Todo líder empresarial sabe que hay una diferencia entre trabajar mucho y trabajar productivamente. El primero tiende a ser una pérdida repetitiva de tiempo que requiere poco pensamiento o talento. El segundo produce un resultado significativo que beneficia a la empresa y es satisfactorio para los trabajadores.
La mayoría de nosotros preferiría pasar nuestros días en el segundo más que en el primero. Y tus empleados también se sienten así.
De hecho, el compromiso impulsa la verdadera productividad. La automatización de procesos empresariales (BPA, por sus iniciales en inglés) es el medio a través del cual las empresas transfieren el trabajo mecánico a las máquinas y empoderan al personal para ejercitar su creatividad y habilidades para resolver problemas.
BPA es una categoría de software, pero también puede incluir tecnologías mecánicas, como la robótica. El objetivo es completar procesos y acciones repetitivas físicas o digitales con una mínima o inexistente intervención humana.
La automatización de procesos puede ser adquirida y utilizada como un paquete de software independiente, o puede integrarse o incrustarse a otro software como una función. A menudo es un subconjunto de suites de gestión de procesos empresariales (BPM, por sus iniciales en inglés), que a su vez pueden ser un componente de la gestión de infraestructura.
Puedes escuchar los términos “BPA” y “BPM” utilizados indistintamente, pero no son lo mismo. La BPA se centra en cómo la automatización puede simplificar y optimizar los procesos empresariales, mientras que la BPM, que puede o no incluir automatización, utiliza una variedad de métodos para descubrir, modelar, analizar, cambiar y optimizar procesos empresariales integrales.
Sin embargo, la BPA está evolucionando, y el término está cambiando para reflejar cambios significativos en el camino. Por ejemplo, la automatización de procesos robóticos (RPA, por sus iniciales en inglés) es una forma de BPA que utiliza inteligencia artificial para completar flujos de trabajo más complejos y de varios pasos, a menudo en una variedad de aplicaciones. Por ejemplo, la firma de investigación de mercados IDC llama a la BPM con capacidades de inteligencia artificial “automatización de procesos inteligente” (IPA, por sus iniciales en inglés).
¿Por qué automatizar los procesos empresariales?
En resumen, todas las empresas quieren hacer más con menos. La automatización de procesos (BPA) hace posible realizar más trabajo con menos personas y liberar tiempo en el día laboral para crear productos y servicios innovadores generando más beneficios.
La BPA también añade eficiencias que ahorran dinero y tiempo, reduce errores humanos y a menudo aprovecha mejor los recursos y activos de la empresa.
5 beneficios de la automatización de procesos (BPA)
Hay muchas formas en que las empresas se benefician del uso estratégico de la BPA. Los cinco más comunes son:
1. Aumento en la productividad
Los propietarios de pequeñas empresas y los trabajadores en organizaciones de cualquier tamaño pueden centrarse en hacer lo que hacen mejor y confiar en las máquinas para hacer el resto. El trabajo se completa más rápidamente y con pocos errores, en ocas ones ninguno. Cuando los sistemas de robótica asumen tareas que antes causaban lesiones, como caídas o tensiones, aumenta el bienestar de los empleados.
2. Comunicaciones asistidas
Con la automatización de procesos (BPA), las comunicaciones pueden dirigirse a un canal preferido, o un representante de servicio al cliente podría, por ejemplo, seguir una conversación en varios canales.
Además, un representante podría obtener datos de apoyo de una variedad de aplicaciones para hacer las comunicaciones más productivas. Un gerente podría usar la BPA para hacer un seguimiento de las actividades con el fin de que todas las partes sepan en qué punto de un proyecto o proceso en el que están trabajando, se encuentran.
3. Mayor visibilidad de los procesos
Siempre que automatizas un proceso, tienes la oportunidad de examinar de cerca el flujo y decidir qué pasos vale la pena mantener y qué se podría hacer para mejorarlo. Los procesos resultantes, más simplificados, acelerarán aún más la producción.
4. Reducción de costos
Los estudios muestran consistentemente que agregar automatización es considerablemente menos costoso que pagar a una persona para que haga el mismo trabajo. Además, la automatización lleva tanto a economías de escala, como a una mayor economía de alcance, es decir, la capacidad de producir una mayor variedad de productos.
Como los líderes empresariales saben, ambos pueden conducir a márgenes unitarios más favorables y mayor rentabilidad.
5. Mejora la eficiencia operativa
La firma de análisis Forrester sugiere que la automatización puede reducir los costos operativos en un 90 % y dice que el uso de la automatización inteligente liberará 134 mil millones de dólares en valor laboral para 2022. En resumen, una mayor visibilidad en los procesos llevará a más innovación.
Además, la automatización permite tiempos de espera más cortos, entregas más rápidas y un uso más eficiente del inventario y del efectivo, según Economics Help.
9 áreas clave de tu empresa que debes automatizar
Si bien la mayoría de las empresas pueden identificar trabajo repetitivo que podría ser automatizado para que las operaciones funcionen de manera más eficiente, hay algunas áreas donde los expertos dicen que las organizaciones pueden obtener beneficios inmediatos. Estas incluyen:
1. Marketing
La automatización del marketing coordina los mensajes de marketing y orquesta su entrega oportuna a través de los canales designados. La automatización del marketing impulsa un aumento promedio del 14,5 % en la productividad de ventas y una reducción del 12,2 % en los gastos de marketing, según Invesp.
La automatización del marketing se puede utilizar en varios canales, incluyendo marketing por correo electrónico, servicio de mensajes de texto (SMS), búsqueda paga, anuncios de display y redes sociales. También puede ser utilizada para recomendaciones de upselling en compras móviles y en línea.
2. Finanzas
La naturaleza de las funciones financieras es altamente estructurada y consiste principalmente en trabajar con valores numéricos. Además, los datos son a menudo transferidos entre informes y departamentos para mantener a la empresa en una posición financiera segura. Estos atributos combinados hacen que las finanzas sean un área adecuada para la automatización.
La creación de cualquier informe financiero puede ser parcial o totalmente automatizada. Un ejemplo es la automatización de las cuentas por pagar (AP). Un proceso de cuentas por pagar que a menudo se automatiza es la facturación. Esto puede reducir los costos, aumentar la eficiencia y reducir los errores. Los procesos de facturación pueden integrarse con otros procesos, como datos de la cadena de suministro o recibos de envío.
3. Ventas
Muchos procesos que se usan en ventas internas y externas pueden ser parcial o totalmente automatizados. Pero el objetivo es el mismo: cerrar más ventas en un día laboral típico de lo que era posible sin la velocidad y eficiencia de la automatización.
Ejemplos de automatización de la fuerza de ventas incluyen generación de oportunidades, mensajería para el contacto con clientes, desarrollo de propuestas, gestión de contratos, de cuotas y comisiones de ventas, y seguimiento de detalles de transacciones.
4. Desarrollo de productos
Los ejemplos de casos de uso incluyen proyectos de investigación y desarrollo (I+D), creación de software y de nuevos productos. En todos los casos, la automatización aumenta la productividad y eficiencia de los empleados altamente capacitados y les permite producir resultados más rápidos sin tomar atajos o aumentar riesgos.
Por ejemplo, los fabricantes de automóviles ya son usuarios intensivos de la BPA. Ahora, los grupos del sector están pidiendo una mayor automatización en I+D para vehículos eléctricos y autónomos.
5. Producto
La automatización puede usarse para detectar defectos en los productos en el área de producción y ajustar los robots de fabricación para corregir el defecto en las unidades posteriores de la línea de producción.
De manera similar, los datos de sensores IoT o las notas de técnicos de reparación humanos pueden ser analizados y los conocimientos utilizados para corregir un defecto recurrente o despachar automáticamente a un trabajador para reemplazar una pieza defectuosa antes de que falle una pieza importante del equipo.
Escenarios como estos reducen unas retiradas de productos que resultan costosas y nocivas para la reputación. También mantienen altas las calificaciones de satisfacción del cliente y la lealtad a la marca.
6. Cadena de suministro
Muchos de los procesos empresariales involucrados en pedidos, recepción, pago, almacenamiento y gestión de la cadena de suministro pueden ser parcial o completamente automatizados, incluso cuando un proceso involucra más de una aplicación de software.
Por ejemplo, los pedidos de compra pueden completarse y enviarse automáticamente a un proveedor preaprobado cuando los suministros de oficina se encuentren por debajo de un cierto umbral. Las materias primas pueden ser reordenadas automáticamente por los fabricantes para garantizar un suministro adecuado según los horarios de producción. Y una farmacia puede reabastecerse automáticamente con medicamentos de prescripción “justo a tiempo” para satisfacer la demanda actual y limitar los riesgos de robo y fraude.
Tal automatización —impulsada por la visibilidad de la cadena de suministro— se traduce en menos interrupciones, mayor satisfacción del cliente y menores costos.
7. Servicio al cliente
La automatización puede ayudar mucho en mejorar la satisfacción del cliente al mismo tiempo que reduce los costos. Por ejemplo, los chatbots en sitios web de comercio electrónico pueden responder rápidamente y con un costo reducido a consultas básicas de los clientes, lo que deja a los representantes de servicio humano libres para problemas más complejos.
Cuando un cliente realmente necesita soporte humano, el historial de compras y los datos de productos pueden ser incluidos automáticamente en los scripts de los centros de llamadas para que los agentes puedan proporcionar respuestas más apropiadas.
Con IoT, las actualizaciones de firmware y los parches de seguridad pueden implementarse automáticamente para todo, desde luces inteligentes hasta sistemas de gestión de flotas. Al igual que con el soporte de productos, la detección de problemas seguida de reparaciones automáticas puede prevenir interrupciones en el servicio y reducir el número de llamadas de clientes.
8. TI
Las empresas se vuelven más competitivas cuando el departamento de TI actúa más como un director en la coordinación de la tecnología de la información que como un mecánico improvisado. Así que es una gran noticia que los procesos de tecnología de la información, desde la infraestructura y la gestión de la nube hasta la optimización de TI y la aplicación de parches de seguridad, están automatizados en estos días.
Eso permite que el personal de TI trabaje en innovación y experimente con la combinación de servicios de TI para ayudar a sus empresas a satisfacer la demanda y adaptarse a los cambios del mercado.
Un uso rentable de la automatización de TI: Plataformas de gestión de la nube que ayudan a controlar los costos, rendimiento y seguridad de la computación en la nube. Estas plataformas a menudo incluyen herramientas de análisis predictivo que pueden prever las necesidades futuras e identificar y retirar recursos no utilizados sin intervención humana.
9. Funciones empresariales generales
Al automatizar tantos procesos de tu empresa como sea posible, incluyendo finanzas, RR. HH. y gestión de gastos, puedes aumentar los insights proporcionados a los líderes empresariales y minimizar ineficiencias, errores y problemas de cumplimiento.
Ejemplo de casos de uso en toda la empresa incluyen: pronóstico de ventas; prevención de abandono de clientes; incorporación de empleados, nómina y programación; planificación de viajes de negocios; cumplimiento de pedidos y gestión de inventarios.
Finalmente, la automatización no es solo para grandes empresas. Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse, por ejemplo, aumentar las oportunidades de upsell y cross-sell, proporcionando automáticamente recomendaciones a los clientes.
9 formas de automatizar tu empresa
Hay diferentes opciones cuando se trata de automatizar procesos en tu empresa.
A menudo, alguna forma de BPA es una característica o función incluida en el software de tipo empresarial. A veces es un producto independiente, y otras veces es uno de una serie de módulos en un paquete de software más grande. Otras veces, la automatización es algo que tus propios desarrolladores o terceros crean específicamente para tu empresa.
Pero sin importar cómo elijas usar la BPA, aquí están las claves para que te funcione bien:
1. Herramientas de automatización
Hay muchas herramientas en el mercado para automatizar procesos empresariales. Generalmente, se categorizan por el propósito del proceso que se pretende automatizar, la cantidad de codificación o habilidades de TI requeridas para usarlas y si son herramientas de proceso general o cognitivas (IA).
Las categorías de herramientas de automatización de procesos generales, que no requieren código, incluyen redes sociales, gestión de flujos de trabajo y proyectos, comercio electrónico y marketing.
La mayoría de las empresas deberían buscar herramientas de automatización que no requieran habilidades de codificación. Asegúrate de que la interfaz sea utilizable por personas no expertas. También asegúrate de que los procesos sean transparentes, de modo que tu equipo pueda dictar y entender cómo el sistema pretende realizar una tarea. Los bots deben ser fáciles de dirigir y gestionar.
2. IA y aprendizaje automático
Vamos a utilizar las cuentas por pagar (AP)(opens in a new tab) como ejemplo de cómo el aprendizaje automático y la IA pueden automatizar los procesos empresariales.
Los sistemas de aprendizaje automático examinan muchos datos y aprenden de ellos. En el caso de las cuentas por pagar, una empresa podría introducir todas sus facturas digitalizadas en el sistema con el objetivo de enseñarle lo que es “normal”. Cuantos más datos de cuentas por pagar tenga que estudiar el sistema, mejor detectará anomalías que podrían indicar fraude o un proveedor que ha subido los precios de manera que afecta la rentabilidad.
La diferencia entre el aprendizaje automático, que examina los datos existentes y aprende a detectar anomalías, y la IA es que la inteligencia artificial aumenta el nivel al agregar contexto. Por ejemplo, un sistema de AP habilitado para IA podría consultar fuentes de datos internos y externos para saber el precio promedio de la gasolina en Nueva York en septiembre, el rendimiento promedio esperado en millas por galón de tu flota de vehículos de reparto y cuántas millas se recorrieron para atender a los clientes. Con esos datos, podrías automatizar la aprobación de facturas para compras de combustible en septiembre si los montos se encuentran dentro de los parámetros esperados.
Procura entender el tipo de información que proporcionará un sistema dado y si vale la pena considerar esos hallazgos como costo del sistema. En términos de automatización, el objetivo es reducir al máximo posible la necesidad de intervención y supervisión manual.
3. Crear procesos/encontrar la repetición
Una de las formas más fáciles para que las pequeñas empresas comiencen a deshacerse de la repetición y adoptar procesos simplificados es cambiarse a un software empresarial, que tiene procesos optimizados preautomatizados para ti.
No es necesario crear algo desde cero cuando el software popular ofrece los procesos que buscas, perfeccionados por expertos y décadas de experiencia y a menudo disponibles en un práctico modelo de software como servicio(opens in a new tab).
Si necesitas crear procesos, tal vez porque necesitas personalizar las conexiones entre sistemas dispares, puedes usar herramientas como Zapier(opens in a new tab) e IFTTT(opens in a new tab) para conectar plataformas y eliminar tareas repetitivas de tus flujos de trabajo.
4. Simplificar la comunicación y la gestión de tareas
Se trata principalmente de la gestión de proyectos. La automatización puede eliminar la duplicación de esfuerzos entre los equipos de producción, que a menudo operan desde múltiples ubicaciones, incluidos los colaboradores que trabajan desde casa.
Como hemos discutido, la automatización consiste en pasar las tareas humanas que consumen mucho tiempo y que son repetitivas a una máquina, y no hay muchas tareas de proyecto más repetitivas que asignar tickets de trabajo y enviar frecuentes actualizaciones de estado.
Entonces, por ejemplo, un gerente de proyecto podría especificar que cuando se cargue una prueba gráfica en un sistema de gestión de documentos, se genere automáticamente un ticket para que un aprobador lo revise. Eso ahorra al artista tener que solicitar manualmente una revisión, o peor aún, enviar un correo electrónico.
Veamos por ejemplo un ERP. Cualquier empresa con más que unos pocos empleados se beneficia por una conexión más estrecha entre sus datos y funciones operativas y financieras. Y cuanto más automatizados estén esos vínculos, mejor. Esa es la idea detrás de la planificación de recursos empresariales en la nube.
5. Facilitar el intercambio de documentos
Compartir documentos es esencial para una empresa eficiente. La automatización de procesos, y especialmente la RPA, puede recuperar automáticamente documentos completos o datos de campos específicos en muchos documentos y compartirlos con los miembros del equipo o con otras aplicaciones. Esto ahorra tiempo, por supuesto, pero también lograrás minimizar problemas de no conformidad por errores y omisiones de reglas clave dentro de los documentos.
Busca formas de compartir fácilmente documentos en una variedad de paneles cuando consideres la inteligencia empresarial (BI), la automatización de ventas, las videoconferencias, el correo electrónico por lotes y otro software empresarial.
6. Integrar aplicaciones y dispositivos
Algunos sistemas utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API), que son esencialmente conectores universales para integrar software. También hay otras herramientas disponibles que sincronizan automáticamente datos entre dispositivos para mantener la información actualizada y con fácil acceso.
Un ejemplo de eso es un proveedor que sincroniza tu correo electrónico en tu escritorio de trabajo, tablet y teléfono. A menudo, la sincronización e integración avanzadas evidenciarán y eliminarán algunas repeticiones en los procesos empresariales.
7. Seguimiento de la correspondencia
Un gran éxito aquí es la gestión de las relaciones con los clientes. Cuando una empresa puede rastrear toda la correspondencia, como correos electrónicos de marketing, facturas, ofertas de venta adicional, consultas de servicio y programar respuestas automáticas, recibirá reconocimientos por un excelente servicio.
Un CRM avanzado incluso puede automatizar la creación de un portal de clientes personalizado e interactivo e informar sobre cuántas horas ha pasado un profesional de servicio en esa cuenta.
8. Establecer objetivos de automatización
Te recomendamos desarrollar un plan de BPA para evitar pasar por alto un proceso que debería automatizarse, asumir demasiado rápido la creación de brechas o superposiciones en la automatización en toda tu empresa.
Comienza por automatizar primero los procesos más sencillos y obvios, aquellos que comúnmente se denominan “al alcance de todos”. O sigue la regla PITA y automatiza primero aquellos procesos que son más frustrantes para ti y tu personal.
Luego, avanza de manera constante y revisa cada proceso empresarial en busca de su potencial de automatización, liberando el personal para que se ocupen en cosas más importantes.
9. Crear una cultura de automatización de procesos en la oficina
Es muy probable que la cultura empresarial sea, más que la tecnología, un obstáculo para una iniciativa de automatización. Los ejecutivos deben convencer al personal de que automatizar los procesos comerciales está destinado a facilitar su trabajo, no a reemplazarlos.
Cuando las personas entienden que sus trabajos no están en riesgo, es más probable que adopten nuevos procesos e incluso ayuden a identificar mejoras necesarias en los procesos tradicionales.
En cualquier caso, para tener éxito, necesitarás la cooperación de todos. La resistencia puede ser inútil, pero a menudo también es destructiva. Trabaja en asuntos relacionados con las personas al principio de tus planes de automatización.