Mantener un flujo de efectivo suficiente para respaldar las operaciones es de vital importancia para la mayoría de las empresas. Pero incluso en los casos en los que el flujo de efectivo negativo está integrado en el plan de negocios, como la puesta en marcha de un software, el control del gasto de dinero sigue siendo una prioridad. Aunque cuestiones como la estacionalidad, las condiciones económicas y las tensiones políticas pueden afectar el flujo y están fuera del control de cualquier empresa, existen muchos factores internos que, si se gestionan de forma eficaz, pueden ayudar a las organizaciones a mejorar este factor.
Entre ellos, acelerar el ciclo desde la venta al cobro puede ser el paso más importante que puede dar una empresa.
Explicación del proceso order to cash.
Toda organización, independientemente de su tamaño, industria o modelo de negocio, debe tener una forma de generar ingresos. Para una empresa, esto significa vender bienes y servicios a los clientes, ya sea directamente o a través de un tercero. Cuando un cliente está listo para realizar una compra, una empresa debe tener una forma de capturar el pedido, entregar el bien o servicio y recibir el pago. Los pasos necesarios para completar ese proceso se conocen como “order-to-cash” o ciclo del pedido de venta al cobro.
Para un minorista con una tienda física, este ciclo puede ser tan simple como un cliente que paga por un artículo en el punto de venta. En la mayoría de las industrias, sin embargo, el proceso es más complicado y, como resultado, la cantidad de tiempo entre la venta y la recepción del pago es mucho mayor.
Desde una perspectiva de macro-proceso, el proces Order – To Cash está integrado por los siguientes pasos:
Ingreso del pedido y/o Orden de Venta.
Preparación del pedido.
Entrega/envío del pedido.
Facturación.
Cobro.
Procesamiento de pagos.
Conciliación e informes.
Por supuesto, no todos los pedidos requieren de todos los pasos. Por ejemplo, el envío no se incluiría en el ciclo de una empresa de servicios. Y los cobros no serían necesarios para un cliente que paga de contado. Pero si bien el proceso puede requerir menos (o más) pasos que los enumerados, y se pueden usar diferentes términos para describirlos, cada empresa tiene su propio proceso, se den cuenta o no.
Desafíos del pedido al cobro
Cuando el proceso de la venta al cobro funciona sin problemas, las empresas pueden pronosticar mejor los ingresos y el flujo de efectivo. Sin embargo, un pequeño error en cualquier momento puede retrasar el proceso, extendiendo el tiempo entre la entrada del pedido y la recepción del pago. Tales retrasos, si ocurren con frecuencia, no solo dificultan las proyecciones precisas del flujo de efectivo, sino que también afecta la satisfacción del cliente. Y un servicio deficiente a menudo resulta en pagos atrasados, lo que perturba aún más el flujo de caja volviendo esto un ciclo interminable deficiente.
Si bien ningún proceso se ejecuta perfectamente todo el tiempo, el ciclo de venta al cobro es particularmente susceptible a problemas porque requiere coordinación entre múltiples departamentos internos y, en algunos casos, también socios internos/externos. Como resultado, existen varios puntos potenciales de falla. Si bien a veces puede ser difícil trabajar con los socios, es más probable que los problemas internos causen contratiempos.
Para acelerar el proceso de la venta al cobro, las empresas deben afrontar cinco desafíos comunes:
1. Gestión de pedidos.
Todo lo que ocurre en un pedido, desde la orden de compra hasta el envío, tiene un impacto directo en el ciclo. Después de todo, cuanto más rápido se procesan los pedidos, antes se pueden facturar. La incomunicación interna puede interrumpir el proceso, extendiendo el tiempo de retraso entre tomar un pedido y sacarlo por la puerta.
Por ejemplo, los equipos de ventas y servicio al cliente a menudo usan un sistema para la entrada de pedidos, mientras que el personal del almacén usa un sistema diferente para administrar el cumplimiento. La falta de integración significa que los pedidos se envían por correo electrónico de un departamento a otro o, lo que es peor, se imprimen y se envían en mano o por fax al almacén, donde se encuentran en la bandeja de entrada de alguien esperando ser llenados. Si los pedidos deben ingresarse en otro sistema, para generar listas de selección, por ejemplo, hay un retraso adicional.
Una demora similar puede ocurrir una vez que el pedido llega al muelle de carga, ya que la información debe ingresarse nuevamente para crear un manifiesto de envío. El uso de sistemas dispares evita que la información se mueva de manera eficiente entre los departamentos, extendiendo el ciclo que agrega valor y en este caso flujo a la empresa para afrontar los compromisos financieros.
2. Visibilidad del inventario.
La falta de conocimiento de los niveles de inventario puede provocar que se ingresen pedidos de artículos que están agotados. Esto tiene un impacto directo en el ciclo Order-To Cash porque los pedidos que no pueden enviarse no deberían facturarse. Más importante aún, afecta la relación con el cliente, especialmente si no se les notifica de la situación de inmediato.
3. Calidad y confiabilidad de los datos.
El uso de varios sistemas desconectados también crea problemas de calidad de los datos. La entrada de datos es un proceso inherentemente propenso a errores. Cuantas más veces se ingrese una determinada información, mayor será el riesgo de que se produzca un error. Mantener los datos en más de un lugar también dificulta mantener la información sincronizada.
Incluso con la integración, la edición de un registro en un sistema puede no actualizar todas las demás aplicaciones donde se almacenan los datos. Por ejemplo, cambiar la dirección postal de un contacto en un sistema de gestión de relaciones con el cliente no garantizará que los pedidos se entreguen a tiempo si el cambio no se registra también en el sistema de envío.
4. Procesos manuales.
Los procesos manuales, como la entrada de datos, no solo aumentan el riesgo de errores, también requieren mucho tiempo y son ineficientes. Los procesos de facturación manual, por ejemplo, son un lastre significativo en el ciclo de la venta al cobro. Simplemente imprimir, rellenar y enviar las facturas puede llevar desde un día al mes hasta una semana o más, dependiendo del número de clientes. Los escenarios de facturación complejos, como la facturación a los clientes en función de los objetivos del proyecto o el porcentaje de finalización, llevan aún más tiempo.
5. Cobros a tiempo.
Lo ideal es que los clientes paguen siempre a tiempo. Sin embargo, como rara vez es el caso, las empresas necesitan un proceso para cobrar cuentas morosas. Desafortunadamente, los esfuerzos de cobranza a menudo se realizan provisoriamente y solo se enfocan en cuentas que están vencidas hace mucho tiempo, lo que hace mucho más difícil asegurar el pago. Los esfuerzos de cobranza más consistentes pueden reducir significativamente las ventas de días pendientes, lo que finalmente mejora el flujo de efectivo.
¿ Cómo NetSuite puede ayudarte a mejorar el proceso Order to Cash ?
Como conjunto de soluciones de gestión empresarial, NetSuite automatiza todo el proceso de la venta al cobro, eliminando los cuellos de botella, minimizando los errores de datos y mejorando el flujo de información desde la entrada del pedido hasta el cumplimiento y la facturación.
NetSuite mejora la visibilidad en toda la organización. Los representantes de ventas y servicio al cliente pueden verificar rápidamente los niveles de inventario antes de tomar pedidos. Si un artículo está agotado localmente, pueden verificar si está disponible para su cumplimiento desde otra ubicación. Una plataforma de datos unificada conecta todos los departamentos, por lo que la información agregada por una persona, como un cambio de dirección, está disponible instantáneamente para el resto de la organización. Esto reduce el riesgo de errores al evitar la entrada de datos duplicados.
NetSuite es uno de los ERP con mejor capacidad de acoplamiento a los procesos de negocio de las empresas ya que incorpora herramientas como Flujos de Trabajo operativos que permiten mantener la consistencia de la información, podrás incorporar validaciones, aprobaciones, hacer que únicamente los campos que necesitas sean visibles y que los campos importantes dentro del proceso sean obligatorios. NetSuite podrá ser tu aliado de negocio y el vigilante automatizado que todo dueño de empresa le gustaría tener.
La combinación de datos compartidos y flujos de trabajo automatizados elimina el tiempo de espera entre la captura, el cumplimiento y la facturación de los pedidos. Cada paso del proceso fluye sin problemas de un departamento al siguiente. Y debido a que NetSuite también elimina los procesos de facturación y cobranza manuales que consumen mucho tiempo, las cuentas por cobrar se vuelven mucho más eficientes, comprimiendo aún más la orden en el ciclo de efectivo y reduciendo ventas de días pendientes.
¿Quieres saber más sobre cómo NetSuite puede ayudarte en tu empresa?
Es importante que una empresa tenga soluciones automatizadas para hacer frente a cualquier problema. Con NetSuite no solo podrás operar de forma confiable e inteligente si no que también lo harás de forma amigable y atractiva. Te invitamos a dejar tus datos para recibir una consultoría gratuita.
Las empresas de manufactura enfrentan muchos desafíos de administración de inventario que pueden afectar todos los aspectos de su negocio, desde la satisfacción del cliente hasta el margen y el retorno de la inversión. Ya sea que se trate de una falta de visibilidad en tiempo real en todas las ubicaciones o de procesos manuales que provocan una pérdida de tiempo y un aumento de errores, la mayoría de las empresas, lamentablemente, se enfrentan a las dificultades de administrar el inventario en algún momento.
Oracle Netsuite entrevistó a más de 165 organizaciones durante un seminario web para conocer sus desafíos de administración de inventario. Estos son los principales puntos débiles de la gestión de inventario que informaron estas organizaciones:
1) Envíos incompletos o artículos incorrectos de los proveedores.
Para el 10% de la audiencia encuestada, los errores de los proveedores que resultan en artículos incompletos o incorrectos fueron reportados como el mayor problema de administración de inventario. Las cadenas de suministro globales cambian a diario, lo que supone una carga para las operaciones de planificación y gestión del inventario. A su vez, los fabricantes y distribuidores mayoristas dictan cuándo, dónde y cómo se envía, requieren flexibilidad y ofrecen plazos de entrega impredecibles.
Para aliviar este dolor, supervise y realice un seguimiento continuo del desempeño de los proveedores para evitar interrupciones en la cadena de suministro, reducir la complejidad y optimizar la logística. Preste mucha atención a la consistencia del proveedor y la precisión de los pedidos para monitorear el desempeño. Cuando sea posible, tenga algunos proveedores de respaldo que puedan probarse durante un período de tiempo para determinar si pueden contratarse. Algunos sistemas de gestión de inventario también ofrecen funciones de gestión de proveedores que pueden ayudar a las empresas a identificar en qué proveedores se puede confiar y en cuáles no.
2) Falta de visibilidad y capacidad de respuesta de la cadena de suministro.
Cuando su inventario es difícil de identificar o ubicar en el almacén, surgen envíos incompletos, imprecisos o retrasados. Para el 22% de los encuestados, esta fue la mayor fuente de problemas de gestión de inventario de sus negocios. Recibir y encontrar el stock adecuado es vital para las operaciones de almacén eficientes, y los modelos de cadena de suministro que priorizan la capacidad de respuesta ayudan a adaptarse rápidamente al cambio y brindar experiencias positivas al cliente. NetSuite es el software que puede brindar una visibilidad completa del inventario, entregar a las empresas información sobre los niveles de existencias, la demanda y las ventas por canal y ubicación, y vincula los pedidos de los clientes con los artículos. Considere la posibilidad de agregar imágenes con descripciones de productos en su base de datos de inventario para mejorar la precisión y evitar que los productos se pierdan.
3) Inexactitudes causadas por sistemas desconectados.
El segundo desafío más común citado por las empresas es tener múltiples sistemas dispares donde los datos no están todos sincronizados en tiempo real. Según un informe, el 43% de las pequeñas empresas rastrean el inventario manualmente o no lo rastrean en absoluto. Es un dilema demasiado común, ya que Allen Shafer y Kevin Keller, cofundadores de la empresa de cuidado personal Fulton & Roark, experimentaron al tratar de administrar el inventario manualmente mientras la empresa crecía. “Estábamos arreglando los datos de inventario y también ingresando la información en nuestro sistema de contabilidad”, dijo Shafer. “Si nos perdíamos la entrada de datos dobles, teníamos imprecisiones en el seguimiento de los dólares de inventario. Esto causaba discrepancias entre los montos en dólares en la hoja de cálculo de inventario y nuestro sistema financiero”.
Considere un software de seguimiento que proporcione funciones automatizadas para realizar nuevos pedidos y adquisiciones. NetSuite es una plataforma de gestión de inventario cuyas bases de datos centralizadas se encuentran en la nube, sus actualizaciones de inventario son automáticas y precisas, y mantienen un respaldo de datos en tiempo real.
4) Impactos de la previsión de la demanda deficiente.
Otro painpoint informado por la audiencia fue el desabastecimiento, las ventas perdidas, el exceso de inventario y otros costos asociados con la previsión de la demanda deficiente. Determinar los niveles correctos de inventario puede resultar difícil para muchas organizaciones, incluso durante tiempos económicos más predecibles. Subestimar la demanda genera insatisfacción del cliente y pérdida de ventas cuando los artículos no están disponibles. Las sobreestimaciones de la demanda pueden resultar en un exceso de inventario que inmoviliza el efectivo y el espacio del almacén.
Algunas plataformas de gestión de inventario incluyen herramientas de previsión de la demanda. Esta función se integra con datos contables y de ventas para ayudar a predecir la demanda y programar pedidos en función de las preferencias cambiantes del cliente, la disponibilidad de materiales o las tendencias estacionales.
¿Cómo aliviar los painpoints?
Si bien estos puntos débiles son demasiado comunes para las empresas basadas en productos, no tiene por qué sufrir. Si está experimentando algunos de estos puntos en simultáneo, puede ser el momento de considerar actualizar sus sistemas comerciales. NetSuite ofrece muchas herramientas y funcionalidades para ayudarlo a aliviarlos, incluido el seguimiento del inventario en múltiples ubicaciones, el inventario de seguridad, el recuento de ciclos, la planificación de la demanda y la planificación de los requisitos de distribución.
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Pocos sectores se han visto más afectados por el brote de coronavirus que las categorías minoristas no esenciales como indumentaria, calzado, salud y belleza y artículos para el hogar. Estos minoristas han tenido que cerrar sus tiendas físicas en la mayoría de los estados, lo que los pone en una situación financiera extremadamente difícil. De hecho, los minoristas de todo el mundo se enfrentan a la nueva realidad.
El ecommerce presenta una oportunidad para compensar parte de esa pérdida de ingresos, pero aún representa solo el 16% de todas las ventas minoristas. Si bien los retailers de alimentos han experimentado un gran aumento en las ventas en línea, las ventas de comercio electrónico año tras año han disminuido en la mayoría de las categorías.
Cumplir con los pedidos de ecommerce tiene sus propios desafíos en el momento del distanciamiento social, y muchas empresas han tenido que cerrar temporalmente los almacenes después de que los empleados dieron positivo por el coronavirus.
El pequeño minorista promedio solo tiene suficiente efectivo disponible para durar 19 días si no ingresan ingresos, según un estudio de 2016 de JPMorgan Chase. Las tiendas en algunos estados ya han estado cerradas durante tanto tiempo. A continuación, compartimos los siguientes consejos para que los retailers puedan transitar la reactivación de la economía de forma sostenible.
1) Reasigna inventario existente
Por lo general, los minoristas con ubicaciones físicas tienen un inventario almacenado en los pisos de sus tiendas y en los cuartos traseros. Esto puede convertirse en un problema a corto plazo, ya que podría pasar un mes o más antes de que la mayoría de las tiendas puedan abrir sus puertas. Deberían considerar mover ese inventario a centros de distribución centralizados que cumplan con los pedidos en línea.
Los vendedores también podrían considerar cumplir con los pedidos de las tiendas, aunque sería necesario que haya suficientes pedidos de los productos que almacenan para justificar el costo de la mano de obra.
2) Pide ayuda a tus partners
Los proveedores de mercadería o servicios, e incluso los propietarios pueden ser flexibles durante estos tiempos difíciles. Por ejemplo, los grandes proveedores de alimentos han reducido los precios para ayudar a sus clientes. Es una buena idea para los retailers que pregunten a los proveedores si pueden obtener períodos de descanso temporales o establecer planes de pago para las facturas existentes. Al menos, eso les permitiría cancelar pedidos de proveedores o suspender temporalmente la producción para no endeudarse tanto.
Muchos minoristas han informado a los propietarios que no pagarán el alquiler de abril y algunos propietarios pueden estar dispuestos a negociar. La ayuda puede venir en forma de alivio del alquiler, descuentos temporales o aplazamientos del alquiler (es decir, descuentos que se reembolsan más tarde). Esta crisis requiere un esfuerzo de equipo.
3) Lleva a clientes nuevos y existentes a comprar en línea
El comercio electrónico es la forma más obvia para que los minoristas sigan ingresando dinero en este momento, y deben invertir todos los recursos que puedan en este canal. Los consumidores han cambiado sus compras en línea. Cualquier mejora en la experiencia del cliente en línea tendrá un mayor retorno de la inversión. Los mejores sitios de comercio electrónico ofrecen a los clientes la opción de recogida en la tienda o entrega a domicilio, que se ha vuelto popular durante el distanciamiento social. Los clientes pueden realizar pedidos y pagar en línea, lo que permite transacciones sin contacto y puede convencer a más compradores para que realicen una conversión.
Las redes sociales y el marketing por correo electrónico son fundamentales para impulsar las visitas y los pedidos en línea. En primer lugar, los minoristas pueden utilizar estos canales de marketing para que los compradores sepan que todavía están abiertos para hacer negocios en línea. En segundo lugar, pueden destacar las ventas u otras promociones que brinden una llamada a la acción más inmediata.
Si algún producto parece venderse bien en este momento, por ejemplo, ropa cómoda para estar en casa, ya que más personas trabajan siguen en homeoffice, este también es un lugar ideal para presentar esos artículos. Sin embargo, el marketing es complicado en este momento y las empresas deben tener cuidado con lo que dicen en los mensajes de marketing por correo electrónico.
4) Administre el inventario y las compras con cuidado
Los retailers deben tener cuidado de no comprar en exceso y apuntar a niveles de inventario más bajos. Es peligroso asumir que el mercado de la ropa y el calzado o la electrónica de consumo, por ejemplo, volverá inmediatamente a su estado a los niveles de enero. Los minoristas deben ser conservadores para comenzar y ajustar la producción y el inventario en función de la demanda.
Las empresas deben tener en cuenta el hecho de que ya tienen un exceso de inventario debido al cierre de tiendas y la reciente disminución del gasto. Parte de ese inventario antiguo son artículos de temporada, y vender esos productos probablemente requerirá grandes descuentos. Dados sus recientes desafíos financieros, los minoristas no pueden darse el lujo de tener más dinero del necesario en inventario.
5) Prepárese para una “nueva normalidad”
El coronavirus ha cambiado las preocupaciones y expectativas de los consumidores para el futuro cercano, y los minoristas deben ser conscientes de eso cuando vuelvan a abrir. El gobierno puede sugerir que los empleados y / o compradores deben usar máscaras y guantes en las tiendas y lavarse o desinfectarse las manos con frecuencia. Los minoristas deben estar preparados para adaptarse a este nuevo entorno al estar listos para suministrar a los empleados, y a los clientes, desinfectante de manos, mascarillas y posiblemente guantes desechables donde tenga sentido.
Igual de importante, las empresas deben comunicar los cambios que están realizando para abordar las preocupaciones de los consumidores. Las redes sociales, los correos electrónicos e incluso los anuncios son formas efectivas para que los minoristas les informen a los consumidores los pasos que están tomando para mantener a todos saludables.
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Si confía en un paquete de contabilidad básico para administrar su empresa, ahora podría ser el momento de considerar otras opciones, como mover los procesos que son clave para sus operaciones comerciales a un ERP integrado (Enterprise Resource Processing) que le brindará una visibilidad y gestión completa en todos los aspectos de su negocio.
Muchas empresas continúan confiando en paquetes contables básicos para administrar las operaciones comerciales. De hecho, las empresas pequeñas y medianas a menudo dependen de un rompecabezas de hojas de cálculo y silos de software independientes para resolver sus necesidades comerciales inmediatas. A medida que el negocio y su complejidad crecen, estos sistemas dispares crean ineficiencias operativas que pueden tener un impacto negativo en el resultado final, dañar la experiencia del cliente e impedir la capacidad de la empresa para alcanzar su máximo potencial.
¿Cuáles son las señales de que su empresa ha superado su paquete de contabilidad y necesita una mejor solución?
1) Capacidad de configuración limitada
La funcionalidad limitada de un paquete de contabilidad dedicado significa que no podrá ofrecer requisitos sólidos de gestión financiera, como consolidación, soporte para múltiples formas de depreciación, acumulaciones de presupuesto, facturación de suscripción o límites de crédito, por nombrar algunos. Si no puede realizar estas tareas con facilidad, su software de contabilidad está restringiendo su flexibilidad y crecimiento.
2) Visibilidad limitada para tomar decisiones informadas
A medida que los modelos comerciales se vuelven más complejos, los directivos a menudo necesitan informes personalizados por función y datos de calidad para ofrecer análisis e información basados en hechos. A medida que crece la brecha entre los informes que se proporcionan y los conocimientos que se necesitan, la empresa recurre a hojas de cálculo y otras herramientas alternativas. ¿Cuánto tiempo puede sobrevivir su empresa sin informes precisos y detallados?
3) Dedicar demasiado tiempo a mantener el sistema en funcionamiento
El crecimiento en las transacciones, los departamentos, la cadena de suministro, otros canales y los clientes puede forzar una plataforma de contabilidad hasta el punto en que el rendimiento se degrada, o se diseñan soluciones para eludir sus limitaciones. ¿Dedica demasiado tiempo a conciliar datos entre sistemas?
4) Incapacidad para expandirse a nuevos mercados
Ya sea que desee abrir una nueva ubicación, vender a intermediarios o directamente al cliente a través de una presencia en línea, las empresas deben comprender y cumplir con las necesidades únicas de cada canal. ¿Puede su software de contabilidad satisfacer estas necesidades, incluidas las necesidades fiscales, financieras y de cumplimiento? Si no puede, es posible que deba considerar una solución sólida de gestión financiera (ERP).
5) El retraso de actividad comienza a poner en riesgo la oportunidad de negocio
Se dice que el tiempo es dinero. Lo que las empresas más pequeñas carecen de tamaño, pueden compensarlo respondiendo a nuevas oportunidades o demandas de los clientes mucho más rápido que sus contrapartes empresariales. A menudo, el soporte se pasa por alto o incluso no existe cuando se trata de ofertas de software de contabilidad básico. ¿Quieres arriesgarte?
Si alguno de estos signos afecta su negocio, ha llegado el momento de que considere sus opciones: una plataforma que ofrece funciones financieras, gestión de relaciones con el cliente, gestión de inventario y almacén y comercio electrónico en una única solución.
Únase a negocios de rápido crecimiento y cambie a un software ERP que funcione para su empresa. Póngase en contacto con Entersol hoy mismo para averiguar cómo podemos ayudarlo con sus objetivos comerciales y alinearlo con la solución de software cloud número uno del mercado: Oracle NetSuite.
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La gestión de inventario es más que saber cuánto de algo tiene en el estante: es el seguimiento y la organización de los productos del proveedor, a través del proceso de fabricación y hasta las manos de los clientes.
La gestión inadecuada del inventario afecta directamente la experiencia del cliente. Sin una comprensión en tiempo real del inventario disponible y su estado, las empresas no pueden planificar y ejecutar eficazmente los pedidos de los clientes. Según un informe, el 43% de las pequeñas empresas rastrean el inventario manualmente o no lo rastrean en absoluto
Al confiar en prácticas de inventario manuales basadas en papel, las empresas sufren de:
Informes de inventario imprecisos y que consumen mucho tiempo.
Gestión de inventario ineficiente, lo que genera un exceso de productos en una ubicación mientras que se agotan en otra.
Planificación inexacta, lo que resulta en un aumento de los descuentos y cancelaciones del exceso de productos, y de inventario lento y obsoleto.
Toda manipulación innecesaria que aumenta el costo de las mercancías vendidas (CMV).
Desabastecimiento que conducen a la pérdida de ventas de clientes, ya que van a la competencia.
Incapacidad para rastrear y localizar el producto desde el proveedor al pedido del cliente.
1) Administrar el inventario automáticamente con Software
La automatización de los procesos manuales asociados con la administración del inventario y tener la información para pronosticar y utilizar mejor el inventario, mejora la administración del inventario en estas cuatro áreas:
a) Multiubicación
Si su empresa almacena, vende y cumple con artículos en más de una ubicación, es esencial tener visibilidad de los niveles de existencias en todas las ubicaciones para optimizar el uso del inventario y hacer llegar los productos a los clientes de la manera más rápida y rentable. El software de administración de inventario le permite establecer parámetros predefinidos, como la disponibilidad y la ubicación del inventario de todo el pedido, que los envía a la ubicación que tiene todos los artículos disponibles, lo que elimina múltiples envíos para un solo pedido y mayores cargos de envío. El software de gestión de inventario también puede ayudar a maximizar la venta de inventario y minimizar la falta de existencias.
De hecho, con NetSuite Inventory Management, las tiendas se pueden configurar como una ubicación, lo que proporciona una verdadera vista del inventario en toda la empresa. Con visibilidad del inventario en todas las ubicaciones, puede monitorear proactivamente los niveles de existencias y vender, transfiriendo el inventario entre las ubicaciones según sea necesario para garantizar la disponibilidad del inventario y minimizar el inventario obsoleto. Los asociados de ventas tienen el poder de guardar la venta en situaciones de falta de existencias con acceso a la disponibilidad de inventario en toda la empresa, lo que les permite transferir, retener o enviar artículos directamente al cliente.
Las empresas también pueden minimizar la cantidad de inventario necesario para estar disponible mediante la ejecución de una estrategia de cumplimiento de canales cruzados, cumpliendo fácilmente los pedidos en línea desde la tienda. Con NetSuite , la administración de inventario en múltiples ubicaciones también le permite analizar y comprender las tendencias específicas de la estación y la ubicación.
b) Reabastecimiento
La satisfacción y la rentabilidad del cliente requieren mantener la cantidad correcta de inventario para cumplir con los pedidos anticipados mientras se mantiene el exceso de stock al mínimo. Las empresas deben tener en cuenta las fluctuaciones en la demanda, la estacionalidad, la logística de la cadena de suministro y el ciclo de vida natural de un producto para garantizar suficientes existencias disponibles. La gestión de inventario de NetSuite proporciona reabastecimiento basado en la demanda mediante el uso de ventas históricas y estacionales, el tiempo de entrega promedio y el número de días de suministro a los datos de stock para administrar dinámicamente los puntos de reordenamiento de artículos y mantener los niveles de stock preferidos. Genera tareas, alerta automáticamente y envía las tareas al gerente de compras para su ejecución.
c) Recuento cíclico
El recuento cíclico regular es un medio importante para establecer controles y equilibrios, lo que garantiza que los artículos contabilizados en el sistema de inventario estén físicamente en el estante. La integración del recuento cíclico como una tarea periódica en curso reduce el stock de seguridad requerido, reduce los costos generales, hace que los recuentos físicos sean menos dolorosos y es una importante táctica antirrobo. La gestión de inventario de NetSuite le permite clasificar el inventario en función del volumen de transacciones y/o el valor. Luego, puede programar recuentos periódicos de las cantidades de artículos disponibles y asignar automáticamente tareas de recuento al personal de planta para ayudar a mantener la precisión del inventario. Al implementar recuentos de ciclos periódicos para SKUs seleccionados, en lugar de realizar un recuento de ciclos completo, el recuento se puede integrar en las tareas diarias, minimizando la interrupción de las operaciones del almacén. Si los artículos se almacenan en varias ubicaciones, el uso de contenedores en el almacén facilita enormemente el proceso de conteo y la precisión, ya que sabe exactamente a qué contenedores ir para realizar los conteos, en lugar de caminar buscando los artículos.
2) Trazabilidad
Las empresas necesitan la capacidad de rastrear productos a lo largo de todo su ciclo de vida. Al utilizar el rastreo de lotes y en serie, las empresas pueden rastrear hacia atrás (vinculando los productos terminados con las materias primas y los proveedores) y hacia adelante (vinculando los productos terminados con la orden de compra y los registros de clientes). Los números de lote le permiten realizar un seguimiento de la cantidad de artículos y el costo específico de cada grupo de productos en función de cuándo se produjeron. En el registro del número de lote, puede identificar una fecha de vencimiento e ingresar notas sobre el lote. El seguimiento en serie le permite elegir un artículo con un número de serie específico para cumplir o recibir un pedido. Juntos, los números de lote y de serie le permiten definir estrategias de cumplimiento (como FEFO: primero que expira, primero que sale) para minimizar el desperdicio y garantizar que el inventario se utilice de la manera más eficiente. La gestión de contenedores y la definición de su jerarquía de mercancías también ayudan con la trazabilidad. El uso de elementos de la matriz le permite realizar un seguimiento de los elementos por opciones como el tamaño y el color. Una matriz de elementos consta de un elemento principal y subelementos. Las actualizaciones realizadas en el elemento principal se pueden aplicar automáticamente a los subelementos, lo que simplifica enormemente la administración de SKU. Con una matriz de elementos, cada subelemento se rastrea por separado.
3) Gestión de Inventario de NetSuite
Las empresas que abandonan el lápiz y el papel por la solución de Gestión de Inventario de NetSuite obtienen una mejor comprensión del inventario y cómo se asigna, las empresas pueden confiar con confianza en un modelo de producción basado en la demanda, mantener menos inventario disponible y reducir los costos generales asociados con el almacenamiento, aumentando en última instancia el resultado final.
5) La presentación de informes se retrasa
Para cuando haya descargado los resultados financieros sin formato del sistema de contabilidad cada mes, haya cortado y pegado los datos en Excel, haya acumulado los datos y luego haya enviado cada hoja de cálculo al grupo apropiado, lo más probable es que haya perdido la fecha límite. Eso también supone que se aseguró de verificar todo el proceso en busca de errores y asegurarse de que los informes finales se relacionen con lo que hay en los sistemas de origen. Eso dificulta que los tomadores de decisiones analicen los gastos, planifiquen con anticipación y tomen decisiones proactivas para la salud financiera de la empresa.
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Si aún hoy estás creando y administrando presupuestos en Excel, no estás solo. Si tienes dificultades para hacer de Excel una herramienta eficiente para llevar a cabo dichas tareas, tampoco estás solo.
La elaboración de presupuestos mediante hojas de cálculo suele ser menos eficiente y dificulta la colaboración, además de que también es propenso a errores. Excel es una poderosa herramienta de productividad personal, pero carece de las capacidades necesarias para desarrollar los presupuestos completos y precisos requeridos por la gerencia ejecutiva, el board o los accionistas.
Aquí hay cinco señales de que tu organización podría estar utilizando demasiado Excel para presupuestar o llevar a cabo tareas administrativas.
1) El proceso de presupuestación lleva demasiado tiempo
La elaboración de presupuestos en Excel a menudo requiere de varios pasos manuales. Por lo general, comienza con la descarga de resultados financieros del sistema de contabilidad, luego se debe cortar y pegar los datos en el formato deseado en múltiples archivos de Excel, acumular esos datos, actualizar fórmulas y enlaces, construir proyecciones de ingresos y gastos, actualizar pronósticos, crear informes presupuestarios, que siempre deben comprobarse en busca de errores y, finalmente, enviar dichos archivos por correo electrónico. Claramente, el proceso de presupuestación en Excel es extremadamente manual y requiere mucho tiempo. Los cambios de última hora en los archivos de Excel son difíciles de administrar y es fácil olvidarse de actualizar los enlaces o las fórmulas.
Las juntas directivas y los directores financieros dependen de obtener los números correctos, y los errores reducen su confianza y pueden llevar a decisiones equivocadas.
2) Es difícil consolidar los datos
La elaboración de presupuestos a menudo requiere de la consolidación de datos de toda la organización. La capacidad de acceder a sus fuentes de datos y obtener datos actualizados al minuto es esencial. Este esfuerzo se ve agravado cuando se reúnen datos de fuentes dispares para crear una imagen más completa. Si sus hojas de cálculo existen aisladas de sus fuentes de datos, el tiempo necesario para la consolidación es significativamente mayor.
3) Hay demasiadas versiones de archivos
Las plantillas de presupuesto en Excel se preparan, comparten y recopilan manualmente, lo que genera problemas de control de versiones. Varias versiones dificultan la identificación de los últimos cambios en un documento y ejercen presión adicional sobre el equipo responsable del presupuesto. Sin control de versiones, terminará con errores y más solución de problemas y auditoría.
4) La información se comparte accidentalmente con otros.
¿Acaba de enviar el archivo Excel con la información del salario? Los presupuestos contienen información confidencial, como gastos detallados para diferentes departamentos, así como salarios. Cuando utiliza varias hojas de cálculo de Excel, puede ser demasiado fácil enviar accidentalmente por correo electrónico el archivo incorrecto a las personas equivocadas o autorizar el acceso a los controladores compartidos incorrectos, especialmente si está cansado de pasar toda la noche trabajando con el último y mejor presupuesto.
5) La presentación de informes se retrasa
Para cuando haya descargado los resultados financieros sin formato del sistema de contabilidad cada mes, haya cortado y pegado los datos en Excel, haya acumulado los datos y luego haya enviado cada hoja de cálculo al grupo apropiado, lo más probable es que haya perdido la fecha límite. Eso también supone que se aseguró de verificar todo el proceso en busca de errores y asegurarse de que los informes finales se relacionen con lo que hay en los sistemas de origen. Eso dificulta que los tomadores de decisiones analicen los gastos, planifiquen con anticipación y tomen decisiones proactivas para la salud financiera de la empresa.
NetSuite puede ayudar
Incluso uno de estos signos podría ser motivo suficiente para alejarse de Excel para su proceso de presupuestación, y comenzar a considerar una solución de presupuestación. Pero, la primera pregunta que puede surgir es si las soluciones de planificación y presupuestación son caras y difíciles de configurar.
NetSuite Planning and Budgeting proporciona una solución de presupuestación potente, pero fácil de usar e implementar. Con la sincronización de datos preconfigurada con NetSuite General Ledger, sus datos financieros se extraen automáticamente de NetSuite a la herramienta de presupuestación, se elimina la entrada manual de datos, siempre tiene los datos más recientes a su alcance y no hay necesidad de preocuparse por quién obtuvo qué datos. Además, puede incluir fácilmente a todas las personas de la organización que deban participar en el proceso de presupuestación. Esta solución ofrece la colaboración, el control y la visibilidad necesarios para gestionar mejor el proceso completo de elaboración de presupuestos utilizando una solución de principio a fin.
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