El inventario es una parte fundamental de cualquier negocio que maneje productos físicos. Una gestión eficaz del inventario no solo asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan, sino que también puede mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa de la empresa. Sin embargo, gestionar el inventario de manera efectiva puede ser todo un desafío, especialmente para las empresas en crecimiento o aquellas que manejan una amplia variedad de productos. Aquí presentamos cuatro consejos clave para optimizar la gestión del inventario:
Implementar Stock de Seguridad:
El stock de seguridad, también conocido como stock de reserva, es una cantidad adicional de productos que se mantiene en inventario para mitigar el riesgo de agotamiento de existencias debido a la incertidumbre en la demanda o a problemas en la cadena de suministro. Implementar un stock de seguridad adecuado puede ayudar a evitar la pérdida de ventas debido a la falta de productos disponibles y garantizar una experiencia positiva para el cliente.
Para determinar el nivel óptimo de stock de seguridad, es crucial analizar el histórico de ventas, la variabilidad en la demanda, los tiempos de entrega de los proveedores y otros factores relevantes. Utilizar herramientas de pronóstico de demanda puede facilitar este proceso al proporcionar estimaciones más precisas sobre la cantidad de stock de seguridad necesaria para cada producto.
Utilizar el Seguimiento de Lotes:
El seguimiento de lotes implica asignar un número único a cada lote de productos recibidos en el inventario, lo que permite rastrear su origen, fecha de fabricación, fecha de vencimiento (si es aplicable) y otros detalles relevantes. Esta práctica es especialmente importante para empresas que manejan productos perecederos o que están sujetos a regulaciones estrictas, como la industria farmacéutica o de alimentos.
Al utilizar el seguimiento de lotes, las empresas pueden identificar y aislar rápidamente cualquier problema de calidad o seguridad que pueda surgir, lo que facilita la retirada de productos defectuosos del mercado y protege la reputación de la marca. Además, el seguimiento de lotes también puede ayudar a optimizar la rotación del inventario al permitir una gestión más precisa de las fechas de vencimiento y la priorización de la venta de productos más antiguos.
Iniciar un Proceso para la Rotación del Inventario:
La rotación del inventario se refiere a la frecuencia con la que los productos en el inventario son vendidos y reemplazados durante un período de tiempo específico. Una alta rotación del inventario indica que los productos se están vendiendo rápidamente, lo que puede ser un signo de una gestión eficiente del inventario y una buena demanda por parte de los clientes. Por otro lado, una baja rotación del inventario puede indicar problemas como obsolescencia de productos, precios poco competitivos o una mala selección de productos.
Para optimizar la rotación del inventario, es importante implementar prácticas como la clasificación ABC, que divide los productos en categorías según su contribución al volumen de ventas y prioriza la gestión en consecuencia. Además, ofrecer descuentos o promociones para productos con baja rotación puede ayudar a mover el inventario más rápidamente y liberar espacio para productos más populares.
Realizar Auditorías Periódicas del Inventario:
Las auditorías periódicas del inventario son esenciales para garantizar la precisión de los registros de inventario y prevenir pérdidas debido a errores de contabilidad, robos o mala gestión. Estas auditorías implican contar físicamente los productos en existencia y comparar los resultados con los registros de inventario para identificar discrepancias y tomar las medidas correctivas necesarias.
Es recomendable realizar auditorías del inventario de forma regular, ya sea mensual, trimestral o anualmente, dependiendo del tamaño y la naturaleza del negocio. Utilizar tecnología como lectores de códigos de barras o sistemas de gestión de inventario automatizados puede agilizar el proceso de auditoría y reducir la probabilidad de errores humanos.
En resumen, la optimización del inventario es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier negocio que maneje productos físicos. Implementar un stock de seguridad adecuado, utilizar el seguimiento de lotes, iniciar un proceso para la rotación del inventario y realizar auditorías periódicas del inventario son cuatro consejos clave que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la gestión del inventario. Al seguir estas prácticas recomendadas, las empresas pueden mantener un inventario saludable y satisfacer las necesidades cambiantes de sus clientes de manera más efectiva.
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La tecnología ha impulsado importantes avances en todos los procesos y, específicamente, en elproceso de distribución de todos los negocios. Aunque el sector de abastecimiento de empresa a empresa ha sido tradicionalmente más lento en la adopción de las tecnologías que los mercados de consumo, los distribuidores las están implementando a medida que las empresas se adaptan al cambio de hábitos de compra y pasan a contar con una fuerza de trabajo más conocedora de la tecnología.
Análisis del proceso de distribución: encuesta de Industrial Distribution
Este cambio hacia las nuevas tecnologías empresariales en el sector de abastecimiento B2B se ejemplifica en la encuesta de operaciones de distribuidores de la revista Industrial Distribution. A los 300 distribuidores de compañías de diversos tamaños que participaron de la encuesta se les pidió que eligieran cuáles tecnologías utilizan, y estas son las opciones que seleccionaron:
Automatización de la fuerza de trabajo (SFA): 19.7%
Planificación de recursos empresariales (ERP): 27.2%
Sistemas de gestión de almacenes (WMS): 29.8%
Gestión de la relación con los clientes (CRM): 53.1%
Pedidos en la Web en línea (ecommerce): 60.1%
Estas cifras pueden parecer bajas dada la tasa de adopción tecnológica en el panorama empresarial global. Sin embargo, muchos de los distribuidores pretenden agregar estas tecnologías en un futuro próximo. La encuesta de Industrial Distribution pidió a los encuestados que indicaran cuáles de estas tecnologías planeaban adoptar. Estas son las opciones que seleccionaron:
Automatización de la fuerza de trabajo (SFA): 20.4%
Planificación de recursos empresariales (ERP): 13.8%
Sistemas de gestión de almacenes (WMS): 17.1%
Gestión de la relación con los clientes (CRM): 23%
Pedidos en línea (ecommerce): 33.2%
La encuesta revela que los distribuidores están teniendo dificultades para contratar empleados. El 40% de los encuestados dijeron que no suelen encontrar solicitudes de empleo adecuadas para sus compañías. Mientras tanto, el 38% clasificaron su desempeño en este ámbito como “razonable” o “deficiente”. En una época en la que los distribuidores tienen dificultades para encontrar nuevos empleados, es fundamental que cada empleado sea lo más productivo posible. Obviamente, la tecnología constituye una manera de posibilitarlo.
Complementar los recursos humanos para optimizar el proceso de distribución en lugar de sustituirlos
Hoy se habla mucho del papel que los procesos de automatización tienen en la fuerza de trabajo global. Sin duda, la idea de la automatización de la fabricación evoca imágenes de robots que realizan el trabajo prosaico y repetitivo que los humanos solían realizar en algunas áreas de fábricas almacenes.
En realidad, la automatización se está llevando a cabo en las operaciones administrativas de los distribuidores y fabricantes para aumentar la eficiencia de ciertas áreas. Es decir, al igual que el trabajo manual, el procesamiento de documentos, las interacciones con los clientes y el envío son tareas que están siendo automatizadas. Al igual que en las fábricas y en los almacenes, el objetivo de la automatización no es sustituir a los recursos humanos, sino complementarlos realizando tareas sin importancia. Sobre todo, con el objetivo de que los recursos humanos se centren en
En lugar de hacer que un vendedor introduzca manualmente pedidos de venta en hojas de cálculo de Excel, estos pedidos se pueden automatizar e incorporarse al sistema de ERP NetSuite. Esto permite que el vendedor dedique más tiempo a la interacción con clientes existentes o potenciales. Una encuesta sobre el sector manufacturero realizada por la empresa contable Sikich LLP constató que el 53% de los encuestados utilizaban procesos manuales para medir los indicadores clave de rendimiento, mientras que solo el 26% de ellos utilizaban aplicaciones tales como las soluciones de ERP.
“Es responsabilidad de la dirección asegurar que se mantenga una orientación hacia la calidad, y si las tecnologías que incorpora para ayudar a los empleados a trabajar mejor o más rápido posibilitan un mejor nivel de calidad, este marco hace que todo resulte mucho más fácil”.
— Gavin Davidson, Director de marketing de producto de NetSuite
NetSuite: soluciones para el proceso de distribución
Para el proceso de distribución, NetSuite ofrece las tecnologías de SFA, ERP, WMS, CRM y ecommerce. Este software incluye la mayoría de las innovaciones que muchos de los distribuidores actuales han utilizado para agilizar los procesos manuales y aumentar la productividad de los empleados con el objetivo de mejorar sus resultados totales.
1. Automatización de la fuerza de trabajo (SFA)
La automatización de la fuerza de trabajo (SFA) automatiza las actividades empresariales de ventas que incluyen el procesamiento de pedidos, la gestión de contactos, el uso compartido de información, el monitoreo y control del inventario, el seguimiento de pedidos, las previsiones de ventas y la evaluación del desempeño de los vendedores.
2. Planificación de recursos empresariales (ERP)
La planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución de software empresarial que utiliza un sistema de aplicaciones integradas para la gestión del negocio y de sus diversas funciones administrativas, que incluyen CRM, gestión del inventario, contabilidad, recursos humanos y mucho más, todo como un sistema integral de gestión de almacenes.
3. Sistema de gestión de almacenes (WMS)
El sistema de gestión de almacenes (WMS) es una aplicación de software que respalda las operaciones diarias de los almacenes, permitiendo una gestión centralizada de tareas tales como el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de existencias. Esto ayuda a reducir el tiempo de envío y a aumentar la rotación de inventario.
4. Gestión de la relación con los clientes (CRM)
La gestión de la relación con los clientes (CRM) consiste en la administración de la experiencia del cliente. Proporciona una perspectiva para las campañas de marketing e incluye asistencia posventa. Esencialmente, abarca todas las interacciones con el cliente.
Debido a los diversos procesos que integran a una industria, los tipos de inventarios se clasifican con base en su comportamiento y/o funcionalidad. Para la planeación estratégica eficiente de cualquier industria es de vital importancia conocer los diferentes tipos de inventarios.
Un inventario se define como la cantidad de producto almacenado dentro de una empresa para su comercialización. Conocer y entender los tipos de “stock” —como también se le conoce— ayuda a comprender mejor los procesos de producción y posibilita la elaboración de una planeación más eficiente.
Los tipos de inventarios más importantes que integran los procesos de una empresa son:
De ciclo/periodo
Se trata del inventario dispuesto para cubrir la demanda durante un periodo específico hasta la llegada del siguiente pedido. El inventario de ciclo está diseñado para cubrir la demanda de manera que las órdenes de compra coincidan con su agotamiento en periodos iterativos.
Estacional
Se refiere al inventario relacionado a la demanda por temporada o festividades. En algunas empresas esto es de vital importancia ya que en una temporada corta pueden llegar a realizar el 80% de sus ventas y por lo tanto deben elaborar un plan de corta duración para evitar el desabasto.
Óptimo
Es la cantidad óptima de un producto para cubrir la demanda sin llegar a generar un inventario obsoleto. Es prioridad poder identificar esta cantidad ya que una empresa debe evitar generar costos elevados en su almacén por este concepto, lo cual se convierte directamente en costo de venta.
En cuarentena
Este tipo de inventario está siendo inspeccionado o valorado por algún área de calidad que garantizará que el producto puede ser usado y vendido de acuerdo con las especificaciones y/o características definidas.
Obsoleto/muerto
Se refiere a la cantidad de producto que se tiene que desechar ya que es viejo u obsoleto y no es posible reutilizarlo. Es muy común en industrias como la farmacéutica, química y/o alimenticia tener este tipo de inventario ya que la fecha de caducidad es una variable que siempre juega en contra de la planeación estratégica.
De tránsito/paso
Es el producto que está a un paso de ser comercializado o vendido y que no se pretende almacenar por tiempos prolongados. Las empresas que poseen centros de distribución son las que gestionan principalmente este tipo de inventario.
Se trata del inventario de reserva que existe para hacer frente a el retraso del pedido de un producto o a un incremento no contemplado de la demanda. Es fundamental establecer y calcular adecuadamente esta cantidad ya que ayuda a hacer frente a las contingencias y excepciones del proceso productivo y la cadena de suministro.
Para recuperación/reutilización
Es el inventario de materiales que han sido usados previamente pero se pueden reutilizar en parte o en su totalidad para nuevos productos. Esta práctica no representa un gran beneficio para la planeación estratégica de reducción de costos pues puede provocar pérdidas operativas debido al costo incremental del proceso de transformación. Cada empresa debe valorar y contabilizar dicho uso con base en los datos proporcionados por su sistema de gestión de recursos (ERP).
De anticipación/oportunidad
Una buena planeación estratégica debe saber aprovisionarse de los distintos tipos de material en el momento adecuado. El inventario de anticipación es conveniente si el precio del artículo es más bajo que en otras temporadas y puede existir un beneficio próximo de esta inversión.
Existen ciertas prácticas, muy comunes en realidad, que las empresas incluyen dentro de su proceso de planeación al implementar un ERP. Mejor dicho, pudiésemos decir que se trata de errores que pueden ocasionar que el proyecto se venga abajo. Afortunadamente, en Entersol contamos con la experiencia para identificar estas circunstancias desfavorables con el objetivo de que la implementación de cualquier software no sea obstaculizada.
Creer que el ERP es la bala de plata para todos los problemas operativos.
Comúnmente los directores, gerentes y/o personas con toma de decisión piensan que la implementación de un ERP será la solución a todos sus problemas. Un ERP ayuda a gestionar, estandarizar, controlar y automatizar los procesos de negocio. Sin embargo, si la información ingresada al sistema es de mala calidad, el resultado será deficiente. Por lo anterior, es muy importante tener claro cuál es el alcance y funcionalidad que el negocio requiere para aportar valor al momento de usar un sistema ERP y no confiar en que la puesta en marcha será la solución a la causa del problema informático y de procesos.
No tener claridad de requerimientos y/o necesidades en el proceso de planeación
Hoy en día existe en el mercado una gran oferta de soluciones ERP, sin embargo, no todos los ERP son para todo tipos de empresas. ¿De qué depende? Del giro de la empresa y su tamaño. Se debe tener claro lo que tu negocio necesita y qué procesos son los críticos. Esto ayudará a definir realmente qué solución es la adecuada. Es necesario realizar un examen meticuloso para determinar los requerimientos imprescindibles que realmente agreguen valor al negocio. Independientemente de tu giro o el tamaño de la empresa, podemos decir que NetSuite es la solución que estás buscando.
Falta de definición de los procesos de negocio
Oracle Netsuite es el ERP de clase mundial diseñado para implementar buenas prácticas de los líderes internacionales en los procesos de negocio. Toda empresa posee o desea tener procesos propios para ofrecer a sus clientes el mejor producto al mejor costo posible, por lo que es importante que tus procesos sean claros y bien pensados para el momento de implantar un ERP.
No considerar la resistencia al cambio
Esta es una de las prácticas más comunes. En la mayoría de las implementaciones de ERP se consideran los procesos y la información sin entender que la clave de estos es el personal que los opera. Desde la alta dirección es necesario transmitir adecuadamente el objetivo y los beneficios de implementar un ERP para la organización, pero sobre todo para las personas. Por ejemplo, los empleados pueden considerar que este cambio traerá recortes de personal, más trabajo a su día e incluso controles innecesarios que hagan que su trabajo no valga. Afortunadamente, NetSuite significa todo lo contrario.
Falta de apoyo de la alta dirección en el proceso de planeación y/o proyecto
Implementar un ERP no es un proyecto de bajo nivel ni que requiera solo decisiones operativas. Es por esto por lo que es sumamente importante el correcto y oportuno involucramiento de los directivos. La falta de interacción de la alta dirección tendrá relación directa con el retraso en los tiempos de arranque, requerimientos no satisfechos y arranques fallidos.
No definir métricas de éxito y mejoras tangibles
Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. Esto va muy ligado a la falta de definición de necesidades y procesos de negocio. La mejor manera de conocer si la implementación de un ERP ha tenido éxito es a través de la correcta definición de métricas de medición.
Falta de entendimiento sobre las fases de maduración de un ERP
Comúnmente se cree que tan pronto se ponga en marcha un sistema ERP comenzará a dar resultados inmediatos. Como muchas inversiones, se requiere de seguimiento, estabilización, compromiso, maduración y mantenimiento para poder alcanzar los resultados esperados.
