En el mundo empresarial actual, las empresas de todos los tamaños y sectores enfrentan desafíos cada vez mayores para mantenerse competitivas y rentables. Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser una solución eficaz para mejorar la eficiencia operativa y optimizar las finanzas de una organización. En este artículo, exploraremos por qué las empresas necesitan un sistema ERP, los beneficios que puede aportar en su operación y finanzas, y los módulos más comunes que debe tener un sistema ERP en la nube.

¿Por qué las empresas necesitan un sistema ERP?

Los sistemas ERP son esenciales para las empresas en la actualidad porque ayudan a gestionar y optimizar de manera eficiente la gran cantidad de información y recursos que se manejan en las operaciones diarias. Algunas de las razones principales por las que las empresas necesitan un sistema ERP incluyen:

1. Mayor eficiencia en la gestión de recursos: Un sistema ERP permite a las empresas optimizar el uso de sus recursos, reduciendo el desperdicio y mejorando la eficiencia en sus operaciones (Davenport, 1998).

2. Integración de procesos empresariales: Los sistemas ERP integran todos los aspectos de una empresa, desde la cadena de suministro hasta las finanzas y los recursos humanos, permitiendo una mejor comunicación y colaboración entre departamentos (Klaus et al., 2000).

3. Mejora en la toma de decisiones: Un sistema ERP proporciona a las empresas información en tiempo real y datos precisos, lo que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas (Nah & Delgado, 2006).

Beneficios de un sistema ERP en operación y finanzas:

La implementación de un sistema ERP puede tener un impacto significativo en la operación y las finanzas de una empresa, incluyendo:

1. Reducción de costos: Al optimizar la gestión de inventarios, la producción y otros procesos empresariales, un sistema ERP puede ayudar a reducir los costos operativos y de producción (Hitt et al., 2002).

2. Mejora en la planificación financiera: Un sistema ERP permite a las empresas realizar un seguimiento preciso de sus ingresos y gastos, lo que facilita la planificación financiera y el control presupuestario (Nah & Delgado, 2006).

3. Aumento en la productividad: Al automatizar tareas manuales y repetitivas, un sistema ERP puede aumentar la productividad de los empleados y permitirles centrarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido (Davenport, 1998).

Aquí tienes 10 módulos comunes que suelen encontrarse en un sistema ERP en la nube:

1. Gestión financiera: Este módulo gestiona la contabilidad, la facturación, los pagos, el control presupuestario y la conciliación bancaria, proporcionando una visión integral de la situación financiera de la empresa.

2. Gestión de la cadena de suministro (SCM): Este módulo se ocupa de la planificación y ejecución de la cadena de suministro, incluyendo la gestión de inventarios, la logística, la planificación de la producción y la adquisición de materiales.

3. Gestión de recursos humanos (HRM): Este módulo ayuda en la administración de procesos de recursos humanos como la contratación, la capacitación, la nómina, la evaluación del desempeño y la gestión de beneficios para empleados.

4. Gestión de relaciones con el cliente (CRM): Este módulo permite gestionar las interacciones con los clientes, incluyendo la adquisición, retención y servicio al cliente, mejorando la satisfacción del cliente y fomentando la lealtad a largo plazo.

5. Gestión de proyectos: Este módulo ayuda en la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, incluyendo la asignación de recursos, programación y monitoreo del progreso, garantizando que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

6. Business Intelligence (BI) y análisis de datos: Este módulo proporciona herramientas de análisis y visualización de datos para permitir a las empresas tomar decisiones informadas y estratégicas basadas en datos en tiempo real.

7. Gestión de la producción: Este módulo se centra en la planificación, programación y control de la producción, incluyendo la optimización de procesos, la gestión de la calidad y la monitorización del rendimiento de la planta.

8. Gestión de ventas y marketing: Este módulo facilita la gestión de campañas de marketing, la generación y seguimiento de oportunidades de venta, y la administración de órdenes de venta y cotizaciones.

9. Gestión de compras: Este módulo se encarga de la administración de órdenes de compra, la selección y evaluación de proveedores, la negociación de contratos y el seguimiento de entregas.

10. Gestión de servicios: Este módulo ayuda a las empresas a gestionar y optimizar la prestación de servicios, incluyendo la programación de recursos, la gestión de contratos de servicio y la monitorización de la satisfacción del cliente.Cada módulo en un sistema ERP en la nube está diseñado para abordar un área específica de la gestión empresarial, permitiendo a las empresas adaptar y personalizar su solución en función de sus necesidades y objetivos.

Conclusión:
Un sistema ERP es esencial para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, optimizar sus finanzas y mantenerse competitivas en el mercado actual. Los sistemas ERP en la nube, como NetSuite, ofrecen una solución integral y fácil de usar que integra todos los aspectos de la gestión empresarial, incluidos los módulos clave mencionados anteriormente.

Al implementar un sistema ERP en la nube, las empresas pueden aprovechar al máximo las ventajas que ofrece esta tecnología en términos de accesibilidad, escalabilidad y seguridad. Si está considerando implementar un sistema ERP en su empresa, es importante investigar y seleccionar la solución adecuada que se adapte a sus necesidades y objetivos empresariales.

Al elegir un sistema ERP en la nube como NetSuite, es fundamental contar con un socio de implementación confiable y experimentado que garantice una transición exitosa y sin contratiempos. En ENTERSOL, somos especialistas en la implementación de NetSuite y nos enorgullecemos de ayudar a las empresas a aprovechar al máximo su inversión en ERP.

Nuestro equipo de expertos trabajará en estrecha colaboración con usted para comprender sus necesidades y objetivos comerciales, y personalizará su solución NetSuite para garantizar una adaptación perfecta a sus procesos empresariales. Además, ofrecemos capacitación y soporte continuo para garantizar que su equipo esté preparado para aprovechar al máximo todas las funciones y beneficios de NetSuite.

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Década de 1960: El Amanecer de los Sistemas de Planificación Empresarial

Década de 1970: La Era de los MRP II

Década de 1980: El Surgimiento de los ERP

Década de 1990: La Consolidación y Expansión de los ERP

Década de 2000: La Era del ERP en la Nube

Década de 2010: La Era de la Movilidad y la Personalización

2020s y Tendencias Actuales: Hacia la Inteligencia Artificial y la Automatización

Conclusión

Cómo NetSuite y ENTERSOL Pueden Ayudar a su Empresa

Poder administrar todos los procesos de tu empresa en un solo lugar ya es posible, gracias a los modelos de software que conectan las actividades de un negocio.

El Sistema Integrado de Gestión Empresarial (ERP) es uno de esos programas y se considera una excelente inversión, ya que optimiza toda la gestión de inventario, pedidos, compras y otros sectores, como el financiero.

El ERP facilita la gestión en tu conjunto, garantiza la automatización de los procesos y da lugar a la optimización del tiempo y los recursos. Pero, a pesar de ser un software completo y perfecto para una gestión eficiente, muchos gestores aún desconocen el poder de herramientas de automatización como ésta.

Este BLOG te ayudará a entender las principales características del ERP, además de orientarte sobre qué requisitos son importantes en el momento de elegir el mejor sistema para tu empresa.

El proceso de selección del mejor ERP para tu empresa, debe tomar en cuenta las 3 P’s: personas, procesos y prioridades.

El papel de las 3 P’s es alinear de forma estratégica y colectiva cuáles son los requisitos y buenas prácticas fundamentales del ERP para tu negocio.

1. Personas

La elección del ERP es algo que debe realizarse por medio de consulta a algunas personas de los departamentos que el software atenderá.

2. Procesos

El ERP tiene como objetivo principal hacer que los procesos empresariales sean más sencillos y eficientes, por lo que una práctica recomendada para elegir el mejor ERP es mapear los procesos de tu empresa e identificar cuáles son los problemas existentes.

Al hacer esto, defines cuáles son las mejores prácticas de ERP necesarias para tu negocio, además de evitar que los problemas identificados se recreen en el nuevo sistema.

Otro punto importante es buscar informes de los clientes atendidos por el sistema de gestión empresarial elegido, con el objetivo de analizar si han incorporado las buenas prácticas de mercado.

3. Prioridad

Una vez que el equipo haya desarrollado un conocimiento profundo de su estado actual, la empresa puede construir una imagen del estado futuro deseado basándose en los objetivos de los negocios.

Donde, a partir de estos objetivos, se definen las prioridades que debe atender el ERP y los módulos que deben contratarse inmediatamente.

Lista de verificación de funcionalidades generales del sistema ERP

El sistema ERP puede tener varios módulos y el uso de una lista de verificación de funcionalidades puede ayudar a definir qué tipos necesita la empresa.

Esta lista de verificación incluye algunas de las funciones y procesos de negocios más comunes que los sistemas ERP deben soportar:

1. Informes e Inteligencia de Negocios (BI)

Este módulo añade una capa de herramientas multifuncionales de informes que brindan paneles y análisis.

Es posible acceder a percepciones valiosas sobre el desempeño general de los negocios y departamentos específicos, ayudando a definir las prioridades e informar las principales decisiones.

2. Gestión de proyectos

El módulo de gestión de proyectos ofrece paneles que facilitan la administración de procesos y etapas que involucran los proyectos de la empresa.

Algunos recursos disponibles incluyen: insights para optimización de los proyectos, herramientas de control del tiempo, visibilidad de las tareas y recursos.

3. Contabilidad y finanzas

El módulo de contabilidad y finanzas es esencial para el sistema ERP, pues se convierte en una herramienta que ayuda en la toma de decisión de los líderes financieros.

Por medio de los informes financieros y contables suministrados por el sistema, la gestión empresarial es más precisa, con visibilidad de los presupuestos y gastos, la mejora del desempeño de los negocios y el aumento de la eficiencia del cierre financiero, reduciendo los costos de back-office.

Este módulo incluye todos los principales sistemas de contabilidad y conformidad, como: informes financieros, libro mayor general, cuentas por cobrar (PC), cuentas por pagar (PP), facturación, reconocimiento de ingresos y presupuesto.

4. Gestión de Relación con el Cliente (CRM)

Un módulo de CRM rastrea y administra todas las formas como el cliente interactúa con la organización.

La gestión de relación puede capturar el historial de pedidos del cliente, coordinar y automatizar campañas de marketing, administrar leads y generar cotizaciones de ventas.

5. Manufactura y distribución

Este módulo ayuda a las organizaciones en la ejecución de todas las etapas de sus operaciones de fabricación, es decir, brinda visibilidad y análisis de punta a punta de todas esas etapas y procesos.

Por lo general, incluye los siguientes recursos: control de producción, programación de distribución, análisis de calidad y gestión de almacén.

6. Gestión de materiales

Un módulo de gestión de materiales ayuda a optimizar los procesos de la cadena de suministros involucrados. Además de garantizar que una organización tenga materiales suficientes para la producción planificada.

Los recursos específicos del software de planificación de recursos de materiales (MRP) pueden incluir: adquisición automatizada, gestión de inventario y gestión de logística.

7. Gestión de pedidos e inventario

El módulo de gestión de inventario ofrece la funcionalidad necesaria para administrar el inventario, garantizando que haya stock suficiente para atender a las demandas, a la vez que reduce el riesgo de rupturas y mantiene el stock actualizado.

Normalmente, este módulo ofrece: soporte para rastreo de stock y almacenamiento, gestión de precios, comercio electrónico, entrada de pedidos y devoluciones de clientes.

8. Gestión de Supply Chain

Un módulo de supply chain, o cadena de suministros, automatiza y organiza todas las etapas, desde el pedido a un proveedor hasta la entrega de productos terminados a un cliente.

Los recursos de este módulo incluyen: previsión de demanda, automatización de orden de compra, orden de servicio y de transferencia, gestión de embarques y gestión de garantía.

Conclusión

La elección de un ERP no es un proceso sencillo, al fin y al cabo, es necesario evaluar cuáles son las necesidades reales de la empresa, además de enumerar qué requisitos se considerarán para definir qué tipo de ERP se implantará.

El ERP NetSuite ofrece una solución escalable y de gestión unificada en la nube, que garantiza la cobertura de todas las áreas de la organización con la optimización de los sistemas integrados, además de atender a los más diversos segmentos del mercado.

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¿Qué son los módulos ERP?

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es como el sistema nervioso central para una empresa, que recopila y organiza información clave para respaldar operaciones eficientes y sencillas, incluso a medida que se expande dicha empresa. La plataforma ERP automatiza los procesos de negocios y proporciona información y controles internos, basándose en una base de datos central que recopila información de varios departamentos.

Una vez que se recopila información en esa base de datos central, los líderes obtienen una visibilidad interdepartamental que les permite analizar varios escenarios, descubrir mejoras en los procesos
y generar ganancias de eficiencia importantes.

Eso se traduce en ahorros de costos y una mejor productividad a medida que las personas pasan menos tiempo buscando los datos necesarios o completando tareas mundanas.

Los sistemas de ERP generalmente vienen con varios módulos que son como bloques de construcción para el software utilizado para administrar los negocios del mundo, ya sea que generen cientos de miles o cientos de miles de millones de dólares en ingresos cada año. Cada módulo trae un paquete de funcionalidad que ayuda a completar un proceso en particular, o una parte de ese proceso.

Estos bloques de construcción ayudan a varios departamentos, desde las finanzas hasta la cadena de suministro, recursos humanos y ventas, a realizar sus funciones individuales. Los módulos se conectan a la base de datos común del ERP y deben integrarse fácilmente entre sí para garantizar que cada departamento tenga datos precisos y consistentes y apoye los procesos de negocios interconectados. El objetivo final es que los empleados puedan acceder a la información que necesitan para responder preguntas sobre el desempeño actual de su departamento, orientar las áreas objetivo de mejora, ayudar con la planificación futura y colaborar con otros equipos.

Una vez más, todos estos módulos interactúan entre sí de una manera que a menudo aumenta sus capacidades. Por ejemplo, el departamento de finanzas puede revisar los datos que se originan en el CRM sobre las comisiones de los vendedores para asegurarse de que sean compensados adecuadamente.

Hace años, un ERP on-premises era la única opción, y solo las empresas más grandes y con más recursos podían tenerlo. Las implementaciones de ERP eran proyectos extensos y que consumían mucho tiempo, por lo que muchas empresas implementaron todo a la vez y tal vez nunca activaron o sub-utilizaron ciertos módulos. Es posible que no hayan necesitado esa funcionalidad de inmediato, pero adoptaron un abordaje de “por si acaso” para asegurarse de que pudieran aprovecharla, si era necesario, sin tener que implementar otro largo proyecto.

Por primera vez, la promesa del ERP modular se cumplió realmente: la empresa no tenía que construir la infraestructura de hospedaje ni implementar un sistema voluminoso, sino que podía comenzar solo con la funcionalidad que necesitaba y agregar más a medida que evolucionaba.

La nube colocó los beneficios de ERP al alcance de las empresas más pequeñas, ya que eliminó las largas y penosas implementaciones y los altos costos iniciales de los sistemas heredados. El precio basado en la suscripción de un sistema en la nube también jugó un papel importante. El ERP podría eliminarse del balance general como un proyecto de capital, y colocarse en los libros como un gasto operativo, lo que significa que la funcionalidad podría implementarse y pagarse conforme la empresa realmente la necesitara.

Entonces, ¿qué pueden hacer estos módulos de ERP y cómo puede tu negocio comenzar a reunirlos para generar una ventaja competitiva?

Un módulo de ERP, que se ocupa de la contabilidad, la gestión del efectivo, la presentación de informes financieros y la elaboración de presupuestos básica, suele ser el primero que una empresa implementa, porque obtener “números” precisos es la base para impulsar y medir la eficiencia en toda la organización.

Más de la mitad de las empresas pequeñas y medianas dijeron que usan parte o únicamente software basado en la nube para finanzas y contabilidad en una encuesta reciente aplicada por Robert Half. Al mismo tiempo, el número de empresas más pequeñas que informan depender de Excel para la elaboración de presupuestos y la planificación ha disminuido significativamente en los últimos años.

A medida que el negocio crezca y necesite mejorar la forma en que gestiona el inventario, las órdenes de los clientes o las órdenes de compra, se activará una nueva funcionalidad, todo lo cual extraerá información y alimentará a la misma base de datos para mantener una única fuente de información precisa. Los datos de un módulo generan información o resultados en otro: lo que es el verdadero valor de un sistema ERP. Por lo general, las empresas construyen su escenario de ERP adoptando estos módulos primero:

• Finanzas. Este módulo incluye la función estándar de contabilidad, la actualización automática del libro de contabilidad y el seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Puede manejar las conciliaciones de cuentas para ayudar al departamento de contabilidad a cerrar los libros de manera oportuna. El módulo de finanzas a menudo tiene capacidades de facturación, así como funcionalidad para generar estados financieros clave como balances, estados de pérdidas y ganancias y estados de flujo de efectivo. También se pueden agrupar aquí herramientas que automatizan cálculos complejos como el reconocimiento de ingresos, la consolidación de datos de varias subsidiarias o unidades de negocios para fines de informes, planificación y elaboración de presupuestos.

• Las empresas suelen adoptar un módulo de ERP para manejar las finanzas cuando sus necesidades superan la limitada funcionalidad del software de contabilidad diseñado para pequeñas organizaciones. Por ejemplo, una empresa puede necesitar esta aplicación cuando su volumen de transacciones se vuelve demasiado alta, y no puede producir fácilmente los estados financieros requeridos para el cumplimiento legal y regulatorio, o tal vez requiere soporte para múltiples monedas.
• La aplicación de finanzas permite a una empresa obtener visibilidad en tiempo real de su posición de efectivo y hacer que el cierre de fin de mes sea más rápido y fácil.

• 2. Adquisiciones. El módulo de adquisiciones, también conocido como módulo de compras, permite a la organización mejorar los procesos involucrados en una empresa para obtener los bienes, servicios y materiales que necesita para construir o vender sus propios productos o servicios. Las empresas pueden mantener una lista de proveedores aprobados en este módulo y vincular a esos proveedores a ciertos artículos. También puede automatizar las solicitudes de cotización, luego rastrear y analizar todas esas cotizaciones en un solo lugar. Al centralizar el proceso de órdenes de compra, la aplicación de adquisiciones permite a la compañía racionalizar mejor las facturas, rastrear las órdenes de compra y preparar los pagos a los proveedores. La funcionalidad en el sistema a menudo permite a las empresas categorizar y analizar el gasto para identificar áreas para posibles ahorros.
• 3. Gestión de Inventario. Para las empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible. No se puede vender lo que no se tiene, o no se sabe que se tiene. El software de gestión de inventario traslada el seguimiento de los SKU individuales de las hojas de cálculo a una base de datos que se actualiza en tiempo real, para permitir un seguimiento preciso y en tiempo real de las cantidades y la ubicación, incluidas las mercancías en tránsito.

• Las herramientas de informes dentro de la aplicación pueden sopesar las tendencias de ventas con el producto disponible a diario o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
• Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas a mejorar el flujo de caja y aumentar la rotación del inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario durante un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales físicos y en línea y ofrecer nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, recoger en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer los niveles de almacenamiento y los tiempos de entrega preferidos para determinar los puntos de reordenamiento y alertar al personal cuando es el momento de realizar pedidos de reposición.

• 4. Gestión de pedidos. El seguimiento de pedidos en hojas de cálculo también puede convertirse rápidamente en algo totalmente obsoleto en un negocio en crecimiento. El módulo de gestión de pedidos ayuda a rastrear los pedidos desde el momento en que se reciben por primera vez hasta que se combinan con el inventario disponible en una de sus instalaciones (ya sea un almacén o una tienda de retail), hasta el envío y la entrega. Una solución de gestión de pedidos integrada con su herramienta de gestión de inventario garantiza que los artículos pedidos estén realmente en inventario para evitar pedidos pendientes de entrega y ofrecer una experiencia positiva al cliente. Esta conexión también puede ayudar a mejorar el pronóstico de la demanda.

• Las aplicaciones de gestión de pedidos más innovadoras pueden ayudar a una empresa a determinar la opción más rentable para cumplir un pedido: una tienda vs. un centro de distribución vs. un socio de cumplimiento externo, por ejemplo, en función del inventario disponible y la ubicación del comprador. También pueden priorizar los pedidos con parámetros como la fecha de recepción, la velocidad de envío y mucho más.

• 5. Gestión de almacenes. Para cualquier negocio que opera un almacén, ya sea un distribuidor, fabricante o minorista, un módulo de gestión de almacén puede conducir a importantes ganancias de eficiencia al digitalizar y automatizar los procesos de traslado, cumplimiento y envío. Un módulo de gestión de almacenes complementa las características de los módulos de gestión de inventarios y pedidos.
• Esta aplicación puede admitir diferentes estrategias de recolección como recolección por lotes, recolección por olas y recolección por zonas dependiendo de cuál sea más eficiente para un negocio determinado, para aumentar las tasas de cumplimiento de pedidos y la precisión de los pedidos. Un módulo de gestión de almacenes también puede aumentar la satisfacción del cliente porque más compradores reciben los productos correctos puntualmente y bajo las condiciones que esperan.

• 6. Manufactura. Los fabricantes suelen buscar una herramienta que les ayude a construir y ejecutar contra una lista de materiales (BOM), que es como una receta para la creación de un producto. La lista de materiales ayuda a la empresa a planificar la producción de sus bienes al garantizar que tenga las piezas o materiales correctos en la cantidad correcta para ejecutar todas las órdenes de trabajo. De esta manera, el módulo de fabricación está vinculado directamente a la planificación de la oferta y la demanda, que el módulo SCM suele gestionar. También hay una funcionalidad que garantiza la calidad del producto, así como la eficiencia operativa en el piso de la planta.

• Por ejemplo, ¿todos los trabajadores y la maquinaria necesaria están disponibles para ejecutar una producción la próxima semana? ¿Cómo se acumula la producción planificada para los próximos meses en los materiales disponibles, así como lo que está en orden? ¿Cómo puede la empresa ajustar la producción si hay interrupciones en la oferta o picos en la demanda? Un módulo de manufactura puede ayudar con todas estas situaciones. El ERP de fabricación es uno de los espacios más emocionantes, ya que es un campo de pruebas para la intersección de la tecnología operativa y la tecnología de la información como el Internet de las Cosas (IoT).

• 7. Gestión de la cadena de suministro (SCM). Otro módulo con una gran cantidad de funcionalidades que pueden ayudar a optimizar las operaciones es la gestión de la cadena de suministro (SCM). Algunas de las funcionalidades del módulo SCM se superponen con las de la gestión de inventario, pedidos y almacenes, pero su objetivo básico es dar visibilidad de extremo a extremo a la cadena de suministro de la empresa y sus socios, desde los sub-proveedores hasta los distribuidores, con el fin de garantizar la continuidad del negocio y el cumplimiento y reducir el riesgo de la cadena de suministro.
• Esta aplicación puede analizar las órdenes de compra, el inventario, la producción actual y planificada y la demanda esperada para mejorar la planificación de la cadena de suministro. El módulo SCM también gestiona las devoluciones: cuando los clientes devuelven productos, un colaborador escanea cada artículo, registra su estado y, si es necesario, inicia un intercambio.

• A partir de ahí, las empresas pueden añadir módulos más especializados diseñados para satisfacer las necesidades y los desafíos de ciertas industrias y modelos de negocios. Algunos de estos dan soporte a las áreas orientadas hacia al cliente de un negocio, en lugar del back-end.
• 8. Gestión de la relación con el cliente (CRM). Un tesoro de datos de clientes y clientes potenciales se almacena en el módulo CRM de la compañía. Las principales aplicaciones de CRM tienen tres capacidades principales: automatización de la fuerza de ventas, gestión del servicio al cliente y automatización de marketing. La primera ayuda a los representantes de ventas a gestionar clientes potenciales, oportunidades y elaborar presupuestos.
• Los módulos CRM más robustos también pueden pronosticar las ventas al aprovechar los datos históricos sobre las transacciones y el comportamiento de compra. La parte de servicio al cliente rastrea el historial de comunicación de la empresa con los clientes y clientes potenciales, la fecha y hora de las llamadas y correos electrónicos, por ejemplo, y su historial de compras. Por último, las capacidades de automatización de marketing ayudan a las empresas a gestionar campañas y segmentar su audiencia para determinar a quién deben dirigirse determinadas promociones u oportunidades de ventas cruzadas.

• Cuando un cliente o cliente potencial completa un formulario en el sitio web de una empresa, esa información fluye al CRM, lo que genera una notificación para que un representante de ventas pueda hacer un seguimiento con prontitud. Los equipos de ventas y marketing también pueden ver dónde se encuentra ese cliente en el ciclo de ventas para decidir qué hacer a continuación. Cuando los clientes tienen preguntas o problemas con un producto o servicio, un agente de servicio al cliente puede resolver la situación más rápidamente porque puede ver todas las interacciones anteriores con el comprador.

• 9. Automatización de servicios profesionales (PSA). También llamada módulo de administración de recursos de servicio, esta aplicación permite a una organización planificar y administrar proyectos. El módulo PSA hace un seguimiento del estado de los proyectos, gestiona los recursos humanos y de capital en todo momento y permite a los gerentes aprobar los gastos y las hojas de tiempo. Facilita la colaboración entre equipos al mantener todos los documentos relacionados en un lugar compartido. Además, el módulo PSA se integra con el módulo de finanzas para preparar y enviar facturas automáticamente a los clientes en función del programa de facturación acordado.

• Las empresas adoptan el PSA cuando el seguimiento de horas y la facturación de clientes individuales se vuelve demasiado larga y difícil de rastrear o cuando las facturas tardías y erróneas se vuelven comunes. El software muestra el estado del proyecto, rastrea a los consultores asignados, las horas registradas, los gastos de viaje y las comunicaciones con el cliente, y puede usar toda esa información para automatizar la facturación.

• 10. Automatización de marketing. Si bien el CRM a menudo puede manejar la automatización básica del marketing, un módulo dedicado a esto puede ofrecer capacidades más amplias. Los datos del sistema CRM pueden alimentar la herramienta de automatización de marketing para impulsar campañas de marketing específicas en varios canales, incluyendo redes sociales, correo electrónico, video y más. Un módulo de automatización de marketing también puede mantener varias listas de contactos.
• También puede medir el rendimiento de varias campañas en detalle, para dar forma a futuros planes de marketing y gastos. En última instancia, un módulo de automatización de marketing debería ayudar a una empresa a aumentar los ingresos a través de todos los canales de venta y aumentar la lealtad de los clientes existentes.

El verdadero valor de ERP radica en la organización integrada que permite unificar funciones aisladas y asegurar que los datos precisos y consistentes estén impulsando los procesos y la toma de decisiones. Algunas empresas adoptarán la funcionalidad de forma fragmentaria, y otras necesitarán una serie de módulos diferentes desde el principio. Los mejores sistemas ERP permitirán a la organización ampliar la funcionalidad según sea necesario, añadiendo capacidades para satisfacer sus necesidades de negocios e iniciativas futuras. Los principales proveedores de software de ERP permiten que la estrategia de negocios dicte la estrategia tecnológica, y no al revés.

Si bien cada organización necesitará determinados módulos de ERP, la forma en que configure cada módulo será única para sus procesos de negocios específicos. Es importante asociarse con un proveedor capaz no solo de ofrecer una funcionalidad lista para usar, sino que también pueda adaptar el software a las necesidades particulares de tu empresa de una manera que no interrumpa las operaciones ni requiera un amplio entrenamiento. El software ERP basado en la nube brinda a las empresas esa flexibilidad, y los principales proveedores tienen módulos que pueden apoyar el trayecto de cada negocio en cada paso del camino.

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La retención de clientes juega un papel crucial en el éxito y la sostenibilidad duradera de un negocio. Cuando se hace bien, también puede aumentar las ganancias de una empresa.

La clave para una alta retención de clientes es determinar qué está causando que los clientes se vayan y luego emplear estrategias que crearán un grupo leal de compradores que comprarán con más frecuencia y harán compras más grandes. Al descubrir qué deleita y motiva a sus clientes más leales, puede intentar replicarlo.

¿Qué es la retención de clientes?

La retención de clientes es la capacidad de una empresa para mantener a los clientes existentes y continuar generando ingresos a partir de ellos. Las empresas utilizan diferentes tácticas para convertir a los compradores primerizos en compradores habituales. En otras palabras, la retención de clientes permite que una empresa aumente la rentabilidad de un cliente existente y maximice su valor de por vida (LTV).

Explicación de la retención de clientes

Piense en la retención de clientes como un proceso en el que una empresa tiene como objetivo convencer a los clientes existentes para que sigan comprando sus productos o servicios. Dado que un cliente ya realizó una compra, es diferente de la generación de prospectos, que es el esfuerzo que implica recopilar información de contacto de empresas o personas que probablemente compren un producto o servicio.

En cambio, la retención de clientes se centra en los clientes existentes. El objetivo es aumentar las compras repetidas construyendo la lealtad del cliente a través de un excelente servicio al cliente, valor del producto y una clara ventaja sobre productos o servicios similares.

¿Por qué es importante la retención de clientes?

La retención de clientes es vital para impulsar las compras repetidas y el valor continuo de su base de clientes. Una regla general citada con frecuencia es que cuesta cinco veces más adquirir un nuevo cliente que retener a un cliente existente. Dos de los factores más importantes para mejorar la retención de clientes es comprender la satisfacción y la lealtad de sus clientes. Las empresas también deben comprender cualquier operación que pueda alejar a los clientes potenciales y existentes, como un servicio al cliente lento o deficiente o un producto defectuoso.

Adquisición de clientes frente a retención de clientes

La adquisición de clientes se refiere a las acciones o procesos diseñados para ayudar a una empresa a obtener nuevos clientes. Esto incluye cualquier esfuerzo centrado en encontrar nuevos clientes potenciales o convertir prospectos en clientes de pago.

La retención de clientes, por otro lado, ocurre después de adquirir al cliente. Una vez que hacen una compra, está tratando de generar lealtad e impulsar negocios repetidos.

¿Por qué los clientes dejan una empresa?

Los clientes tienden a seguir adelante por una miríada de razones, que pueden incluir un servicio al cliente deficiente, demasiada fricción en el proceso de compra y una falta de valor percibido. Por eso es una buena idea trazar el recorrido del cliente para saber dónde están las fugas. También es una buena práctica solicitar comentarios de los clientes e incorporarlos en los planes más grandes de la empresa.

Cuándo enfocarse en la retención

La madurez de su negocio determinará si necesita concentrarse en la retención de clientes. Por ejemplo, si su empresa acaba de lanzarse, debe centrarse en la adquisición de clientes, ya que no hay clientes existentes para retener. El punto focal en esa etapa debe ser el desarrollo de estrategias que cultiven su base de clientes inicial. Esto se debe a que no está obteniendo ventas ni clientes, lo que hace que sea un punto discutible tratar de retenerlos. Las tácticas pueden incluir la creación de contenido de marca compartida, contenido producido por su empresa y un no competidor, o la creación de una campaña publicitaria paga.

Pero eso no significa que puedas plantar las semillas. Acciones como relacionarse con los consumidores y hacer que el proceso de compra sea lo más sencillo posible ayuda a una empresa a ganar terreno. A medida que esto suceda, habrá más datos para ver qué está funcionando, tal vez comience con tácticas como encuestas o campañas de correo electrónico de retención. De esa manera, su negocio está trabajando para alentar a los clientes existentes y anteriores a realizar compras adicionales.

Una vez que esté más establecido, puede incorporar más tácticas de retención de clientes, lo que lo convierte en una prioridad más que la adquisición de clientes, a medida que comienza a generar ventas más consistentes. A medida que sus ventas crecen a un ritmo constante y tiene una base de clientes de tamaño decente, puede dedicar más tiempo y atención a sus esfuerzos de retención de clientes. En esta etapa, cosas como los programas de fidelización o referencia tienen sentido, ya que tendrá una base de clientes estable (y con suerte leal) de la que sacar provecho.

Beneficios de la retención de clientes

El principal beneficio de la retención de clientes es la capacidad de maximizar la cantidad de dinero que puede extraer de cada cliente. También hay otros beneficios, incluidos los siguientes:

Mayores ganancias: muchas empresas generan la mayoría de sus ingresos de los clientes existentes (el 61 % de las pymes dijeron que este era el caso, según un informe de BIA/Kelsey), por lo que centrarse en esta parte de su negocio debería ser la prioridad. No solo aumentará sus ingresos, sino también la rentabilidad de su negocio.

Costos más bajos: retener a un cliente existente es entre 5 y 25 veces más barato que adquirir uno nuevo, según Bain & Company, por lo que es una estrategia mucho más rentable a largo plazo.

Mayor valor promedio de pedido (AOV): los clientes habituales tienden a gastar más con el tiempo mientras aumentan el valor promedio de su pedido. Es por eso que solo un aumento del 5 % en la tasa de retención puede hacer que las ganancias crezcan entre un 25 % y un 95 %, según Bain & Company. Y los clientes fieles tienen un 23 % más de probabilidades de volver a comprar que otros, según un estudio de Gallup.

Adquiera embajadores de marca: el boca a boca es una de las mejores formas de hacer crecer su negocio de manera orgánica. Cuanto más leales sean sus clientes, más probable es que compartan experiencias positivas y recomienden su empresa a otros.

Medición de la retención de clientes y métricas clave

Sus estrategias de retención de clientes deben guiarse por datos más allá de las cifras de ventas que pueden ayudar a cuantificar sus esfuerzos. Echemos un vistazo a algunas de las métricas clave que puede usar para determinar su tasa de retención de clientes.

Fórmula de tasa de deserción

La tasa de abandono es la cantidad de clientes que una empresa perdió en un período de tiempo específico en relación con su base de clientes existente. Para calcular la tasa de deserción, tome la cantidad de clientes que su negocio perdió al final de un período específico y divídala por la cantidad total de clientes al comienzo del período.

Por ejemplo, si su empresa tenía 2000 clientes al comienzo del trimestre y 1300 al final, aplicaría la fórmula anterior de la siguiente manera:

700 (número de clientes perdidos) / 2.000 (clientes totales al inicio del trimestre) = 0,35

Esto significa que su tasa de deserción, o el porcentaje de clientes que se fueron durante ese trimestre, fue del 35 %.

Fórmula de tasa de retención de clientes

Para calcular la tasa de retención de clientes, determine la cantidad de clientes que adquirió durante un período específico. Reste esa cifra del número total de clientes al final de ese período. Luego toma este número y lo divide por el número de clientes que tenía al comienzo del período.

(Total de clientes al final del período – nuevos clientes adquiridos) / Clientes al inicio del período * 100

Por ejemplo, supongamos que tiene 2000 clientes al comienzo del trimestre y adquirió otros 400 clientes, pero aún tiene solo 1300 clientes al final del trimestre.

Tasa de retención de clientes

(1300 – 400) / 2000 = 0,45

Esto significa que ha conservado el 45 % de sus clientes durante los últimos tres meses.

Tasa de cliente repetido

La tasa de repetición de clientes mide las posibilidades de que un cliente actual realice más de una compra.

Para calcular su tasa de clientes repetidos, tome la cantidad de clientes que realizaron más de una compra y divídala por la cantidad total de clientes únicos.

Por ejemplo, si tiene 4000 clientes que realizaron más de una compra en un mes y 7500 clientes únicos, su fórmula se vería así:

4,000 / 7,500 = 0.53

Esto significa que tiene una tasa de repetición de clientes del 53%.

Frecuencia de compra

La fórmula de frecuencia de compra está relacionada con la tasa de repetición de clientes y representa el número medio de pedidos realizados por cada cliente. Tome el mismo período utilizado para su tasa de clientes repetidos (como un mes o un trimestre) y divida la cantidad total de pedidos por la cantidad total de clientes únicos. Digamos que su empresa tuvo 30.000 pedidos en un mes y 7.500 clientes únicos. Aplicarías la siguiente fórmula:

30,000 / 7,500 = 4

Entonces, el cliente promedio hizo cuatro compras.

Valor promedio de pedido (AOV)

AOV muestra la cantidad promedio gastada por compra. Usando el mismo período para la tasa de compra repetida, divida sus ingresos anuales totales por la cantidad de pedidos procesados.

Si su empresa ganó $1,000,000 en ingresos por 100,000 pedidos el año pasado, su fórmula se vería así:

$1,000,000 / 100,000 = 10

El valor promedio de cada pedido fue de $10.

5 estrategias para mejorar la retención de clientes

Aquí hay algunas ideas prácticas para mejorar la retención de clientes:

1. Interactuar con los clientes: analice sus canales de marketing e identifique las mejores formas de interactuar con sus clientes. ¿Responden mejor a las redes sociales, el marketing por correo electrónico, los eventos en línea o algo más? Permita que los clientes evalúen los próximos productos y servicios, para que sientan que son parte de la marca.

2. Reduzca la fricción en el proceso de compra: cuantos menos obstáculos o desafíos enfrenten los clientes al comprar su producto o servicio, mejor. Cuando se trata de comercio electrónico, los tiempos de carga de página rápidos y una experiencia de pago rápida y simple son fundamentales. En una tienda, elimine la fricción asegurándose de que un miembro del personal esté siempre disponible para ayudar a un cliente cuando esté listo para pagar.

3. Mejore la atención al cliente: ofrezca múltiples formas para que los clientes se comuniquen con usted. Esto puede incluir chat en vivo en su sitio web, un número de teléfono dedicado, correo electrónico, redes sociales y una página completa de preguntas frecuentes en línea. Además, desea garantizar tasas de respuesta rápidas. Capacitar bien a su personal y medir su desempeño con puntos de referencia lo ayudará a cumplir con las expectativas de comunicación de los clientes.

4. Cree una comunidad: tener programas de membresía exclusivos o foros donde los representantes de su empresa y los clientes puedan interactuar entre sí ayudará a generar más lealtad a la marca y entusiasmo. Otras ideas incluyen dar códigos de descuento a clientes leales y crear programas de recomendación que ofrezcan un incentivo a los clientes actuales.

5. Inicie un programa de lealtad: los programas de lealtad pueden ser una excelente manera de motivar a los clientes existentes a realizar compras adicionales y con mayor frecuencia. Asegúrese de que su programa de lealtad tenga recompensas que los clientes existentes encuentren valiosas, como productos gratis o descuentos significativos.

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Una recesión potencial es una preocupación muy real y está obligando a los CFO a encontrar formas de reducir costos, aumentar la eficiencia y mejorar la gestión del efectivo.

La buena noticia es que los CFO están acostumbrados a abordar los desafíos más complejos: una mirada al papel que han desempeñado los CFO en los últimos tres años cuenta su propia historia. Ahora, a medida que la economía se desacelera, es hora de reducir los costos con cuidado mientras se buscan oportunidades de crecimiento.

Para saber cómo los CFO equilibran los presupuestos y las prioridades comerciales, NetSuite y CFO.com encuestaron a 500 CFO y ejecutivos de organizaciones con $250 millones o menos en ingresos anuales. Esto es lo que encontró nuestra encuesta.

La eficiencia triunfa sobre el crecimiento a medida que la economía se desacelerar

Mientras la Fed lucha contra la inflación, las organizaciones buscan reducir costos y mejorar la eficiencia.

• El 99% de los líderes empresariales predicen recortes presupuestarios si la economía cae en recesión.
• El 100 % de los directores financieros cree que la inflación seguirá siendo el problema principal hasta 2023, y el 78 % busca reducir costos para ayudar a combatir la inflación.
• Para mejorar el flujo de efectivo y administrar la salud financiera, los CFO identificaron el marketing y la publicidad, la adquisición de talento y la expansión de productos y servicios como las tres áreas principales para posibles recortes presupuestarios.

Las empresas necesitan equilibrar los recortes presupuestarios con la retención de talento

La encuesta encuentra que los recortes presupuestarios pueden afectar la retención de empleados, ya que muchos gerentes informan que buscan irse y les preocupa que los miembros de su equipo “se retiren en silencio”.

• El 83% de los líderes empresariales creen que enfrentarán una escasez crítica de talento este año.
• A pesar de eso, el 39 % de los CFO esperan reducir los presupuestos de contratación y el 37 % dijo que reducirá las asignaciones para retener talento en 2023.
• La escasez de talento y los recortes presupuestarios están afectando la moral de los empleados. La mitad de los gerentes están buscando activamente nuevos trabajos, y el 59% de los líderes empresariales informaron que “renunciar en silencio” es un problema para su empresa.

Los equipos de finanzas defienden la tecnología para ayudar a gestionar la economía y la escasez de talento

Para hacer frente a la inflación y una posible recesión, los directores financieros están duplicando la tecnología para ayudar a sus equipos a lograr más con menos.

• El 94 % de los líderes empresariales cree que su equipo ejecutivo está tomando las medidas adecuadas para controlar la inflación y prepararse para una posible recesión. El 92% cree que su departamento de finanzas está completamente preparado para manejar una posible recesión.
• El 73 % de los CFO anticipan un aumento general en el gasto en TI/tecnología durante los próximos 12 meses.
• El 84% de los CFO estarán más involucrados en el desarrollo de una estrategia tecnológica este año, ya que creen que la tecnología aumentará la productividad general y aliviará las presiones sobre una fuerza laboral con exceso de trabajo.

No hay duda de que los directores financieros se enfrentan a una nueva realidad para la gestión de la fuerza laboral. Una confluencia de factores que incluyen demandas de salarios más altos, un grupo de contratación históricamente pequeño y el creciente deseo de los empleados de arreglos de trabajo flexibles hacen que equilibrar los presupuestos y las prioridades comerciales sea más complicado. La encuesta revela que los líderes empresariales confían en que sus equipos financieros enfrentarán estos desafíos en 2023.

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