Como bien saben la mayoría de los equipos financieros, un proceso manual de cuentas por pagar puede ser tedioso y propenso a errores. Trabajar con pilas de facturas en papel, contactar individualmente a los aprobadores pertinentes y enviar cheques por correo no solo es lento, sino que expone a la empresa al fraude y hace que las auditorías sean complicadas.

La tecnología de automatización de cuentas por pagar (AP automation) tiene como objetivo proporcionar una forma más eficiente, rápida y precisa de gestionar este proceso financiero. Al eliminar los procesos manuales y las pilas de papel, la automatización de AP puede mejorar sus relaciones con proveedores y socios, a la vez que ahorra tiempo y dinero, reduce los días de venta pendientes de cobro y mejora el flujo de caja.

¿Qué es la automatización de cuentas a pagar (AP Automation)?

La tecnología de automatización de AP automatiza pasos rutinarios como la recepción de facturas, la codificación, el enrutamiento para aprobación, el pago y la conciliación. Es posible que se encuentre con el término procesamiento “sin contacto”, que generalmente significa que la automatización de AP elimina la necesidad de ingresar datos manualmente en cualquier etapa, aunque los aprobadores aún pueden necesitar aprobar los pagos con un clic del mouse.

El software de automatización de cuentas por pagar también suele ofrecer paneles de control y herramientas analíticas que le ayudan a gestionar el proceso de cuentas por pagar y diagnosticar problemas. Como todos los datos de cuentas por pagar se digitalizan y almacenan en un único sistema, resulta más fácil buscar y auditar la información.

Puntos clave

• La automatización de AP agiliza las operaciones financieras, abordando ineficiencias como el ingreso manual de datos y el riesgo de errores humanos que prevalecen en los procesos de AP tradicionales.
• Los componentes clave de la automatización de AP incluyen facturación y análisis electrónicos, información en tiempo real, tiempos de procesamiento más rápidos y detección de fraudes.
• Para seleccionar la solución de automatización de AP adecuada es necesario considerar factores como el tamaño de la empresa, la credibilidad del proveedor y el potencial de escalabilidad, al tiempo que se reconocen los desafíos de transición y los avances tecnológicos futuros.

Desafíos de las cuentas por pagar manuales

Las cuentas por pagar son una función fundamental dentro del departamento de finanzas de cualquier organización. Es como la sala de máquinas donde se clasifican las facturas, se hace el seguimiento de las mismas y se organizan los pagos pendientes a los proveedores. Si bien los métodos tradicionales probados y comprobados tienen sus méritos, también presentan una serie de inconvenientes que pueden hacer que las cosas resulten un poco complicadas en la era de los negocios, en la que el ritmo de trabajo es vertiginoso.

Introducción manual de datos que consume mucho tiempo

Las prácticas tradicionales de AP se basan en la entrada manual de datos, donde los miembros del personal ingresan físicamente los detalles de las facturas en papel en los sistemas de contabilidad. Esto no solo consume tiempo, sino que es agotador, especialmente cuando hay una montaña de facturas que abordar. Las largas horas de ingreso de datos pueden retrasar los plazos de pago, lo que a veces genera cargos por pagos atrasados ​​o irritabilidad con los proveedores.

Errores humanos y discrepancias financieras

Los procesos manuales son susceptibles a errores humanos, que pueden ser tan simples como errores tipográficos, errores de cálculo o la introducción de la misma factura dos veces. Corregir estos errores implica más trabajo de contabilidad manual y puede socavar la confianza con los proveedores. Con el tiempo, estos errores pueden acumularse y generar grandes pérdidas financieras, proveedores molestos, clientes enojados y problemas de auditoría.

Retrasos e ineficiencias

Sin automatización, todo el proceso de AP (desde la recepción de facturas hasta su aprobación y pago) puede ser lento. No ayuda cuando se extravían los documentos o cuando alguien está de vacaciones y hay una aprobación pendiente. Las demoras pueden dar lugar a que no se cumplan los plazos de pago, lo que genera cargos por pagos atrasados ​​o penalizaciones. También pueden significar la pérdida de descuentos por pagos anticipados.

Dificultad en el seguimiento y gestión de facturas

Los procesos de AP basados ​​en papel pueden generar falta de transparencia en la gestión de facturas. ¿Están aprobadas? ¿Siguen esperando en el cajón de alguien? ¿Se han pagado? Esto puede generar problemas de comunicación dentro de la organización y con los proveedores. También puede dar lugar a facturas perdidas o extraviadas. La falta de un sistema de seguimiento eficiente puede hacer que las conciliaciones de fin de mes o de fin de año sean tediosas y lleven mucho tiempo.

Si bien los procesos de AP tradicionales han funcionado durante décadas, la naturaleza manual de AP no se mantiene al ritmo más rápido de las empresas modernas. La automatización de AP agiliza las operaciones, reduce los errores y mejora la transparencia, lo que en última instancia se traduce en un importante ahorro de tiempo y costos.

¿Cómo funciona la automatización de cuentas a pagar?

El software de automatización de AP convierte las facturas de sus proveedores a un formato digital estándar y luego las envía a través de un flujo de trabajo digital que culmina con el pago a los proveedores.

Al comienzo de este proceso, la automatización de AP utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer información de las facturas. Algunos productos utilizan el aprendizaje automático para reconocer patrones a lo largo del tiempo y mejorar la precisión; por ejemplo, pueden sugerir códigos de contabilidad general específicos o rutas de aprobación basadas en experiencias anteriores. Al personalizar las reglas para su negocio, como las variaciones aceptables o las jerarquías de aprobación, es posible que pueda eliminar la necesidad de intervención manual para la mayoría de las facturas.

Estos son los pasos del proceso de automatización de AP:

1. Captura de facturas con OCR y facturación electrónica : la fase inicial de la automatización de las cuentas por pagar consiste en digitalizar las facturas entrantes. Esto se hace con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que escanea, lee y convierte las facturas en papel en datos digitales. Al mismo tiempo, los sistemas de facturación electrónica permiten a los proveedores enviar directamente sus facturas de forma electrónica, evitando la necesidad de realizar transacciones físicas en papel.
2. Correspondencia y verificación : después de capturar los datos de las facturas, el sistema compara y coteja automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes. Esto garantiza que los artículos facturados y los términos de compra acordados coincidan perfectamente. Al automatizar este proceso, las empresas pueden identificar discrepancias o desajustes, lo que garantiza que solo las facturas correctas pasen a la siguiente etapa.
3. Flujo de trabajo de aprobación : según reglas predefinidas establecidas por la organización, el sistema de automatización de AP envía las facturas al personal o departamento correspondiente para su aprobación. Esto puede basarse en los montos de las facturas, los proveedores u otros criterios. También se pueden configurar alertas y recordatorios para agilizar el proceso de aprobación. Este enfoque sistemático garantiza revisiones oportunas, evita que se pasen por alto las facturas y mantiene un registro de auditoría claro de todas las acciones de aprobación.
4. Ejecución de pagos : una vez que se aprueba una factura, el sistema de automatización de cuentas por pagar facilita el proceso de pago, incluida la programación de pagos para optimizar el flujo de efectivo, la selección del método de pago preferido y la ejecución del pago de forma automática o con una mínima intervención humana. Al automatizar los pagos, las empresas pueden garantizar liquidaciones puntuales, aprovechar los descuentos por pago anticipado y mantener una relación positiva con los proveedores.
5. Conciliación e informes : después de la ejecución del pago, el sistema lleva a cabo un proceso de conciliación automatizado que combina las transacciones de pago con los extractos bancarios para verificar que los montos y los beneficiarios coincidan. Las herramientas de automatización de AP también generan informes detallados sobre métricas como patrones de gasto, desempeño de proveedores y posibles oportunidades de ahorro de costos. Esta conciliación automatizada elimina la verificación manual, reduce los errores y brinda a los equipos financieros información basada en datos para fundamentar decisiones estratégicas.

En esencia, la automatización de AP ofrece un enfoque integrado, sistemático y continuo para gestionar todo el ciclo desde la factura hasta el pago. 

¿Por qué automatizar las cuentas a pagar?

Existen muchas razones para automatizar las cuentas por pagar. Algunas implican un retorno de la inversión tangible y rápido. Al digitalizar las cuentas por pagar y reducir la necesidad de trabajo manual, la automatización de las cuentas por pagar puede reducir los costos de procesamiento. También puede ayudarlo a escalar las cuentas por pagar más fácilmente a medida que su negocio crece, al reducir la necesidad de contratar más personal.

La automatización de AP también proporciona herramientas que pueden ayudarlo a administrar los pagos y el flujo de efectivo de manera más precisa. Al hacer que el proceso de pago sea más rápido y sencillo, la automatización de AP también puede aumentar su capacidad para obtener descuentos en los pagos a proveedores.

Principales tareas de cuentas por pagar que se deben automatizar

Las tareas de AP que probablemente se beneficien más de la automatización son aquellas en las que se puede reducir el tiempo de procesamiento o aumentar la precisión, lo que permite ahorrar dinero. En comparación con el procesamiento manual, la automatización de AP puede mejorar en gran medida los siguientes pasos:

• Ingreso de datos . La automatización de la captura de datos de todos los documentos fuente es más rápida y menos propensa a errores que el ingreso manual de datos.
• Coincidencia de facturas . Las facturas se pueden comparar automáticamente con los documentos de respaldo, como las órdenes de compra y los documentos de recepción. Esta comparación automática es más rápida y precisa que la comparación manual, especialmente para las empresas que, de lo contrario, tendrían que comparar documentos almacenados en diferentes ubicaciones.
• Codificación de facturas . Puede establecer reglas que establezcan automáticamente el código de contabilidad correcto para cada factura, eliminando el tiempo y las inconsistencias inherentes a la codificación manual.
• Enrutamiento de aprobaciones . El enrutamiento electrónico a todos los aprobadores necesarios es más rápido que enviar documentos manualmente a cada uno de ellos y también proporciona un mejor seguimiento durante todo el flujo de trabajo.
• Programación y ejecución de pagos . Los procesos de pago manuales pueden generar demoras y posibles errores. La automatización garantiza pagos puntuales y precisos, aprovechando los descuentos por pago anticipado y evitando cargos por pagos atrasados.
• Gestión de proveedores . Un sistema automatizado de gestión de proveedores puede mantener actualizados los detalles de los proveedores, hacer un seguimiento de las comunicaciones y garantizar el cumplimiento de los términos del contrato, lo que genera relaciones más sólidas con los proveedores.
• Informes y reembolsos de gastos . Las soluciones de gastos automatizados pueden capturar recibos, categorizar gastos y enviarlos para su aprobación, lo que garantiza reembolsos oportunos y precisos a los empleados.
• Detección de fraudes . Los algoritmos avanzados pueden monitorear transacciones y detectar actividades sospechosas, lo que proporciona una capa adicional de seguridad contra posibles fraudes con cuentas por pagar .
• Conciliación . Las herramientas de automatización pueden conciliar los extractos bancarios con los pagos registrados, identificando cualquier discrepancia y garantizando que los libros contables sean siempre precisos.
• Cumplimiento y presentación de informes tributarios . Las soluciones automatizadas pueden calcular las obligaciones tributarias, garantizar la documentación adecuada y generar los informes de cuentas por pagar necesarios , lo que reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento.
• Análisis e informes . Las organizaciones pueden obtener información más detallada sobre sus procesos de AP, identificando cuellos de botella, tendencias de gastos y oportunidades para una mayor optimización.

Cómo automatizar las cuentas por pagar

Las empresas generalmente aplican el software de automatización de AP implementando el software de AP , ya sea en un modelo de software como servicio, donde la aplicación está alojada en la nube, o en las instalaciones, para las empresas que prefieren alojar y administrar sus propios sistemas.

Una vez que se implementa un sistema, es necesario capacitar al personal de finanzas y a los encargados de la aprobación, y vale la pena dedicar tiempo a configurar reglas para poder automatizar la mayor cantidad de pasos posible. Y si bien el proceso de AP es bastante estándar, las empresas pueden tener algunos requisitos únicos que usted querrá asegurarse de que la solución pueda adaptarse a esos flujos de trabajo. Esto proporcionará el mayor retorno de la inversión.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de AP?

En el cambiante panorama financiero y operativo, la automatización de las cuentas por pagar es una herramienta importante que ayuda a las empresas a mantenerse por delante de la competencia. Estas ventajas no solo agilizan las operaciones, sino que también brindan un apalancamiento estratégico en la gestión financiera. La automatización de las cuentas por pagar también puede brindar beneficios a toda la organización:

1. Mayor eficiencia : la automatización de AP permite un procesamiento más rápido de las facturas y reduce significativamente las intervenciones manuales, optimizando el flujo de trabajo. Esto se traduce en ciclos de aprobación más rápidos, pagos puntuales y asignación de recursos a tareas de mayor valor agregado, lo que aumenta la productividad general. Además, el personal puede reasignarse para tareas de mayor valor, como analizar datos de pagos, en lugar de dedicar su tiempo a la entrada manual de datos.
2. Mayor precisión financiera : el sistema de automatización minimiza la probabilidad de errores humanos, lo que garantiza un mayor nivel de coherencia y fiabilidad en la gestión de datos financieros . Los datos precisos respaldan una toma de decisiones financieras acertada, garantizan el cumplimiento y fomentan la confianza de las partes interesadas, incluidos los proveedores y los auditores. Pagar puntualmente y de manera predecible puede mejorar su reputación y ayudarlo en futuras negociaciones con los proveedores.
3. Ahorros tangibles de costos : la integración de procesos automatizados se traduce en ahorros tangibles al reducir los costos generales asociados con la gestión manual de facturas, la rectificación de errores y los pagos atrasados. Hay menos necesidad de almacenar papel y pagar los costos de envío y envío. En un entorno empresarial competitivo, los ahorros operativos se pueden reasignar a iniciativas de crecimiento u otras funciones empresariales críticas.
4. Visibilidad financiera mejorada : la automatización de las cuentas por pagar ofrece una vista consolidada de todo el proceso de pago en tiempo real, lo que proporciona una descripción general transparente de las obligaciones y transacciones financieras. Esta transparencia brinda a los líderes financieros información útil, lo que permite una toma de decisiones proactiva y una planificación estratégica.
5. Prevención de fraude mejorada : el sistema de automatización está equipado con funciones avanzadas que monitorean continuamente las transacciones y señalan anomalías o patrones sospechosos para su revisión. Las auditorías y los esfuerzos de cumplimiento son más fáciles. Las funciones de seguridad y rendición de cuentas integradas pueden señalar actividades sospechosas, lo que ayuda a detectar fraudes. Al identificar amenazas potenciales de manera proactiva, las organizaciones pueden proteger sus activos, mantener la integridad financiera y mejorar los protocolos de seguridad.

La automatización de las cuentas por pagar es una herramienta indispensable para las empresas modernas que buscan mejorar sus operaciones financieras. Al integrar este sistema, las organizaciones pueden obtener beneficios tangibles y estratégicos, lo que las posiciona para lograr un crecimiento y un éxito sostenidos.

Todo líder empresarial sabe que hay una diferencia entre trabajar mucho y trabajar productivamente. El primero tiende a ser una pérdida repetitiva de tiempo que requiere poco pensamiento o talento. El segundo produce un resultado significativo que beneficia a la empresa y es satisfactorio para los trabajadores.

La mayoría de nosotros preferiría pasar nuestros días en el segundo más que en el primero. Y tus empleados también se sienten así.

De hecho, el compromiso impulsa la verdadera productividad. La automatización de procesos empresariales (BPA, por sus iniciales en inglés) es el medio a través del cual las empresas transfieren el trabajo mecánico a las máquinas y empoderan al personal para ejercitar su creatividad y habilidades para resolver problemas.

BPA es una categoría de software, pero también puede incluir tecnologías mecánicas, como la robótica. El objetivo es completar procesos y acciones repetitivas físicas o digitales con una mínima o inexistente intervención humana.

La automatización de procesos puede ser adquirida y utilizada como un paquete de software independiente, o puede integrarse o incrustarse a otro software como una función. A menudo es un subconjunto de suites de gestión de procesos empresariales (BPM, por sus iniciales en inglés), que a su vez pueden ser un componente de la gestión de infraestructura.

Puedes escuchar los términos “BPA” y “BPM” utilizados indistintamente, pero no son lo mismo. La BPA se centra en cómo la automatización puede simplificar y optimizar los procesos empresariales, mientras que la BPM, que puede o no incluir automatización, utiliza una variedad de métodos para descubrir, modelar, analizar, cambiar y optimizar procesos empresariales integrales.

Sin embargo, la BPA está evolucionando, y el término está cambiando para reflejar cambios significativos en el camino. Por ejemplo, la automatización de procesos robóticos (RPA, por sus iniciales en inglés) es una forma de BPA que utiliza inteligencia artificial para completar flujos de trabajo más complejos y de varios pasos, a menudo en una variedad de aplicaciones. Por ejemplo, la firma de investigación de mercados IDC llama a la BPM con capacidades de inteligencia artificial “automatización de procesos inteligente” (IPA, por sus iniciales en inglés).

¿Por qué automatizar los procesos empresariales?

En resumen, todas las empresas quieren hacer más con menos. La automatización de procesos (BPA) hace posible realizar más trabajo con menos personas y liberar tiempo en el día laboral para crear productos y servicios innovadores generando más beneficios.

La BPA también añade eficiencias que ahorran dinero y tiempo, reduce errores humanos y a menudo aprovecha mejor los recursos y activos de la empresa.

5 beneficios de la automatización de procesos (BPA)

Hay muchas formas en que las empresas se benefician del uso estratégico de la BPA. Los cinco más comunes son:

1. Aumento en la productividad

Los propietarios de pequeñas empresas y los trabajadores en organizaciones de cualquier tamaño pueden centrarse en hacer lo que hacen mejor y confiar en las máquinas para hacer el resto. El trabajo se completa más rápidamente y con pocos errores, en ocas ones ninguno. Cuando los sistemas de robótica asumen tareas que antes causaban lesiones, como caídas o tensiones, aumenta el bienestar de los empleados.

2. Comunicaciones asistidas

Con la automatización de procesos (BPA), las comunicaciones pueden dirigirse a un canal preferido, o un representante de servicio al cliente podría, por ejemplo, seguir una conversación en varios canales.

Además, un representante podría obtener datos de apoyo de una variedad de aplicaciones para hacer las comunicaciones más productivas. Un gerente podría usar la BPA para hacer un seguimiento de las actividades con el fin de que todas las partes sepan en qué punto de un proyecto o proceso en el que están trabajando, se encuentran.

3. Mayor visibilidad de los procesos

Siempre que automatizas un proceso, tienes la oportunidad de examinar de cerca el flujo y decidir qué pasos vale la pena mantener y qué se podría hacer para mejorarlo. Los procesos resultantes, más simplificados, acelerarán aún más la producción.

4. Reducción de costos

Los estudios muestran consistentemente que agregar automatización es considerablemente menos costoso que pagar a una persona para que haga el mismo trabajo. Además, la automatización lleva tanto a economías de escala, como a una mayor economía de alcance, es decir, la capacidad de producir una mayor variedad de productos.

Como los líderes empresariales saben, ambos pueden conducir a márgenes unitarios más favorables y mayor rentabilidad.

5. Mejora la eficiencia operativa

La firma de análisis Forrester sugiere que la automatización puede reducir los costos operativos en un 90 % y dice que el uso de la automatización inteligente liberará 134 mil millones de dólares en valor laboral para 2022. En resumen, una mayor visibilidad en los procesos llevará a más innovación.

Además, la automatización permite tiempos de espera más cortos, entregas más rápidas y un uso más eficiente del inventario y del efectivo, según Economics Help.

9 áreas clave de tu empresa que debes automatizar

Si bien la mayoría de las empresas pueden identificar trabajo repetitivo que podría ser automatizado para que las operaciones funcionen de manera más eficiente, hay algunas áreas donde los expertos dicen que las organizaciones pueden obtener beneficios inmediatos. Estas incluyen:

1. Marketing

La automatización del marketing coordina los mensajes de marketing y orquesta su entrega oportuna a través de los canales designados. La automatización del marketing impulsa un aumento promedio del 14,5 % en la productividad de ventas y una reducción del 12,2 % en los gastos de marketing, según Invesp.

La automatización del marketing se puede utilizar en varios canales, incluyendo marketing por correo electrónico, servicio de mensajes de texto (SMS), búsqueda paga, anuncios de display y redes sociales. También puede ser utilizada para recomendaciones de upselling en compras móviles y en línea.

2. Finanzas

La naturaleza de las funciones financieras es altamente estructurada y consiste principalmente en trabajar con valores numéricos. Además, los datos son a menudo transferidos entre informes y departamentos para mantener a la empresa en una posición financiera segura. Estos atributos combinados hacen que las finanzas sean un área adecuada para la automatización.

La creación de cualquier informe financiero puede ser parcial o totalmente automatizada. Un ejemplo es la automatización de las cuentas por pagar (AP). Un proceso de cuentas por pagar que a menudo se automatiza es la facturación. Esto puede reducir los costos, aumentar la eficiencia y reducir los errores. Los procesos de facturación pueden integrarse con otros procesos, como datos de la cadena de suministro o recibos de envío.

3. Ventas

Muchos procesos que se usan en ventas internas y externas pueden ser parcial o totalmente automatizados. Pero el objetivo es el mismo: cerrar más ventas en un día laboral típico de lo que era posible sin la velocidad y eficiencia de la automatización.

Ejemplos de automatización de la fuerza de ventas incluyen generación de oportunidades, mensajería para el contacto con clientes, desarrollo de propuestas, gestión de contratos, de cuotas y comisiones de ventas, y seguimiento de detalles de transacciones.

4. Desarrollo de productos

Los ejemplos de casos de uso incluyen proyectos de investigación y desarrollo (I+D), creación de software y de nuevos productos. En todos los casos, la automatización aumenta la productividad y eficiencia de los empleados altamente capacitados y les permite producir resultados más rápidos sin tomar atajos o aumentar riesgos.

Por ejemplo, los fabricantes de automóviles ya son usuarios intensivos de la BPA. Ahora, los grupos del sector están pidiendo una mayor automatización en I+D para vehículos eléctricos y autónomos.

5. Producto

La automatización puede usarse para detectar defectos en los productos en el área de producción y ajustar los robots de fabricación para corregir el defecto en las unidades posteriores de la línea de producción.

De manera similar, los datos de sensores IoT o las notas de técnicos de reparación humanos pueden ser analizados y los conocimientos utilizados para corregir un defecto recurrente o despachar automáticamente a un trabajador para reemplazar una pieza defectuosa antes de que falle una pieza importante del equipo.

Escenarios como estos reducen unas retiradas de productos que resultan costosas y nocivas para la reputación. También mantienen altas las calificaciones de satisfacción del cliente y la lealtad a la marca.

6. Cadena de suministro

Muchos de los procesos empresariales involucrados en pedidos, recepción, pago, almacenamiento y gestión de la cadena de suministro pueden ser parcial o completamente automatizados, incluso cuando un proceso involucra más de una aplicación de software.

Por ejemplo, los pedidos de compra pueden completarse y enviarse automáticamente a un proveedor preaprobado cuando los suministros de oficina se encuentren por debajo de un cierto umbral. Las materias primas pueden ser reordenadas automáticamente por los fabricantes para garantizar un suministro adecuado según los horarios de producción. Y una farmacia puede reabastecerse automáticamente con medicamentos de prescripción “justo a tiempo” para satisfacer la demanda actual y limitar los riesgos de robo y fraude.

Tal automatización —impulsada por la visibilidad de la cadena de suministro— se traduce en menos interrupciones, mayor satisfacción del cliente y menores costos.

7. Servicio al cliente

La automatización puede ayudar mucho en mejorar la satisfacción del cliente al mismo tiempo que reduce los costos. Por ejemplo, los chatbots en sitios web de comercio electrónico pueden responder rápidamente y con un costo reducido a consultas básicas de los clientes, lo que deja a los representantes de servicio humano libres para problemas más complejos.

Cuando un cliente realmente necesita soporte humano, el historial de compras y los datos de productos pueden ser incluidos automáticamente en los scripts de los centros de llamadas para que los agentes puedan proporcionar respuestas más apropiadas.

Con IoT, las actualizaciones de firmware y los parches de seguridad pueden implementarse automáticamente para todo, desde luces inteligentes hasta sistemas de gestión de flotas. Al igual que con el soporte de productos, la detección de problemas seguida de reparaciones automáticas puede prevenir interrupciones en el servicio y reducir el número de llamadas de clientes.

8. TI

Las empresas se vuelven más competitivas cuando el departamento de TI actúa más como un director en la coordinación de la tecnología de la información que como un mecánico improvisado. Así que es una gran noticia que los procesos de tecnología de la información, desde la infraestructura y la gestión de la nube hasta la optimización de TI y la aplicación de parches de seguridad, están automatizados en estos días.

Eso permite que el personal de TI trabaje en innovación y experimente con la combinación de servicios de TI para ayudar a sus empresas a satisfacer la demanda y adaptarse a los cambios del mercado.

Un uso rentable de la automatización de TI: Plataformas de gestión de la nube que ayudan a controlar los costos, rendimiento y seguridad de la computación en la nube. Estas plataformas a menudo incluyen herramientas de análisis predictivo que pueden prever las necesidades futuras e identificar y retirar recursos no utilizados sin intervención humana.

9. Funciones empresariales generales

Al automatizar tantos procesos de tu empresa como sea posible, incluyendo finanzas, RR. HH. y gestión de gastos, puedes aumentar los insights proporcionados a los líderes empresariales y minimizar ineficiencias, errores y problemas de cumplimiento.

Ejemplo de casos de uso en toda la empresa incluyen: pronóstico de ventas; prevención de abandono de clientes; incorporación de empleados, nómina y programación; planificación de viajes de negocios; cumplimiento de pedidos y gestión de inventarios.

Finalmente, la automatización no es solo para grandes empresas. Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse, por ejemplo, aumentar las oportunidades de upsell y cross-sell, proporcionando automáticamente recomendaciones a los clientes.

9 formas de automatizar tu empresa

Hay diferentes opciones cuando se trata de automatizar procesos en tu empresa.

A menudo, alguna forma de BPA es una característica o función incluida en el software de tipo empresarial. A veces es un producto independiente, y otras veces es uno de una serie de módulos en un paquete de software más grande. Otras veces, la automatización es algo que tus propios desarrolladores o terceros crean específicamente para tu empresa.

Pero sin importar cómo elijas usar la BPA, aquí están las claves para que te funcione bien:

1. Herramientas de automatización

Hay muchas herramientas en el mercado para automatizar procesos empresariales. Generalmente, se categorizan por el propósito del proceso que se pretende automatizar, la cantidad de codificación o habilidades de TI requeridas para usarlas y si son herramientas de proceso general o cognitivas (IA).

Las categorías de herramientas de automatización de procesos generales, que no requieren código, incluyen redes sociales, gestión de flujos de trabajo y proyectos, comercio electrónico y marketing.

La mayoría de las empresas deberían buscar herramientas de automatización que no requieran habilidades de codificación. Asegúrate de que la interfaz sea utilizable por personas no expertas. También asegúrate de que los procesos sean transparentes, de modo que tu equipo pueda dictar y entender cómo el sistema pretende realizar una tarea. Los bots deben ser fáciles de dirigir y gestionar.

2. IA y aprendizaje automático

Vamos a utilizar las cuentas por pagar (AP)(opens in a new tab) como ejemplo de cómo el aprendizaje automático y la IA pueden automatizar los procesos empresariales.

Los sistemas de aprendizaje automático examinan muchos datos y aprenden de ellos. En el caso de las cuentas por pagar, una empresa podría introducir todas sus facturas digitalizadas en el sistema con el objetivo de enseñarle lo que es “normal”. Cuantos más datos de cuentas por pagar tenga que estudiar el sistema, mejor detectará anomalías que podrían indicar fraude o un proveedor que ha subido los precios de manera que afecta la rentabilidad.

La diferencia entre el aprendizaje automático, que examina los datos existentes y aprende a detectar anomalías, y la IA es que la inteligencia artificial aumenta el nivel al agregar contexto. Por ejemplo, un sistema de AP habilitado para IA podría consultar fuentes de datos internos y externos para saber el precio promedio de la gasolina en Nueva York en septiembre, el rendimiento promedio esperado en millas por galón de tu flota de vehículos de reparto y cuántas millas se recorrieron para atender a los clientes. Con esos datos, podrías automatizar la aprobación de facturas para compras de combustible en septiembre si los montos se encuentran dentro de los parámetros esperados.

Procura entender el tipo de información que proporcionará un sistema dado y si vale la pena considerar esos hallazgos como costo del sistema. En términos de automatización, el objetivo es reducir al máximo posible la necesidad de intervención y supervisión manual.

3. Crear procesos/encontrar la repetición

Una de las formas más fáciles para que las pequeñas empresas comiencen a deshacerse de la repetición y adoptar procesos simplificados es cambiarse a un software empresarial, que tiene procesos optimizados preautomatizados para ti.

No es necesario crear algo desde cero cuando el software popular ofrece los procesos que buscas, perfeccionados por expertos y décadas de experiencia y a menudo disponibles en un práctico modelo de software como servicio(opens in a new tab).

Si necesitas crear procesos, tal vez porque necesitas personalizar las conexiones entre sistemas dispares, puedes usar herramientas como Zapier(opens in a new tab) e IFTTT(opens in a new tab) para conectar plataformas y eliminar tareas repetitivas de tus flujos de trabajo.

4. Simplificar la comunicación y la gestión de tareas

Se trata principalmente de la gestión de proyectos. La automatización puede eliminar la duplicación de esfuerzos entre los equipos de producción, que a menudo operan desde múltiples ubicaciones, incluidos los colaboradores que trabajan desde casa.

Como hemos discutido, la automatización consiste en pasar las tareas humanas que consumen mucho tiempo y que son repetitivas a una máquina, y no hay muchas tareas de proyecto más repetitivas que asignar tickets de trabajo y enviar frecuentes actualizaciones de estado.

Entonces, por ejemplo, un gerente de proyecto podría especificar que cuando se cargue una prueba gráfica en un sistema de gestión de documentos, se genere automáticamente un ticket para que un aprobador lo revise. Eso ahorra al artista tener que solicitar manualmente una revisión, o peor aún, enviar un correo electrónico.

Veamos por ejemplo un ERP. Cualquier empresa con más que unos pocos empleados se beneficia por una conexión más estrecha entre sus datos y funciones operativas y financieras. Y cuanto más automatizados estén esos vínculos, mejor. Esa es la idea detrás de la planificación de recursos empresariales en la nube.

5. Facilitar el intercambio de documentos

Compartir documentos es esencial para una empresa eficiente. La automatización de procesos, y especialmente la RPA, puede recuperar automáticamente documentos completos o datos de campos específicos en muchos documentos y compartirlos con los miembros del equipo o con otras aplicaciones. Esto ahorra tiempo, por supuesto, pero también lograrás minimizar problemas de no conformidad por errores y omisiones de reglas clave dentro de los documentos.

Busca formas de compartir fácilmente documentos en una variedad de paneles cuando consideres la inteligencia empresarial (BI), la automatización de ventas, las videoconferencias, el correo electrónico por lotes y otro software empresarial.

6. Integrar aplicaciones y dispositivos

Algunos sistemas utilizan interfaces de programación de aplicaciones (API), que son esencialmente conectores universales para integrar software. También hay otras herramientas disponibles que sincronizan automáticamente datos entre dispositivos para mantener la información actualizada y con fácil acceso.

Un ejemplo de eso es un proveedor que sincroniza tu correo electrónico en tu escritorio de trabajo, tablet y teléfono. A menudo, la sincronización e integración avanzadas evidenciarán y eliminarán algunas repeticiones en los procesos empresariales.

7. Seguimiento de la correspondencia

Un gran éxito aquí es la gestión de las relaciones con los clientes. Cuando una empresa puede rastrear toda la correspondencia, como correos electrónicos de marketing, facturas, ofertas de venta adicional, consultas de servicio y programar respuestas automáticas, recibirá reconocimientos por un excelente servicio.

Un CRM avanzado incluso puede automatizar la creación de un portal de clientes personalizado e interactivo e informar sobre cuántas horas ha pasado un profesional de servicio en esa cuenta.

8. Establecer objetivos de automatización

Te recomendamos desarrollar un plan de BPA para evitar pasar por alto un proceso que debería automatizarse, asumir demasiado rápido la creación de brechas o superposiciones en la automatización en toda tu empresa.

Comienza por automatizar primero los procesos más sencillos y obvios, aquellos que comúnmente se denominan “al alcance de todos”. O sigue la regla PITA y automatiza primero aquellos procesos que son más frustrantes para ti y tu personal.

Luego, avanza de manera constante y revisa cada proceso empresarial en busca de su potencial de automatización, liberando el personal para que se ocupen en cosas más importantes.

9. Crear una cultura de automatización de procesos en la oficina

Es muy probable que la cultura empresarial sea, más que la tecnología, un obstáculo para una iniciativa de automatización. Los ejecutivos deben convencer al personal de que automatizar los procesos comerciales está destinado a facilitar su trabajo, no a reemplazarlos.

Cuando las personas entienden que sus trabajos no están en riesgo, es más probable que adopten nuevos procesos e incluso ayuden a identificar mejoras necesarias en los procesos tradicionales.

En cualquier caso, para tener éxito, necesitarás la cooperación de todos. La resistencia puede ser inútil, pero a menudo también es destructiva. Trabaja en asuntos relacionados con las personas al principio de tus planes de automatización.

La visualización de datos, realizada correctamente, puede hacer que las métricas cotidianas y los análisis complejos sean más fáciles de entender. Si se realiza de forma incorrecta, la visualización de datos puede distorsionar el análisis o confundir a la audiencia. Hay cuatro pasos clave que se deben tener en cuenta al pensar en un plan de visualización de datos.

• Seleccione los sistemas adecuados  : la clave está en seleccionar un sistema ERP que reúna datos dispares de toda su organización y cree una única fuente de información. Busque sistemas que incorporen inteligencia empresarial integrada y herramientas de visualización de datos en su solución. Las funciones que brindan a su equipo herramientas de búsqueda, funcionalidad de informes y visualizaciones automáticas de datos en cuadros y gráficos permiten que cualquier persona pueda crear representaciones de datos comprensibles.
• Conozca a su audiencia  : el nivel de detalle de la visualización de datos dependerá completamente de su audiencia. Los gerentes de departamento o los líderes de una línea de negocios pueden necesitar detalles sobre las operaciones diarias, mientras que los directivos desean ver solo información de alto nivel para fundamentar decisiones estratégicas.
• Conozca su mensaje  : antes de determinar una estrategia de visualización de datos, es fundamental comprender qué mensaje desea comunicar a su audiencia. ¿Su propósito es presentar información cuantitativa sobre las ventas, como las ventas del trimestre anterior en comparación con los objetivos, o información financiera más cualitativa, como preguntarse si el aumento de sus ingresos se correlaciona con su gasto en marketing? ¿Los datos se mostrarán en paneles para acceder a ellos a pedido o se enviarán en informes semanales? Comprender estos detalles garantiza que sus visualizaciones de datos comuniquen información de manera eficaz.  
• Invierta en las habilidades de su equipo  : incluso si cree que las habilidades de visualización de datos de su equipo son excelentes, realice una encuesta o pregúnteles sobre sus niveles de confianza e invierta en capacitación cuando sea necesario. La mayoría de las soluciones de visualización de datos ofrecen sólidas opciones de capacitación en línea o en persona para impulsar las habilidades de su equipo de finanzas.

Visualización de datos de NetSuite  

NetSuite ayuda a empresas de todos los tamaños a lograr transparencia en tiempo real sobre el desempeño de la empresa en todas las funciones comerciales, desde el nivel de resumen hasta el nivel de transacción, al eliminar los silos de datos y reunir todos los datos bajo un mismo techo. SuiteAnalytics, la solución de inteligencia empresarial integrada de NetSuite, puede brindar a los equipos financieros acceso a la poderosa funcionalidad de análisis y visualización que necesitan para transformar los conocimientos en historias significativas basadas en datos, todo con herramientas fáciles de usar y sin necesidad de programación o recursos técnicos. Sin costo adicional, SuiteAnalytics brinda a las empresas: 

• Búsqueda guardada  : proporciona resultados en tiempo real basados ​​en criterios y filtros que usted crea, buscando entre cientos, miles o millones de registros para identificar exactamente lo que necesita.
• Informes  : informes estándar, listos para usar y fácilmente personalizables para satisfacer los requisitos de su negocio.
• Libro de trabajo  : capacidades analíticas diseñadas para que los usuarios comerciales exploren datos, creen filtros sofisticados y analicen datos utilizando tablas dinámicas y gráficos.
• Indicadores clave de rendimiento (KPI) y paneles de control  : una forma eficaz de vincular la búsqueda guardada(se abre en una nueva pestaña)Informes y libros de trabajo en atractivas visualizaciones de datos al alcance de su mano. Tenga a mano información crítica para su negocio en tiempo real de un vistazo aprovechando un único sistema de registro en todas las áreas de su empresa.

¿Qué es el presupuesto base cero?

La presupuestación de base cero es una estrategia contable que implica desarrollar un presupuesto financiero “desde cero” para cada nuevo período. La presupuestación de base cero asigna fondos en función de la eficiencia y la necesidad del programa, en lugar de hacerlo en función del historial presupuestario. A diferencia de la presupuestación tradicional, ninguna partida se incluye automáticamente en el presupuesto del año siguiente. En la presupuestación de base cero, los encargados de elaborar el presupuesto revisan cada programa y gasto al comienzo de cada ciclo presupuestario. Deben justificar cada partida (y su contenido) para recibir fondos.

La partida presupuestaria podría indicar que el departamento necesita cuatro miembros del personal, pero ¿se puede realizar el trabajo con tres? Los costos que no se pueden justificar racionalmente se eliminan.

La visualización de datos, realizada correctamente, puede hacer que las métricas cotidianas y los análisis complejos sean más fáciles de entender. Si se realiza de forma incorrecta, la visualización de datos puede distorsionar el análisis o confundir a la audiencia. Hay cuatro pasos clave que se deben tener en cuenta al pensar en un plan de visualización de datos.

• Seleccione los sistemas adecuados  : la clave está en seleccionar un sistema ERP que reúna datos dispares de toda su organización y cree una única fuente de información. Busque sistemas que incorporen inteligencia empresarial integrada y herramientas de visualización de datos en su solución. Las funciones que brindan a su equipo herramientas de búsqueda, funcionalidad de informes y visualizaciones automáticas de datos en cuadros y gráficos permiten que cualquier persona pueda crear representaciones de datos comprensibles.
• Conozca a su audiencia  : el nivel de detalle de la visualización de datos dependerá completamente de su audiencia. Los gerentes de departamento o los líderes de una línea de negocios pueden necesitar detalles sobre las operaciones diarias, mientras que los directivos desean ver solo información de alto nivel para fundamentar decisiones estratégicas.
• Conozca su mensaje  : antes de determinar una estrategia de visualización de datos, es fundamental comprender qué mensaje desea comunicar a su audiencia. ¿Su propósito es presentar información cuantitativa sobre las ventas, como las ventas del trimestre anterior en comparación con los objetivos, o información financiera más cualitativa, como preguntarse si el aumento de sus ingresos se correlaciona con su gasto en marketing? ¿Los datos se mostrarán en paneles para acceder a ellos a pedido o se enviarán en informes semanales? Comprender estos detalles garantiza que sus visualizaciones de datos comuniquen información de manera eficaz.  
• Invierta en las habilidades de su equipo  : incluso si cree que las habilidades de visualización de datos de su equipo son excelentes, realice una encuesta o pregúnteles sobre sus niveles de confianza e invierta en capacitación cuando sea necesario. La mayoría de las soluciones de visualización de datos ofrecen sólidas opciones de capacitación en línea o en persona para impulsar las habilidades de su equipo de finanzas.

Visualización de datos de NetSuite  

NetSuite ayuda a empresas de todos los tamaños a lograr transparencia en tiempo real sobre el desempeño de la empresa en todas las funciones comerciales, desde el nivel de resumen hasta el nivel de transacción, al eliminar los silos de datos y reunir todos los datos bajo un mismo techo. SuiteAnalytics, la solución de inteligencia empresarial integrada de NetSuite, puede brindar a los equipos financieros acceso a la poderosa funcionalidad de análisis y visualización que necesitan para transformar los conocimientos en historias significativas basadas en datos, todo con herramientas fáciles de usar y sin necesidad de programación o recursos técnicos. Sin costo adicional, SuiteAnalytics brinda a las empresas:

• Búsqueda guardada  : proporciona resultados en tiempo real basados ​​en criterios y filtros que usted crea, buscando entre cientos, miles o millones de registros para identificar exactamente lo que necesita.
• Informes  : informes estándar, listos para usar y fácilmente personalizables para satisfacer los requisitos de su negocio.
• Libro de trabajo  : capacidades analíticas diseñadas para que los usuarios comerciales exploren datos, creen filtros sofisticados y analicen datos utilizando tablas dinámicas y gráficos.
• Indicadores clave de rendimiento (KPI) y paneles de control  : una forma eficaz de vincular la búsqueda guardada Informes y libros de trabajo en atractivas visualizaciones de datos al alcance de su mano. Tenga a mano información crítica para su negocio en tiempo real de un vistazo aprovechando un único sistema de registro en todas las áreas de su empresa.

Cómo funciona el presupuesto de base cero

El ZBB es útil para las empresas que intentan controlar su presupuesto porque se basa en la justificación y aprobación de cada partida presupuestaria en cada nuevo período presupuestario. Sin embargo, debido a la implementación, suele ser una estrategia presupuestaria tediosa y requiere mucho más esfuerzo e investigación que la presupuestación tradicional.

El presupuesto de base cero no se trata tanto de recortar el gasto en general, sino de priorizar los proyectos y departamentos que merecen financiación en función de los objetivos de la empresa. En cada período presupuestario, el equipo de contabilidad se sienta y crea un presupuesto nuevo, “desde cero”, basado en los ingresos y gastos de ese período. Cada dólar del presupuesto se asigna a un determinado proyecto, departamento o categoría.

Debido a que el presupuesto comienza desde cero cada mes, las empresas tienen flexibilidad para asignar más o menos dólares a cada categoría a medida que cambian los objetivos, fluctúan los ingresos y cambian los gastos.

Pasos para elaborar un presupuesto de base cero en 2025

1. Crear una visión estratégica para ZBB: identificar objetivos de costos, KPI relevantes y metas.
2. Evaluar las unidades de negocio para seleccionar candidatos para ZBB (también denominadas “unidades de decisión” o cualquier órgano de la empresa que opere independientemente con su propio presupuesto).
3. Comience los presupuestos seleccionados desde cero (es decir, desde cero).
4. Cada unidad de decisión proporciona “paquetes de decisiones” que desglosan cada actividad en términos de su objetivo, necesidades de financiación, justificación en el contexto de los objetivos de la empresa, viabilidad técnica y cursos de acción alternativos. Evalúe cada elemento propuesto para determinar su valor agregado para la empresa y si el costo total está justificado. ¿Qué le aporta el gasto a la empresa?
5. Priorizar los costos en función de los objetivos de la empresa. Reducir o recortar gastos en áreas que ya no generan un valor significativo.
6. Asignar fondos entre áreas que sean productivas y estén alineadas con los impulsores de crecimiento del negocio.

Si está buscando una nueva plataforma de comercio electrónico, no faltan soluciones en el mercado. Pero un factor importante que a menudo se pasa por alto en el proceso de evaluación es la conexión entre su posible solución de comercio electrónico y el resto de los sistemas de su empresa. Esto es especialmente importante si espera aprovechar los sistemas integrados y los datos que contienen para brindar una experiencia superior al cliente.

Elegir NetSuite SuiteCommerce puede resultar en ahorros de costos, menos dolores de cabeza de configuración y mantenimiento, operaciones comerciales más fluidas y una mejor experiencia del cliente.

Puntos clave

• El comercio unificado es un enfoque para satisfacer los requisitos de comercio electrónico de una empresa con una solución que es parte nativa de sus sistemas comerciales principales.
• La mayoría de los proveedores de comercio electrónico no pueden ofrecer esto a sus clientes porque sus plataformas operan fuera de la aplicación principal y requieren numerosas integraciones, a veces complejas.
• El comercio unificado brinda a las empresas y a los clientes acceso perfecto a los datos y procesos comerciales directamente en sus sistemas back-end, eliminando la necesidad de sincronizar dos sistemas y fuentes de datos.
• Al simplificar la pila de tecnología y eliminar integraciones costosas, muchas empresas logran menores costos, mayor eficiencia del equipo de ventas y menos problemas técnicos.

¿Qué es el comercio unificado y en qué se diferencia de otras formas de comercio electrónico?

Algunas definiciones de comercio unificado son bastante limitadas y se centran en ejecutar todas las operaciones de comercio electrónico en una única plataforma. Desde la perspectiva de NetSuite, el comercio unificado significa ejecutar su comercio electrónico y el resto de su negocio en una única plataforma.

El sistema empresarial unificado de NetSuite incluye no solo comercio electrónico, sino también gestión de productos, gestión de inventario, gestión de pedidos, gestión de relaciones con los clientes, gestión de almacenes, envíos, facturación y más. Por ejemplo, cuando un cliente busca productos en su sitio, ve el catálogo de productos con precios personalizados, niveles de existencias en tiempo real y pedidos que fluyen directamente al sistema de gestión de pedidos para su cumplimiento. 

¿Cómo beneficia el comercio unificado la experiencia del cliente?

En NetSuite, el término “Suiteness” describe la armonía de los flujos de trabajo, la información y las personas que trabajan juntas para brindar beneficios a la empresa. Describe características, funciones y experiencias optimizadas específicas que solo son posibles cuando todos los datos y procesos comerciales críticos se encuentran en un solo lugar y trabajan juntos.

Veamos algunas formas en que SuiteCommerce Puede aportar comodidad a su negocio.

Comercio electrónico colaborativo con CRM Sales

Muchas empresas utilizan el comercio electrónico como una extensión de autoservicio de su equipo de ventas que opera fuera de sus sistemas comerciales principales. Pero esto crea una separación entre las ventas registradas en su CRM y su sistema de comercio electrónico. Con un enfoque de comercio unificado, puede diferenciar el proceso de su equipo de ventas y la experiencia de sus clientes, lo que le permite determinar qué partes de su ciclo de ventas requieren intervención humana y qué partes los clientes pueden manejar por sí mismos.

Por ejemplo, sus clientes pueden crear sus propios presupuestos, que luego se envían al CRM para que los gestionen sus vendedores. Cualquier precio especial configurado en NetSuite está disponible en todas partes, independientemente del canal de venta. Sus vendedores pueden modificar manualmente los precios u ofrecer descuentos según sea necesario, y todos los cambios se reflejan en tiempo real en el sitio de comercio electrónico.

Su empresa obtiene lo mejor de ambos mundos: sus clientes obtienen el espacio y el tiempo para investigar y comprar a través de una experiencia de comercio electrónico intuitiva y enriquecida, y su equipo de ventas puede cambiar el enfoque de lo transaccional a ofrecer un servicio de valor agregado.

Configuración de productos de autoservicio con CPQ

Muchas empresas que venden productos complejos aprovechan las soluciones de configuración, precio y cotización (CPQ) para simplificar el proceso de cotización manual y propenso a errores con un proceso basado en reglas, automatizado y fácil de usar. Esta interfaz de “configurador de productos” generalmente solo está disponible internamente para vendedores o agentes de servicio al cliente.

Una solución unificada como NetSuite CPQ Sin embargo, puede aprovechar Suiteness al proporcionar directamente la interfaz del configurador de productos a sus clientes como parte nativa de su experiencia de compra. La naturaleza basada en reglas del configurador de productos significa que es poco probable que los clientes puedan crear algo que la empresa no pueda proporcionar. Al igual que en el comercio electrónico de autoservicio, los vendedores tienen más tiempo para centrarse en otras responsabilidades y, al mismo tiempo, pueden guiar y monitorear las elecciones de los clientes.

Soporte de autoservicio

Si está utilizando NetSuite CRM, sabes que el sistema puede registrar casos y problemas de soporte al cliente. Estos suelen requerir que tus empleados respondan una llamada telefónica o envíen un correo electrónico y luego lo registren en NetSuite.

Con un sistema de comercio unificado, sus clientes pueden enviar casos de soporte por sí mismos, que luego se publican directamente en NetSuite. En SuiteCommerce, un historial completo de los casos de un cliente, incluido su estado y el historial completo de conversaciones, está disponible en línea siempre que alguien lo necesite. Lo mejor de todo es que pueden crear, actualizar y cerrar casos por sí mismos. No hay necesidad de un sistema separado ni de preocupaciones posteriores sobre un caso que se queda en un sistema separado o se pierde. Todo está siempre disponible tanto para sus clientes como para sus empleados sin la necesidad de una integración.

¿Cómo beneficia el comercio unificado a las empresas?

Además de ofrecer una experiencia excepcional para sus clientes, el comercio unificado también proporciona beneficios reales a su negocio.

El principal beneficio es que no es necesario integrar la aplicación de comercio electrónico con los sistemas de la empresa, ya que forman parte de un único sistema. Cualquiera que haya trabajado con software empresarial complejo sabe que lograr que los sistemas se comuniquen y se mantengan sincronizados puede ser un desafío constante.

Con una solución de comercio unificada, sus sistemas de comercio electrónico y de negocios funcionan desde la misma base de datos. Cuando se realiza un pedido en línea, aparece de manera instantánea y precisa en su sistema de gestión de pedidos. Si actualiza los precios en el catálogo de productos, estarán disponibles para sus clientes en tiempo real. No hay datos duplicados, ni silos, ni se necesita sincronización.

Otro beneficio para las empresas es la reducción de costos. Todas las empresas, incluidas las proveedoras de software, tienen costos fijos que trasladan a sus clientes, en particular el tiempo y el costo asociados con la conexión de sus sistemas. Estos costos son mínimos con una implementación de comercio unificado, ya que no hay necesidad de integrar los sistemas, probar la conexión o mantener el puente entre ellos.

¿Funciona el comercio unificado para todas las empresas e industrias?

La decisión de si el comercio unificado es una buena opción para su empresa depende de sus requisitos específicos. Sin embargo, el comercio unificado es ideal para muchos tipos de empresas porque ayuda a brindar una experiencia superior al cliente, respaldar a los equipos de ventas y atención al cliente, reducir costos, optimizar procesos y simplificar la tecnología.

Por ejemplo, muchas empresas B2B tienen acuerdos de precios complejos que incluyen precios de venta sugeridos por el fabricante, precios de lista, precios por volumen, descuentos, promociones y precios por contrato. Garantizar que su sitio de comercio electrónico presente con precisión los complejos precios que se detallan en su ERP puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. En SuiteCommerce, sus reglas de precios de NetSuite se reflejan en línea sin necesidad de realizar ninguna configuración adicional; si un cliente tiene un precio específico que usted le ha establecido, ese será el precio que verá en línea.

Otro ejemplo son los mayoristas y fabricantes que venden a empresas que venden justo a tiempo. Una solución de comercio verdaderamente unificada proporciona niveles de existencias y estado del inventario en tiempo real. Antes de realizar un pedido, muchas empresas con un ritmo de trabajo acelerado necesitan saber que las cantidades exactas de un producto están disponibles, y podrían recurrir a otro proveedor si no tienen esa garantía. Con SuiteCommerce, los proveedores pueden mostrar exactamente cuánta cantidad de cada artículo hay en stock, extrayendo datos en vivo directamente de su sistema de gestión de inventario.

Los principales beneficios son la centralización de los datos y la armonización de los procesos empresariales. Tener un sistema de comercio electrónico externo inevitablemente complica las cosas, ya que requiere que su equipo gestione los datos, la lógica empresarial y los procesos en dos lugares. Esta complejidad adicional puede crear silos de datos, duplicación de datos y desincronización, lo que requerirá mantenimiento manual y costos adicionales que pueden minar la capacidad de una empresa para brindar una excelente experiencia a sus clientes. Una solución de comercio unificada se adapta bien, con solo un aumento mínimo en la complejidad, y representa una extensión relativamente simple de su suite empresarial. 

¿Qué tan fácil es adoptar el comercio unificado?

Para los clientes actuales de NetSuite, agregar SuiteCommerce es un proceso sencillo. Dado que SuiteCommerce está diseñado para NetSuite, en NetSuite no es necesario integrarlo ni preocuparse por las discrepancias de datos. NetSuite ofrece una implementación rápida a un costo fijo, lo que garantiza que su sitio esté en funcionamiento y que el diseño, la experiencia del usuario y la funcionalidad se adapten a sus clientes.

A medida que se prepara y ejecuta este proyecto, los aspectos más importantes que debe hacer bien son:

• Una estructura clara para sus productos, incluidas descripciones y taxonomía.
• Activos de marca, como imágenes de productos, banners y contenido estático, que representan con precisión a su empresa y sus ofertas.
• Una estrategia de lanzamiento, que incluye anuncios y alertas para sus clientes.
• Una comprensión de cómo funciona el sistema, que puede obtener en el curso de Administrador de tienda web a través de nuestro soporte de Learning Cloud plataforma.

También debe planificar cómo su sitio de comercio electrónico afectará sus procesos comerciales, para bien. Sin embargo, lo bueno de ejecutar una solución de comercio unificada es que todos los datos relacionados con nuevos pedidos, clientes potenciales, clientes, contactos, pagos, facturas y más, van directamente a su sistema NetSuite existente.

Las nuevas tecnologías, las necesidades cambiantes de los clientes y los acontecimientos de 2020 implican que las mejores prácticas de ventas entre empresas en 2021 no se parecen en nada a las de 2011, o incluso de 2016. El éxito ahora está impulsado por métricas y software, y las empresas B2B necesitan mejorar significativamente las habilidades técnicas de sus equipos.

Contamos con un experto para asesorar a emprendedores que buscan construir o mejorar sus prácticas de ventas B2B.

Los emprendedores querrán adaptar este plan a las realidades B2B de sus negocios, por lo que hemos mantenido la orientación flexible. Lo que Richardson no recomienda es improvisar o dejarse llevar por la intuición del vicepresidente de ventas en lo que respecta a las contrataciones. Las ventas son un juego de números y, como tal, son altamente mensurables, a un nivel granular.

Y como sabemos, lo que se mide es lo que se puede gestionar de forma eficaz. Empecemos.

Una herramienta de evaluación clave para candidatos a representantes de ventas

Una de las cosas complicadas a la hora de contratar vendedores es que, si son buenos en lo que hacen, pueden conseguir un trabajo aunque no sean los adecuados. Richardson utiliza una herramienta de Objective Management Group para evaluar a los candidatos, pero existen métodos que no requieren desembolsar dinero para una plataforma de evaluación.

La simulación en tiempo real es su método preferido para hacerse una idea de cómo funciona la mente de un candidato. Una vez que esté seguro de que un posible cliente entiende su producto y su base de clientes, pídale al representante potencial que elabore una presentación que se centre, por ejemplo, en el retorno de la inversión. Ofrézcale comentarios sólidos durante este ejercicio para ver si es receptivo al coaching. Para Richardson, estar abierto a los comentarios es un indicador de la capacidad de un representante de ventas para sacudirse el polvo y volver a ponerse a trabajar después de una llamada improductiva.

De hecho, dice, la capacidad de manejar el rechazo y las críticas sin perder la confianza es una de las características más importantes para un representante de ventas. Al contratar, busque coraje, una piel dura y un enfoque incansable en cerrar tratos.

Richardson señala que los vendedores se enfrentan a desafíos que los fundadores exitosos tal vez no comprendan por completo.

“Todos los días que llego al trabajo no sé cuántas personas van a querer hablar conmigo y no sé si voy a cerrar un trato”, afirma. “Hay una incertidumbre que no existe en marketing, finanzas o en el almacén. Es un tipo diferente de persona que puede manejar el rechazo y vivir el momento”.

Cómo medir el éxito y saber cuándo dejarlo ir

En su estudio “Longevidad de ventas: la ciencia de predecir la rotación de personal”, Dave Kurlan, de Objective Management Group, afirma que los líderes empresariales deberían utilizar una medida denominada “retorno de la inversión del nuevo vendedor” o NSROI, al evaluar el rendimiento de los representantes de ventas. El NSROI nos indica cuánto tiempo debe permanecer un representante de ventas en una empresa para producir un rendimiento aceptable de su inversión en contratación y capacitación. El uso constante del NSROI es una forma inteligente de gestionar el presupuesto de contratación y desarrollo de un equipo de ventas y proporciona una forma objetiva de determinar cuándo cortar los lazos con un empleado de bajo rendimiento.

El primer paso para calcular el NSROI es averiguar lo que Kurlan llama “tiempo de puesta en marcha”. Es decir, la duración del ciclo de ventas, en meses, más el tiempo que transcurre antes de que el vendedor pueda tener una conversación inteligente sobre su producto o servicio, más un período de incorporación, que suele durar alrededor de un mes. Durante la incorporación y la puesta en marcha, básicamente está subsidiando este período de aprendizaje con el salario.

“Por ejemplo, si tienes un ciclo de ventas de ocho meses, tu curva de aprendizaje es de tres meses y le sumamos un mes para la transición, el tiempo de puesta en marcha es de un año”, según el estudio de Kurlan. “Una vez que conocemos el tiempo de puesta en marcha, se pueden establecer expectativas sobre el desempeño del nuevo vendedor. Si bien tendrías que ser paciente (durante un año) antes de comenzar a ver resultados consistentes, serías culpable de permitir la mediocridad o el fracaso si demuestras demasiada paciencia. Si demuestras muy poca paciencia, no le darás al vendedor el tiempo suficiente para tener éxito”.

Utilice esta fórmula NSROI para determinar cuánto tiempo le tomará a un representante proporcionar el ROI deseado:

Digamos que quieres obtener una rentabilidad de 10:1 sobre tu inversión en un representante con un aumento de un año y durante el período de aumento has pagado $60,000 en salario. El objetivo de ingresos mensuales de tu representante es $75,000 y necesitas un margen neto del 30%.

Se necesitarán un poco más de tres años para obtener el retorno neto sobre la inversión de 10:1. Si el representante alcanza ese objetivo en menos tiempo, habrás hecho una excelente contratación y podrás identificar a esa persona como digna de una inversión adicional. Si no es así, considera cortar lazos: la inversión continua en un vendedor de bajo rendimiento te cuesta la oportunidad de contratar a uno de buen desempeño.

Evaluación de representantes de ventas: seamos más específicos

En lo que respecta a la medición de la eficacia de los equipos de ventas, Richardson recomienda evaluar las competencias específicas de ventas en lugar de métricas comunes como los correos electrónicos enviados o las llamadas realizadas. Utiliza una herramienta de Objective Management Group para medir factores como la frecuencia con la que los representantes cierran ventas, cómo hacen avanzar las relaciones a lo largo del proceso de venta y con qué frecuencia se conectan con los verdaderos responsables de la toma de decisiones. Una vez más, su empresa puede tener sus propias métricas; las empresas B2B suelen observar la creación de nuevos procesos de venta y el progreso hacia el cierre de acuerdos, por ejemplo. El punto es que, al aplicar clasificaciones numéricas a las áreas que son importantes para el éxito de su empresa, obtiene una visión objetiva de las fortalezas y debilidades de un representante de ventas.

Algunas áreas que Richardson mide:

Calificación

Richardson odia los procesos de calificación largos, especialmente cuando queda claro que la respuesta será “no”. Si hace preguntas de calificación comprobadas con regularidad, puede evitar perder horas de tiempo recibiendo el aún más temido “no lento”.

Además, cada etapa del proceso de venta debe documentarse meticulosamente en su CRM para que los líderes puedan saber de un vistazo cómo son los procesos de venta de sus representantes. La documentación también ayudará a desarrollar preguntas de calificación e identificar tendencias.

En cada una de las etapas del proceso de ventas, sus representantes de ventas deben documentar las respuestas de los clientes potenciales a preguntas detalladas.

Es difícil que un equipo de ventas sea eficaz sin procesos y herramientas sólidos. No se limite a tener un CRM. Aproveche al máximo todas las funciones que tiene. Debe conocer el tamaño medio de los pedidos, los porcentajes de cierre, la cantidad de nuevas reuniones y el tiempo medio que lleva cerrar un trato. Realizar un seguimiento manual de todo esto es propenso a errores y, por lo general, resulta más costoso en términos de tiempo del personal que implementar un CRM.

De hecho, algunas empresas rastrean la cantidad de tiempo que los representantes dedican a utilizar las herramientas proporcionadas como parte de sus análisis de ROI.

“¿Cuántas conversaciones están avanzando? ¿Cuántos acuerdos se están cerrando? Debería estar documentado en la sección de notas del CRM por qué se cerraron esos acuerdos”, dice Richardson. “En cualquier momento, debería poder ver, por ejemplo, si alguien está dedicando demasiado tiempo a la fase de calificación y no tiene suficientes conversaciones para llevar el acuerdo a la siguiente etapa del proceso de venta”.

Los datos de CRM pueden responder preguntas como: ¿Cuáles son las brechas en el proceso de calificación? ¿Los representantes están descubriendo las cifras reales del presupuesto de los clientes? ¿Se sienten cómodos al hablar de esas finanzas? ¿Están haciendo muchas preguntas, documentando las respuestas y, fundamentalmente, entendiendo por qué un prospecto específico comprará o no?

Gestión de tuberías

Los líderes deben hacer un seguimiento de cómo cada miembro del equipo maneja cada etapa del proceso de venta. ¿Un representante supera las cuotas de clientes potenciales calificados para ventas, pero tiene antecedentes de perder negocios en la etapa de presentación? Es necesario abordar este tema.

Los líderes también deberían escuchar grabaciones de llamadas, o al menos observar de cerca una gran cantidad de llamadas de ventas, para determinar la solidez de las relaciones con los clientes y la tenacidad de un representante en los seguimientos y su conocimiento de los presupuestos de los clientes potenciales.

Valor, no precio

Con suerte, su equipo es hábil para vender en función del valor en lugar del precio; este es un enfoque principal de la práctica de consultoría de Richardson. Tanto los líderes como los representantes deben sentirse cómodos al hablar de dinero con los clientes potenciales y luego posicionar esa conversación sobre el presupuesto en relación con el retorno de la inversión de lo que estén vendiendo. Deben hacer preguntas difíciles para saber por qué los clientes potenciales comprarán y por qué no lo harán.

Realice un seguimiento para ver si los representantes aprenden de la experiencia y mejoran de forma constante a la hora de superar las objeciones.

Enfoque de presentación

Mucha gente piensa que un buen guión, una presentación de PowerPoint elegante y una voz potente son todo lo que se necesita para hacer una buena presentación. Y si estás de pie en el escenario de un evento, eso puede ser cierto. Pero una presentación de ventas es algo diferente. Requiere interacción, conversación y escucha activa. Los representantes deben hacer preguntas constantemente y generar conversaciones, no solo recitar una lista de características y beneficios.

En la medida de lo posible, la conversación debe girar en torno al negocio del cliente potencial , no a la perorata del representante. Cada presentación es una oportunidad para entablar un diálogo con el cliente potencial sobre sus problemas y cómo su producto o servicio puede ayudarlo.

Uso de sistemas y procesos

Los representantes deben enviar informes de llamadas y los líderes deben tener acceso a las reuniones y calendarios de los miembros de su equipo. Los líderes también deben realizar un seguimiento de los ingresos por vendedor, la posición de los miembros del equipo en relación con sus objetivos mensuales o trimestrales y sus principales oportunidades. El objetivo es perder el menor tiempo posible, por lo que los líderes de ventas deben invertir recursos considerables en detectar y eliminar las ineficiencias en el proceso de ventas.

Richardson afirma que las plataformas de automatización de ventas ofrecen una gran ventaja. Estas herramientas ayudan a los representantes a saber qué deben hacer a continuación, por lo que la priorización mejora. Una plataforma de automatización de ventas moderna con capacidad de grabación de llamadas puede incluso captar el sentimiento del comprador, para mostrar el tono ideal a adoptar. Cuando sus representantes enciendan sus computadoras por la mañana, estas plataformas les indicarán a quién llamar y a qué correos electrónicos responder primero para maximizar los acuerdos cerrados. Estas herramientas pueden ser costosas, pero cuando se comparan con el tiempo perdido por un equipo de ventas, Richardson afirma que el costo a menudo está justificado.

Incluso si no puede invertir en una plataforma de automatización de ventas, considere un software que le permita grabar las llamadas de sus representantes de ventas. Estos sistemas ayudan a identificar fortalezas y debilidades para que los líderes puedan abordar los problemas. ¿Qué podrían haber dicho de manera diferente? ¿Con qué objeciones se tropiezan constantemente? No puede entrenar de manera efectiva si no tiene conocimiento de cómo interactúa un representante con los clientes.

La competencia de cierre

En lo que respecta al cierre de un negocio, dice Richardson, las habilidades clave incluyen conseguir una reunión con el responsable de la toma de decisiones. Parece obvio, pero muchos vendedores se centran en los influenciadores en lugar de en la persona que firma el acuerdo, y confían en que los influenciadores defiendan sus argumentos. Los vendedores que han pasado mucho tiempo vendiendo a clientes empresariales , en los que los influenciadores son clave, a menudo caen presa de esta tendencia.

Los representantes de ventas no deberían aceptar un “lo pensaré” como forma de poner fin a una conversación. ¿Por qué el cliente potencial no acepta la venta hoy? ¿Qué objeción específica se debe abordar?

Por último, existe una razón por la que “estar siempre cerrando tratos” es un lema motivacional clásico para los profesionales de ventas. Busque un sentido de urgencia en torno a la finalización de tratos.

Evaluación de líderes de ventas: medición del éxito

Richardson está convencida de que los líderes de ventas deben vivir y respirar con datos. Utiliza entrevistas y herramientas de evaluación de Objective Management Group para medir las competencias de los líderes de ventas en ocho áreas:

1. Entrenamiento
2. Liderazgo de ventas
3. Pensamiento estrategico
4. Desarrollo de relaciones
5. Comunicación personal
6. Reclutamiento
7. Hacer que los demás rindan cuentas
8. Motivar al equipo de ventas

Cada área de competencia se divide a su vez en atributos específicos. En el caso del coaching, por ejemplo, Richardson califica a los líderes en función de su coherencia, si hacen las preguntas correctas, si son capaces de controlar las emociones, la eficacia con la que gestionan las llamadas de ventas conjuntas, etcétera.

Ella complementa esos hallazgos con los resultados de encuestas realizadas a gerentes y representantes de ventas. Esas encuestas miden aspectos intangibles, como si cada rol respeta al otro, si se dedica suficiente tiempo a la capacitación y la solidez de la relación. A menudo, estas encuestas revelan discrepancias entre cómo los gerentes de ventas se ven a sí mismos y cómo los ven sus equipos.

Por último, detalla los tipos de coaching que se ofrecen. ¿Se trata principalmente de ayuda técnica? ¿Ayuda con las propuestas? ¿Ayuda con el pipeline? ¿Táctica? Estas evaluaciones ayudan a los líderes de ventas a identificar dónde están rotando demasiado y dónde deberían dedicar más tiempo.

5 claves más para el éxito en las ventas B2B

1. Comprensión de la industria: una empresa que vende, por ejemplo, a empresas de construcción, debe conocer la jerga y las necesidades especializadas de esas empresas, como retención, cálculo de costos de trabajo y gestión de subcontratistas.
2. Una red existente: los vendedores relacionados que ya tienen conexiones con los tomadores de decisiones en su industria pueden obtener el NSROI más rápidamente.
3. Conciencia del valor del marketing: ya sea que tenga vendedores internos o utilice una agencia, los profesionales de ventas deben adoptar una relación bidireccional, compartiendo conocimientos de las llamadas de ventas para que los vendedores puedan desarrollar mejores mensajes sobre los productos.
4. Capacidad de posicionarse como asesores: los especialistas en marketing pueden proporcionar material complementario que permita a los vendedores agregar valor real a los clientes. Piense en encuestas de su industria, opiniones de expertos, seminarios web y otro contenido que los posicione como asesores, no como vendedores.
5. Conciencia de las nuevas realidades del proceso de compra: los tomadores de decisiones B2B también son consumidores y están incorporando hábitos como la investigación en línea y en las redes sociales y las recomendaciones de pares para trabajar con ellos. Los profesionales de ventas deben adoptar eso.

Después del análisis

No basta con identificar las áreas en las que los miembros del equipo, tanto los líderes como los representantes, necesitan mejorar. Una vez que hayas delineado tus competencias, habilidades y procesos de forma numérica y repetible, necesitas un plan para trabajar activamente en las áreas más débiles.

Priorice lo que abordará primero. Reconozca que, si bien la lista será diferente para los líderes y los representantes, el éxito está inextricablemente entrelazado. Las malas habilidades de presentación de su representante de ventas están vinculadas, al menos en parte, a una capacitación ineficaz.

Sin embargo, si mide los KPI de manera consistente y responsabiliza a los miembros del equipo, es posible mejorar su fuerza de ventas.

Cuándo pedir refuerzos

Las organizaciones tienen dos opciones para realizar las evaluaciones: recurrir a un consultor o realizarlas internamente. Richardson afirma que, según su experiencia, un experto externo que domine el proceso a la perfección suele ser más rentable, posiblemente entre un 40% y un 80%.

“A diferencia de los empleados internos, cuyos plazos a menudo se pueden retrasar debido a otros problemas urgentes, un consultor puede centrarse en un solo proyecto y cumplir con los plazos acordados”, afirma Richardson.

Características a buscar en un consultor:

• Un historial de éxitos de proyectos anteriores en los que ayudaron a los equipos de ventas de empresas similares a la suya a mejorar de manera mensurable.
• Habilidades sociales para reunir a todos los interesados, ayudar a elaborar encuestas y comprender el panorama general y los puntos de vista divergentes.
• Sin nombrar nombres, una voluntad de compartir soluciones creativas y rangos de KPI que han visto en otras organizaciones B2B de tamaño similar.
• Un conjunto de herramientas de procesos establecidos y la capacidad de asesorar sobre la selección e implementación de tecnología.

Sin duda, es posible desarrollar métodos de evaluación sólidos en la empresa, pero requiere mucho tiempo y recursos. Tanto si se trabaja con personal propio como si se contrata a un consultor, el éxito se consigue siguiendo fielmente el proceso de evaluación, imponiendo una estructura de gestión basada en métricas e inculcando el respeto por la mensurabilidad en la cultura del equipo de ventas.