Las políticas de contabilidad de activos fijos son un enigma para muchas empresas de diferentes tamaños y mercados. Decisiones como cuál método de depreciación aplicar o el valor residual estimado de un activo pueden presentar un impacto significativo en el pasivo fiscal y en las ganancias de esas compañías.
La forma como las reglas se aplican requiere evaluación y análisis y los resultados son frecuentemente cuestionados por los auditores. Todo eso termina creando obstáculos directamente a los gestores del área, que necesitan justificar sus elecciones dentro de tantos datos.
Los desafíos de la gestión de activos fijos
• Unificar los stocks de activos.
• Definir y administrar un método de depreciación.
• Excluir los activos fantasmas.
• Realizar un inventario completo.
• Identificar y eliminar costos innecesarios.
Desafíos requieren soluciones confiables
A pesar de su importancia, administrar la depreciación es una tarea bastante manual. El simple desarrollo de una lista completa de los activos existentes puede ser extremamente difícil, especialmente para empresas con máquinas en diferentes sucursales. Eso ocurre porque los stocks de activos son, a menudo, descentralizados, con cada sucursal realizando su propio control. La descentralización hace que el registro de adquisiciones y enajenaciones en tiempo hábil sea muy desafiador, pues aquellos que cuidan los stocks pueden no avisar la contabilidad para esos eventos. Además, los principales detalles exigidos por la contabilidad, como la fecha de compra, precios y costos directamente asignables, además de la vida útil esperada, también son de difícil obtención cuando las informaciones están almacenadas en varios locales.
Incluso cuando existe un registro central de activos, no hay garantía que las informaciones estarán siempre actualizadas. Los activos recién adquiridos pueden no registrarse inmediatamente y los activos enajenados no pueden retirarse. En realidad, según algunas estimaciones, aquellos que ya no están en servicio – los denominados activos fantasmas – representan hasta un cuarto de todos los activos fijos registrados en el balance patrimonial de una empresa. Aunque realizar un inventario completo de activos, como mínimo, una vez por año sea una práctica recomendada, pocas organizaciones realmente lo hacen. Como resultado, las empresas corren el riesgo de sobreestimar el valor de los activos fijos, que puede resultar en una depreciación exagerada y una necesidad de contratar más seguros que lo necesario, aumentando los costos que serían dispensables.
Gestión de activos de la manera más difícil
Recolectar e incluir datos en una planilla es un proceso manual demorado y sujeto a errores. A causa de ser primordial obtener informaciones de varios departamentos o sucursales, las planillas, por lo general, pasan de manos en manos – aumentando el potencial de errores y resultando en varias versiones de la misma planilla. Para empresas con cientos de activos fijos, es fácil ignorar los errores y es difícil garantizar que la versión correcta sea la utilizada para los informes.
Si varias personas están actualizando la planilla, existe también el riesgo que las informaciones se registren en el lugar equivocado, que los métodos de depreciación se apliquen de manera inconsistente o que las fórmulas se modifiquen indebidamente. Esa falta de control de versión y registros de auditoría hacen que sea casi imposible saber quién hizo qué, haciendo que los auditores gasten más tiempo revisando los datos y aumentando considerablemente los costos.
Como el proceso ocurre fuera del sistema contable, el gasto de depreciación debe informarse manualmente, creando más problemas de integridad de datos. Cada vez que los datos se mueven de un sistema a otro, aumenta el riesgo de introducir más errores. Incluso si los datos se están transfiriendo por medio de un proceso de exportación/ importación o por medio de una integración, existe la posibilidad de que los datos se pierdan, se modifiquen o se informen en el campo equivocado. El registro manual de datos solo empeora las cosas.
Automatiza la Gestión de Tus Activos Fijos y Arrendados
La solución para esos problemas es sustituir las planillas por una solución dedicada de gestión de activos fijos que centraliza los datos para que puedan accederse y actualizarse según sea necesario por todos los usuarios autorizados, independientemente de su localización o función en la organización.
La aplicación debe automatizar los cálculos de depreciación, usando el método de depreciación asignado y la programación para cada activo, ahorrando tiempo y garantizando que las reglas de depreciación se apliquen de forma consistente. Finalmente, la solución debe estar integrada al sistema de contabilidad de la empresa, ahorrando tiempo y reduciendo errores, evitando la necesidad de reintroducir los datos manualmente. NetSuite automatiza todo el ciclo de vida del activo fijo, desde la adquisición y depreciación hasta la reevaluación, reducción al valor recuperable y baja. La combinación de opcionesde depreciación flexibles, cálculo automatizado e informes detallados ayudan a minimizar errores y garantizar la asignación correcta de gastos de activos fijos.