3 características clave a tener en cuenta al seleccionar un software de gestión de inventario

by Camila Lindoro | Oct 2, 2023 | ERP, CRM, Gestión Financiera

13 ideas de automatización empresarial para ahorrar tiempo y dinero

by Camila Lindoro | Oct 2, 2023 | ERP, CRM, Gestión Financiera

La automatización empresarial puede aumentar la eficiencia en toda una organización al eliminar una cantidad significativa de tareas repetitivas en el lugar de trabajo y reducir las horas perdidas en tareas redundantes y ayudar a mejorar la productividad general. Esos beneficios clave y otros han llevado a un número creciente de organizaciones a infundir cada vez más automatización empresarial en sus operaciones.

¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización empresarial utiliza la tecnología para eliminar el trabajo manual de los procesos empresariales diarios. Desde la contratación hasta la gestión del correo electrónico y la contabilidad, casi todos los rincones de las operaciones de una empresa pueden beneficiarse de algún nivel de automatización empresarial.

Con la automatización empresarial , las empresas pueden simplificar y optimizar los flujos de trabajo. En pocas palabras, el objetivo final no es tanto reemplazar el trabajo humano como aumentar con tecnología de una manera que ayude a mejorar todo el proceso de principio a fin.

Mucho más que simplemente reemplazar el papel y los archivos PDF con datos digitales dinámicos, la automatización empresarial tiene en cuenta los pasos clave de los flujos de trabajo de una empresa y luego intenta hacer que estos procesos sean más baratos, más rápidos y menos propensos a errores. Al integrar estos procesos en plataformas tecnológicas, las empresas también se benefician de mejores capacidades de generación de informes y de la capacidad de analizar datos a lo largo del tiempo. Luego, esa información sirve para tomar decisiones clave y ayuda a que el negocio crezca.

¿Por qué su empresa necesita automatizar procesos?

La automatización de los procesos comerciales ahorra tiempo y dinero, pero las recompensas de invertir en sistemas automatizados no terminan ahí. Estos sistemas también ayudan a reducir la cantidad de mano de obra necesaria para completar tareas clave y permiten a los trabajadores concentrarse en proyectos más importantes. Por ejemplo, cuando puede automatizar sus procesos de cuentas por pagar o salas de chat de servicio al cliente en línea, su mano de obra remunerada puede centrar sus esfuerzos en tareas más críticas y de desarrollo empresarial.

La automatización también ayuda a reducir errores costosos y el tiempo que lleva corregirlos. La mayoría de los errores en el procesamiento de documentos y la entrada de datos son resultado de errores humanos.

La automatización empresarial también puede introducir nuevos niveles de estandarización en los flujos de trabajo diarios al guiar a los empleados a través de pasos detallados y realizar un seguimiento de toda la documentación relevante. Todas estas mejoras pueden ayudar a las empresas a reducir tanto los costos operativos como los gastos generales.

13 ideas principales de automatización empresarial

Si bien la automatización tiene el potencial de generar mejoras en muchos aspectos de su negocio, existen algunas áreas en las que puede tener un impacto particular. Aquí hay 13 áreas de su negocio listas para la automatización y algunos consejos sobre cómo implementar estas ideas:

1. Proceso de contratación

La contratación de nuevos empleados es un proceso de varias etapas que comienza con la publicación de un puesto de trabajo o la contratación de candidatos específicos y finaliza cuando el empleado está completamente incorporado. Se pueden automatizar muchos pasos a lo largo del camino, lo que hace que el proceso general de contratación sea más simple y requiera menos tiempo.

Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una herramienta valiosa para automatizar el proceso de contratación. Como parte de un conjunto más amplio de funcionalidades, estos sistemas automatizan el proceso de gestión de candidatos. Pueden reducir el trabajo que conlleva hacer ofertas a los candidatos y equiparlos con todo el equipo y acceso a los sistemas que necesitan para el puesto.

Un HRMS puede mejorar la experiencia general del candidato. Eso, a su vez, mejora la reputación de su empresa y le ayuda a atraer mejores candidatos.

2. Análisis de empleados

Los departamentos de recursos humanos encargados de evaluar el trabajo de los empleados pueden utilizar datos para realizar un seguimiento de todas las tareas de cada empleado y generar informes listos para usar para gerentes y líderes. Si, por ejemplo, la rotación de empleados en el almacén se ha vuelto inusualmente alta en los últimos 90 días, la empresa puede utilizar herramientas de recursos humanos para identificar el problema específico y tomar mejores decisiones de contratación en el futuro.

3. Transferencias de archivos

Los días de mover archivos entre diferentes archivadores y llevarlos a distintos departamentos quedaron atrás. Las organizaciones actuales dependen de las transferencias de archivos digitales, pero no todos esos mecanismos de transferencia están a la altura de las expectativas. Usar una plataforma como Google Docs o un servicio como Dropbox, por ejemplo, conlleva sus propios desafíos.

Al utilizar la automatización empresarial, las empresas pueden almacenar y compartir archivos de manera eficiente, ya sea dentro de sus cuatro paredes o con clientes, socios comerciales y otras partes interesadas. Las soluciones de software del Protocolo de transferencia de archivos automatizado (FTP) y del Protocolo de transferencia de archivos SSH (SFTP) mueven los archivos a los servidores. Luego, los usuarios pueden programar una descarga o carga FTP/SFTP de uno o más archivos sin tener que pedir ayuda a un colega.

Prácticas líderes para 1 distribución mayorista

by Camila Lindoro | Sep 6, 2023 | ERP, CRM, Gestión Financiera

Previsión Financiera mediante aprendizaje automático

by Camila Lindoro | Sep 5, 2023 | ERP, CRM, Gestión Financiera

La previsión financiera se refiere a un proceso que utilizan las empresas para predecir ingresos, gastos, flujo de caja futuros y mejorar la rentabilidad. Al igual que el pronóstico del tiempo, el proceso puede parecer similar a mirar una bola de cristal y adivinar la trayectoria financiera de su empresa. Pero no hay una bola de cristal, y las predicciones no son conjeturas sino más bien el resultado de un algoritmo sofisticado y a menudo elegante.

Los procesos de previsión financiera están ligados a datos financieros, históricos y de mercado, que reflejan y afectan el desempeño de la empresa. El supuesto es que, si nada cambia, entonces el futuro es predecible con cierto grado de certeza.

Pero, por supuesto, las realidades empresariales rara vez permanecen estáticas durante un período de tiempo apreciable. Las circunstancias cambian, a veces drásticamente y sin previo aviso. Es este elemento de incertidumbre el que puede alterar su pronóstico financiero y arruinar sus planes futuros tanto a corto como a largo plazo.

Por lo tanto, la previsión financiera también debe tener en cuenta circunstancias previsibles y cambiantes si quiere informar decisiones pragmáticas. Cuando surgen circunstancias inesperadas, se debe volver a realizar la previsión financiera para incorporar los ajustes necesarios al modelo de predicción.

Agregar insumos y mayores volúmenes de datos a la ecuación de pronóstico puede generar predicciones más precisas, utilizando datos como patrones de compra, detección de fraude, información del mercado de valores en tiempo real, segmentación de clientes y más. Pero estos datos adicionales, a menudo denominados big data, pueden exceder los límites de los métodos tradicionales de previsión financiera.

La extracción y el análisis de big data también pueden superar las capacidades humanas. A su equipo de finanzas le tomaría demasiado tiempo obtener las respuestas necesarias a tiempo para que tengan un valor comercial significativo.

Aquí es donde entran el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA). En resumen, las máquinas pueden extraer y analizar enormes volúmenes de datos mucho más rápido que las personas.

Se sabe que las máquinas entregan resultados, es decir, respuestas a consultas formuladas sobre datos, en apenas unas horas, a diferencia de los métodos tradicionales que pueden tardar semanas, meses o incluso años, según el tamaño del conjunto de datos y la complejidad de la consulta.

Al equipar a su equipo financiero con herramientas de aprendizaje automático o inteligencia artificial, les proporciona asistentes automáticos que pueden acelerar y mejorar enormemente la precisión de su trabajo de previsión financiera.

¿Qué es el aprendizaje automático?

El aprendizaje automático es un subconjunto de la inteligencia artificial (IA). A diferencia de la inteligencia artificial general (AGI), que está diseñada para imitar fielmente el pensamiento humano, las herramientas de aprendizaje automático no “piensan” ni aprenden como lo hacen los humanos.

El ML generalmente se conoce como IA en los esfuerzos de marketing para comunicar mejor su singularidad a una audiencia que no está familiarizada con los detalles específicos de la programación de software. Sin embargo, ML no es lo mismo que AGI.

Sin embargo, se diferencian de otros tipos de software informático porque no están programados por humanos para realizar una tarea. En cambio, la máquina “aprende” mediante cálculos y comparaciones rápidas de prueba y error después de haber sido “entrenada” en grandes conjuntos de datos.

En general, el software de aprendizaje automático analiza grandes conjuntos de datos y, mediante iteración continua, construye y adapta sus propios modelos sin intervención humana.

Eso significa que el aprendizaje automático mejora (mucho más rápido, más preciso y más en sintonía con los matices de los datos) con el tiempo. Pero en ningún momento decide por sí solo asumir otra tarea totalmente ajena. Si se requiere otra tarea, los humanos deben entrenar ML en diferentes conjuntos de datos adecuados para la nueva tarea.

Por lo tanto, el ML existe en muchas aplicaciones diferentes y realiza tareas directamente relacionadas con el propósito comercial de cada aplicación. Es por eso que es posible que tenga muchos programas informáticos diferentes con ML funcionando en toda la empresa.

Desafíos de la previsión financiera

Los tres desafíos principales en la previsión financiera actual son las limitaciones en: humanos, modelos y herramientas.

Las personas están limitadas por el tiempo y su capacidad para realizar reconocimiento de patrones y consumir grandes volúmenes de datos. En el aspecto matemático, los modelos/cálculos más antiguos, la cantidad de entradas de datos, el volumen de datos, la cantidad de fuentes de datos y los supuestos subyacentes afectan en gran medida la precisión y utilidad de los resultados. Desde la perspectiva ejecutiva, las herramientas tradicionales y familiares limitan la innovación y la resolución de problemas.

Ventajas del aprendizaje automático en la previsión financiera

El aprendizaje automático añade varias ventajas importantes a la previsión financiera, todas las cuales surgen de un tema central: reducir o eliminar las limitaciones.

Con el aprendizaje automático, las empresas pueden utilizar más datos de más fuentes y realizar consultas más complejas y sofisticadas de esos datos, produciendo pronósticos precisos más rápido. Esto supera con creces los límites de las hojas de cálculo y el software financiero tradicionales.

Sin embargo, existe una escasez constante de ingenieros de IA necesarios para programar y entrenar IA, y si bien hay empresas que llevan a cabo sus propios proyectos de IA, muchas prefieren utilizar software comercial con IA previamente capacitada integrada. Otros proveedores de software incorporan algoritmos de aprendizaje automático que su equipo de finanzas puede capacitar o agregar capacitación, según sea necesario.

Además, el aprendizaje automático puede reconocer más patrones dentro de los datos que pueden indicar, identificar o establecer matices en los impulsores comerciales y los errores de pronóstico.

Esto conduce a mejorar la capacidad de producir pronósticos precisos más rápidamente, lo que permitirá a los equipos financieros asociarse con la empresa para explotar oportunidades con el fin de mejorar el crecimiento de los ingresos de primera línea y mejorar el flujo de caja. Las herramientas de aprendizaje automático también pueden automatizar muchas funciones y procesos para proporcionar información adicional o actualizada, utilizando las mismas consultas o distintas.

El aprendizaje automático permite a las empresas ampliar sus análisis más allá de los conjuntos de datos tradicionales, lo que potencialmente puede revelar relaciones inesperadas entre métricas. Por ejemplo, las empresas pueden obtener mejores pronósticos de ingresos y ventas a partir de fuentes tradicionales de datos, como la información del mercado regional, con la ayuda del aprendizaje automático que analiza la disponibilidad de existencias o datos meteorológicos.

Previsión financiera y análisis predictivo

Tanto la previsión financiera como el análisis predictivo generan predicciones. El análisis predictivo tradicional suele impulsar los motores de recomendación. Un ejemplo es una tienda de comestibles que ofrece cupones al predecir cuándo se quedará sin un producto que compró en la última visita y repetidamente en el pasado. Otro ejemplo es Netflix, que ofrece nuevos programas de televisión basados ​​en lo que viste anteriormente.

El aprendizaje automático aplicado al análisis predictivo potencia lo que se sabe y lo que se puede predecir. Específicamente, el análisis predictivo moderno hace predicciones basadas en datos históricos mediante el uso de cantidades mucho mayores de datos, de más fuentes, con técnicas de aprendizaje automático.

He aquí un ejemplo: los análisis tradicionales pueden informar a una empresa que un cliente compró una pieza para su unidad de aire acondicionado doméstica hace cinco años y, por lo tanto, es probable que necesite otra pieza de repuesto este año o el próximo.

El análisis predictivo habilitado por ML puede brindarle más información, como que esa pieza ha ejecutado 15 000 ciclos de uso y es muy probable que deje de funcionar el 15 de marzo, o que el número combinado de ciclos de uso de la pieza original y la primera de reemplazo predice que el desgaste resultante en otras partes hará que toda la unidad falle dentro de tres meses.

Esta información incita a la empresa a venderle al cliente un reemplazo de unidad en lugar de solo un reemplazo de pieza. También provoca cambios en el pronóstico financiero al predecir la probabilidad de que este cliente compre una nueva unidad en las próximas semanas.

Línea de fondo

La previsión financiera es el área donde las finanzas pueden ayudar a generar el mayor valor dentro de una organización y tener impactos directos en los ingresos, la rentabilidad y el valor para los accionistas. Los macrodatos y el aprendizaje automático aceleran y mejoran enormemente las previsiones financieras con respecto a los métodos tradicionales.

La velocidad es importante porque eso significa que el pronóstico se puede hacer en tiempo real o con información casi en tiempo real, lo que hace que el resultado sea más útil y relevante para las decisiones prospectivas. Pero la aceleración debe realizarse sin pérdida de precisión. El aprendizaje automático es la única forma de lograr velocidad y precisión al utilizar grandes cantidades de datos en las previsiones financieras.

13 consejos para resolver problemas de flujo de caja

by Camila Lindoro | Sep 5, 2023 | ERP, CRM, Gestión Financiera

1. Utilice un presupuesto comercial mensual

Si tu negocio es estacional o el flujo de caja tiende a seguir un ciclo, un presupuesto anual y un estado de flujo de caja preciso pueden arrojar luz sobre cuánto dinero necesitará cada mes para pagar facturas recurrentes. Necesitará ahorrar dinero de los meses de mayores ingresos para cubrir los gastos generales durante los meses de menores ingresos. Un pronóstico de flujo de caja mensual puede revelar posibles déficits y darle tiempo para buscar dinero extra si es necesario.

2. Acceda a una línea de crédito

Si tienes un flujo de caja limitado, una solución es establecer una línea de crédito. Al igual que con una tarjeta de crédito, tendrás dinero para gastar que podrá devolver durante los mejores meses de su ciclo comercial. A diferencia de un préstamo a plazo, solo pagará lo que utilice, junto con los intereses sobre el saldo pendiente. Lo mejor de todo es que una vez que lo hayas pagado, tu línea de crédito se repone y estará disponible nuevamente cuando la necesite.

3. Factura con prontitud para reducir los días de ventas pendientes

Si bien tu empresa puede ofrecer a sus clientes plazos de pago de 30 a 60 días, es posible que necesite el dinero antes para pagar facturas, realizar pedidos de inventario, etc. En este caso, no puedes darte el lujo de esperar hasta la fecha límite de pago. Una solución es ofrecer a tus clientes un descuento a cambio de un pago anticipado. Alternativamente, puedes utilizar el factoraje de facturas. Este producto financiero permite a las empresas vender cuentas por cobrar con descuento a una empresa de factoraje externa. La empresa de factoring adelanta hasta el 90% de la factura por adelantado y se encarga del cobro de los pagos.

4. Estirar las cuentas por pagar

Ampliar el ciclo de pago de tus proveedores es una forma habitual de conseguir financiación barata. Con esta estrategia, simplemente eliges pagar ciertas facturas después de su fecha de vencimiento. Sin embargo, no es una solución a largo plazo, ya que puedes afectar tu crédito y manchar su relación con los proveedores.

Hay dos formas de protegerse si decide prolongar las cuentas por pagar. Por un lado, puede negociar la fecha de vencimiento hasta una fecha en la que esté seguro de poder pagar. O tal vez desee reconsiderar su acuerdo de pago por completo. Algunos proveedores de servicios permitirán pagos anuales o semestrales en lugar de mensuales. Pagar anualmente por adelantado podría incluso generar un descuento.

5. Reducir Gastos

¿El gasto excesivo te está poniendo en un aprieto?

Muchas empresas abordan este problema recortando primero los gastos más importantes, como el inventario, el marketing o la mano de obra. Eso es un error, ya que suelen ser fundamentales para las operaciones comerciales. En su lugar, considera primero reducir los costos no esenciales, como los de jardinería o limpieza. Luego, audite sus gastos generales, incluidos el alquiler y los servicios públicos. Ve dónde puedes recortar, obtener mejores tarifas o renegociar contratos.

6. Levantar precios

Vender productos o servicios a un precio demasiado bajo puede afectar negativamente a sus márgenes. Da un paso atrás y audita tus productos y servicios para determinar el costo total de entregarlos. Con ese costo en la mano, puede determinar si está cobrando muy poco y perjudicando sus resultados.

Si bien muchas empresas se resisten a la idea de aumentar los precios y potencialmente alienar a los clientes, las investigaciones muestran que es más probable que los clientes acepten un aumento de precios si viene acompañado de una mejor experiencia.

Comienza con los más vendidos o aquellos que tienen menos competencia en el mercado. Si no perjudica las ventas, puede seguir adelante e implementar aumentos en el resto de tu línea de productos.

7. Venta adicional y venta cruzada

Aumentar las ventas es una manera fácil de aumentar su flujo de caja. Es aún más fácil cuando vendes a clientes que ya son fanáticos de tus productos o servicios. Dos enfoques clásicos: ventas adicionales, o vender productos o servicios mejorados y más caros al mismo cliente, y ventas cruzadas, o encontrar formas de vender diferentes productos y servicios al mismo cliente. Por ejemplo, un gimnasio podría considerar vender un paquete de entrenamiento de seis semanas con una nueva oferta de membresía. Y los sitios de comercio electrónico a menudo realizan ventas cruzadas a sus clientes bajo el encabezado “Quizás también te guste…”.

Ambas técnicas dependen de que el discurso de venta sea natural o de que el cliente no se sienta presionado. Su objetivo es mantener contentos a los clientes existentes y comprar sus productos o servicios.

8. Aceptar tarjetas de crédito

Aceptar tarjetas de crédito se traduce en pagos más rápidos y menos deudas incobrables. También mejora la probabilidad de compras. Una encuesta de Square (se abre en una pestaña nueva) informó que el 35% de los consumidores compraría en otro lugar si una empresa no aceptara tarjetas de crédito. Sin embargo, las compañías de tarjetas de crédito suelen cobrar una tarifa a los comerciantes que utilizan su servicio, por lo que deberás sopesar esos costos con los beneficios de pagos más rápidos.

9. Aceptar pagos en línea

Al igual que las tarjetas de crédito, una opción de pago en línea (y una tienda de comercio electrónico en general) hace que las compras sean más cómodas para tus clientes. También puede ayudarle a mover el inventario de manera más eficiente. Tomemos, por ejemplo, un negocio de panadería sin cita previa. Hay poco control sobre cuántos pasteles vende o tira en un día determinado. Si esa misma empresa realiza pedidos en línea, puedes ahorrar dinero en su tienda, hornear a pedido y tal vez incluso realizar envíos a todo el país.

10. Mantenga una visión clara del inventario

Si tienes un negocio basado en productos, sabes que debes controlar la cantidad de mercancía disponible. Si no tiene una idea clara de cuánto inventario tiene en un momento dado, corre el riesgo de tener un exceso de existencias, lo que genera desperdicio y bloquea el flujo de efectivo en ese stock almacenado. Considera invertir en un sistema de gestión de inventario que se integre con su software de contabilidad. De esa manera, mantendrás una vista en tiempo real de cuánto stock tiene disponible, cuánto pagaste por cada producto, cuánto necesitas realmente en un momento dado y más.

11. Reduzca costos identificando desperdicios

¿Está agregando materiales innecesarios como papel de seda y bolsas de marca a sus productos? Quizás haya llegado el momento de adelgazar el embalaje. ¿Algunos productos se mueven más lentamente que otros? Considera la posibilidad de eliminarlo gradualmente y centrarse en sus productos más vendidos. ¿Se están convirtiendo los costos de nómina en una carga? Considera reducir las horas extras y el exceso de personal tanto como sea posible.

12. Mejore los márgenes de beneficio con descuentos para proveedores

Si es un buen cliente, es posible que tus proveedores estén más que felices de darte un respiro. O pueden ofrecer beneficios como envío gratuito o productos adicionales, especialmente si compra al por mayor.

13. Mejorar la facturación

¿Estás al tanto de tu facturación? Cuanto más rápido envíes las facturas, más rápido te pagarán. Y, a su vez, se beneficiará de un flujo de caja más saludable. Si la facturación se retrasa constantemente, puede que sea el momento de invertir en un software de gestión contable. El mejor software de contabilidad le ayuda a garantizar facturas precisas y oportunas y, al mismo tiempo, evita posibles errores de la contabilidad manual. Tendrás un panel con una vista en tiempo real de todas las transacciones y un seguimiento electrónico de todos los registros relacionados, lo que será útil cuando llegue el momento de realizar una auditoría.