Si aún hoy estás creando y administrando presupuestos en Excel, no estás solo. Si tienes dificultades para hacer de Excel una herramienta eficiente para llevar a cabo dichas tareas, tampoco estás solo.
La elaboración de presupuestos mediante hojas de cálculo suele ser menos eficiente y dificulta la colaboración, además de que también es propenso a errores. Excel es una poderosa herramienta de productividad personal, pero carece de las capacidades necesarias para desarrollar los presupuestos completos y precisos requeridos por la gerencia ejecutiva, el board o los accionistas.
Aquí hay cinco señales de que tu organización podría estar utilizando demasiado Excel para presupuestar o llevar a cabo tareas administrativas.
1) El proceso de presupuestación lleva demasiado tiempo
La elaboración de presupuestos en Excel a menudo requiere de varios pasos manuales. Por lo general, comienza con la descarga de resultados financieros del sistema de contabilidad, luego se debe cortar y pegar los datos en el formato deseado en múltiples archivos de Excel, acumular esos datos, actualizar fórmulas y enlaces, construir proyecciones de ingresos y gastos, actualizar pronósticos, crear informes presupuestarios, que siempre deben comprobarse en busca de errores y, finalmente, enviar dichos archivos por correo electrónico. Claramente, el proceso de presupuestación en Excel es extremadamente manual y requiere mucho tiempo. Los cambios de última hora en los archivos de Excel son difíciles de administrar y es fácil olvidarse de actualizar los enlaces o las fórmulas.
Las juntas directivas y los directores financieros dependen de obtener los números correctos, y los errores reducen su confianza y pueden llevar a decisiones equivocadas.
2) Es difícil consolidar los datos
La elaboración de presupuestos a menudo requiere de la consolidación de datos de toda la organización. La capacidad de acceder a sus fuentes de datos y obtener datos actualizados al minuto es esencial. Este esfuerzo se ve agravado cuando se reúnen datos de fuentes dispares para crear una imagen más completa. Si sus hojas de cálculo existen aisladas de sus fuentes de datos, el tiempo necesario para la consolidación es significativamente mayor.
3) Hay demasiadas versiones de archivos
Las plantillas de presupuesto en Excel se preparan, comparten y recopilan manualmente, lo que genera problemas de control de versiones. Varias versiones dificultan la identificación de los últimos cambios en un documento y ejercen presión adicional sobre el equipo responsable del presupuesto. Sin control de versiones, terminará con errores y más solución de problemas y auditoría.
4) La información se comparte accidentalmente con otros.
¿Acaba de enviar el archivo Excel con la información del salario? Los presupuestos contienen información confidencial, como gastos detallados para diferentes departamentos, así como salarios. Cuando utiliza varias hojas de cálculo de Excel, puede ser demasiado fácil enviar accidentalmente por correo electrónico el archivo incorrecto a las personas equivocadas o autorizar el acceso a los controladores compartidos incorrectos, especialmente si está cansado de pasar toda la noche trabajando con el último y mejor presupuesto.
5) La presentación de informes se retrasa
Para cuando haya descargado los resultados financieros sin formato del sistema de contabilidad cada mes, haya cortado y pegado los datos en Excel, haya acumulado los datos y luego haya enviado cada hoja de cálculo al grupo apropiado, lo más probable es que haya perdido la fecha límite. Eso también supone que se aseguró de verificar todo el proceso en busca de errores y asegurarse de que los informes finales se relacionen con lo que hay en los sistemas de origen. Eso dificulta que los tomadores de decisiones analicen los gastos, planifiquen con anticipación y tomen decisiones proactivas para la salud financiera de la empresa.
NetSuite puede ayudar
Incluso uno de estos signos podría ser motivo suficiente para alejarse de Excel para su proceso de presupuestación, y comenzar a considerar una solución de presupuestación. Pero, la primera pregunta que puede surgir es si las soluciones de planificación y presupuestación son caras y difíciles de configurar.
NetSuite Planning and Budgeting proporciona una solución de presupuestación potente, pero fácil de usar e implementar. Con la sincronización de datos preconfigurada con NetSuite General Ledger, sus datos financieros se extraen automáticamente de NetSuite a la herramienta de presupuestación, se elimina la entrada manual de datos, siempre tiene los datos más recientes a su alcance y no hay necesidad de preocuparse por quién obtuvo qué datos. Además, puede incluir fácilmente a todas las personas de la organización que deban participar en el proceso de presupuestación. Esta solución ofrece la colaboración, el control y la visibilidad necesarios para gestionar mejor el proceso completo de elaboración de presupuestos utilizando una solución de principio a fin.
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