Ir más allá de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos para impulsar la eficiencia y la rentabilidad.

by Camila Lindoro | Jul 4, 2022 | ERP, CRM, Gestión Empresarial, NetSuite

Para los gerentes de proyectos, los líderes comerciales y financieros y los clientes finales, terminar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto siempre es el objetivo final. Sin embargo, a medida que las empresas de servicios crecen, resulta más competitivo ganar un proyecto y más complejo administrarlo, afectando la rentabilidad de la empresa.

Los líderes a menudo descubren que las aplicaciones de nivel básico y las hojas de cálculo que los ayudaron a llegar donde están ya no son suficientes para una entrega eficiente de proyectos o un fuerte crecimiento de los ingresos. Para muchos, invertir en una solución de automatización de servicios profesionales, o PSA, parece la respuesta lógica.

Sin embargo, elegir el sistema adecuado para administrar proyectos y finanzas de proyectos puede ser complicado, especialmente si la empresa está utilizando múltiples aplicaciones para ejecutar la entrega de proyectos. Como resultado, los gerentes pueden asumir activamente más proyectos gracias a la mejora en la colaboración y la utilización de recursos y la facturación simplificada.

El resultado: un ciclo de vida de gestión de proyectos más eficaz. La gestión de proyectos esencial La gestión de proyectos actual es una combinación de gestión de personas, gestión de requisitos, gestión de oportunidades, gestión de riesgos, entre otros aspectos. Los gerentes de proyectos necesitan herramientas operativas para establecer líneas de referencia y cronogramas que limiten el crecimiento descontrolado, así como para fomentar la colaboración entre equipos, por ejemplo, los de finanzas y de ventas.

Además, los gerentes deben entregar los proyectos según el cronograma, el presupuesto y la alineación con los objetivos comerciales. Pasar de hojas de cálculo o una sencilla aplicación de gestión de proyectos, como una herramienta de seguimiento de tareas a una solución de PSA, no solo ayuda al éxito del proyecto, sino también optimiza estos procesos fundamentales:

• Planificación del proyecto. Las herramientas básicas de planificación de proyectos pueden omitir componentes críticos, como datos históricos de proyectos anteriores similares. A menudo carecen de funciones que permitan identificar el mejor recurso para una tarea determinada, lo que puede generar pérdida de tiempo, mayores costos en el proyecto y menores ganancias.

Una buena planificación de proyectos con PSA puede allanar el camino para la entrega puntual y dentro del presupuesto, ya que reduce la posibilidad de un crecimiento descontrolado, sobre costos presupuestarios y sobreutilización de los recursos, a través de informes más eficaces y el uso de plantillas pre configuradas que se ajustan a los requisitos específicos del proyecto. La PSA también permite a los gerentes de proyectos pronosticar y reaccionar de forma proactiva a los cambios. Por ejemplo, los marcadores de posición de tareas del proyecto facilitan la creación de presupuestos. Por su parte, las empresas que solo cuentan con herramientas sencillas de seguimiento de proyectos a menudo se ven obligadas a pasar al modo reactivo.

• Colaboración. Establecer la colaboración entre los equipos internos es otra barrera para el éxito de los proyectos. Sin colaboración, el trabajo se estanca, las tareas no se completan y se pierde tiempo. La PSA mejora la colaboración entre las partes interesadas del equipo del proyecto al garantizar que los datos provengan de una única fuente a la que puedan acceder todos los gerentes, miembros del equipo financiero y otros recursos. Ahora, los procesos de trabajo, como las aprobaciones de tiempo y gastos, se completan con precisión y de manera puntual.

• Seguimiento y proyección. La presentación de informes y el seguimiento son fundamentales para la ejecución eficiente de proyectos. Las funciones avanzadas de seguimiento de proyectos y presentación de informes que proporciona la PSA pueden conducir a mayores índices de éxito y visibilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cuando las organizaciones utilizan solo hojas de cálculo para gestionar proyectos, se limitan a unos pocos puntos de datos para registrar lo que está sucediendo en un momento determinado. Por lo general, un gerente de proyectos solo mira lo que realmente sucedió y pasa por alto los escenarios “hipotéticos”. Los gerentes de proyectos con soluciones de gestión avanzadas, como una solución de PSA, pueden mirar todos los puntos de datos del trabajo planificado o presupuestado, o el tiempo y los gastos, y comparar esos datos con el trabajo real completado.

Este informe detallado les brinda a las organizaciones una mayor visibilidad sobre cómo ciertos recursos afectan el proyecto y ayudan al personal a trabajar de manera proactiva y no reactiva. La gestión de estos procesos fundamentales del proyecto en una solución de PSA crea dos beneficios principales. En primer lugar, con una sola fuente de datos, es más fácil realizar un seguimiento de las tareas, lo que reduce la confusión y la inexactitud. Además, al automatizar los flujos de trabajo, se notifica a los equipos cuando el trabajo debe iniciarse o facturarse, lo que reduce los retrasos. Ahora, los proyectos siempre están actualizados.

Aumentar la utilización con la planificación de recursos

En la gestión de proyectos, un “recurso” es todo lo que se necesita para completar una tarea o proyecto. Esa lista incluye a las personas, el tiempo, los materiales y los gastos. Debido a que las organizaciones no tienen activos ilimitados, los gerentes de proyectos necesitan implementar recursos de manera estratégica y eficiente para optimizar la utilización facturable y mantener los proyectos rentables.

Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, el aumento de la utilización es una de las mejores maneras de ser más eficientes y rentables. La automatización simplifica los procesos y elimina redundancias. Antes de que un proyecto llegue a la etapa de ejecución, los gerentes de proyectos pueden hacer un inventario de los recursos y ver lo que necesitarán a lo largo del proyecto.

Una solución de PSA ayuda al proporcionar una mejor visibilidad de las cargas de trabajo y pronosticar la demanda, mientras se evalúan los datos de proyectos archivados para establecer los presupuestos y expectativas correctos. Con la solución de PSA adecuada, las organizaciones de servicios pueden buscar experiencia y relacionar a las personas con las tareas a través del seguimiento de habilidades intuitivas y la presentación de informes de capacidad, de modo que los recursos humanos sean más eficientes y productivos.

Cuando la planificación de recursos se combina con informes sólidos sobre métricas, como las horas asignadas, es más fácil garantizar que los recursos no se reserven en exceso y que los proyectos se ejecuten de la manera más eficiente posible.

Estrategias de facturación de proyectos

Para los gerentes de proyectos, parece sencillo garantizar que los equipos de finanzas tengan la información necesaria para facturar a los clientes por el trabajo que se realiza. No obstante, cuando se establecen contratos más complejos o cuando las finanzas se desconectan de la solución del proyecto, elegir el modelo de facturación correcto y administrar la facturación se convierte en una tarea más espinosa porque cada situación es diferente y una solución única de proyectos no funciona igual para todos. Una solución sólida de PSA puede tener un profundo impacto en los modelos de facturación de proyectos más comunes en el sector de servicios, incluidos:

• Precio fijo. Se basa en una cantidad estimada y acordada de trabajo que se debe realizar para completar un proyecto. Un modelo de precio fijo es ideal para proyectos más pequeños y menos complejos. Una solución de PSA que administra contratos de precio fijo simplifica el intercambio de datos de finalización de proyectos entre los gerentes de proyecto y el personal de contabilidad, al establecer las reglas de facturación del proyecto dentro de la solución. Configura una tarifa fija por horas de trabajo especificada por contrato para completar el proyecto.

• Hitos del proyecto. En este modelo de facturación, las facturas salen una vez que se alcanzan ciertos hitos. Los hitos pueden ser un porcentaje del proyecto general, un punto de control establecido o fases predeterminadas. Al establecer reglas de facturación dentro de la solución de PSA para generar facturas automáticamente a medida que se alcanza cada hito o activación, las organizaciones liberan tiempo del personal y logran un mejor seguimiento de datos y presentación de informes para reconocer los ingresos cuando se completa el proyecto.

• Tiempo y materiales. Los contratos de tiempo y materiales cubren los costos de materiales y otros gastos generales más el costo de la mano de obra. Este modelo se suele ver en la construcción, donde los gastos están sujetos a muchas variables, como los costos de suministro y equipo que dependen del proyecto. Con una solución de PSA que rastrea las reglas de facturación, los materiales y el tiempo facturable y no facturable, la facturación se convierte en un proceso simple y automatizado.

Por ejemplo, la PSA puede garantizar que el tiempo y los gastos se ingresen con precisión en el proyecto a medida que se completa el trabajo. Una vez aprobados el tiempo y los gastos a través de procesos internos, dichos costos se facturan automáticamente. El reconocimiento de los ingresos con las reglas de facturación correctas reduce los errores y conduce a una mejor visibilidad a lo largo de las finanzas del proyecto.

La importancia de unir las finanzas y la PSA

La PSA impulsa la rentabilidad y esta ayuda a las organizaciones a crecer. Cuando las finanzas de los proyectos de una solución de PSA se incorporan a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), las partes interesadas obtienen una visión completa de todos sus proyectos y de la salud financiera de la organización en general. Todos los costos del proyecto, como la mano de obra, el costo de los recursos, las tasas de facturación, el tiempo y los ingresos, se capturan fácilmente y se vinculan a una cuenta del libro mayor.

La automatización del intercambio de estos datos permite a los equipos supervisar eficazmente la rentabilidad para que las empresas puedan ajustar los cronogramas y los recursos del proyecto a medida que cambian las estrategias. Por ejemplo, cuando se crea una orden de cambio en un proyecto, es fácil ver cómo las variaciones afectan los presupuestos, lo que proporciona a los equipos de proyecto mejores datos para realizar ajustes que benefician el éxito del proyecto.

Las soluciones de PSA de NetSuite hacen que los proyectos sean mucho más fáciles de administrar al mantener a los equipos de proyectos y finanzas en la misma página. No solo ayudan a alinear las actividades del proyecto con las finanzas de la empresa, sino también garantizan contabilidad y facturación precisas a lo largo del proyecto.

Las soluciones de PSA de NetSuite también ayudan a entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, proporcionando herramientas de colaboración y visibilidad en tiempo real para aumentar la utilización de los recursos y la rentabilidad. Al mismo tiempo, reducen la dependencia de las hojas de cálculo y la fuga de ingresos inherente a los errores que genera la desconexión de los datos y las finanzas.

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Encuentra los mejores clientes potenciales B2B y conviértelos en clientes leales

by Camila Lindoro | Jun 20, 2022 | ERP, CRM, Gestión Empresarial, NetSuite

En el pasado, las transacciones B2B se realizaban en reuniones presenciales mientras un profesional de ventas trabajaba en una demostración de producto, en un almuerzo de negocios o en una presentación en la sala de juntas para influir en un cliente y cerrar el trato. Sin embargo, hoy en día, las partes interesadas B2B realizan gran parte de su investigación sobre productos y servicios online. De hecho, más del 70% de los compradores de B2B estudian de forma independiente y definen sus necesidades antes de hablar con los vendedores.

A medida que los clientes potenciales estudian y evalúan tus ofertas, dejan atrás pistas valiosas sobre su intención de compra. Comprender esas pistas (descifrar el código) puede ayudarte a adaptar tus planteamientos, proporcionándoles así una experiencia más personalizada y relevante. Como resultado, los departamentos de marketing y ventas expertos en negocios han adoptado plataformas de automatización de marketing, de modo que sus respectivos equipos pueden trabajar juntos en una plataforma común, llegar a los clientes B2B online e impulsar los resultados.

Las plataformas de automatización de marketing automatizan las tareas manuales repetitivas de las campañas de correo electrónico, formularios web y páginas de destino, liberando así a su equipo de marketing para que sea más eficiente, productivo y estratégico. Y, lo que es igual de fundamental, la automatización del marketing puede alinear a los equipos de marketing y ventas con tareas vitales para la producción de ingresos, como:
• Generar, nutrir y calificar clientes potenciales de ventas

• Mejorar la fidelidad de los clientes y el compromiso a largo plazo

• Venta cruzada y ventas adicionales

• Medición del retorno de la inversión en marketing

A medida que las compras B2B se han ido trasladando a una plataforma online, la automatización del marketing se ha convertido en una tecnología imprescindible para los departamentos de marketing y ventas. Ahora pueden llegar a los clientes dondequiera que se encuentren por correo electrónico, anuncios dirigidos, plataformas de redes sociales y el sitio web de la empresa, y entregar un mensaje contextual y personalizado al cliente adecuado, en el lugar adecuado y en el momento adecuado.

Las empresas que adoptan el marketing automatizado suelen disfrutar de mayores ingresos y menores costos de marketing. Esto se debe a que la automatización del marketing permite llegar automáticamente a los clientes y clientes potenciales a través de múltiples canales y dirigirse a ellos de manera rentable con mensajes personalizados y apropiados para el contexto. De hecho, muchos profesionales de marketing B2B afirman que la automatización del marketing es fundamental para el éxito comercial a largo plazo de su empresa.

Descifrando el código de cliente B2B

Cuando un usuario visita tu sitio web y pasa varios minutos viendo un video sobre un producto, es importante conocer la identidad del visitante y su intención. ¿Es este visitante un interno universitario que realiza una investigación de mercado? ¿Un gerente de nivel medio que ha oído hablar de las características de un producto de la competencia? ¿O un alto ejecutivo que está dispuesto a realizar una gran compra?

Las plataformas de automatización de marketing recopilan, analizan y descifran varias pistas online para ayudar a descifrar una imagen más precisa de su cliente y su intención de compra. Identificadores como cookies, identificadores de dispositivos y otras herramientas digitales establecen la identidad de un visitante online.

Una plataforma de automatización del marketing también proporciona información basada en el comportamiento de un cliente potencial, como la cantidad de tiempo que una persona permaneció en una página de destino de un producto, las publicaciones que una persona lee durante su segunda visita al blog de la empresa en tres días, o el hecho de que un visitante comenzó a registrarse en un seminario web pero no completó el formulario web.

Una vez que la plataforma de automatización de marketing ha identificado dónde se encuentra el cliente potencial en su trayectoria, si dicho cliente potencial se encuentra en la parte superior del embudo de ventas realizando una investigación primaria sobre el producto, en la parte inferior del embudo realizando comparaciones de productos o en algún punto intermedio entre el marketing y las ventas, y si puedes dirigirte a él con mensajes y ofertas personalizados apropiados.

El uso de una plataforma de automatización de marketing para descifrar estos códigos de cliente B2B te proporcionará una ventaja competitiva significativa sobre tus compañeros. Algunas de las principales razones para utilizar esta plataforma son:
• Generación de clientes potenciales de mayor calidad

• Aumento de los ingresos

• Alineación entre los departamentos de ventas y marketing

Las empresas que pueden descifrar con precisión un código de cliente B2B están en el camino hacia mayores tasas de conversión de clientes potenciales, ciclos de ventas más cortos y mejores tasas de ganancia.

Cinco claves para el éxito del marketing online

1.Conoce a tus clientes

A diferencia de cualquier otra solución de marketing, la automatización del marketing permite a una empresa añadir datos de perfil relevantes de varias fuentes online y offline para obtener una visión completa de los clientes. Además de los propios datos de clientes, es posible añadir datos de proveedores externos y otras fuentes externas, incluyendo información sobre la demografía, la organización y los patrones de compra de una empresa.

Y puedes integrar múltiples canales de marketing, como correo electrónico, móvil y web, en un único sistema de marketing para crear perfiles de clientes completos.
Una visión completa de los datos de tus clientes te ayudará a dirigirte a ellos con mensajes apropiados y personalizados. ¿La recompensa? Las empresas que reconocen a sus clientes y los nutren continuamente con la automatización de marketing notan un aumento significativo de clientes potenciales calificados.

2. Descifra el código durante la trayectoria de los clientes.

Las sólidas capacidades de seguimiento y análisis de la automatización del marketing ayudan a que el marketing y las ventas comprendan con precisión el comportamiento online de un cliente potencial, como la etapa del embudo de ventas en el que se encuentra. Esto te permite realizar un planteamiento adecuado en el mejor momento.

Una plataforma de automatización de marketing también puede alertarte en tiempo real cuando un cliente específico visita tu sitio web. Podrás proporcionar contenido personalizado inmediatamente después de la visita de ese cliente, aumentando las probabilidades de concluir la venta. Además, tu capacidad de ofrecer material de marketing relevante demuestra valor y ayuda a que el cliente avance a través del ciclo de ventas.

3. Ofrece experiencias informadas y personalizadas.

Los clientes toman diferentes rutas para comprar un producto o servicio. A medida que avanzan a lo largo de sus trayectorias, sus necesidades de información y comportamientos van cambiando. Un cliente potencial que se encuentra en la etapa de consideración puede descargar un informe técnico sobre las tendencias de la industria.

Más adelante en el embudo de ventas, puede revisar las especificaciones técnicas y una guía de implementación. La automatización del marketing te permitirá adaptar el alcance al cliente con mensajes informados y personalizados que satisfagan las necesidades del cliente potencial en cada etapa, avanzando así a la siguiente etapa del embudo de ventas.

Supongamos que organizas una conferencia en Las Vegas. Tu objetivo demográfico son los altos ejecutivos de gestión de riesgos en el Medio Oeste. Los clientes potenciales que se ajusten a la descripción recibirán una invitación por correo electrónico personalizada.
Los ejecutivos que abran tu correo electrónico recibirán mensajes precisos y específicos en función de si aceptan, rechazan o ignoran tu invitación. Los que acepten recibirán un correo electrónico de confirmación y, el día de la conferencia, un recordatorio o mensaje de texto. Y en la conferencia, o poco después, un vendedor acompañará a los ejecutivos.

Los ejecutivos que rechacen la invitación recibirán un correo electrónico con el mensaje “Esperamos verte la próxima vez” y otrocon el mensaje “Mira lo que te has perdido” después de la conferencia. En cuanto a los ejecutivos que ignoraron la invitación por correo electrónico, podrán ver anuncios patrocinados en Facebook, LinkedIn y en otros lugares durante un período de tiempo designado hasta que acepten o rechacen la invitación.

Esta capacidad de proporcionar mensajes informados y personalizados es la razón por la que los responsables de marketing B2B utilizan la automatización del marketing para todo, desde clasificar clientes potenciales, automatizar el flujo de dichos clientes y fomentar la integración de datos hasta enviar correos electrónicos altamente específicos

4. Llega a tus clientes desde cualquier lugar.

La automatización del marketing permite que tanto el marketing como las ventas fomenten experiencias personalizadas y específicas a través de múltiples canales, como correo electrónico, correo directo, campañas telefónicas, móviles, redes sociales e iniciativas online.

Al llegar a clientes y clientes potenciales desde cualquier lugar, podrás proporcionarles información y contenido relevantes para ayudarles a cerrar tratos más rápidamente. Y como se mencionó anteriormente, la automatización de marketing te permite aprender sobre la actividad online de un cliente en tiempo real.

Cuanto más específico y personalizado sea el contenido que reciban tus clientes, mayor será el tiempo que probablemente dediquen a explorar tu sitio web. Por lo tanto, debes considerar todos los puntos de contacto e interacciones posibles y maximizar el impacto de cada uno.

5.Impulsar los ingresos y retorno de inversión en materia de marketing.

Los clientes B2B han trasladado gran parte de su investigación de productos a la plataforma online y, por lo general, se ponen en contacto con una empresa al final del ciclo de ventas. La automatización del marketing ayuda a que los departamentos de marketing y ventas trabajen juntos para llegar a los clientes en cada etapa del embudo a través de una comunicación personalizada y específica. La automatización de marketing también automatiza muchas de las tareas manuales y repetitivas relacionadas con los datos de los clientes, las campañas de correo electrónico y las redes sociales, permitiendo dedicar más tiempo y energía a iniciativas estratégicas más gratificantes.

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