7 módulos ERP clave y Cómo usarlos

by Camila Lindoro | Nov 8, 2022 | ERP, Gestión Empresarial, NetSuite

Un módulo ERP de finanzas, que maneja la contabilidad, gestión de tesorería, informes financieros y presupuestación, suele ser la primera que una empresa implementa, porque obtener “números” precisos es la base para impulsar y medir la eficiencia en toda la organización.
Más de la mitad de las pequeñas y medianas empresas medianas dijeron que usan algunos o solo un software basado en la nube para finanzas y contabilidad en una encuesta reciente de Robert Half. Al mismo tiempo, el número de pequeñas empresas que informan Confiar en Excel para la elaboración de presupuestos y la planificación ha descendió significativamente en los últimos años.

A medida que el negocio crece, necesita mejorar cómo gestiona el inventario, los pedidos de los clientes o la compra pedidos, necesita incorporar nuevas funcionalidades, todas de las cuales extrae información y la alimenta en la misma base de datos para mantener una única fuente de información precisa. Los datos en un módulo impulsa la información o los resultados en otro: el verdadero valor de un sistema ERP.

Las empresas suelen construir su entorno ERP adoptando estos módulos primero:

1. Finanzas.

Este módulo incluye funcionalidad de contabilidad, automáticamente se realiza la actualización del libro mayor y seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Eso puede manejar conciliaciones de cuentas para ayudar al departamento de contabilidad a cerrar los libros de un manera oportuna.
El módulo de finanzas a menudo tiene capacidades de facturación, así como funcionalidad para generar estados financieros clave como el balance, hojas de cálculo, cuentas de pérdidas y ganancias y caja declaraciones de flujo. Herramientas que automatizan cálculos complejos tales como el reconocimiento de ingresos, consolidación de datos de varias filiales o unidades de negocio para propósitos de informes, así como también la planificación y la presupuestación.
Las empresas suelen adoptar un ERP para manejar las finanzas cuando sus necesidades superan las funcionalidad limitada del software de contabilidad diseñado para organizaciones pequeñas. Por ejemplo, una empresa puede necesitar esta aplicación cuando el volumen de transacciones es demasiado alto y no puede producir fácilmente los estados financieros requeridos para el cumplimiento legal y reglamentario. O tal vez requiera soporte para múltiples monedas.
La aplicación de finanzas permite a una empresa obtener visibilidad en tiempo real de su posición de efectivo y hace que el cierre de fin de mes sea más rápido y fácil.

2. Gestión del Capital Humano (GCH).

Establecer un control sobre los datos y procesos relacionados con las personas, como la nómina y los registros de los empleados, es imprescindible para cualquier negocio con más de unos pocos empleados. Un El módulo GCH almacena los datos de los empleados en una ubicación centralizada y rastrea la información básica, como el salario o tarifa por hora, estructura de informes y tiempo libre remunerado, que es necesario para calcular la nómina.
Las organizaciones implementan la funcionalidad GCH no solo para rastrear información del personal, sino para permitirles a los empleados funcionalidad de autoservicio para solicitar tiempo libre o tiempo de entrada, realizar un seguimiento de sus acumulaciones y mantener cumplimiento de las leyes fiscales y laborales. En cuanto a la nómina de sueldos la funcionalidad es increíblemente importante, pues automatiza lo que puede ser un complejo proceso de cálculo de retenciones de impuestos, beneficio contribuciones, horas extras y más.
Este tipo de aplicación puede ayudar con el reclutamiento,incorporación, gestión del rendimiento y gestión de la sucesión. En algunos casos, el módulo GCH puede proporcionar análisis de talento para ayudar a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para rotación, retención, capacitación y más.
Una vez que los procesos sólidos de finanzas y GCH están en su lugar, las organizaciones a menudo buscan mejorar la eficiencia y el desempeño de sus operaciones. Esto puede involucrar la adición de todos o alguna combinación de los siguientes módulos:

3. Adquisiciones.

El módulo de compras, permite a la organización mejorar los procesos involucrados en una empresa que obtiene los bienes, servicios y materiales que necesita para construir o vender sus productos o servicios. Las empresas pueden mantener una lista de proveedores aprobados en este módulo y atar a esos proveedores a ciertos artículos. También se puede automatizar las solicitudes de cotización, para luego hacer un seguimiento y analizar todas esas citas en un solo lugar. Centralizando el proceso de orden de compra, la aplicación de compras permite a la empresa racionalizar mejor las facturas, realizar un seguimiento de la compra pedidos y preparar pagos a proveedores.
La funcionalidad del sistema a menudo permite empresas para categorizar y analizar el gasto para identificar áreas de oportunidad para ahorros de costos.

4. Gestión de inventario.

Para empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible, no puedes vender lo que no tienes, a no ser que tengas la gestión del inventario, el software mueve el seguimiento de SKU individuales desde hojas de cálculo hasta una base de datos que se actualiza en tiempo real para permitir información precisa y en tiempo real, haciendo seguimiento de cantidades y ubicación, incluyendo las mercancías en tránsito.
Las herramientas de generación de informes dentro de la aplicación pueden hacer tendencias de ventas contra el producto disponible en un día o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rotación de inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario en un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales en línea y físicos y entregar nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, elegir en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer preferencias niveles de existencias y plazos de entrega para determinar reordenar puntos y alertar al personal cuando sea el momento de realizar pedidos de reposición.

4. Gestión de inventario.

Para empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible, no puedes vender lo que no tienes, a no ser que tengas la gestión del inventario, el software mueve el seguimiento de SKU individuales desde hojas de cálculo hasta una base de datos que se actualiza en tiempo real para permitir información precisa y en tiempo real, haciendo seguimiento de cantidades y ubicación, incluyendo las mercancías en tránsito.
Las herramientas de generación de informes dentro de la aplicación pueden hacer tendencias de ventas contra el producto disponible en un día o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rotación de inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario en un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales en línea y físicos y entregar nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, elegir en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer preferencias niveles de existencias y plazos de entrega para determinar reordenar puntos y alertar al personal cuando sea el momento de realizar pedidos de reposición.

5. Gestión de pedidos.

El seguimiento de pedidos en las hojas de cálculo también pueden convertirse rápidamente en un una tontería en un negocio en crecimiento. Este módulo de gestión ayuda a rastrear pedidos desde que se reciben por primera vez hasta que se emparejan con el inventario disponible en sus instalaciones (ya sea un almacén o una tienda minorista), al envío y la entrega. Una solución de gestión de pedidos integrada con su inventario es una herramienta de gestión que asegura que los artículos pedidos están realmente en stock para evitar pedidos atrasados ​​y brindar una experiencia positiva al cliente. Esta conexión también puede ayudar a mejorar la previsión de la demanda.
Las aplicaciones de gestión de pedidos más innovadoras puede ayudar a una empresa a determinar la mayor opción rentable para cumplir con un pedido: una tienda frente a un centro de distribución frente a un tercero socio de cumplimiento, por ejemplo, basado en inventario disponible y la ubicación del comprador. También pueden priorizar pedidos en parámetros como fecha de recepción, velocidad de envío y más.

6. Gestión de almacenes.

para cualquier negocio que opera un almacén, ya sea un distribuidor, fabricante o minorista—un módulo de gestión de almacenes puede conducir a importantes ganancias de eficiencia mediante la digitalización y automatizar el almacenamiento, el cumplimiento y el envío procesos. Un módulo de gestión de almacenes complementa las funciones de inventario y módulos de gestión de pedidos. Esta aplicación puede soportar diferentes estrategias de selección como Picking por lotes, Picking por oleadas y Picking por zonas dependiendo de cuál sea más eficiente para un negocio dado, para aumentar el cumplimiento de pedidos las tarifas y la precisión de los pedidos. Un almacén módulo de gestión también puede impulsar al cliente satisfacción porque más compradores reciben el mercancías correctas a tiempo y en las condiciones ellos esperan.

7. Fabricación.

Los fabricantes suelen buscar una herramienta que les ayude a construir y ejecutar contra una lista de materiales, que es como una receta para la creación de un producto. El BOM ayuda a la empresa a planificar la producción de sus bienes asegurándose de que tiene las piezas o materiales correctos en el lugar correcto cantidad para ejecutar todas las órdenes de trabajo. De esa manera, el módulo de fabricación está ligado directamente a la planificación de la oferta y la demanda. Su funcionalidad asegura la calidad del producto, así como la eficiencia operativa en el piso de la planta.
Por ejemplo, ¿Todos los trabajadores y maquinaria disponible son requeridos para ejecutar una producción que corre la próxima semana? ¿Cómo funciona la producción planificada? Cómo puede la empresa ajustar la producción si hay ¿Interrupciones en el suministro o picos en la demanda? El módulo de fabricación puede ayudar con todos de estas situaciones. El ERP de fabricación es uno de los espacios más emocionantes para ver, ya que es un campo de pruebas para la intersección de tecnología operativa e información tecnologica como el Internet de las Cosas (IoT).

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El futuro de las finanzas está en manos de los directores financieros

by Camila Lindoro | Oct 20, 2022 | ERP, Gestión Empresarial, NetSuite

Los directores financieros nunca han trabajado tanto. En respuesta a la COVID-19, han dirigido sus organizaciones a través de las condiciones más difíciles que las empresas probablemente hayan enfrentado alguna vez al tirar de palancas financieras y operativas que nunca pensaron que tendrían que tirar, incluyendo las que ni siquiera sabían que existían.

Necesitan una visión clara y tecnología para ayudarles a hacer malabares con nuevos instrumentos en el ecosistema de las finanzas: el impacto de la COVID-19 en la economía, los cambios en la regulación, la inteligencia artificial y el blockchain. Estos profesionales debe añadir dichos instrumentos a su mezcla mientras realizan malabares con sus “tradicionales” responsabilidades de control interno, cumplimiento y cierre rápido de los libros.
Dominar este acto de malabarismo es la clave para el éxito de los directores financieros en el actual entorno empresarial de alto riesgo.

Hoy en día, el cierre ya no es un acontecimiento mensual. Ocurre todos los días. Gracias al continuo cierre, el departamento de finanzas está siempre en “modo de cierre”. NetSuite ayuda a los directores financieros a cerrar continuamente con una plataforma unificada. Por ejemplo, NetSuite automatiza la previsión de ingresos, la asignación, el reconocimiento, la reclasificación y la auditoría a través del marco de manejo de eventos basado en reglas.

Si una empresa lleva a cabo transacciones de ventas que consisten en productos o servicios, o ambos, y si estas transacciones se producen en un momento determinado en el tiempo o a través de diferentes hitos, la funcionalidad de reconocimiento de ingresos de NetSuite automatiza la programación, el cálculo y la presentación de los ingresos en los estados financieros con precisión y de forma automatizada agilizando el proceso de cierre mensual. Al dominar la mentalidad de “cierre continuo” ha preparado a los departamentos de finanzas para ser resistentes y ágiles.

ASC 606 y NIIF 15 modificaron los requisitos para el reconocimiento de ingresos y las revelaciones requeridas para la presentación de informes según los PCGA, las normas internacionales, la ASC 842 y la NIIF 16 están en vigor para la contabilidad de arrendamientos.

Los departamentos de finanzas deben adoptar rápidamente los nuevos requisitos y, al mismo tiempo, seguir informando los resultados y mantener múltiples libros de contabilidad. No es una tarea sencilla, pero se puede lograr si la tecnología realiza el trabajo más pesado.

…lo que significa que abundan las oportunidades.

Los departamentos de finanzas están encontrando muchísimas oportunidades gracias a las tecnologías de inteligencia artificial (IA), machine learning y blockchain.
La IA y el machine learning le darán al director financiero mejores herramientas para gestionar las finanzas de manera más estratégica con una mejor comprensión del desempeño financiero de la empresa. La inteligencia artificial ha alcanzado un punto de inflexión que pone en sus manos la capacidad a un costo accesible. En NetSuite, será parte de nuestra gestión inteligente del efectivo.

Tecnología de Blockchain

La tecnología de Blockchain está orientada al mantenimiento de registros, lo que afecta significativamente a las finanzas, específicamente en las áreas que requieren contabilidad (cuentas por pagar y por cobrar, contabilidad de activos fijos y arrendamientos, registros de cuentas, etc.).

Esta tecnología utiliza una base de datos distribuida, mientras que los sistemas tradicionales de planificación de recursos empresariales (ERP) utilizan una base de datos centralizada, ya sea on-premises o en la nube. Gracias al blockchain, los directores financieros pueden confiar instantáneamente en que se ha llevado a cabo la transacción comercial y es válida. Esto aumentará masivamente la tasa de comercio.

El blockchain crea un libro mayor general. Todas las partes de una transacción pueden ver los detalles y permanecer en sincronía, haciendo que las conciliaciones de cuentas y muchas otras actividades mensuales se extingan.

La tecnología de blockchain:
• Promoverá tiempos de liquidación más cortos, ya que la comprensión y la precisión de la transacción es igual para ambas partes.
• Conducirá a una mejor satisfacción del cliente y a una reducción de las necesidades de capital, ya que las transacciones se liquidan más rápido que nunca.
Para dominar el futuro de las finanzas, los directores financieros deben dominar todo lo que se refiere al blockchain.

El éxito de las finanzas

El futuro de las finanzas está repleto de nuevas normas, tecnologías y modelos de negocios. El director financiero debe asumir responsabilidades más allá de la cuestión financiera. También debe utilizar habilidades estratégicas para transformar la organización.
El uso de una ERP obsoleta no proporcionará las herramientas para salir rápidamente del rol del “viejo director financiero”. Gracias a NetSuite, pueden convertirse en los líderes empresariales estratégicos que toda organización necesita.