Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son cuantificables métricas comerciales que rastrean y mide el progreso de la organización hacia sus objetivos. Mas que números los KPIs enseñan el desempeño de una empresa. Comprender los Kpi en relación con la industria, empresa e incluso los departamentos separados dentro de una empresa es esencial para cualquier negocio en crecimiento.

Los lideres empresariales se dan cuenta cada vez mas de que pueden aprovechar esta información para tomar mejores decisiones. La inmensa cantidad de información disponible para los tomadores de decisiones hoy en día también pueden ser abrumadores, por lo que redujimos a 20 KPI ampliamente utilizados relevantes para la mayoría de los negocios, Esta guía empresarial explica por que los KPI importan y las características de un buen KPI, también proporciona una lista de KPIs financieros y operativos populares.

 

¿Qué es un KPI?

 

Un KPI mide el rendimiento de una empresa frente a sus principales objetivos comerciales. Un KPI de alto nivel se centra en el rendimiento general de una empresa mientras que los KPI de nivel inferior se centran en los procesos departamentales productos y productividad, Una empresa no necesita monitorear demasiados KPI no mas de 10 como regla general. Después de todo medir todo nubla la vista de lo que mas importa en la organización.

Hay muchos tipos diferentes de KPI. Muchos se enfocan en las métricas de rendimiento financiero como los ingresos, tasa de crecimiento y margen de beneficio neto. Otros se enfocan en los clientes, sus satisfacción y rotación de clientes. Algunos KPI miden operaciones como el tiempo de comercialización y el cumplimiento promedio de pedidos. Mientras que otros se concentran en el empleado o métricas de gestión del talento, como la fuerza de trabajo, retención y rotación.

Los KPI se dividen en dos categorías: Líder y rezagado

Los indicadores adelantados predicen lo que puede suceder en el futuro y ofrecer a las empresas la oportunidad para prepararse en consecuencia. Por ejemplo, un aumento en el numero de empleados puede presagiar un crecimiento de ingresos. Los indicadores rezagados reflejan los resultados pasados midiendo las secuelas de las acciones. Mensualmente los ingresos recurrentes y la rotación de empleados son dos ejemplos de este tipo de KPI. Los indicadores de retraso pueden descubrir tendencias, ayudar a las empresas y evaluar sus progresos, progresar e influir en las decisiones futuras.

 

10 KPI Financieros mas populares

 

Si bien las organizaciones necesitan una comprensión firme y clara de que puede hacerlos exitosos y que industria en especifico para ellos es muy importante por las métricas relevantes para la mayoría de negocios. Aquí hay 10 KPI financieros populares utilizados pro empresas en crecimiento.

1. Margen de beneficio bruto.

El margen de beneficio bruto mide la cantidad de dinero sobrante de las ventas del producto después de restas el costo de vienes vendidos. Un mayor margen de utilidad bruta indica que la empresa esta convirtiendo de manera eficiente su producto o servicio en utilidades. El costo de los bienes vendidos es la cantidad total para producir un producto o servicio incluyendo materiales y mano de obra. Las ventas netas son ingresos menos devoluciones, descuentos y rebajas de ventas.

2. Margen de utilidad operativa.

El margen de beneficio operativo muestra el porcentaje de beneficio que una empresa obtiene de las operaciones antes de restar impuestos e intereses. El incremento de márgenes operativos puede indicar una mejor gestión y control de costos dentro de una empresa, el beneficio bruto menos los gastos operativos se le conoce como ganancias antes de intereses e impuestos.

3. Flujo de caja operativo.

El flujo de efectivo operativo es la cantidad de efectivo que una empresa genera a través de operaciones típicas. Esta métrica puede dar a una empresa una idea de cuanto efectivo se puede gastar en un futuro inmediato y si debe reducirse el gasto.

OCF también puede revelar problemas como que los clientes tardan demasiado en pagar sus factura o incluso que no las pagan

4. Relación de capital de trabajo.

El índice de capital de trabajo mide la liquidez de un negocio para determinar si puede cumplir con sus obligaciones, un índice de capital de trabajo de 1 o mayor significa que los activos de la empresa superan el valor de sus pasivos. Las empresas a menudo apuntan a una proporción de 1.5-2 y cualquier cosa por debajo de 1 indica futuro financiero. La razón de capital de trabajo también se conoce como la razón actual.

5. Relación rápida.

La relación rápida también llamada relación de prueba acida, mide si una empresa puede cumplir con sus objetivos financieros a corto plazo, evaluando si tiene suficientes activos para pagar sus pasivos.

La razón rápida se escribe como un numero, con una razón de 1.0 que significa una empresa tiene suficientes activos para cubrir sus pasivos. Cualquier cosa por debajo de 1 podría significar que la empresa no es viable

6. Rendimiento de los activos.

El rendimiento de los activos mide la rentabilidad de un negocio en comparación con sus activos totales. Este regreso sobre la métrica de inversión muestra que tan efectivamente esta una empresa utilizando sus activos para generar ganancias. Un ROA mas alto significa que una empresa esta operando de una manera mas eficiente. Para calcular los activos totales promedio, deberás sumar todos los activos al final del año en curso mas todos los activos del año anterior y dividirlo por dos.

7. Días pendientes de pago.

El número medio de días que tarda una empresa en hacer pagos a acreedores y proveedores son los días de pago. Esta relación ayuda al negocio para ver que tan bien esta administrando el flujo de efectivo.

Para calcular DPO comience con el promedio de cuentas pagables en un tiempo en especifico

8. Días de ventas pendientes.

Esta métrica muestra cuanto tiempo toma en promedio para clientes a pagar a una empresa por bienes y servicios.  Un día mas alto de ventas pendientes indica que una empresa tarda mas en recibir el pago de lo que puede generar el flujo de efectivo en problemas. En términos generales en cuanto menos sea su DSO es mejor

9. Pista de efectivo y tasa de quemado.

La pista de efectivo muestra cuanto tiempo tiene una empresa antes de quedarse sin efectivo en función del dinero que tiene actualmente y cuando gasta al mes.

Esta métrica ayuda a las empresas a comprender cuando se presenta la necesidad de recortar gastos y obtener financiación adicional. Si su pista de efectivo se acorta con el tiempo, es una señal de que su empresa esta gastando mas dinero del que puede

La pista de efectico esta ligada a la tasa de consumo, que mide cuanto dinero gasta una empresa durante un periodo determinado. La velocidad de desgaste es utilizada por nuevas empresas respaldadas por inversores que pierden dinero en sus primeros días.

10. Presupuesto vs Real

Tal como suena el presupuesto frente a lo real compara el gasto o las ventas reales de una empresa en un área determinada con las cantidades presupuestadas. Aunque los presupuestos y los gastos están relacionados, el presupuesto frente al real se puede utilizar para comparar tanto los ingresos como los gastos. Este análisis del presupuesto ayuda a los lideres de las pequeñas empresas a identificar áreas de negocio en las que están gastando en exceso y que pueden necesitar mas atención. Tamboen revela áreas de negocio que superaron las expectativas

10 KPIs Operativos mas comunes

Los KPI operativos muestran que tan bien esta funcionando el negocio. Las métricas y los procesos comerciales internos mejorados conducen a clientes mas satisfechos, lo cual es imperativo para las empresas en crecimiento.

1. Costo por unidad.

El costo por unidad es cuanto le cuesta a una empresa producir o comprar una sola unidad de producto. Se utiliza mejor en empresas que fabrican o venden grandes cantidades del mismo producto. Conocer el costo por unidad ayuda a las empresas a comprender si están fabricando productos de manera rentable como fijar el precio de los productos y cuando obtendrán una ganancia.

2. Plazo de entrega.

El tiempo de entrega mide la cantidad de tiempo que transcurre entre el comienzo y el final de cualquier proceso de la cadena de suministro. Este podría ser el tiempo que transcurre entre que una empresa solicita un producto a un proveedor y lo recibe, entre que un cliente hace un pedido y lo recibe, o entre el inicio y el final de un proceso de producción. Este KPI mide la eficiencia de toda la cadena de suministro o de ciertos pasos dentro de ella. El tiempo de entrega es importante porque afecta la cantidad de inventario que una empresa necesita tener disponible para cumplir con los pedidos. De esa manera impacta indirectamente en la satisfacción del cliente.

Si bien la formula a continuación es para el tiempo de entrega total, puede ajustarse fácilmente para medir el tiempo de entrega del cliente, plazo de entrega del proveedor o plazo de entrega de producción.

3. Tiempo del ciclo de efectivo a efectivo.

Esta métrica le indica el tiempo que transcurre entre el momento en que paga a los proveedores por los materiales y el momento en que sus clientes pagan por el producto terminado final. Desea que el tiempo del ciclo sea lo mas corto posible. El seguimiento de esta métrica ayudara a identificar posibles causas de problemas de flujo de caja. Aunque esta métrica varía según lo que venda y su base de clientes, algunas de las empresas mas eficientes tienen tiempos de ciclo de efectivo a efectivo de menos de un mes.

4. Tasa de rotación de inventario.

También conocido como índice de rotación de inventario o rotación de inventario, la tasa de rotación de inventario es la cantidad de veces que una empresa vende y reemplaza sus existencias en un periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Las empresas pueden usar la tasa de inventario para determinar si tienen demasiado inventario en comparación con la cantidad de sus existencias que se venden. La tasa de rotación de inventario mide que tan bien una empresa realiza ventas a partir de su inventario.

5. Tasa de venta directa.

La tasa de venta directa es una comparación de la cantidad de inventario vendida y la cantidad de inventario recibida de un fabricante. La tasa de venta directa es importante porque lo ayuda a comprender que tan eficientemente esta vendiendo a través del inventario. Una tasa de venta directa alta es positiva porque significa que esta moviendo el producto rápidamente. Una tasa de venta directa baja, por otro lado, no es deseable porque significa que esta pagando para almacenar un exceso de inventario.

6. Margen bruto de retorno de la inversión.

El margen bruto de retorno de la inversión mide cuanto dinero gana una empresa en una inversión de inventario específica. El seguimiento de esta métrica le da a su empresa una idea de que artículos del inventario tienen un rendimiento especialmente bajo o fuerte. En general un Margen bruto de retorno de la inversión de 200 a 225 se considera solido

7. Relación de ventas perdidas.

Un Indice de ventas perdidas es la cantidad de días que un producto especifico esta agotado en comparación con la tasa de ventas esperada de ese producto. Luego las empresas pueden usar este numero para calcular el dinero perdido cuando una empresa funciona demasiado o experimenta un aumento inesperado en la demanda, lo que lleva a desabastecimientos. Medido de un porcentaje, las empresas deberían apuntar a la tasa de perdida de ventas mas baja posible.

8.  Tasa de entrega de tiempo.

La tasa de entrega a tiempo mide el porcentaje de pedidos que llegan a tiempo a los clientes (Ya sea en la fecha de entrega programada o antes). La tasa de entrega a tiempo analiza la eficiencia de la cadena de suministro. Una baja tasa de entrega a tiempo podría ser un signo de procesos lentos en su cadena de suministro, cuellos de botella en el envío métodos de entrega lentos. De todos modos perjudicara la satisfacción del cliente y podría evitar que el cliente vuelva a comprarle

9. Tarifa de envío a tiempo.

La tasa de envío a tiempo muestra la frecuencia con la que los pedidos se envían a los clientes dentro de la ventana de envío prometida. El seguimiento de esta métrica es importante para evaluar la eficiencia de los procesos de cumplimiento y envío de pedidos. También puede ayudarlo a identificar los puntos de referencia de entrega a tiempo adecuados para varios productos.

10. Tasa de pedido perfecto.

La tasa de pedidos perfectos es una medida de cuantos pedidos envía una empresa sin ningún problema, como daños, inexactitudes o retrasos. Si bien todas las empresas aspiran a una tasa de pedidos perfecta cercana al 100% lo que es realista para su organización variará. Esta métrica esta fuertemente vinculada a la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.

 

 

¿Cómo escoger los KPIs correctos para su negocio?

Antes de que una empresa pueda seleccionar cualquiera de estos KPIs primero debe establecer sus objetivos principales y generales. Solo así podrá saber en que aspectos del negocio y funciones enfocarse. A partir de ahí, elegir los KPI correctos ayuda a una organización a evaluar si esta en camino de alcanzar sus objetivos comerciales.

Pero ¿Cómo es un KPI? ¿Qué características debe buscar?

Considera los siguientes criterios:

● Alineación de objetivos.

Un KPI solido refleja los objetivos estratégicos de una empresa. Los objetivos variaran según el tipo de empresa, como empresa a empresa (B2B) o empresa a consumidor (B2C) y el modelo de negocio. Una empresa de software por ejemplo tendrá diferentes medidas de éxito que un fabricante industrial. Si el objetivo es aumentar los ingresos del comercio electrónico en un 30% una empresa puede elegir métricas que midan el valor promedio de los pedidos, la tasa de conversión y el abandono del carrito.

Los KPI también pueden alinearse con los objetivos de diferentes departamentos equipos e individuos. Si el departamento de compras desea mejorar la gestión del inventario, los KPI más efectivos pueden incluir la tasa de rotación del inventario y la tasa de pedidos perfectos.

● Alineación de la etapa de crecimiento

Un buen KPI también coincide con el lugar en el que se encuentra una empresa en su ciclo de vida. Las Métricas para un negocio en crecimiento , por ejemplo, pueden centrarse en los comentarios de los clientes y la validación del modelo comercial. Los KPI para empresas más establecidas podrían ser ingresos recurrentes mensuales, retención de clientes y costo de adquisición de clientes

● Cuantificable y medible

Los buenos KPI son fáciles de medir y se basan en objetivos claros y rastreable. Se pueden expresar como proporciones, porcentajes o tasas para que los equipos puedan ver de un vistazo donde se encuentran y hacia donde deben ir. Por ejemplo “reducir el costo de adquisición de clientes un 15” es un objetivo medible, pero “reducir el costo de adquisición de clientes” lo es mucho menos.

Los KPI para este objetivo pueden incluir la tasa de conversión y el costo de generación de prospectos por canal.

● Sustancia

¿El KPI se concentra en lo que realmente importa para hacer avanzar el negocio? ¿O se enfoca en métricas de vanidad superficiales que parecen arrojar un producto o negocio bajo una luz exitosa, como el numero de descargas de una aplicación gratuita o seguidores en las redes sociales?

En la mayoría de los casos la mayoría de estos usuarios no se convertirán en clientes de pago, por lo que el valor es limitado. Los KPI correctos ofrecen valor, señalan una tendencia o informan los próximos pasos

● Accesibilidad

Un buen KPI mide objetivos alcanzables en lugar de objetivos poco realistas. Alcanzable también significa que los datos necesarios para calcular el KPI están disponibles, accesibles, confiables y presentables para las partes interesadas

● Procesable

Un KPI accionable indica tareas medibles que conducen a una empresa hacia sus objetivos. Sin un objetivo el KPI es solo una métrica no un indicador. Los KPI pueden informar decisiones, como si ajustaran un plan de ventas en función del rendimiento de un producto en el mercado. También revelan tendencias que impactan en las estrategias futuras.

 

¿Cómo puede ayudar el software financiero con la configuración y el seguimiento de métricas financieras y KPI?

El seguimiento incluso de métricas básicas como ingresos, gastos e ingresos puede volverse engorroso con hojas de cálculo u otros métodos manuales. Es difícil mantener toda esta información actualizada especialmente cuando una empresa crece y aumenta su volumen de transacciones. Eso conduce a información inexacta y, en consecuencia, a una seria de otros problemas que podrían infligir daños duraderos.

El calculo manual de métricas mas complejas, como algunos de los KPI financieros y operativos discutidos anteriormente, es aun mas desafiante y propenso a errores.

El sistema de gestión financiera de netsuite puede calcular automáticamente estos números y enviar informes periódicos a las partes interesadas. Del mismo modo, las soluciones de Netsuite para la gestión de inventario y la gestión de pedidos pueden rastrear y distribuir métricas operativas criticas

Las empresas en crecimiento deben establecer KPI claros y realizar un seguimiento de una amplia variedad de métricas para sobresalir en el entorno que hoy presenciamos.

Sin conocimientos, estas empresas no tienen una idea real de cómo están progresando hacia las metas y si son financieramente saludables o van en la dirección equivocada. Los lideres corporativos deben priorizar la identificación para su negocio, monitorearlos y ajustarlos continuamente en función de lo que les dicen los datos.

Los sistemas comerciales de back-end con capacidades integradas de informes y análisis pueden contribuir en gran medida a ayudar a las empresas a rastraer estos números y detectar cambios que tendrán un impacto positivo o negativo en su salud financiera. Las empresas en crecimiento necesitan una forma de verificar constantemente estas métricas, ya que pueden ser un factor decisivo para lograrlo o no.

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La estrategia tecnológica ocupa un lugar destacado en la lista de los profesionales de las empresas en crecimiento, ya que el año 2020 pone de manifiesto la importancia de la tecnología. Más de la mitad de las empresas encuestadas en el informe del Centro de Investigación Empresarial sobre el estado de las pequeñas empresas británicas en 2020 afirmaron que la introducción de nuevas tecnologías fue una prioridad en los últimos 12 meses.

Esto significa que muchas empresas en crecimiento tomarán medidas para implantar software empresarial y eso suele significar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero, ¿cómo saber si ha llegado el momento de implementar un ERP? ¿Qué módulos adoptar primero y cómo pensar en el software en el contexto de la estrategia empresarial?

 

¿Como sabemos que necesitamos un nuevo sistema ERP?

Puede ser útil pensar en la necesidad de adoptar un software más actualizado para habilitar los procesos empresariales según las “tres C”. Cualquiera de estas áreas, o especialmente una combinación de ellas, indica que se necesita cierta automatización. Dependiendo del sector, tendrás que priorizar la implementación del software en función de varios requisitos diferentes.

• Complejidad. Tal vez tu pequeño equipo de contabilidad y tu software contable básico hayan quedado pequeños. Tal vez la empresa está planeando introducir nuevos productos basados en la suscripción o diferentes paquetes y necesita procesos sólidos de reconocimiento de ingresos, o está solicitando una nueva ronda de financiación a los inversores y necesita informes financieros más sólidos.
• Cumplimiento normativo. A medida que opera en más regiones, la empresa necesita más ayuda para automatizar los procesos financieros con el fin de facilitar y garantizar el cumplimiento de las diferentes leyes fiscales, así como para garantizar la existencia de fuertes controles para satisfacer las normas reglamentarias
• Clientes. El seguimiento de clientes potenciales, el almacenamiento de la información de los clientes y su uso para orientarlos hacia el producto adecuado en el momento oportuno puede convertirse rápidamente en una tarea imposible con Excel, o incluso con sistemas dispares de CRM y automatización del marketing. Para adquirir nuevos clientes de manera más eficiente, crecer y cuidar mejor las cuentas existentes, necesitas ayuda.

¿Qué funcionalidades debo buscar?

Parece sencillo, pero los desafíos de tu empresa definirán qué funcionalidad del ERP es necesaria. He aquí algunos panoramas comunes:

1. Necesitamos ayuda para gestionar nuestros libros. En algún momento de su ciclo de vida, una empresa o startup en crecimiento no sólo necesitará automatizar los procesos de cuentas por cobrar y por pagar, registrar y rastrear los datos en el libro mayor y realizar el cierre de fin de mes, sino hacerlo en varias monedas y cumpliendo con las leyes fiscales y otras regulaciones en varios países.

Además, estas empresas necesitan un acceso fácil a los informes financieros para obtener préstamos, financiación o mostrar su progreso a los inversores. Como mínimo, la empresa necesitará funciones de contabilidad para automatizar:

• La contabilización en las cuentas del libro mayor.
• Las cuentas por pagar, asegurando la optimización de pagos a proveedores.
• La facturación para garantizar un flujo de caja constante.
• Gestión de impuestos que incluya soporte local y específico para cada país.
• Elaboración de informes financieros, incluidas las cuentas de pérdidas y ganancias, los balances y los estados de flujo de caja.
• Controles internos, para garantizar la segregación de funciones, el acceso basado en roles y más para demostrar la excelencia de la gestión financiera.

2. Necesitamos ayuda para gestionar la trayectoria del cliente. ¿Cuáles son las áreas que causan inconvenientes para los clientes? ¿Hay existencias en el sitio web y están disponibles? ¿Los clientes encuentran fácilmente la información que necesitan en un sitio web o encuentran valor en un servicio? ¿Dónde se puede mejorar el proceso de atención al cliente?

El ERP proporciona la base para automatizar los procesos asociados con la búsqueda de clientes, la obtención de tu negocio, la obtención de lo que necesitan y la garantía de que todo funcione sin problemas para que sigan haciendo negocios con tu empresa. Dependiendo del sector, puede ser útil en:

• Gestión automatizada del inventario. Las empresas que venden productos suelen implementarla muy pronto. El software de gestión de inventario ayuda a la empresa a gestionar sus niveles de inventario para reducir el exceso de stock y las deficiencias, reordenar automáticamente los productos, proporcionar la base para el comercio electrónico y permitir nuevas experiencias de los clientes, como comprar online y retirar el producto en la tienda.
• Software de gestión de pedidos. Facilita los pedidos de los clientes. Desde la recepción hasta el seguimiento y el cumplimiento, el software de gestión de pedidos es esencial para las empresas que venden productos y, en algunos casos, también para las empresas de servicios.
• Software de gestión de almacenes. Esta tecnología ayuda a gestionar los procesos de entrada y salida de los artículos, incluyendo el almacenamiento y la preparación de pedidos.
• Software de gestión de relaciones con los clientes. Ayuda a la empresa a almacenar y acceder más fácilmente a los datos de los clientes para gestionar las oportunidades de venta y tomar decisiones sobre las previsiones de ventas. El software de automatización de marketing extrae esta información para decidir la mejor manera de dirigirse a los clientes y enviarles mensajes.
• Software de gestión de cadena de suministro. Incluye la provisión de mejores capacidades de planificación de la demanda para pronosticar el suministro, así como procesos más centrados en la fabricación, como la creación y ejecución de una lista de materiales (BOM).
• Automatización de servicios profesionales. Las empresas de servicios necesitan asegurarse de que el personal adecuado está en el proyecto correcto en todo momento, al tiempo que mantienen una gestión precisa del tiempo y los gastos.

Necesitamos una mejor visibilidad para tomar decisiones empresariales estratégicas. La implementación de un sistema ERP requiere que una empresa ponga en orden sus datos. El resultado es un activo increíblemente valioso: una fuente de datos actualizada y disponible en tiempo real.

A continuación, las empresas pueden analizar este cúmulo de datos transaccionales y operativos por sí solos o combinados con datos no estructurados que cubren las tendencias del mercado y los datos de fuentes industriales o gubernamentales para ayudar a los líderes a tomar mejores decisiones empresariales. Una vez implementadas, las herramientas de inteligencia empresarial proporcionan:

• Analítica de autoservicio. Los empleados de las distintas funciones empresariales ya no tienen que depender del departamento de TI para reunir los datos y presentarlos en hojas de cálculo o informes. Muchos programas de ERP ofrecen acceso a informes pre configurados o pre construidos, así como la posibilidad de ver los datos, en tiempo real, en un formato de panel de control.
• Análisis ad-hoc. Los usuarios pueden plantear preguntas sobre los datos e incorporar un análisis rápido a la toma de decisiones diaria. Esto es extremadamente útil para las pequeñas empresas y las empresas emergentes a la hora de tomar decisiones sobre los precios, determinar si se lanzan nuevos productos o servicios e ingresar en nuevos mercados.
• Presupuesto y planificación. La gestión del flujo de caja es un gran desafío para las empresas en crecimiento, y muchas dependen de hojas de cálculo para presupuestar y planificar. Las herramientas específicas de planificación y elaboración de presupuestos automatizan el proceso de realización de proyecciones financieras para facilitar aspectos como la planificación de escenarios. Reducir la dependencia de las hojas de cálculo para este tipo de análisis se está convirtiendo en una prioridad para las empresas.

La conclusión clave, y la propuesta de valor, es que un sistema ERP integra estos procesos asegurándose de que todos utilizan los mismos datos. Todas las funciones, o módulos de un sistema ERP, se alimentan de la misma base de datos, por lo que se encuentran en un sistema integrado. Por ejemplo, un correo electrónico de marketing utilizará información precisa del sistema CRM que se obtuvo de un pedido del cliente.

Los sistemas ERP protegen uno de los mayores desafíos de las empresas en crecimiento: la necesidad de una versión unificada de los datos a la que puedan acceder todas las partes de la empresa en tiempo real.

El equipo de ventas realiza una previsión precisa a partir de la misma cifra que utiliza el equipo financiero, y así sucesivamente. Las ampliaciones de productos se basan en datos financieros históricos precisos, para informar sobre cómo empaquetar determinados productos o fijar el precio de una suscripción

 

¿Cómo debo tener en cuenta la facilidad de uso?

El software ERP ha tenido durante mucho tiempo la reputación de ser extremadamente costoso, difícil de implementar y capaz de paralizar los procesos incluso de las empresas más grandes y exitosas del mundo. Entonces llegó la nube, que hizo que este software fuera menos complejo de implementar y utilizar.

La nube también trajo consigo la enorme ventaja de hacer que los sistemas sistemas onpremises (sistemas locales) fueran realmente modulares, dando a las empresas la posibilidad de comprar una plataforma y activar nuevos módulos a medida que su negocio lo exigiera.

El modelo de precios por adelantado de los sistemas locales animaba a los representantes de ventas de software, y a sus clientes, a cerrar acuerdos que incluían licencias para módulos que aún no se necesitaban, como el CRM, junto con el ERP principal. Estas licencias a menudo no se utilizaban, lo que se conoce como “shelfware”.

Al evaluar la facilidad de uso de un sistema ERP, un comprador potencial debe valorar:

• ¿Qué tan intuitiva es la interfaz de usuario? ¿Se puede llevar a cabo un proceso o trabajo con unos pocos clics y en una sola pantalla? ¿Necesitarán los usuarios completar una parte de su proceso fuera del sistema? Por ejemplo, tomemos el proceso de conciliación bancaria. ¿Cómo se integra el extracto bancario con el software de contabilidad? ¿Debe importarse manualmente o está vinculado para proporcionar una visión en tiempo real de la información de la cuenta bancaria?
• ¿Cuánto tendremos que gastar en capacitación para que los usuarios sean competentes con el sistema? ¿Qué han experimentado otros clientes con empresas similares?
• ¿Está el sistema está preparado para dispositivos móviles? ¿Para qué procesos utilizan los clientes de nuestro sector los dispositivos móviles? ¿Hay una aplicación móvil nativa disponible?
• ¿Existe una estructura de licencias que tenga sentido para nuestros usuarios y el tamaño de nuestra empresa? ¿Cómo se empaqueta la funcionalidad y cómo puede satisfacer las necesidades de nuestros usuarios? ¿Cómo podemos activar módulos adicionales y cómo se gestiona eso en la estructura de contratos y licencias?
• ¿Con qué frecuencia se actualiza el software, y se tiene en cuenta la facilidad de uso? ¿Qué áreas están en la hoja de ruta de los próximos productos en este sentido?

 

¿Debemos implementar el ERP en al nube u on-premises?

Cloud-first es el modelo dominante en ERP hoy en día. En el informe del Enterprise Research Centre, el 59% de las pequeñas empresas y el 70% de las medianas afirman utilizar soluciones de computación en la nube. Y por una buena razón.

• Financiación de la inversión. La nube libera a las empresas en crecimiento y a las startups de tener que invertir en hardware y en un gran personal de TI para gestionarlo. El ERP basado en la nube, con su modelo de suscripción anual, puede cubrirse generalmente como gasto operativo y las empresas en crecimiento suelen tener dificultades para financiar los gastos de capital.
• Plazo de implementación. Algunos sistemas en la nube pueden ponerse en marcha en tan sólo seis semanas, lo que dista mucho de los meses o años que se necesitan para implementar un software on-premises. Ofrece a las empresas en crecimiento los controles internos de empresas mucho más grandes y garantiza que los inversores, financiadores y bancos se sientan mucho más cómodos prestando e invirtiendo dinero para apoyar los planes de crecimiento de la misma.
• Accesibilidad. Cualquier persona con una conexión a Internet y un navegador puede acceder al ERP en la nube desde cualquier lugar y en cualquier momento. A medida que las industrias avanzan hacia un modelo de trabajo más remoto o flexible, la capacidad de acceder al sistema desde cualquier lugar se está convirtiendo rápidamente en un requisito esencial para la mayoría de las empresas.
• Mantenimiento. Con un verdadero sistema en la nube como NetSuite, por ejemplo, las actualizaciones son automáticas, lo que garantiza que las empresas estén siempre al día, cumpliendo con los mandatos fiscales y normativos más recientes y que no tengan que sufrir con interrupciones cuando salga la siguiente version
• Seguridad. Aproximadamente tres cuartas partes de los encuestados por Oracle y KPMG creen que la nube es más segura que sus propios data centers. De hecho, muchos continúan moviendo las principales aplicaciones a la nube. Algunas de las muchas medidas de seguridad adoptadas por los proveedores de la nube incluyen ubicaciones de servidores físicamente seguras, los más altos estándares de encriptación de datos y la actualización automática del software cada vez que se encuentra una vulnerabilidad.

8 pasos para elegir tu software ERP

Comenzar a utilizar el ERP no tiene por qué ser abrumador. Siga estos pasos para hacerlo manejable.

1. Define el desafío (o mejor aún, dónde anticipas estar). Recuerda que debes pensar en las necesidades tecnológicas enmarcando primero los desafíos de la empresa.
2. Obtén el apoyo de los altos directivos. Todo proyecto de ERP implica la gestión de cambios y no funcionará sin el apoyo de los altos cargos.
3. Asegúrate de que las necesidades de los usuarios están claramente definidas. Conversa con los usuarios finales para conocer dónde se encuentran los mayores obstáculos en sus procesos. Los sistemas ERP contienen un montón de funcionalidades y puede ser abrumador definir claramente lo que necesita sin un conjunto de necesidades claramente definidas.
4. Asegúrate de que tu presupuesto esté definido. Aunque la nube ha democratizado enormemente el acceso a los sistemas ERP, algunos sistemas estarán fuera del alcance de los presupuestos más pequeños. Asegúrate de tener en cuenta los costos de implementación, capacitación y soporte. El ERP en la nube, que facilita las implementaciones por fases, puede ayudar a evitar requerimientos imprevistos.
5. Elige un equipo de selección de ERP. Este equipo debe incluir un patrocinador del equipo ejecutivo, un miembro del departamento de finanzas, al menos un miembro de cada función empresarial que se está automatizando y cualquier área que el proceso vaya a afectar y, por supuesto, a representantes de TI. También es una buena idea poder contar con alguien del área de comunicación en las primeras etapas. Eso ayudará a transmitir la comunicación interna que puede facilitar los procesos de gestión de cambios y de capacitación.
6. Investiga las opciones. Empieza por buscar en Internet, preguntando a las personas de tu red sobre las opciones de sus empresas y buscando opciones que se adapten al sector en el que funciona tu empresa. Presta especial atención a los clientes y a los expertos del sector. Acompaña los vídeos del sitio web y lee las historias de los clientes. Acompaña lo que la industria y la prensa especializada dicen de ciertos proveedores, así como la experiencia que ofrecen las consultorías de software.Discute sobre ello con el equipo y elabora una breve lista de proveedores que mejor se adapten a los requisitos de la empresa
7. Ponte en contacto con los proveedores de tu lista. Ten claros los requisitos, los plazos y los presupuestos. Si es posible, prueba el software antes de reunirte con los representantes de ventas, y asegúrate de programar llamadas y reuniones virtuales con el equipo de selección del ERP.
8. A medida que la lista de proveedores se acorta, solicita hablar con los clientes y organiza reuniones presenciales si es posible. Compara la funcionalidad y el ajuste para determinar cuál es la opción que más se ajusta. Observa el software y el soporte: asegúrate de que existe una sólida infraestructura de soporte y de que el proveedor (y/o el socio de implementación) será un socio fuerte después de la puesta en marcha

Errores a evitar

También es crucial tener en cuenta lo que no hay que hacer. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas en crecimiento y las startups.

1.Tratar de hacer demasiado a la vez. Todo proyecto de ERP requiere una importante inversión de tiempo y recursos. Identificar las áreas que constituyen las necesidades empresariales más inmediatas y trabajar para poner en marcha la tecnología que las facilite, facilitará mucho el proceso de implementación y gestión de cambios

2. Tratar de avanzar haciendo muy poco. No implementar software que se adapte a la estrategia de crecimiento de la empresa es uno de los mayores errores que cometen las pequeñas empresas y las startups. Recuerde que el ERP basado en la nube crecerá con la empresa si la plataforma correcta está en su lugar para empezar.
4. La implantación de las mejores herramientas para la contabilidad o la gestión de inventarios, por ejemplo, hace que una organización intente unir sistemas que nunca debieron estar conectados, lo que dificulta enormemente el mantenimiento de datos precisos.
5. Las mejores herramientas no pueden ofrecer todas las ventajas que conllevan los sistemas integrados, y mucho menos dar cabida a la expansión geográfica con capacidades de gestión de filiales, soporte multilingüe y multidivisa.
6. Olvidar la gestión de datos maestros. Hay un viejo adagio del ERP que aún no ha pasado de moda: basura entra, basura sale. Una de las partes más desafiantes y costosas de la implementación del ERP puede ser la migración de datos. Prestar atención a la limpieza y administración de datos es crucial para garantizar que los datos precisos impulsen los resultados en el sistema.
7. También es importante elegir un proveedor que tenga experiencia en el cumplimiento de las normativas sobre datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que tiene requisitos específicos para la migración y el almacenamiento de datos.
8. Descuidar la fase posterior a la puesta en marcha. Las organizaciones pueden estar tan ocupadas con el funcionamiento del sistema que no se preocupan por mantenerlo en marcha. Asegúrate de que el personal recibe la capacitación adecuada para utilizar el software, incluida la capacitación práctica y la posibilidad de hacer preguntas para garantizar que no les impide realizar su trabajo.
9. Reconoce que habrá una curva de aprendizaje y define puntos en los que comprobar y asegurarse de que les funciona.
10. No asegurarse de que el software y el soporte son locales. Es fundamental asegurarse de que el software puede utilizarse en el idioma nativo. Busca proveedores cuyo sistema no sólo ofrezca varios idiomas, sino que también proporcione asistencia en el idioma nativo a través de representantes de cuentas, equipos de asistencia y otros. Elige un proveedor que pueda proporcionar asistencia durante todo el proceso, especialmente después de la puesta en marcha, en los idiomas que el equipo prefiera.

 

 

 

 

 

 

 

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