración de presupuestos en Excel a menudo requiere alguna intervención manual. Por lo general, comienza con la descarga de datos financieros de un sistema de contabilidad, cortando y pegando datos entre múltiples archivos de Excel en el formato deseado, agregando datos, actualizando fórmulas y enlaces, creando pronósticos de ingresos y gastos, y creando pronósticos.
Cree actualizaciones e informes comparativos de datos reales y presupuesto (siempre verifique si hay errores). Finalmente, envíe el archivo por correo electrónico. Obviamente, el proceso de elaboración de presupuestos en Excel es tedioso y requiere mucho tiempo. Los cambios de última hora en archivos de Excel pueden ser difíciles de administrar y es posible que se olvide de actualizar enlaces o fórmulas. Las juntas directivas y los directores financieros dependen de cifras precisas, y los errores pueden socavar la confianza y conducir a malas decisiones.
2. Difícil integrar datos en Excel.
La elaboración de presupuestos a menudo requiere la integración de datos en toda la organización. El acceso a fuentes de datos e información actualizada es esencial. Esta tarea se vuelve aún más compleja cuando se adquieren y comprenden exhaustivamente datos de diversas fuentes. Si la hoja de cálculo existe independientemente de la fuente de datos, el tiempo necesario para la integración aumenta significativamente.
3. Demasiadas versiones de archivo.
Las plantillas de presupuesto de Excel se crean, comparten y recopilan manualmente, lo que genera problemas de control de versiones. Varias versiones dificultan la identificación de los últimos cambios en un documento y aumentan la carga para los equipos de elaboración de presupuestos. Descuidar el control de versiones puede generar problemas y mayores esfuerzos de auditoría y resolución de problemas.
4. Colaboración limitada.
Si el proceso presupuestario no está claramente definido, los departamentos de finanzas pueden tener dificultades para obtener el nivel adecuado de participación y aprobación de la gerencia departamental. Al interactuar con hojas de cálculo, es fácil para alguien eliminar filas o celdas, o romper fórmulas o enlaces. Este proceso de colaboración es completamente fragmentado, ineficiente, propenso a errores y reduce la visibilidad de los cambios. Sin una pista de auditoría, resulta más difícil rastrear errores e inexactitudes. Finanzas puede dedicar mucho tiempo a asegurarse de que las cifras estén actualizadas y sean precisas.
5. La información se comparte accidentalmente con otros.
¿Alguna vez envió un archivo de Excel que contiene información de nómina tal como está? Los presupuestos contienen información confidencial, como gastos y salarios detallados de varios departamentos. Si utiliza varias hojas de cálculo de Excel, es fácil enviar accidentalmente por correo electrónico el archivo equivocado a la persona equivocada o conceder acceso a la carpeta compartida equivocada. Este riesgo es especialmente alto en situaciones en las que grandes presupuestos se procesan de la noche a la mañana.
6. Retraso en la presentación de informes.
Cada mes, descargo resultados financieros sin formato de mi sistema de contabilidad, corto y pego los datos en Excel, los agrego y, a menudo, no cumplo con los plazos cuando envío cada hoja de cálculo al grupo apropiado. Además, esto supone que todo el proceso está libre de errores y que el informe final coincide con la información del sistema fuente. Esto dificulta que los tomadores de decisiones analicen el gasto, planifiquen con anticipación y tomen decisiones proactivas para la salud financiera de su negocio.
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