La guia de ERP para emprendedores

La guia de ERP para emprendedores

 

 

La estrategia tecnológica ocupa un lugar destacado en la lista de los profesionales de las empresas en crecimiento, ya que el año 2020 pone de manifiesto la importancia de la tecnología. Más de la mitad de las empresas encuestadas en el informe del Centro de Investigación Empresarial sobre el estado de las pequeñas empresas británicas en 2020 afirmaron que la introducción de nuevas tecnologías fue una prioridad en los últimos 12 meses.

Esto significa que muchas empresas en crecimiento tomarán medidas para implantar software empresarial y eso suele significar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero, ¿cómo saber si ha llegado el momento de implementar un ERP? ¿Qué módulos adoptar primero y cómo pensar en el software en el contexto de la estrategia empresarial?

 

¿Como sabemos que necesitamos un nuevo sistema ERP?

Puede ser útil pensar en la necesidad de adoptar un software más actualizado para habilitar los procesos empresariales según las “tres C”. Cualquiera de estas áreas, o especialmente una combinación de ellas, indica que se necesita cierta automatización. Dependiendo del sector, tendrás que priorizar la implementación del software en función de varios requisitos diferentes.

  • Complejidad. Tal vez tu pequeño equipo de contabilidad y tu software contable básico hayan quedado pequeños. Tal vez la empresa está planeando introducir nuevos productos basados en la suscripción o diferentes paquetes y necesita procesos sólidos de reconocimiento de ingresos, o está solicitando una nueva ronda de financiación a los inversores y necesita informes financieros más sólidos.
  • Cumplimiento normativo. A medida que opera en más regiones, la empresa necesita más ayuda para automatizar los procesos financieros con el fin de facilitar y garantizar el cumplimiento de las diferentes leyes fiscales, así como para garantizar la existencia de fuertes controles para satisfacer las normas reglamentarias
  • Clientes. El seguimiento de clientes potenciales, el almacenamiento de la información de los clientes y su uso para orientarlos hacia el producto adecuado en el momento oportuno puede convertirse rápidamente en una tarea imposible con Excel, o incluso con sistemas dispares de CRM y automatización del marketing. Para adquirir nuevos clientes de manera más eficiente, crecer y cuidar mejor las cuentas existentes, necesitas ayuda.

¿Qué funcionalidades debo buscar?

Parece sencillo, pero los desafíos de tu empresa definirán qué funcionalidad del ERP es necesaria. He aquí algunos panoramas comunes:

1. Necesitamos ayuda para gestionar nuestros libros. En algún momento de su ciclo de vida, una empresa o startup en crecimiento no sólo necesitará automatizar los procesos de cuentas por cobrar y por pagar, registrar y rastrear los datos en el libro mayor y realizar el cierre de fin de mes, sino hacerlo en varias monedas y cumpliendo con las leyes fiscales y otras regulaciones en varios países.

Además, estas empresas necesitan un acceso fácil a los informes financieros para obtener préstamos, financiación o mostrar su progreso a los inversores. Como mínimo, la empresa necesitará funciones de contabilidad para automatizar:

  • La contabilización en las cuentas del libro mayor.
  • Las cuentas por pagar, asegurando la optimización de pagos a proveedores.
  • La facturación para garantizar un flujo de caja constante.
  • Gestión de impuestos que incluya soporte local y específico para cada país.
  • Elaboración de informes financieros, incluidas las cuentas de pérdidas y ganancias, los balances y los estados de flujo de caja.
  • Controles internos, para garantizar la segregación de funciones, el acceso basado en roles y más para demostrar la excelencia de la gestión financiera.

2. Necesitamos ayuda para gestionar la trayectoria del cliente. ¿Cuáles son las áreas que causan inconvenientes para los clientes? ¿Hay existencias en el sitio web y están disponibles? ¿Los clientes encuentran fácilmente la información que necesitan en un sitio web o encuentran valor en un servicio? ¿Dónde se puede mejorar el proceso de atención al cliente?

El ERP proporciona la base para automatizar los procesos asociados con la búsqueda de clientes, la obtención de tu negocio, la obtención de lo que necesitan y la garantía de que todo funcione sin problemas para que sigan haciendo negocios con tu empresa. Dependiendo del sector, puede ser útil en:

  • Gestión automatizada del inventario. Las empresas que venden productos suelen implementarla muy pronto. El software de gestión de inventario ayuda a la empresa a gestionar sus niveles de inventario para reducir el exceso de stock y las deficiencias, reordenar automáticamente los productos, proporcionar la base para el comercio electrónico y permitir nuevas experiencias de los clientes, como comprar online y retirar el producto en la tienda.
  • Software de gestión de pedidos. Facilita los pedidos de los clientes. Desde la recepción hasta el seguimiento y el cumplimiento, el software de gestión de pedidos es esencial para las empresas que venden productos y, en algunos casos, también para las empresas de servicios.
  • Software de gestión de almacenes. Esta tecnología ayuda a gestionar los procesos de entrada y salida de los artículos, incluyendo el almacenamiento y la preparación de pedidos.
  • Software de gestión de relaciones con los clientes. Ayuda a la empresa a almacenar y acceder más fácilmente a los datos de los clientes para gestionar las oportunidades de venta y tomar decisiones sobre las previsiones de ventas. El software de automatización de marketing extrae esta información para decidir la mejor manera de dirigirse a los clientes y enviarles mensajes.
  • Software de gestión de cadena de suministro. Incluye la provisión de mejores capacidades de planificación de la demanda para pronosticar el suministro, así como procesos más centrados en la fabricación, como la creación y ejecución de una lista de materiales (BOM).
  • Automatización de servicios profesionales. Las empresas de servicios necesitan asegurarse de que el personal adecuado está en el proyecto correcto en todo momento, al tiempo que mantienen una gestión precisa del tiempo y los gastos.

Necesitamos una mejor visibilidad para tomar decisiones empresariales estratégicas. La implementación de un sistema ERP requiere que una empresa ponga en orden sus datos. El resultado es un activo increíblemente valioso: una fuente de datos actualizada y disponible en tiempo real.

A continuación, las empresas pueden analizar este cúmulo de datos transaccionales y operativos por sí solos o combinados con datos no estructurados que cubren las tendencias del mercado y los datos de fuentes industriales o gubernamentales para ayudar a los líderes a tomar mejores decisiones empresariales. Una vez implementadas, las herramientas de inteligencia empresarial proporcionan:

  • Analítica de autoservicio. Los empleados de las distintas funciones empresariales ya no tienen que depender del departamento de TI para reunir los datos y presentarlos en hojas de cálculo o informes. Muchos programas de ERP ofrecen acceso a informes pre configurados o pre construidos, así como la posibilidad de ver los datos, en tiempo real, en un formato de panel de control.
  • Análisis ad-hoc. Los usuarios pueden plantear preguntas sobre los datos e incorporar un análisis rápido a la toma de decisiones diaria. Esto es extremadamente útil para las pequeñas empresas y las empresas emergentes a la hora de tomar decisiones sobre los precios, determinar si se lanzan nuevos productos o servicios e ingresar en nuevos mercados.
  • Presupuesto y planificación. La gestión del flujo de caja es un gran desafío para las empresas en crecimiento, y muchas dependen de hojas de cálculo para presupuestar y planificar. Las herramientas específicas de planificación y elaboración de presupuestos automatizan el proceso de realización de proyecciones financieras para facilitar aspectos como la planificación de escenarios. Reducir la dependencia de las hojas de cálculo para este tipo de análisis se está convirtiendo en una prioridad para las empresas.

La conclusión clave, y la propuesta de valor, es que un sistema ERP integra estos procesos asegurándose de que todos utilizan los mismos datos. Todas las funciones, o módulos de un sistema ERP, se alimentan de la misma base de datos, por lo que se encuentran en un sistema integrado. Por ejemplo, un correo electrónico de marketing utilizará información precisa del sistema CRM que se obtuvo de un pedido del cliente.

Los sistemas ERP protegen uno de los mayores desafíos de las empresas en crecimiento: la necesidad de una versión unificada de los datos a la que puedan acceder todas las partes de la empresa en tiempo real.

El equipo de ventas realiza una previsión precisa a partir de la misma cifra que utiliza el equipo financiero, y así sucesivamente. Las ampliaciones de productos se basan en datos financieros históricos precisos, para informar sobre cómo empaquetar determinados productos o fijar el precio de una suscripción

 

¿Cómo debo tener en cuenta la facilidad de uso?

El software ERP ha tenido durante mucho tiempo la reputación de ser extremadamente costoso, difícil de implementar y capaz de paralizar los procesos incluso de las empresas más grandes y exitosas del mundo. Entonces llegó la nube, que hizo que este software fuera menos complejo de implementar y utilizar.

La nube también trajo consigo la enorme ventaja de hacer que los sistemas sistemas onpremises (sistemas locales) fueran realmente modulares, dando a las empresas la posibilidad de comprar una plataforma y activar nuevos módulos a medida que su negocio lo exigiera.

El modelo de precios por adelantado de los sistemas locales animaba a los representantes de ventas de software, y a sus clientes, a cerrar acuerdos que incluían licencias para módulos que aún no se necesitaban, como el CRM, junto con el ERP principal. Estas licencias a menudo no se utilizaban, lo que se conoce como “shelfware”.

Al evaluar la facilidad de uso de un sistema ERP, un comprador potencial debe valorar:

  • ¿Qué tan intuitiva es la interfaz de usuario? ¿Se puede llevar a cabo un proceso o trabajo con unos pocos clics y en una sola pantalla? ¿Necesitarán los usuarios completar una parte de su proceso fuera del sistema? Por ejemplo, tomemos el proceso de conciliación bancaria. ¿Cómo se integra el extracto bancario con el software de contabilidad? ¿Debe importarse manualmente o está vinculado para proporcionar una visión en tiempo real de la información de la cuenta bancaria?
  • ¿Cuánto tendremos que gastar en capacitación para que los usuarios sean competentes con el sistema? ¿Qué han experimentado otros clientes con empresas similares?
  • ¿Está el sistema está preparado para dispositivos móviles? ¿Para qué procesos utilizan los clientes de nuestro sector los dispositivos móviles? ¿Hay una aplicación móvil nativa disponible?
  • ¿Existe una estructura de licencias que tenga sentido para nuestros usuarios y el tamaño de nuestra empresa? ¿Cómo se empaqueta la funcionalidad y cómo puede satisfacer las necesidades de nuestros usuarios? ¿Cómo podemos activar módulos adicionales y cómo se gestiona eso en la estructura de contratos y licencias?
  • ¿Con qué frecuencia se actualiza el software, y se tiene en cuenta la facilidad de uso? ¿Qué áreas están en la hoja de ruta de los próximos productos en este sentido?

 

¿Debemos implementar el ERP en al nube u on-premises?

Cloud-first es el modelo dominante en ERP hoy en día. En el informe del Enterprise Research Centre, el 59% de las pequeñas empresas y el 70% de las medianas afirman utilizar soluciones de computación en la nube. Y por una buena razón.

  • Financiación de la inversión. La nube libera a las empresas en crecimiento y a las startups de tener que invertir en hardware y en un gran personal de TI para gestionarlo. El ERP basado en la nube, con su modelo de suscripción anual, puede cubrirse generalmente como gasto operativo y las empresas en crecimiento suelen tener dificultades para financiar los gastos de capital.
  • Plazo de implementación. Algunos sistemas en la nube pueden ponerse en marcha en tan sólo seis semanas, lo que dista mucho de los meses o años que se necesitan para implementar un software on-premises. Ofrece a las empresas en crecimiento los controles internos de empresas mucho más grandes y garantiza que los inversores, financiadores y bancos se sientan mucho más cómodos prestando e invirtiendo dinero para apoyar los planes de crecimiento de la misma.
  • Accesibilidad. Cualquier persona con una conexión a Internet y un navegador puede acceder al ERP en la nube desde cualquier lugar y en cualquier momento. A medida que las industrias avanzan hacia un modelo de trabajo más remoto o flexible, la capacidad de acceder al sistema desde cualquier lugar se está convirtiendo rápidamente en un requisito esencial para la mayoría de las empresas.
  • Mantenimiento. Con un verdadero sistema en la nube como NetSuite, por ejemplo, las actualizaciones son automáticas, lo que garantiza que las empresas estén siempre al día, cumpliendo con los mandatos fiscales y normativos más recientes y que no tengan que sufrir con interrupciones cuando salga la siguiente version
  • Seguridad. Aproximadamente tres cuartas partes de los encuestados por Oracle y KPMG creen que la nube es más segura que sus propios data centers. De hecho, muchos continúan moviendo las principales aplicaciones a la nube. Algunas de las muchas medidas de seguridad adoptadas por los proveedores de la nube incluyen ubicaciones de servidores físicamente seguras, los más altos estándares de encriptación de datos y la actualización automática del software cada vez que se encuentra una vulnerabilidad.

8 pasos para elegir tu software ERP

Comenzar a utilizar el ERP no tiene por qué ser abrumador. Siga estos pasos para hacerlo manejable.

  1. Define el desafío (o mejor aún, dónde anticipas estar). Recuerda que debes pensar en las necesidades tecnológicas enmarcando primero los desafíos de la empresa.
  2. Obtén el apoyo de los altos directivos. Todo proyecto de ERP implica la gestión de cambios y no funcionará sin el apoyo de los altos cargos.
  3. Asegúrate de que las necesidades de los usuarios están claramente definidas. Conversa con los usuarios finales para conocer dónde se encuentran los mayores obstáculos en sus procesos. Los sistemas ERP contienen un montón de funcionalidades y puede ser abrumador definir claramente lo que necesita sin un conjunto de necesidades claramente definidas.
  4. Asegúrate de que tu presupuesto esté definido. Aunque la nube ha democratizado enormemente el acceso a los sistemas ERP, algunos sistemas estarán fuera del alcance de los presupuestos más pequeños. Asegúrate de tener en cuenta los costos de implementación, capacitación y soporte. El ERP en la nube, que facilita las implementaciones por fases, puede ayudar a evitar requerimientos imprevistos.
  5. Elige un equipo de selección de ERP. Este equipo debe incluir un patrocinador del equipo ejecutivo, un miembro del departamento de finanzas, al menos un miembro de cada función empresarial que se está automatizando y cualquier área que el proceso vaya a afectar y, por supuesto, a representantes de TI. También es una buena idea poder contar con alguien del área de comunicación en las primeras etapas. Eso ayudará a transmitir la comunicación interna que puede facilitar los procesos de gestión de cambios y de capacitación.
  6. Investiga las opciones. Empieza por buscar en Internet, preguntando a las personas de tu red sobre las opciones de sus empresas y buscando opciones que se adapten al sector en el que funciona tu empresa. Presta especial atención a los clientes y a los expertos del sector. Acompaña los vídeos del sitio web y lee las historias de los clientes. Acompaña lo que la industria y la prensa especializada dicen de ciertos proveedores, así como la experiencia que ofrecen las consultorías de software.Discute sobre ello con el equipo y elabora una breve lista de proveedores que mejor se adapten a los requisitos de la empresa
  7. Ponte en contacto con los proveedores de tu lista. Ten claros los requisitos, los plazos y los presupuestos. Si es posible, prueba el software antes de reunirte con los representantes de ventas, y asegúrate de programar llamadas y reuniones virtuales con el equipo de selección del ERP.
  8. A medida que la lista de proveedores se acorta, solicita hablar con los clientes y organiza reuniones presenciales si es posible. Compara la funcionalidad y el ajuste para determinar cuál es la opción que más se ajusta. Observa el software y el soporte: asegúrate de que existe una sólida infraestructura de soporte y de que el proveedor (y/o el socio de implementación) será un socio fuerte después de la puesta en marcha

Errores a evitar

También es crucial tener en cuenta lo que no hay que hacer. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas en crecimiento y las startups.

1.Tratar de hacer demasiado a la vez. Todo proyecto de ERP requiere una importante inversión de tiempo y recursos. Identificar las áreas que constituyen las necesidades empresariales más inmediatas y trabajar para poner en marcha la tecnología que las facilite, facilitará mucho el proceso de implementación y gestión de cambios

  1. Tratar de avanzar haciendo muy poco. No implementar software que se adapte a la estrategia de crecimiento de la empresa es uno de los mayores errores que cometen las pequeñas empresas y las startups. Recuerde que el ERP basado en la nube crecerá con la empresa si la plataforma correcta está en su lugar para empezar.
  2. La implantación de las mejores herramientas para la contabilidad o la gestión de inventarios, por ejemplo, hace que una organización intente unir sistemas que nunca debieron estar conectados, lo que dificulta enormemente el mantenimiento de datos precisos.
  3. Las mejores herramientas no pueden ofrecer todas las ventajas que conllevan los sistemas integrados, y mucho menos dar cabida a la expansión geográfica con capacidades de gestión de filiales, soporte multilingüe y multidivisa.
  4. Olvidar la gestión de datos maestros. Hay un viejo adagio del ERP que aún no ha pasado de moda: basura entra, basura sale. Una de las partes más desafiantes y costosas de la implementación del ERP puede ser la migración de datos. Prestar atención a la limpieza y administración de datos es crucial para garantizar que los datos precisos impulsen los resultados en el sistema.
  5. También es importante elegir un proveedor que tenga experiencia en el cumplimiento de las normativas sobre datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que tiene requisitos específicos para la migración y el almacenamiento de datos.
  6. Descuidar la fase posterior a la puesta en marcha. Las organizaciones pueden estar tan ocupadas con el funcionamiento del sistema que no se preocupan por mantenerlo en marcha. Asegúrate de que el personal recibe la capacitación adecuada para utilizar el software, incluida la capacitación práctica y la posibilidad de hacer preguntas para garantizar que no les impide realizar su trabajo.
  7. Reconoce que habrá una curva de aprendizaje y define puntos en los que comprobar y asegurarse de que les funciona.
  8. No asegurarse de que el software y el soporte son locales. Es fundamental asegurarse de que el software puede utilizarse en el idioma nativo. Busca proveedores cuyo sistema no sólo ofrezca varios idiomas, sino que también proporcione asistencia en el idioma nativo a través de representantes de cuentas, equipos de asistencia y otros. Elige un proveedor que pueda proporcionar asistencia durante todo el proceso, especialmente después de la puesta en marcha, en los idiomas que el equipo prefiera.

 

 

 

 

 

 

 

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Hacks de finanzas para un cierre mas rápido

Hacks de finanzas para un cierre mas rápido

¿Como la contabilidad continua ahorra tiempo y mantiene el cumplimiento normativo?

Las caóticas condiciones empresariales de los últimos dos años han invalidado la mayoría de los supuestos y procesos de planificación que sirvieron tan bien a las empresas en la década anterior. Cuando la historia ya no ofrece una previsión precisa del futuro, la planificación se vuelve más difícil y más frecuente, y la necesidad de datos precisos y oportunos se convierte en algo primordial.

La mayoría de los equipos de finanzas experimentaban esto de primera mano mientras aprendían a trabajar de forma remota. Para muchos, el ciclo de cierre de fin de mes no necesariamente cambió, pero la demanda de datos precisos y completos en torno a él sí lo hizo: los líderes empresariales lo necesitarán no solo mensual sino permanentemente.

Y no es sólo el equipo de finanzas. Los directivos solicitan datos de inventario, ventas, marketing, producción y cadena de suministro con mayor frecuencia para ayudar a mantener el negocio en marcha, y luego en crecimiento. Los planificadores han aprendido que una actualización más frecuente de los datos ayuda a impulsar cambios en el negocio que se traducen en el resultado final.

Como resultado, las empresas más prósperas han llegado a valorar datos precisos y completos on demand. Muchos de estos mismos datos son necesarios para el cierre del mes. El valor de las actualizaciones más frecuentes debería sugerir un mejor proceso para mantener los libros al día. La Contabilidad Continua aprovecha la tecnología para lograr estos objetivos. Y comienza con la tecnología para las finanzas, pero no se limita sólo a eso.


Desafíos Contables

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los contadores es garantizar que los datos fuera de su departamento estén actualizados, sean precisos y estén completos. La información clave que requiere la contabilidad, como los niveles de inventario, los hitos de proyectos o el estado de los activos fijos, suele estar repartida entre varios departamentos y sistemas de la organización y a menudo incluye registros manuales.

El esfuerzo necesario para recopilar y organizar estos datos para el cierre de los libros puede ser significativo, al igual que ha sido frustrante recopilar datos para pronósticos más frecuentes y correcciones de curso por parte de los líderes empresariales.


Por lo general surgen desafíos en tres áreas
Colaboración. El equipo de contabilidad lleva mucho tiempo teniendo dificultades para colaborar con otros miembros de la organización para obtener información a tiempo, y las numerosas personas que ahora trabajan desde casa han añadido una nueva dimensión al problema.

Las esperas para la actualización de la información por parte de otros departamentos, la falta de visibilidad sobre el estado de los pedidos recientes y los contratos pendientes, y los frecuentes cambios de última hora en los datos que ya se han procesado son un lastre para la eficiencia y retrasan la realización de otras tareas de cierre.

Un director financiero también debe establecer relaciones con los miembros de la junta y las principales partes interesadas fuera de la empresa. En el pasado, las juntas de administración solían confiar en el CEO como su principal fuente de información sobre el desempeño empresarial.

Sin embargo, tras la crisis financiera de 2007–2008, los miembros de la junta exigen una mayor transparencia y recurren a los CFO para obtener insights sobre el desempeño financiero. Como se discutió, esa tendencia se aceleró por los temores a la pandemia y la recesión.

Hoy en día, los directores esperan que el CFO proporcione una perspectiva racional acerca del estado del negocio y que actúe como contrapunto al optimismo desenfrenado que a menudo demuestran los CEO.

Finalmente, los CFO más eficaces también interactúan con clientes, proveedores, líderes comunitarios y otras partes interesadas externas. Ninguna empresa es una isla; cada una existe dentro de un ecosistema más amplio. La generación de relaciones dentro de este ecosistema ayuda a garantizar que el negocio tenga éxito, al mismo tiempo que aumenta la visibilidad del CFO y brinda oportunidades de avance profesional.

Cumplimiento. Otro desafío es asegurarse de que los procesos y decisiones contables cumplen con las normas pertinentes, incluidos los PCGA de EE.UU y las NIIF, y la normativa del sector o del gobierno, así como los códigos fiscales de todas las jurisdicciones en las que una empresa hace negocios. Esto incluye generar todos los informes necesarios, recaudar y pagar los impuestos a tiempo para evitar sanciones, multas, reexpresiones y auditorías más costosas y complejas.

Se debe tener en cuenta que a medida que las empresas crean nuevos canales de venta, el cumplimiento se vuelve más complicado. En particular, la venta online puede llevar a las empresas a situaciones de fluidez en el código tributario, ya que los estados descubren cómo gravar a los vendedores online fuera del estado.

Tiempo. Por último, la gran cantidad de tiempo que se necesita para cerrar los libros no concuerda con la necesidad de disponer de datos actualizado para la toma de decisiones. La revisión de las transacciones, la búsqueda de errores y la corrección de los asientos contables requieren tiempo, sobre todo si los ajustes se producen mucho después de la transacción y se deben investigar y recordar los detalles.

Otras actividades que consumen mucho tiempo son el cálculo manual de las amortizaciones y los devengos y la garantía de que los ingresos se reconocen correctamente. Gran parte de este trabajo debe realizarse fuera del sistema contable, utilizando hojas de cálculo, lo que aumenta el riesgo de errores.


Migración a la contabilidad continua

La Contabilidad Continua utiliza la tecnología para equilibrar las cargas de trabajo contables y proporcionar información más oportuna, sustituyendo los plazos de fin de mes o de trimestre por la realización más frecuente de las tareas de cierre. Al automatizar las tareas de cierre e incorporarlas a la rutina diaria, la Contabilidad Continua racionaliza el proceso y permite actualizar continuamente los documentos pertinentes, al tiempo que elimina los cuellos de botella.

El objetivo final de la Contabilidad Continua es generar informes financieros precisos y en tiempo real con la frecuencia que los responsables de la toma de decisiones los necesiten, proporcionando una visión instantánea del negocio, en lugar de informar los resultados dos o tres semanas después de los hechos.

La clave es automatizar las tareas rutinarias, en particular las recurrentes y repetitivas y las que requieren cálculos complejos. Además, la creación de una cultura de colaboración, tanto dentro del departamento de finanzas como entre éste y otros departamentos, mejora los procesos y proporciona al personal de contabilidad los datos oportunos.

Es fundamental que los miembros del equipo establezcan y mantengan relaciones sólidas. Una forma de hacerlo es asegurarse de que cada persona -y el grupo en su conjunto- vea cómo las tareas que realizan contribuyen a lograr objetivos financieros y empresariales más amplios. Herramientas de colaboración, como Slack y Zoom, también pueden ayudar a facilitar el trabajo conjunto de los colaboradores, incluso si se encuentran en diferentes lugares.

Por último, la Contabilidad Continua requiere un repositorio de datos centralizado en el que se pueda acceder fácilmente a la información relevante. Para las empresas de productos es fundamental disponer de datos en tiempo real sobre los niveles de inventario, los pedidos abiertos, los pendientes y las confirmaciones de envío. Para las empresas de servicios, se incluirán detalles relacionados con los proyectos, como las obligaciones de desempeño y la información de seguimiento del proyecto.

El objetivo es eliminar el tiempo que se pierde buscando información y mejorar la precisión introduciendo los datos una vez y haciéndolos disponibles al instante en toda la empresa. Con un único repositorio de datos, ya no hay que volver a introducir manualmente la información de un sistema a otro.

 

Ventajas de la contabilidad continua

El principal impulso que lleva a las empresas a adoptar la Contabilidad Continua es la necesidad de obtener mejores datos a lo largo del mes. Los nuevos procesos y sistemas necesarios para conseguirlo también deberían aligerar la carga de los equipos de contabilidad, evitando más semanas de largas jornadas que acompañan actualmente a la mayoría de cierres de mes.

Además, la tecnología que adopten las empresas para hacer posible el cierre continuo mejorará en última instancia la precisión al proporcionar una única fuente de datos para todos los grupos de una organización.

Los datos buenos reducen los riesgos de tomar decisiones basadas en la intuición o en las emociones.

Los mejores CFO hacen que los datos y los análisis sean una prioridad para ellos y sus equipos. Priorizan nuevos grupos de habilidades, desde la ciencia de datos hasta el diseño de procedimientos analíticos que mejoran los roles contables tradicionales. También promueven y adoptan plataformas digitales, como los sistemas ERP y CRM, que no sólo proporcionan datos en tiempo real en todo el negocio, sino que también simplifican y optimizan las operaciones de donde fluyen los datos.

“Las presentaciones en papel largas y lineales están diseñadas que las cosas no sean claras”, observó un CFO. “Lo digital libera la verdad”.

Para que los datos impulsen la mejora organizacional, los CFO deben adoptar el hábito de usarlos para mejorar los procesos e impulsar la innovación, incluso si eso significa volver a causar cierta incomodidad entre sus colegas.

Las mejoras basadas en datos a menudo requieren cambiar fundamentalmente la forma en que funcionan los departamentos. Para lograr eso, los CFO deben contratar a personas con las habilidades adecuadas, proporcionar apoyo operativo y adoptar tecnología que pueda habilitar esta visión basada en datos.


¿Cómo Netsuite fomenta la contabilidad continua?

NetSuite ofrece una solución completa de gestión financiera para las empresas que están preparadas para trasladarse de un proceso de cierre estándar, basado en eventos, a un enfoque de Contabilidad Continua.

Las principales ventajas son:

• La automatización de tareas repetitivas, como la creación de asientos, la gestión de amortización y depreciación, y la eliminación de transacciones entre empresas, ahorra tiempo.

• Una base de datos centralizada proporciona una única fuente de datos transaccionales, financieros y operativos en tiempo real, reduciendo el riesgo de errores al eliminar la entrada de datos duplicados.

• Las funciones de colaboración facilitan el intercambio de información, el inicio de conversaciones o el trabajo con equipos multifuncionales para resolver problemas.

• Los análisis integrados ayudan a los grupos de finanzas y contabilidad a añadir valor al negocio al identificar posibles oportunidades de crecimiento o descubrir ineficiencias que afectan a la rentabilidad.

Y con la arquitectura de nube de NetSuite, el personal de contabilidad tiene acceso a la información que necesita para llevar a cabo sus tareas desde cualquier lugar con conexión a Internet.

En el entorno empresarial actual, las organizaciones necesitan información y métricas en tiempo real para fundamentar las decisiones y evaluar rápidamente los resultados. Esto sólo es posible con una Contabilidad Continua. Las empresas que no adopten este enfoque, aferrándose en su lugar a los procesos contables tradicionales, se basarán en información obsoleta y se arriesgarán a no superar a su competencia.

 

 

 

 

 

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5 hábitos de los mejores CFO

5 hábitos de los mejores CFO

Los días en que el director financiero (CFO) era el principal responsable de los controles internos y del cumplimiento terminaron hace mucho tiempo. Aunque la disciplina financiera sigue siendo fundamental, los CFO desempeñan papeles fundamentales en el desarrollo de estrategias, en el fomento de la innovación y en el impulso del crecimiento.


En la medida en que su papel se expande, los CFO enfrentan desafíos que sus predecesores nunca tuvieron: escasez de mano de obra, preocupaciones sociales y ambientales, mayor regulación y competencia global, por nombrar solo algunos.


Los CFO también son más visibles que en el pasado, tanto interna como externamente. El estereotipo del contador de visera verde y personalidad aislada no es relevante hoy en día, si es que alguna vez lo fue. Para que sean eficaces, los CFO deben ser afables y analíticos. Necesitan ser excelentes comunicadores que rebosan credibilidad y están seguros de discutir cualquier aspecto del negocio, no solo las finanzas.

Esta guía para empresas discute los hábitos que los mejores CFO cultivan para satisfacer las altas expectativas y exigencias de hoy.

1. Cumplen con un código de ética

Después de los escándalos financieros y la profunda recesión de la década de 2000, las juntas corporativas recurrieron a los CFO para obtener un mejor conocimiento de la salud financiera de las empresas que supervisaban. La agitación provocada por la pandemia y las preocupaciones actuales por la recesión ha vuelto a poner a los directores financieros en el centro de atención, y las partes interesadas buscan evidencia de que las empresas cuentan con lo que se necesita para mantener el crecimiento.


Como uno de los principales portavoces de la empresa, el CFO es tan responsable de gestionar las expectativas como el CEO, quizás más. Debido a que se requiere confianza, los CFO eficaces comprenden que, para tener éxito, deben ser completamente transparentes al discutir los resultados financieros con los miembros de la junta, los inversionistas y las demás partes interesadas. Evitan la tentación de hacer que los resultados parezcan mejores de lo que son, sin enfatizar excesivamente lo positivo o pasar por alto lo negativo.


También reconocen la importancia de promover y mantener los más altos estándares éticos en toda la organización, trabajando con sus directores administrativos para insistir en el pleno cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y las reglas contables.


El cumplimiento de altos estándares éticos es particularmente crítico porque el alcance del director de finanzas es ahora mucho más amplio y a menudo incluye la supervisión de funciones como recursos humanos y tecnología de la información. Los CFO desempeñan un papel fundamental en el desarrollo e implementación de la estrategia corporativa, los planes de ventas e incluso el desarrollo de nuevos productos. Los CFO más eficaces entienden la importancia de tener una visión a largo plazo y de resistir la tentación de mejorar los resultados financieros a corto plazo a expensas de las iniciativas de crecimiento a largo plazo.


En resumen, los CFO más eficaces proporcionan una moral rectora para la empresa. Y eso proporciona credibilidad para emprender el siguiente paso.

2. Generan y mantienen relaciones dentro y fuera de la empresa

Primeramente, el director financiero debe tener una sólida relación de trabajo con el CEO. Las buenas relaciones con otros ejecutivos de la alta dirección y los subordinados directos también son importantes, por supuesto. Sin ellos, es difícil que los CFO logren algo.

Los CFO más eficaces no limitan sus interacciones a las personas con las que trabajan más. Más bien, se esfuerzan por generar relaciones a todos los niveles dentro de la organización y en todos los departamentos. Lo anterior, porque se dan cuenta de que una red interna sólida les aportará insights sobre el desempeño de la empresa que no pueden obtener solo de los datos financieros.


Los mejores CFO amplían esta acción hacia sus equipos.


Un director financiero también debe establecer relaciones con los miembros de la junta y las principales partes interesadas fuera de la empresa. En el pasado, las juntas de administración solían confiar en el CEO como su principal fuente de información sobre el desempeño empresarial.

Sin embargo, tras la crisis financiera de 2007–2008, los miembros de la junta exigen una mayor transparencia y recurren a los CFO para obtener insights sobre el desempeño financiero. Como se discutió, esa tendencia se aceleró por los temores a la pandemia y la recesión.


Hoy en día, los directores esperan que el CFO proporcione una perspectiva racional acerca del estado del negocio y que actúe como contrapunto al optimismo desenfrenado que a menudo demuestran los CEO. Finalmente, los CFO más eficaces también interactúan con clientes, proveedores, líderes comunitarios y otras partes interesadas externas. Ninguna empresa es una isla; cada una existe dentro de un ecosistema más amplio.

La generación de relaciones dentro de este ecosistema ayuda a garantizar que el negocio tenga éxito, al mismo tiempo que aumenta la visibilidad del CFO y brinda oportunidades de avance profesional.

3. Detectan y abogan por oportunidades, no solo luchan contra los riesgos

El control de los costos siempre es importante, y los directores financieros son en última instancia responsables de la salud financiera de sus organizaciones. Los CFO consideran como su trabajo proteger a la empresa, evitando el derroche de dinero, lo que lleva a algunos a referirse a su CFO de manera burlona como el “CFNo”. La negatividad constante dificulta la construcción de relaciones de trabajo positivas.


Los mejores CFO están tan centrados en el crecimiento a largo plazo como en los controles financieros, y evalúan las oportunidades con base en los ingresos potenciales, así como en los costos. Al discutir una nueva iniciativa, primero evalúan los posibles beneficios y, si es posible, intentan cuantificar el valor con el objetivo de financiar en última instancia proyectos que llevarán al crecimiento de la empresa.


Eso no significa que no señalen riesgos. Pero en lugar de siempre decir “no”, proponen formas de compensar o minimizar las desventajas cuando sea posible. Y si finalmente deben rechazar un acuerdo, los CFO inteligentes usan datos para respaldar sus posiciones.


No siempre es posible evitar discusiones acaloradas, pero un argumento lógico respaldado por datos sólidos puede mitigar los efectos de la emoción y la intuición que a menudo llevan a malas decisiones.

4. Desarrollan, promueven y confían en el equipo

Los grandes líderes se rodean de grandes personas. Los mejores CFO no solo buscan a miembros del equipo con las habilidades y la experiencia adecuadas, también priorizan atributos intangibles como la pasión y la ética laboral. Y con la creciente importancia del análisis de datos, muchos CFO buscan candidatos que muestren curiosidad intelectual como una característica esencial.


Como la demanda de talento financiero y contable siempre parece superar a la oferta, también es fundamental mantener al buen personal. Los directores financieros que comprenden la importancia de interactuar con todos los miembros del equipo, logran retener mejor el talento y tratan la rotación voluntaria como un indicador negativo del desempeño.


Los mejores CFO también enfatizan la transparencia en este sentido. Se aseguran de que el personal entienda la estrategia corporativa y proporcionan tanta información como sea posible durante los períodos de interrupción o incertidumbre.


Solicitan activamente comentarios sobre las políticas y decisiones departamentales y sobre su propio desempeño. Y aunque no todas las empresas pueden proporcionar capacitación, los CFO eficaces buscan formas de ayudar a los empleados a desarrollarse profesionalmente.

5. Siempre están en sintonía con lo que sigue

En aras de la mejora continua, los mejores CFO regularmente sondean a colegas y clientes, ya sea formal o informalmente, sobre cómo puede servir mejor a los clientes la empresa. También prestan atención a los escenarios competitivos y políticos, preparando a sus organizaciones para responder de manera eficaz a las amenazas del mercado o a la legislación pendiente.


Los principales CFO también se mantienen al día con la última tecnología. Antes relegadas al departamento de TI, las decisiones de tecnología se incluyen cada vez más en el alcance del CFO, especialmente en organizaciones que carecen de un director de información. Aunque el blockchain, la inteligencia artificial y la computación perimetral obtienen gran parte de la cobertura de la prensa, encontrar formas de hacer un mejor uso de los datos existentes es una prioridad más alta para la mayoría de los CFO.


En particular, el software nuevo y sofisticado requiere de un defensor, porque no todos están entusiasmados con aprender una nueva forma de hacer lo que han hecho durante años. Tomemos el ejemplo del software de gestión de la relación con el cliente (CRM). Cada minuto que tus vendedores pasan aprendiendo un nuevo CRM es un minuto que no interactúan con los clientes.

Pero, a final de cuentas, vale la pena. Lo mismo pasa con el reemplazo de hojas de cálculo. Nunca nadie dijo: “puedo tener una idea rápida de algo al ojear varias hojas de cálculo de Excel complejas”. Adoptar el software de planificación de recursos empresariales (ERP) u otro software empresarial puede ser incómodo. Pero, también es crucial para el crecimiento.


Los mejores CFO saben esto y son campeones de las inversiones en tecnología y procesos.
Como asesor de confianza tanto para el CEO como para la junta directiva, el CFO de hoy en día también debe permanecer involucrado en la planificación de escenarios y en las actividades de fusión y adquisición. Siendo que los accionistas están cada vez más preocupados por el impacto social y ambiental de las empresas en las que invierten, los CFO deben buscar formas de monitorear y mejorar el desempeño en estas áreas.

Cómo los datos muestran el camino.

Este hábito final es increíblemente lento sin el uso inteligente de los datos. De hecho, la inteligencia empresarial y el análisis avanzado apoyan muchos de los hábitos que demuestran los mejores CFO. Aunque subutilizados, los datos de la organización son un activo importante que, cuando se aprovechan plenamente, pueden ser una fuente de ventaja competitiva.

Con los datos correctos, el CFO moderno está mejor equipado para realizar el tipo de análisis de costo-beneficio necesario para hacer inversiones inteligentes, incluidas las adquisiciones. También ayudan a neutralizar, o al menos hacer visibles, los sesgos que puedan afectar las perspectivas tanto de la alta dirección como de la línea de negocio.

Los datos buenos reducen los riesgos de tomar decisiones basadas en la intuición o en las emociones.

Los mejores CFO hacen que los datos y los análisis sean una prioridad para ellos y sus equipos. Priorizan nuevos grupos de habilidades, desde la ciencia de datos hasta el diseño de procedimientos analíticos que mejoran los roles contables tradicionales. También promueven y adoptan plataformas digitales, como los sistemas ERP y CRM, que no sólo proporcionan datos en tiempo real en todo el negocio, sino que también simplifican y optimizan las operaciones de donde fluyen los datos.

“Las presentaciones en papel largas y lineales están diseñadas que las cosas no sean claras”, observó un CFO. “Lo digital libera la verdad”.


Para que los datos impulsen la mejora organizacional, los CFO deben adoptar el hábito de usarlos para mejorar los procesos e impulsar la innovación, incluso si eso significa volver a causar cierta incomodidad entre sus colegas. Las mejoras basadas en datos a menudo requieren cambiar fundamentalmente la forma en que funcionan los departamentos. Para lograr eso, los CFO deben contratar a personas con las habilidades adecuadas, proporcionar apoyo operativo y adoptar tecnología que pueda habilitar esta visión basada en datos.

El resultado

En una era en la que la transformación y la innovación se exigen desde todos los rincones, el papel del CFO ha cambiado.


El desarrollo de hábitos que les permitan hacer frente a las interrupciones requiere un compromiso con las conversaciones con los clientes y un análisis constante de los datos de la organización, identificando los desafíos reales en función de esos conocimientos, formulando un plan e invirtiendo en plataformas tecnológicas que resuelvan esos desafíos a escala.


Los CFO altamente eficaces tienen éxito no solo porque adoptan la innovación, sino porque la utilizan para lograr los objetivos financieros y comerciales de la organización.


Con las plataformas de datos y tecnología adecuadas a su disposición, los mejores CFO pueden hacerse camino por los futuros riesgos con una visión que pocos otros miembros de la alta dirección poseen.

 

 

 


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Centrarse en los KPIs más importantes.

Centrarse en los KPIs más importantes.

“Deberás conocer tus números”. Es un mantra de los CFO, pero es posible que ese dashboard tan confiable no presente todo el panorama de datos.

Las empresas han experimentado cambios operativos radicales en los últimos años. Los problemas de la cadena de suministro, la escasez de profesionales y las fluctuaciones de la demanda se presentan cada vez más como desafíos continuos y a largo plazo. Como resultado, muchos líderes financieros se han convertido en expertos en resiliencia, pasando rápidamente de una crisis a otra. Mientras tanto, la pandemia y todos los cambios radicales que vinieron con ella hicieron que algunos datos históricos fueran inútiles. En 2019, la historia era un indicador razonable del éxito futuro. Eso ya no es cierto, así que ¿cómo reimaginar los KPIs?

Nuestro consejo: Retrocede, respira y analiza detalladamente los datos que utilizas para fundamentar decisiones.

Para muchos, el seguimiento de los KPIs es ahora muy diferente al de un dashboard anterior a la pandemia. Para otros, la combinación no ha cambiado mucho. En ambos casos, eso puede estar obstaculizando el crecimiento. En esta guía para empresas, ofreceremos consejos sobre cómo volver a centrarse en los datos que importan, y a continuación, utilizar la información resultante para establecer estrategias.

Siempre ha sido inteligente revaluar periódicamente los puntos de datos internos y externos que se utilizan para predecir tendencias, supervisar el desempeño y medir el impacto de los desafíos del momento. Ahora, no sólo es algo inteligente, sino que es una obligación.
El primer paso para renovar el enfoque de los datos es asegurarse de que los KPIs de la empresa, y las métricas asociadas, sigan alineándose con los objetivos estratégicos.

Como director de desarrollo de mercado en FocusCFO, un proveedor de servicios de CFO fraccionado, Michael Stier tiene una visión exclusiva, obtenida a través de los comentarios recopilados de su equipo, de cómo han observado un énfasis creciente en cuatro áreas:

• Inflación:

Las mediciones de la inflación, en particular la de las materias primas, se han convertido en algo fundamental a la hora de observar cómo el aumento de los costos afecta al precio de venta de los productos acabados.

• Inventario:

Debido a los problemas de la cadena de suministro, los datos de los días de inventario disponible han cobrado mayor importancia. Dado que es probable que una estrategia de inventario justo a tiempo no funcione bien, también ha aumentado la prioridad de las métricas en torno a los costos de mantener niveles de inventario más elevados, como el espacio, el seguro y las disminuciones.

• Personal:

Un mercado laboral precario implica que las métricas relacionadas con el personal, tales como la rotación, las fuentes de referencia y el salario medio por hora frente al presupuesto, estén recibiendo más atención.

• Rentabilidad:

Muchas empresas, como los grupos de restauración, hacen un seguimiento de los beneficios por día de la semana, así como de las horas de funcionamiento. Estos datos permiten a los directivos tomar decisiones fundamentadas sobre el cierre o la reducción de las horas de apertura en determinados días.

Además, Stier señala que el EBITDA ha adquirido un papel más importante debido al tratamiento de los préstamos PPP condonables, lo que provoca distorsiones en los ingresos netos. También se está dando prioridad al flujo de caja de las operaciones por encima del flujo de caja total.


Como CEO de RoseRyan, una compañía de asesoría financiera y contable, Dave Roberson, ha elegido los indicadores clave de rendimiento para ellos mismos y ha ayudado a sus clientes en el camino.


“Cuando entrevisto a un nuevo cliente, siempre le pregunto: ¿Cómo determina el éxito de su empresa? ¿Cuáles son sus KPIs?”, comentó Roberson. “Eso te dice mucho sobre de que se trata esa empresa.” La elección de los datos adecuados para el seguimiento tiene “un poco de arte”, dijo Roberson. He aquí sus principales consejos para lograr el éxito.

Elegir objetivos SMART:

Examinar la estrategia, la misión y la visión actuales de la empresa. Teniendo esto en cuenta, recopilar datos que reflejen el contexto y las realidades del panorama empresarial actual.

☝ No es momento de ambigüedades.

Para crear KPIs relevantes y eficaces, las empresas necesitan objetivos SMART, es decir, specific (específicos), measurable (mensurables), achivable (alcanzables), relevant (relevantes) y time-bound (con un plazo de tiempo determinado).

Cómo elegir los KPIs adecuados para tu empresa

Más que simples puntos de datos, los KPIs detallan el desempeño de la organización. Existen cientos de indicadores que varían según el sector, la empresa e incluso el departamento. Entonces, ¿cómo elegir los KPIs, y por lo tanto, los datos que son más relevantes para la empresa en este momento?
Siguiendo el consejo de Roberson, debemos considerar los siguientes criterios:

👉 Alineación de objetivos:

Si un objetivo estratégico es aumentar los ingresos del comercio electrónico en un 30%, se pueden elegir métricas que midan el valor medio de los pedidos, la tasa de conversión y el abandono del carrito. Los datos recopilados pueden ajustarse a los objetivos de los diferentes departamentos, equipos e individuos.
Si el departamento de compras desea mejorar la gestión del inventario, los KPIs más eficaces podrían ser el índice de rotación de inventario y el índice de pedido perfecto.

👉 Alineación con la etapa de crecimiento:

Un buen KPI también se alinea con el ciclo de vida de una empresa. Las métricas de datos para una startup, por ejemplo, pueden centrarse en la opinión de los clientes y en la validación del modelo de negocio. Los KPIs para empresas más establecidas pueden ser los ingresos mensuales recurrentes, la retención de clientes y el costo por adquisición.

 

 

 

 


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3 Estrategias para el futuro.

3 Estrategias para el futuro.

Quizá la mayor lección que han aprendido las empresas en los últimos años ha sido el valor de evaluar constantemente las condiciones operativas y ajustar los planes en respuesta a las cambiantes realidades del mercado. Aunque la mayoría de las empresas no experimentaron la dramática caída de ingresos a la que se enfrentaron los hoteles, los locales de entretenimiento y las aerolíneas, prácticamente todas tuvieron que reevaluar sus supuestos de forma regular para gestionar una interrupción única en el siglo.

El resultado fue, para la mayoría, procedimientos desarrollados para ayudar a los líderes empresariales a gestionar los flujos de caja y satisfacer la demanda cambiante de los clientes, incluso cuando sus equipos no podían reunirse de forma presencial como lo harían normalmente. En el proceso, muchos líderes empresariales adquirieron un nuevo aprecio por el uso de datos y análisis para optimizar sus prácticas empresariales para el momento.

Sin embargo, una cosa es estar a la altura de un periodo de desafío existencial y encontrar la forma de recopilar y analizar los datos financieros y operativos necesarios para sobrevivir. Otra cosa es institucionalizar el uso de la recopilación y el análisis de datos para poder evaluar y reevaluar los planes en cualquier momento.

Aquí presentaremos las mejores prácticas en materia de planeación y análisis continuos para las finanzas.

 

 

 

 

Todo deriva del plan estratégico

La planeación de toda la empresa debe partir de un plan estratégico que establezca los objetivos para los próximos dos a cinco años. Cada meta principal debe tener un plan de acción que dicte cómo la organización logrará la meta y cómo medirá el progreso a lo largo del camino. Se trata de estrategias acordadas por la alta dirección y los directivos para conseguir hitos de crecimiento y beneficios a largo plazo. Antes de que el departamento de finanzas o cualquier otro departamento puedan llevar a cabo la planeación, necesitan comprender hacia dónde se dirige la empresa.

Esa es la visión estándar de la planeación estratégica que ha existido durante muchos años. La diferencia actual es que las oportunidades y los imperativos surgen con más rapidez que antes. Considera una nueva oportunidad de mercado que no existía hace nueve meses cuando se elaboró el plan estratégico. En el caso de las oportunidades imprevistas, ¿cómo pueden los líderes empresariales obtener los recursos necesarios para responder de forma ágil?

Cuando cambia la estrategia, el equipo de finanzas debe reaccionar, por ejemplo, reduciendo el gasto en lo que ahora es un área de menor valor y reasignar el presupuesto a la nueva oportunidad de mayor valor. Con los fondos disponibles, los grupos operativos podrán implementar la nueva prioridad. Un buen ejemplo es la adopción en 2020 de las ventas online o el aumento de la producción de productos que apoyaban el trabajo remoto.

Cada estrategia dentro del plan vendrá acompañada de hitos para el éxito y de la necesidad de disponer de los datos adecuados para evaluar ese éxito. Por ejemplo, si la estrategia a corto plazo requiere la entrada en un mercado extranjero, el conjunto de datos que apoye su análisis será diferente que si estuviera planeando una adquisición o preparando la empresa para salir a bolsa.


Incluso si el objetivo es simplemente alcanzar las metas de crecimiento en un año determinado, es importante comenzar con suposiciones sobre cómo lograr el crecimiento previsto y una visión de los factores internos y externos que más afectarán al éxito.


Los objetivos estratégicos se cumplen de forma más consistente cuando se evalúa constantemente el progreso del propio plan. Los hitos deben ir acompañados de KPI para evaluar el desempeño y ayudar a impulsar y definir el éxito. En nuestro ejemplo de comercio electrónico, los KPI podrían implicar que una fracción cada vez mayor de los ingresos provenga de la web. Lograr eso significa que el CFO y el CEO están en estrecha colaboración, tanto para ayudar a formar el plan estratégico como para medir el progreso de manera continua.

1. La automatización permite ganar tiempo para planificar

El equipo de finanzas es fundamental para la planeación continua. No cabe duda de que una buena ejecución requiere la acción, dirección y los datos de otros departamentos además del financiero, pero como los objetivos finales y muchos de los hitos del plan estratégico- se describen en términos fiscales, el equipo financiero está en primera línea, no sólo midiendo los resultados, sino encontrando fondos para apoyar nuevas iniciativas.

La experiencia reciente ha demostrado que los departamentos de finanzas pueden estar a la altura de la planeación continua; sin embargo, el esfuerzo que supone es considerable y a menudo conduce al agotamiento. Los equipos encargados del seguimiento de los ingresos y gastos, del flujo de caja y del cierre de los libros cada mes deben dedicar mucho más tiempo si quieren llevar a cabo la planeación continua.

Como la idea es apoyar un ejercicio de planeación en cualquier momento, los libros deben estar siempre al día. Los ingresos deben estar asignados, los pagos deben estar categorizados y en el libro mayor, los saldos deben ser correctos y así sucesivamente.

Pasar de un proceso de cierre a final de mes a un proceso de cierre continuo y estar a punto para apoyar el análisis continuo demanda un gran trabajo, pero ese es ahora el mandato del equipo financiero.

Hay dos caminos para lograrlo: Añadir personal o automatizar los procesos que consumen tiempo. Un tercer camino implica largas horas para los miembros actuales del equipo, pero eso no es sostenible.
La automatización suele venderse como una medida de ahorro de costos.

Y un análisis minucioso revelará que, en efecto, es menos costoso automatizar funciones como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y el libro mayor que añadir personal para introducir manualmente datos de facturas y pagos a la vez que se asigna tiempo para apoyar la previsión y la reprevisión. Sin embargo, desde el punto de vista de la planeación y el análisis, la puntualidad y la precisión que ofrece la automatización son los puntos de venta más importantes.

Y como la automatización reduce la carga del personal de finanzas, el equipo puede centrarse en el análisis de datos, descubriendo oportunidades y ayudando a eliminar los obstáculos.

Existen otras ventajas. Por ejemplo, cuando la velocidad es crítica, los individuos tienden a cometer errores. Sobre todo en el caso de las finanzas, es importante que el proceso de planeación comience con datos actuales, precisos y completos. Utilizar las cifras de la semana pasada o del mes pasado pone el proceso en una situación de desventaja inmediata.

2. Utilizar herramientas analíticas, en particular para la planeación de varios entornos

Cuando el objetivo es evaluar periódicamente los planes y modelos, se deben evitar las hojas de cálculo. Si bien son una herramienta útil para muchas tareas ad hoc, ésta no es una de ellas. Desarrollar un modelo y mantener el flujo de datos dentro de este, funciona mejor con sistemas que pueden proporcionar entradas sin esfuerzo manual. Estas herramientas analíticas, que antes eran competencia de los departamentos de planeación y análisis de grandes empresas, son ahora más accesibles y pueden suministrarse desde la nube en un modelo asequible “como servicio” que funciona particularmente bien para los equipos que no trabajan todos en la misma oficina.

3. Sincronización de planes operativos

Al integrar las herramientas de analítica, otras partes de la empresa pueden beneficiarse de la visibilidad de los planes estratégicos y financieros e informar y hacer más precisos esos planes. He aquí una breve lista de las áreas operativas que se ven afectadas. 1. Planeación de la Demanda. 2. Planeación de la Mano de obra. 3. Planeación financiera de los proyectos. 4. Planeación de ventas.

Conclusión

Si bien la planeación y el análisis continuo en toda la empresa requiere un compromiso de toda la organización, reúnen al personal, los procesos y la tecnología para comprender las oportunidades y los desafíos cambiantes. La recompensa es una importante ventaja competitiva. La visibilidad obtenida proporciona una ventaja de ser pionero, al tiempo que ayuda a detectar y mitigar los riesgos y a reaccionar ante los cambios en la demanda de los clientes.


En los últimos años, para sobrevivir ha sido necesario averiguar cómo gestionar los cambios en las condiciones del negocio. Ahora ese rigor, con mejores herramientas y procesos, es la clave para el crecimiento.

 

 

 

 

7 módulos ERP clave y Cómo usarlos

7 módulos ERP clave y Cómo usarlos

Un módulo ERP de finanzas, que maneja la contabilidad, gestión de tesorería, informes financieros y presupuestación, suele ser la primera que una empresa implementa, porque obtener “números” precisos es la base para impulsar y medir la eficiencia en toda la organización.
Más de la mitad de las pequeñas y medianas empresas medianas dijeron que usan algunos o solo un software basado en la nube para finanzas y contabilidad en una encuesta reciente de Robert Half. Al mismo tiempo, el número de pequeñas empresas que informan Confiar en Excel para la elaboración de presupuestos y la planificación ha descendió significativamente en los últimos años.

A medida que el negocio crece, necesita mejorar cómo gestiona el inventario, los pedidos de los clientes o la compra pedidos, necesita incorporar nuevas funcionalidades, todas de las cuales extrae información y la alimenta en la misma base de datos para mantener una única fuente de información precisa. Los datos en un módulo impulsa la información o los resultados en otro: el verdadero valor de un sistema ERP.

Las empresas suelen construir su entorno ERP adoptando estos módulos primero:

1. Finanzas.

Este módulo incluye funcionalidad de contabilidad, automáticamente se realiza la actualización del libro mayor y seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Eso puede manejar conciliaciones de cuentas para ayudar al departamento de contabilidad a cerrar los libros de un manera oportuna.
El módulo de finanzas a menudo tiene capacidades de facturación, así como funcionalidad para generar estados financieros clave como el balance, hojas de cálculo, cuentas de pérdidas y ganancias y caja declaraciones de flujo. Herramientas que automatizan cálculos complejos tales como el reconocimiento de ingresos, consolidación de datos de varias filiales o unidades de negocio para propósitos de informes, así como también la planificación y la presupuestación.
Las empresas suelen adoptar un ERP para manejar las finanzas cuando sus necesidades superan las funcionalidad limitada del software de contabilidad diseñado para organizaciones pequeñas. Por ejemplo, una empresa puede necesitar esta aplicación cuando el volumen de transacciones es demasiado alto y no puede producir fácilmente los estados financieros requeridos para el cumplimiento legal y reglamentario. O tal vez requiera soporte para múltiples monedas.
La aplicación de finanzas permite a una empresa obtener visibilidad en tiempo real de su posición de efectivo y hace que el cierre de fin de mes sea más rápido y fácil.

2. Gestión del Capital Humano (GCH).

Establecer un control sobre los datos y procesos relacionados con las personas, como la nómina y los registros de los empleados, es imprescindible para cualquier negocio con más de unos pocos empleados. Un El módulo GCH almacena los datos de los empleados en una ubicación centralizada y rastrea la información básica, como el salario o tarifa por hora, estructura de informes y tiempo libre remunerado, que es necesario para calcular la nómina.
Las organizaciones implementan la funcionalidad GCH no solo para rastrear información del personal, sino para permitirles a los empleados funcionalidad de autoservicio para solicitar tiempo libre o tiempo de entrada, realizar un seguimiento de sus acumulaciones y mantener cumplimiento de las leyes fiscales y laborales. En cuanto a la nómina de sueldos la funcionalidad es increíblemente importante, pues automatiza lo que puede ser un complejo proceso de cálculo de retenciones de impuestos, beneficio contribuciones, horas extras y más.
Este tipo de aplicación puede ayudar con el reclutamiento,incorporación, gestión del rendimiento y gestión de la sucesión. En algunos casos, el módulo GCH puede proporcionar análisis de talento para ayudar a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para rotación, retención, capacitación y más.
Una vez que los procesos sólidos de finanzas y GCH están en su lugar, las organizaciones a menudo buscan mejorar la eficiencia y el desempeño de sus operaciones. Esto puede involucrar la adición de todos o alguna combinación de los siguientes módulos:

3. Adquisiciones.

El módulo de compras, permite a la organización mejorar los procesos involucrados en una empresa que obtiene los bienes, servicios y materiales que necesita para construir o vender sus productos o servicios. Las empresas pueden mantener una lista de proveedores aprobados en este módulo y atar a esos proveedores a ciertos artículos. También se puede automatizar las solicitudes de cotización, para luego hacer un seguimiento y analizar todas esas citas en un solo lugar. Centralizando el proceso de orden de compra, la aplicación de compras permite a la empresa racionalizar mejor las facturas, realizar un seguimiento de la compra pedidos y preparar pagos a proveedores.
La funcionalidad del sistema a menudo permite empresas para categorizar y analizar el gasto para identificar áreas de oportunidad para ahorros de costos.

4. Gestión de inventario.

Para empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible, no puedes vender lo que no tienes, a no ser que tengas la gestión del inventario, el software mueve el seguimiento de SKU individuales desde hojas de cálculo hasta una base de datos que se actualiza en tiempo real para permitir información precisa y en tiempo real, haciendo seguimiento de cantidades y ubicación, incluyendo las mercancías en tránsito.
Las herramientas de generación de informes dentro de la aplicación pueden hacer tendencias de ventas contra el producto disponible en un día o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rotación de inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario en un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales en línea y físicos y entregar nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, elegir en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer preferencias niveles de existencias y plazos de entrega para determinar reordenar puntos y alertar al personal cuando sea el momento de realizar pedidos de reposición.

4. Gestión de inventario.

Para empresas que venden productos, la gestión automatizada del inventario es imprescindible, no puedes vender lo que no tienes, a no ser que tengas la gestión del inventario, el software mueve el seguimiento de SKU individuales desde hojas de cálculo hasta una base de datos que se actualiza en tiempo real para permitir información precisa y en tiempo real, haciendo seguimiento de cantidades y ubicación, incluyendo las mercancías en tránsito.
Las herramientas de generación de informes dentro de la aplicación pueden hacer tendencias de ventas contra el producto disponible en un día o semanalmente para ayudar a las empresas a mantener la cantidad correcta de inventario disponible.
Una mejor gestión del inventario ayuda a las empresas mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rotación de inventario (una medida de la frecuencia con la que se vende el inventario en un cierto periodo). También pueden asignar inventario a través de canales en línea y físicos y entregar nuevas opciones de cumplimiento, como comprar en línea, elegir en la tienda. Un módulo de gestión de inventario, por ejemplo, permite a una empresa establecer preferencias niveles de existencias y plazos de entrega para determinar reordenar puntos y alertar al personal cuando sea el momento de realizar pedidos de reposición.

5. Gestión de pedidos.

El seguimiento de pedidos en las hojas de cálculo también pueden convertirse rápidamente en un una tontería en un negocio en crecimiento. Este módulo de gestión ayuda a rastrear pedidos desde que se reciben por primera vez hasta que se emparejan con el inventario disponible en sus instalaciones (ya sea un almacén o una tienda minorista), al envío y la entrega. Una solución de gestión de pedidos integrada con su inventario es una herramienta de gestión que asegura que los artículos pedidos están realmente en stock para evitar pedidos atrasados ​​y brindar una experiencia positiva al cliente. Esta conexión también puede ayudar a mejorar la previsión de la demanda.
Las aplicaciones de gestión de pedidos más innovadoras puede ayudar a una empresa a determinar la mayor opción rentable para cumplir con un pedido: una tienda frente a un centro de distribución frente a un tercero socio de cumplimiento, por ejemplo, basado en inventario disponible y la ubicación del comprador. También pueden priorizar pedidos en parámetros como fecha de recepción, velocidad de envío y más.

6. Gestión de almacenes.

para cualquier negocio que opera un almacén, ya sea un distribuidor, fabricante o minorista—un módulo de gestión de almacenes puede conducir a importantes ganancias de eficiencia mediante la digitalización y automatizar el almacenamiento, el cumplimiento y el envío procesos. Un módulo de gestión de almacenes complementa las funciones de inventario y módulos de gestión de pedidos. Esta aplicación puede soportar diferentes estrategias de selección como Picking por lotes, Picking por oleadas y Picking por zonas dependiendo de cuál sea más eficiente para un negocio dado, para aumentar el cumplimiento de pedidos las tarifas y la precisión de los pedidos. Un almacén módulo de gestión también puede impulsar al cliente satisfacción porque más compradores reciben el mercancías correctas a tiempo y en las condiciones ellos esperan.

7. Fabricación.

Los fabricantes suelen buscar una herramienta que les ayude a construir y ejecutar contra una lista de materiales, que es como una receta para la creación de un producto. El BOM ayuda a la empresa a planificar la producción de sus bienes asegurándose de que tiene las piezas o materiales correctos en el lugar correcto cantidad para ejecutar todas las órdenes de trabajo. De esa manera, el módulo de fabricación está ligado directamente a la planificación de la oferta y la demanda. Su funcionalidad asegura la calidad del producto, así como la eficiencia operativa en el piso de la planta.
Por ejemplo, ¿Todos los trabajadores y maquinaria disponible son requeridos para ejecutar una producción que corre la próxima semana? ¿Cómo funciona la producción planificada? Cómo puede la empresa ajustar la producción si hay ¿Interrupciones en el suministro o picos en la demanda? El módulo de fabricación puede ayudar con todos de estas situaciones. El ERP de fabricación es uno de los espacios más emocionantes para ver, ya que es un campo de pruebas para la intersección de tecnología operativa e información tecnologica como el Internet de las Cosas (IoT).

 

 

 


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