Al mudarse a un nuevo sistema de gestión financiera, la planificación para una transición perfecta se convierte en un componente clave para el éxito. Es posible invertir en una tecnología moderna y de vanguardia, pero sin datos pertinentes y precisos, la tecnología puede no proporcionar mucho valor.
Varias aplicaciones consumen un valioso tiempo de TI dedicado a planificar, implementar, administrar, integrar, mantener y actualizar varios sistemas. La infraestructura de hardware y las licencias de software de uso intensivo de capital, combinadas con actualizaciones costosas y que consumen mucho tiempo, aumentan los gastos y pueden salirse de control cuanto más rápido crece una empresa.
Los paquetes integrados de software de gestión empresarial en la nube, como NetSuite, están transformando a las empresas y permitiéndoles superar los problemas de crecimiento que anteriormente les impedían llevar su negocio al siguiente nivel de crecimiento rentable.
Un sistema integrado simplifica. Las aplicaciones múltiples obstaculizan.
El desafío clave para respaldar ese crecimiento es sentar las bases para escalar el negocio de manera efectiva y eficiente mientras se mantiene el servicio y soporte al cliente.
Al comenzar, la mayoría de las empresas resuelven los problemas de la manera más rápida y económica posible, lo que con el tiempo los lleva a uno de los mayores obstáculos para las organizaciones en crecimiento: el uso de múltiples aplicaciones empresariales independientes para diversas funciones departamentales de manera ad hoc.
A medida que el negocio y su complejidad crecen, estos sistemas dispares crean operaciones ineficientes que pueden ser perjudiciales para la empresa. Dañan la experiencia del cliente e impiden la capacidad de la empresa para alcanzar su máximo potencial.
Este artículo cubre algunos tipos de ineficiencias causadas por la ejecución de soluciones y sistemas comerciales dispares para diferentes departamentos y resuelve cómo una plataforma de software que unifica los procesos comerciales críticos ayuda a las empresas a crecer de manera más rápida y rentable.
Ineficiencias de una arquitectura independiente frente a un sistema integrado
Las empresas que seleccionan sus sistemas a lo largo del tiempo pueden encontrarse con una arquitectura mal planificada que maneja las necesidades tácticas a corto plazo de manera poco optimizada. Esto evita que la empresa escale eficientemente a largo plazo. Estas ineficiencias pueden volverse tan graves que paralizan el crecimiento. Hay cuatro problemas principales que obstaculizan el crecimiento al administrar un negocio en múltiples sistemas dispares:
a) Actividades sin valor agregado
Si sus empleados se estancan navegando por procesos ineficientes y desarticulados, aumentan los errores y reducen su tiempo para las tareas centrales más importantes. Esto incluye el procesamiento de pedidos, la facturación, las aprobaciones de gastos y el cumplimiento, que pueden tardar mucho más en completarse si se requiere demasiado esfuerzo.
Por ejemplo, los empleados pueden pasar horas volviendo a ingresar la información del pedido en el sistema de contabilidad y facturación, mientras que otros empleados obtienen esa misma información del sistema CRM para los procesos de cumplimiento de pedidos y para calcular las comisiones de ventas. Si se cancela algún pedido mientras tanto, los empleados tienen que examinar los montones de datos para reconciliar esta información nuevamente. Estas tareas manuales y de trabajo intensivo le roban el tiempo que de otra manera se podría dedicar a ayudar a la empresa a crecer e innovar.
b) Falta de visibilidad en tiempo real
Cuando los sistemas de software no están integrados se tienen múltiples bases de datos superpuestas. De esta manera, no es posible obtener fácilmente una vista del rendimiento del negocio en un de manera oportuna. Informes que muestran el rendimiento en finanzas, ventas, marketing, servicio y los departamentos de cumplimiento son cruciales para ofrecer una visión integrada de las operaciones de una empresa.
La mayoría de los negocios simplemente dan la vuelta en la adquisición de esta información de forma regular debido a la cantidad de tiempo que lleva obtener, extraer y analizar estos datos. Se desperdician innumerables horas intentando unir información no relacionada, propensa a errores y desactualizada. En consecuencia, las empresas terminan tomando decisiones críticas lentamente basadas en información inexacta, o toman decisiones apresuradas y arriesgadas por instinto.
c) Complejidad y costo de la integración
Con tantas aplicaciones dispares, el departamento de TI desperdicia una enorme cantidad de tiempo y dinero en integrar, mantener, actualizar y adquirir nuevas versiones de estas aplicaciones. Una vez que se compran nuevas versiones, incluso se necesita más integración y mantenimiento para todas las diferentes versiones de software para trabajar juntos.
En consecuencia, se desperdicia un valioso tiempo de TI que podría utilizarse para hacer que el negocio sea más productivo, mientras que los costos de mantenimiento se disparan. Con esto en mente, no es una sorpresa que la firma analista líder, Gartner, informe que el 91% del tiempo del personal de TI se dedica al mantenimiento del software más que a la innovación.
d) Mayor rotación de clientes
La adquisición de clientes y el crecimiento de los ingresos son pilares clave para el éxito continuo de una empresa. Con una competencia feroz, es esencial que brinde una experiencia excepcional al cliente o se arriesgue a que los clientes lleven sus negocios a otro lugar.
Cuando los clientes no pueden obtener rápidamente información sobre el estado del pedido, no pueden resolver los problemas fácilmente, tienen malas experiencias de cumplimiento del producto y se daña la satisfacción del cliente, disminuye la probabilidad de recompra y aumenta el riesgo de boca a boca negativo.
Un sistema integrado garantiza que los clientes tienen la información correcta y la experiencia que demandan al brindarles un portal de autoservicio en tiempo real. Al proporcionarles a los empleados acceso instantáneo a toda la interacción con el cliente e información de transacciones que necesitan para atender y vender se solucionan estos conflictos casi de manera instantánea.
NetSuite vs sistemas independientes
Cuando las empresas comienzan a crecer, tienen varias opciones para implementar los sistemas de front-office y back-office necesarios. Desde la contabilidad hasta el CRM, hasta la gestión de pedidos y más, las aplicaciones se pueden implementar en un proceso fragmentado o por etapas o en un proceso que tenga en cuenta cómo estos diversos sistemas interactuarán entre sí y qué nivel de integración requieren.
A medida que el crecimiento de la empresa y los ingresos se acelera, se vuelve cada vez más esencial integrar aplicaciones de software empresarial y estandarizar en una sola base de datos y procesos de negocio. Las ventajas de implementar sistemas de software de esta manera mejoran enormemente la productividad del negocio, la visibilidad en toda la organización y el ahorro de costos de TI.
Beneficios de implementar un sistema integrado para gestión de recursos
Debido a que todas las funciones y procesos críticos se encuentran en una base de datos central, es posible brindar instantáneamente información personalizada del desempeño de la compañía adaptada a las necesidades de cada usuario.
Ya sea CFO, controlador, CEO, gerente de ventas, gerente de marketing o gerente de inventario, todos los informes y paneles extraen datos de un único repositorio de datos centralizado. Así, se eliminan las múltiples versiones de la verdad que sus empleados obtienen actualmente de sistemas y hojas de cálculo dispares.
El crecimiento continuo del negocio a menudo requiere que las compañías mantengan y mejoren las relaciones con los clientes. Esto es particularmente desafiante ya que una empresa emplea a más y más personas, a menudo en diferentes departamentos, geografías y divisiones que utilizan diferentes procesos y sistemas.
Al armar las ventas, el servicio, las operaciones y demás personal orientado al cliente con acceso en tiempo real a toda la información crítica, el equipo puede manejar de manera más rápida y precisa las solicitudes del cliente. Esta vista completa de la interacción de cada cliente y el historial de transacciones también es poderosa para maximizar la venta adicional, administrar los ingresos por venta cruzada y renovación. Además, se pueden utilizar para identificar tendencias y patrones de clientes para la planificación estratégica y los esfuerzos de marketing.
Es importante que una empresa tenga soluciones automatizadas para hacer frente a cualquier problema. Con NetSuite no solo podrás operar de forma confiable e inteligente si no que también lo harás de forma amigable y atractiva. ¡Comunícate con nosotros para recibir una consultoría gratuita!
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