Mantener un flujo de efectivo suficiente para respaldar las operaciones es de vital importancia para la mayoría de las empresas. Pero incluso en los casos en los que el flujo de efectivo negativo está integrado en el plan de negocios, como la puesta en marcha de un software, el control del gasto de dinero sigue siendo una prioridad. Aunque cuestiones como la estacionalidad, las condiciones económicas y las tensiones políticas pueden afectar el flujo y están fuera del control de cualquier empresa, existen muchos factores internos que, si se gestionan de forma eficaz, pueden ayudar a las organizaciones a mejorar este factor.
Entre ellos, acelerar el ciclo desde la venta al cobro puede ser el paso más importante que puede dar una empresa.
Explicación del proceso order to cash.
Toda organización, independientemente de su tamaño, industria o modelo de negocio, debe tener una forma de generar ingresos. Para una empresa, esto significa vender bienes y servicios a los clientes, ya sea directamente o a través de un tercero. Cuando un cliente está listo para realizar una compra, una empresa debe tener una forma de capturar el pedido, entregar el bien o servicio y recibir el pago. Los pasos necesarios para completar ese proceso se conocen como “order-to-cash” o ciclo del pedido de venta al cobro.
Para un minorista con una tienda física, este ciclo puede ser tan simple como un cliente que paga por un artículo en el punto de venta. En la mayoría de las industrias, sin embargo, el proceso es más complicado y, como resultado, la cantidad de tiempo entre la venta y la recepción del pago es mucho mayor.
Desde una perspectiva de macro-proceso, el proces Order – To Cash está integrado por los siguientes pasos:
- Ingreso del pedido y/o Orden de Venta.
- Preparación del pedido.
- Entrega/envío del pedido.
- Facturación.
- Cobro.
- Procesamiento de pagos.
- Conciliación e informes.
Por supuesto, no todos los pedidos requieren de todos los pasos. Por ejemplo, el envío no se incluiría en el ciclo de una empresa de servicios. Y los cobros no serían necesarios para un cliente que paga de contado. Pero si bien el proceso puede requerir menos (o más) pasos que los enumerados, y se pueden usar diferentes términos para describirlos, cada empresa tiene su propio proceso, se den cuenta o no.
Desafíos del pedido al cobro
Cuando el proceso de la venta al cobro funciona sin problemas, las empresas pueden pronosticar mejor los ingresos y el flujo de efectivo. Sin embargo, un pequeño error en cualquier momento puede retrasar el proceso, extendiendo el tiempo entre la entrada del pedido y la recepción del pago. Tales retrasos, si ocurren con frecuencia, no solo dificultan las proyecciones precisas del flujo de efectivo, sino que también afecta la satisfacción del cliente. Y un servicio deficiente a menudo resulta en pagos atrasados, lo que perturba aún más el flujo de caja volviendo esto un ciclo interminable deficiente.
Si bien ningún proceso se ejecuta perfectamente todo el tiempo, el ciclo de venta al cobro es particularmente susceptible a problemas porque requiere coordinación entre múltiples departamentos internos y, en algunos casos, también socios internos/externos. Como resultado, existen varios puntos potenciales de falla. Si bien a veces puede ser difícil trabajar con los socios, es más probable que los problemas internos causen contratiempos.
Para acelerar el proceso de la venta al cobro, las empresas deben afrontar cinco desafíos comunes:
1. Gestión de pedidos.
Todo lo que ocurre en un pedido, desde la orden de compra hasta el envío, tiene un impacto directo en el ciclo. Después de todo, cuanto más rápido se procesan los pedidos, antes se pueden facturar. La incomunicación interna puede interrumpir el proceso, extendiendo el tiempo de retraso entre tomar un pedido y sacarlo por la puerta.
Por ejemplo, los equipos de ventas y servicio al cliente a menudo usan un sistema para la entrada de pedidos, mientras que el personal del almacén usa un sistema diferente para administrar el cumplimiento. La falta de integración significa que los pedidos se envían por correo electrónico de un departamento a otro o, lo que es peor, se imprimen y se envían en mano o por fax al almacén, donde se encuentran en la bandeja de entrada de alguien esperando ser llenados. Si los pedidos deben ingresarse en otro sistema, para generar listas de selección, por ejemplo, hay un retraso adicional.
Una demora similar puede ocurrir una vez que el pedido llega al muelle de carga, ya que la información debe ingresarse nuevamente para crear un manifiesto de envío. El uso de sistemas dispares evita que la información se mueva de manera eficiente entre los departamentos, extendiendo el ciclo que agrega valor y en este caso flujo a la empresa para afrontar los compromisos financieros.
2. Visibilidad del inventario.
La falta de conocimiento de los niveles de inventario puede provocar que se ingresen pedidos de artículos que están agotados. Esto tiene un impacto directo en el ciclo Order-To Cash porque los pedidos que no pueden enviarse no deberían facturarse. Más importante aún, afecta la relación con el cliente, especialmente si no se les notifica de la situación de inmediato.
3. Calidad y confiabilidad de los datos.
El uso de varios sistemas desconectados también crea problemas de calidad de los datos. La entrada de datos es un proceso inherentemente propenso a errores. Cuantas más veces se ingrese una determinada información, mayor será el riesgo de que se produzca un error. Mantener los datos en más de un lugar también dificulta mantener la información sincronizada.
Incluso con la integración, la edición de un registro en un sistema puede no actualizar todas las demás aplicaciones donde se almacenan los datos. Por ejemplo, cambiar la dirección postal de un contacto en un sistema de gestión de relaciones con el cliente no garantizará que los pedidos se entreguen a tiempo si el cambio no se registra también en el sistema de envío.
4. Procesos manuales.
Los procesos manuales, como la entrada de datos, no solo aumentan el riesgo de errores, también requieren mucho tiempo y son ineficientes. Los procesos de facturación manual, por ejemplo, son un lastre significativo en el ciclo de la venta al cobro. Simplemente imprimir, rellenar y enviar las facturas puede llevar desde un día al mes hasta una semana o más, dependiendo del número de clientes. Los escenarios de facturación complejos, como la facturación a los clientes en función de los objetivos del proyecto o el porcentaje de finalización, llevan aún más tiempo.
5. Cobros a tiempo.
Lo ideal es que los clientes paguen siempre a tiempo. Sin embargo, como rara vez es el caso, las empresas necesitan un proceso para cobrar cuentas morosas. Desafortunadamente, los esfuerzos de cobranza a menudo se realizan provisoriamente y solo se enfocan en cuentas que están vencidas hace mucho tiempo, lo que hace mucho más difícil asegurar el pago. Los esfuerzos de cobranza más consistentes pueden reducir significativamente las ventas de días pendientes, lo que finalmente mejora el flujo de efectivo.
¿ Cómo NetSuite puede ayudarte a mejorar el proceso Order to Cash ?
Como conjunto de soluciones de gestión empresarial, NetSuite automatiza todo el proceso de la venta al cobro, eliminando los cuellos de botella, minimizando los errores de datos y mejorando el flujo de información desde la entrada del pedido hasta el cumplimiento y la facturación.
NetSuite mejora la visibilidad en toda la organización. Los representantes de ventas y servicio al cliente pueden verificar rápidamente los niveles de inventario antes de tomar pedidos. Si un artículo está agotado localmente, pueden verificar si está disponible para su cumplimiento desde otra ubicación. Una plataforma de datos unificada conecta todos los departamentos, por lo que la información agregada por una persona, como un cambio de dirección, está disponible instantáneamente para el resto de la organización. Esto reduce el riesgo de errores al evitar la entrada de datos duplicados.
NetSuite es uno de los ERP con mejor capacidad de acoplamiento a los procesos de negocio de las empresas ya que incorpora herramientas como Flujos de Trabajo operativos que permiten mantener la consistencia de la información, podrás incorporar validaciones, aprobaciones, hacer que únicamente los campos que necesitas sean visibles y que los campos importantes dentro del proceso sean obligatorios. NetSuite podrá ser tu aliado de negocio y el vigilante automatizado que todo dueño de empresa le gustaría tener.
La combinación de datos compartidos y flujos de trabajo automatizados elimina el tiempo de espera entre la captura, el cumplimiento y la facturación de los pedidos. Cada paso del proceso fluye sin problemas de un departamento al siguiente. Y debido a que NetSuite también elimina los procesos de facturación y cobranza manuales que consumen mucho tiempo, las cuentas por cobrar se vuelven mucho más eficientes, comprimiendo aún más la orden en el ciclo de efectivo y reduciendo ventas de días pendientes.
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