Como bien saben la mayoría de los equipos financieros, un proceso manual de cuentas por pagar puede ser tedioso y propenso a errores. Trabajar con pilas de facturas en papel, contactar individualmente a los aprobadores pertinentes y enviar cheques por correo no solo es lento, sino que expone a la empresa al fraude y hace que las auditorías sean complicadas.
La tecnología de automatización de cuentas por pagar (AP automation) tiene como objetivo proporcionar una forma más eficiente, rápida y precisa de gestionar este proceso financiero. Al eliminar los procesos manuales y las pilas de papel, la automatización de AP puede mejorar sus relaciones con proveedores y socios, a la vez que ahorra tiempo y dinero, reduce los días de venta pendientes de cobro y mejora el flujo de caja.
¿Qué es la automatización de cuentas a pagar (AP Automation)?
La tecnología de automatización de AP automatiza pasos rutinarios como la recepción de facturas, la codificación, el enrutamiento para aprobación, el pago y la conciliación. Es posible que se encuentre con el término procesamiento “sin contacto”, que generalmente significa que la automatización de AP elimina la necesidad de ingresar datos manualmente en cualquier etapa, aunque los aprobadores aún pueden necesitar aprobar los pagos con un clic del mouse.
El software de automatización de cuentas por pagar también suele ofrecer paneles de control y herramientas analíticas que le ayudan a gestionar el proceso de cuentas por pagar y diagnosticar problemas. Como todos los datos de cuentas por pagar se digitalizan y almacenan en un único sistema, resulta más fácil buscar y auditar la información.
Puntos clave
- La automatización de AP agiliza las operaciones financieras, abordando ineficiencias como el ingreso manual de datos y el riesgo de errores humanos que prevalecen en los procesos de AP tradicionales.
- Los componentes clave de la automatización de AP incluyen facturación y análisis electrónicos, información en tiempo real, tiempos de procesamiento más rápidos y detección de fraudes.
- Para seleccionar la solución de automatización de AP adecuada es necesario considerar factores como el tamaño de la empresa, la credibilidad del proveedor y el potencial de escalabilidad, al tiempo que se reconocen los desafíos de transición y los avances tecnológicos futuros.
Desafíos de las cuentas por pagar manuales
Las cuentas por pagar son una función fundamental dentro del departamento de finanzas de cualquier organización. Es como la sala de máquinas donde se clasifican las facturas, se hace el seguimiento de las mismas y se organizan los pagos pendientes a los proveedores. Si bien los métodos tradicionales probados y comprobados tienen sus méritos, también presentan una serie de inconvenientes que pueden hacer que las cosas resulten un poco complicadas en la era de los negocios, en la que el ritmo de trabajo es vertiginoso.
Introducción manual de datos que consume mucho tiempo
Las prácticas tradicionales de AP se basan en la entrada manual de datos, donde los miembros del personal ingresan físicamente los detalles de las facturas en papel en los sistemas de contabilidad. Esto no solo consume tiempo, sino que es agotador, especialmente cuando hay una montaña de facturas que abordar. Las largas horas de ingreso de datos pueden retrasar los plazos de pago, lo que a veces genera cargos por pagos atrasados o irritabilidad con los proveedores.
Errores humanos y discrepancias financieras
Los procesos manuales son susceptibles a errores humanos, que pueden ser tan simples como errores tipográficos, errores de cálculo o la introducción de la misma factura dos veces. Corregir estos errores implica más trabajo de contabilidad manual y puede socavar la confianza con los proveedores. Con el tiempo, estos errores pueden acumularse y generar grandes pérdidas financieras, proveedores molestos, clientes enojados y problemas de auditoría.
Retrasos e ineficiencias
Sin automatización, todo el proceso de AP (desde la recepción de facturas hasta su aprobación y pago) puede ser lento. No ayuda cuando se extravían los documentos o cuando alguien está de vacaciones y hay una aprobación pendiente. Las demoras pueden dar lugar a que no se cumplan los plazos de pago, lo que genera cargos por pagos atrasados o penalizaciones. También pueden significar la pérdida de descuentos por pagos anticipados.
Dificultad en el seguimiento y gestión de facturas
Los procesos de AP basados en papel pueden generar falta de transparencia en la gestión de facturas. ¿Están aprobadas? ¿Siguen esperando en el cajón de alguien? ¿Se han pagado? Esto puede generar problemas de comunicación dentro de la organización y con los proveedores. También puede dar lugar a facturas perdidas o extraviadas. La falta de un sistema de seguimiento eficiente puede hacer que las conciliaciones de fin de mes o de fin de año sean tediosas y lleven mucho tiempo.
Si bien los procesos de AP tradicionales han funcionado durante décadas, la naturaleza manual de AP no se mantiene al ritmo más rápido de las empresas modernas. La automatización de AP agiliza las operaciones, reduce los errores y mejora la transparencia, lo que en última instancia se traduce en un importante ahorro de tiempo y costos.
¿Cómo funciona la automatización de cuentas a pagar?
El software de automatización de AP convierte las facturas de sus proveedores a un formato digital estándar y luego las envía a través de un flujo de trabajo digital que culmina con el pago a los proveedores.
Al comienzo de este proceso, la automatización de AP utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información de las facturas. Algunos productos utilizan el aprendizaje automático para reconocer patrones a lo largo del tiempo y mejorar la precisión; por ejemplo, pueden sugerir códigos de contabilidad general específicos o rutas de aprobación basadas en experiencias anteriores. Al personalizar las reglas para su negocio, como las variaciones aceptables o las jerarquías de aprobación, es posible que pueda eliminar la necesidad de intervención manual para la mayoría de las facturas.
Estos son los pasos del proceso de automatización de AP:
- Captura de facturas con OCR y facturación electrónica : la fase inicial de la automatización de las cuentas por pagar consiste en digitalizar las facturas entrantes. Esto se hace con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que escanea, lee y convierte las facturas en papel en datos digitales. Al mismo tiempo, los sistemas de facturación electrónica permiten a los proveedores enviar directamente sus facturas de forma electrónica, evitando la necesidad de realizar transacciones físicas en papel.
- Correspondencia y verificación : después de capturar los datos de las facturas, el sistema compara y coteja automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes. Esto garantiza que los artículos facturados y los términos de compra acordados coincidan perfectamente. Al automatizar este proceso, las empresas pueden identificar discrepancias o desajustes, lo que garantiza que solo las facturas correctas pasen a la siguiente etapa.
- Flujo de trabajo de aprobación : según reglas predefinidas establecidas por la organización, el sistema de automatización de AP envía las facturas al personal o departamento correspondiente para su aprobación. Esto puede basarse en los montos de las facturas, los proveedores u otros criterios. También se pueden configurar alertas y recordatorios para agilizar el proceso de aprobación. Este enfoque sistemático garantiza revisiones oportunas, evita que se pasen por alto las facturas y mantiene un registro de auditoría claro de todas las acciones de aprobación.
- Ejecución de pagos : una vez que se aprueba una factura, el sistema de automatización de cuentas por pagar facilita el proceso de pago, incluida la programación de pagos para optimizar el flujo de efectivo, la selección del método de pago preferido y la ejecución del pago de forma automática o con una mínima intervención humana. Al automatizar los pagos, las empresas pueden garantizar liquidaciones puntuales, aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener una relación positiva con los proveedores.
- Conciliación e informes : después de la ejecución del pago, el sistema lleva a cabo un proceso de conciliación automatizado que combina las transacciones de pago con los extractos bancarios para verificar que los montos y los beneficiarios coincidan. Las herramientas de automatización de AP también generan informes detallados sobre métricas como patrones de gasto, desempeño de proveedores y posibles oportunidades de ahorro de costos. Esta conciliación automatizada elimina la verificación manual, reduce los errores y brinda a los equipos financieros información basada en datos para fundamentar decisiones estratégicas.
En esencia, la automatización de AP ofrece un enfoque integrado, sistemático y continuo para gestionar todo el ciclo desde la factura hasta el pago.
¿Por qué automatizar las cuentas a pagar?
Existen muchas razones para automatizar las cuentas por pagar. Algunas implican un retorno de la inversión tangible y rápido. Al digitalizar las cuentas por pagar y reducir la necesidad de trabajo manual, la automatización de las cuentas por pagar puede reducir los costos de procesamiento. También puede ayudarlo a escalar las cuentas por pagar más fácilmente a medida que su negocio crece, al reducir la necesidad de contratar más personal.
La automatización de AP también proporciona herramientas que pueden ayudarlo a administrar los pagos y el flujo de efectivo de manera más precisa. Al hacer que el proceso de pago sea más rápido y sencillo, la automatización de AP también puede aumentar su capacidad para obtener descuentos en los pagos a proveedores.
Principales tareas de cuentas por pagar que se deben automatizar
Las tareas de AP que probablemente se beneficien más de la automatización son aquellas en las que se puede reducir el tiempo de procesamiento o aumentar la precisión, lo que permite ahorrar dinero. En comparación con el procesamiento manual, la automatización de AP puede mejorar en gran medida los siguientes pasos:
- Ingreso de datos . La automatización de la captura de datos de todos los documentos fuente es más rápida y menos propensa a errores que el ingreso manual de datos.
- Coincidencia de facturas . Las facturas se pueden comparar automáticamente con los documentos de respaldo, como las órdenes de compra y los documentos de recepción. Esta comparación automática es más rápida y precisa que la comparación manual, especialmente para las empresas que, de lo contrario, tendrían que comparar documentos almacenados en diferentes ubicaciones.
- Codificación de facturas . Puede establecer reglas que establezcan automáticamente el código de contabilidad correcto para cada factura, eliminando el tiempo y las inconsistencias inherentes a la codificación manual.
- Enrutamiento de aprobaciones . El enrutamiento electrónico a todos los aprobadores necesarios es más rápido que enviar documentos manualmente a cada uno de ellos y también proporciona un mejor seguimiento durante todo el flujo de trabajo.
- Programación y ejecución de pagos . Los procesos de pago manuales pueden generar demoras y posibles errores. La automatización garantiza pagos puntuales y precisos, aprovechando los descuentos por pago anticipado y evitando cargos por pagos atrasados.
- Gestión de proveedores . Un sistema automatizado de gestión de proveedores puede mantener actualizados los detalles de los proveedores, hacer un seguimiento de las comunicaciones y garantizar el cumplimiento de los términos del contrato, lo que genera relaciones más sólidas con los proveedores.
- Informes y reembolsos de gastos . Las soluciones de gastos automatizados pueden capturar recibos, categorizar gastos y enviarlos para su aprobación, lo que garantiza reembolsos oportunos y precisos a los empleados.
- Detección de fraudes . Los algoritmos avanzados pueden monitorear transacciones y detectar actividades sospechosas, lo que proporciona una capa adicional de seguridad contra posibles fraudes con cuentas por pagar .
- Conciliación . Las herramientas de automatización pueden conciliar los extractos bancarios con los pagos registrados, identificando cualquier discrepancia y garantizando que los libros contables sean siempre precisos.
- Cumplimiento y presentación de informes tributarios . Las soluciones automatizadas pueden calcular las obligaciones tributarias, garantizar la documentación adecuada y generar los informes de cuentas por pagar necesarios , lo que reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento.
- Análisis e informes . Las organizaciones pueden obtener información más detallada sobre sus procesos de AP, identificando cuellos de botella, tendencias de gastos y oportunidades para una mayor optimización.
Cómo automatizar las cuentas por pagar
Las empresas generalmente aplican el software de automatización de AP implementando el software de AP , ya sea en un modelo de software como servicio, donde la aplicación está alojada en la nube, o en las instalaciones, para las empresas que prefieren alojar y administrar sus propios sistemas.
Una vez que se implementa un sistema, es necesario capacitar al personal de finanzas y a los encargados de la aprobación, y vale la pena dedicar tiempo a configurar reglas para poder automatizar la mayor cantidad de pasos posible. Y si bien el proceso de AP es bastante estándar, las empresas pueden tener algunos requisitos únicos que usted querrá asegurarse de que la solución pueda adaptarse a esos flujos de trabajo. Esto proporcionará el mayor retorno de la inversión.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de AP?
En el cambiante panorama financiero y operativo, la automatización de las cuentas por pagar es una herramienta importante que ayuda a las empresas a mantenerse por delante de la competencia. Estas ventajas no solo agilizan las operaciones, sino que también brindan un apalancamiento estratégico en la gestión financiera. La automatización de las cuentas por pagar también puede brindar beneficios a toda la organización:
- Mayor eficiencia : la automatización de AP permite un procesamiento más rápido de las facturas y reduce significativamente las intervenciones manuales, optimizando el flujo de trabajo. Esto se traduce en ciclos de aprobación más rápidos, pagos puntuales y asignación de recursos a tareas de mayor valor agregado, lo que aumenta la productividad general. Además, el personal puede reasignarse para tareas de mayor valor, como analizar datos de pagos, en lugar de dedicar su tiempo a la entrada manual de datos.
- Mayor precisión financiera : el sistema de automatización minimiza la probabilidad de errores humanos, lo que garantiza un mayor nivel de coherencia y fiabilidad en la gestión de datos financieros . Los datos precisos respaldan una toma de decisiones financieras acertada, garantizan el cumplimiento y fomentan la confianza de las partes interesadas, incluidos los proveedores y los auditores. Pagar puntualmente y de manera predecible puede mejorar su reputación y ayudarlo en futuras negociaciones con los proveedores.
- Ahorros tangibles de costos : la integración de procesos automatizados se traduce en ahorros tangibles al reducir los costos generales asociados con la gestión manual de facturas, la rectificación de errores y los pagos atrasados. Hay menos necesidad de almacenar papel y pagar los costos de envío y envío. En un entorno empresarial competitivo, los ahorros operativos se pueden reasignar a iniciativas de crecimiento u otras funciones empresariales críticas.
- Visibilidad financiera mejorada : la automatización de las cuentas por pagar ofrece una vista consolidada de todo el proceso de pago en tiempo real, lo que proporciona una descripción general transparente de las obligaciones y transacciones financieras. Esta transparencia brinda a los líderes financieros información útil, lo que permite una toma de decisiones proactiva y una planificación estratégica.
- Prevención de fraude mejorada : el sistema de automatización está equipado con funciones avanzadas que monitorean continuamente las transacciones y señalan anomalías o patrones sospechosos para su revisión. Las auditorías y los esfuerzos de cumplimiento son más fáciles. Las funciones de seguridad y rendición de cuentas integradas pueden señalar actividades sospechosas, lo que ayuda a detectar fraudes. Al identificar amenazas potenciales de manera proactiva, las organizaciones pueden proteger sus activos, mantener la integridad financiera y mejorar los protocolos de seguridad.
La automatización de las cuentas por pagar es una herramienta indispensable para las empresas modernas que buscan mejorar sus operaciones financieras. Al integrar este sistema, las organizaciones pueden obtener beneficios tangibles y estratégicos, lo que las posiciona para lograr un crecimiento y un éxito sostenidos.